اگر عنوان این نوشته توجه شما را به خودش جلب کرده است به احتمال زیاد مثل خیلی از افراد،درگیر برنامهریزی هستید. شاید هم دائمن از خودتان میپرسید :«چطور می توانم به بهترین شکل ممکن از زمانم استفاده کنم؟»
اگر به دنبال پاسخ این سوال هستید در همین ابتدا باید بگویم این سوال از ریشه اشتباه است. چون هیچ روش یا تکنیکی نیست که به تنهایی بتواند شما را به این خواستهتان برساند. اما اگر به دنبال این هستید که چطور از زمانی که هر روز در اختیار دارید بهتر استفاده کنید، من در این نوشته تجربهی شخصی خودم را با شما به اشتراک میگذارم و امیدوارم برایتان مفید باشد.
من هم مدت زیادی بین روش ها و تکنیکهای مختلف برای مدیریت زمان گیج و گنگ پرسه میزدم. بیشتر روشها را امتحان میکردم و انتظار داشتم فقط یک روش به من کمک کند تا در طول روز بتوانم همهی کارهایم را انجام بدهم. اما این انتظار هرگز برآورده نشد. از بین همهی روشها، تنها دو تکنیک بیشتر از همه برای من مفید بودند. اولین تکنیک، تایم باکسینگ (Time Boxing) و بعدی پومودورو بود.
تکنیک تایم باکسینگ
در این تکنیک شما برای هر کار یک بازهی زمانی مشخص و محدود تعیین میکنید.
برگههای برنامهریزی که براساس این تکنیک طراحی میشوند معمولن سه بخش دارند:
باکس اول: مهمترین اولویتها ((Top Priorities))
در این بخش، مهم ترین کارهایی که در اولویت هستند را یادداشت می کنید. حداکثر میتوانید سه کار را یادداشت کنید.
باکس دوم: تخلیه ذهن ((Brain Dump))
در این قسمت هر چیزی در ذهن دارید را مینویسید: کارها، نگرانیها، ایدهها و چیزهایی که نباید فراموش کنید.
باکس سوم: تقسیمبندی ساعتهای روز
این باکس را هم از ۵ صبح تا ۱۱ شب تقسیمبندی می کنید. و کارها را براساس اولویتهای مهم یادداشت میکنید.
تکنیک پومودورو:
این تکنیک به افراد کمک میکند با تمرکز بیشتری کارهایشان را انجام دهند.
اجرای پومودور به سادهترین شکل:
۲۵ دقیقه کار کنید.
۵ دقیقه استراحت کنید.
این چرخه را ۴ بار تکرار کنید.
بعد یک استراحت طولانیتر (بین ۱۵ تا ۳۰ دقیقه) داشته باشید.
ترکیب این دو روش برای من بسیار کاربردی هستند. در ادامه مینویسم از هر تکنیک معمولن برای چه کارهایی استفاده می کنم.
من شب قبل ۳ کار مهم را در قسمت اولویتهای روز یادداشت میکنم. در قسمت «تخلیهی ذهن» کارها را به بخش های کوچکتر تقسیم می کنم.
در بخش تقسیمبندی ساعتهای روز، اول قرارهای از پیش تعیین شده مثل جلسات کوچینگ با مراجعانم، کلاسها و ... را می نویسم. بعد براساس اولویتهای آن روز اقداماتم را جلوی ساعت مورد نظرم یادداشت می کنم.
البته در این قسمت انعطافپذیر هم هستم. برای مثال اگر جلوی ساعت ۸ الی ۱۰ صبح بنویسم مطالعهی زبان، اما در آن ساعت تمایل بیشتری برای اولویت دیگر آن روز داشته باشم حتمن آنها را جابجا میکنم.
یا گاهی ممکن است یک کار را در مدت زمان کمتر یا بیشتری انجام دهم. منظورم این است که خودم را فقط محدود به زمان نمی کنم. بلکه کیفیت و عمق آن هم برایم مهم است.
من از تکنیک پومودوروبرای افزایش بهرهوری و تمرکز بیشتر در انجام این کارها استفاده میکنم:
مطالعهی عمیق
نوشتن مقاله
گوش کردن به پادکست
آزادنویسی
مرتب کردن فضای خانه
در پایان باید بگویم من خودم را درگیر افکاری مثل «بهترین استفاده از زمان»، «بیشترین استفاده از روز» و این قبیل الگوها نمیکنم. به عبارت دیگر، من به دنبال «ترینها »در روز نیستم. بلکه تلاش میکنم هر روز کارهای آن روز را بهتر انجام بدهم.
به نظر من، هر روز هزار و چهارصد و چهل دلار به حساب ساعت زندگی ما واریز میشود. این عدد برابر با بیست و چهار ساعتی است که هر روز در اختیار داریم. این مبلغ سرمایه ای است که روزانه در اختیار ما قرار میگیرد. اما متأسفانه قابل پسانداز و انتقال نیست. در پایان هر روز چه از آن استفاده کنیم چه نکنیم باید سرمایه را تحویل عمرمان دهیم.
انتخاب با خود ما است که از این سرمایه چگونه استفاده کنیم؛ به دنبال بهبود و معناداری باشیم و یا درگیر «ترینها».
