زمان رو به افسار بکش

شاید بشه گفت بعد از سلامتی، زمان مهم‌ترین سرمایه یک نفر به شمار میره. خیلی واضح هست که توانایی یک نفر در مدیریت زمان، شکست یا موفقیت اون فرد رو تعیین می‌کنه. متاسفانه ماهیت زمان به‌عنوان یک منبع غیر قابل بازگشت شناخته میشه و هیچ کاری نیست که مستلزم خرج کردن این منبع ارزشمند نباشه.

همیشه برای خود من برنامه داشتن و مدیریت زمان، آرامش رو به همراه میاورده. البته اینم بگم که خیلی اوقات از دستم در میره و برای یه مدت زیادی بدون برنامه پیش میرم و هنوز نتونستم کنترلش کنم. حتما شده که وقتی چند تا کار رو سرتون میریزه چقدر احساس کلافگی به شما دست میده. در واقع احساس عدم کنترل بر روی زمان عامل بسیاری از نگرانی‌ها، استرس‌ها و افسردگی‌ها به شمار میره (لااقل برای من).

از برایان تریسی (Brain Tracy) کتابی رو راجع به اثربخش بودن میخوندم که تو این کتاب چهار کلمه اثربخش رو ذکر می‌کنه:

The Four Ds Effectiveness

چهار کلمه‌ای که با "D" شروع می‌شوند و اثر بخشی رو به همراه دارند. این چهار کلمه شامل:

Desire (تمایل)

Decisiveness (قاطعیت)

Determination (اراده)

Discipline (نظم)

برای اینکه اثر بخش باشیم، می‌بایست تمایل زیادی به تحت کنترل قرار دادن زمان داشته باشیم و باید با قاطعیت نسبت به تعیین هدف، تصمیم بگیریم و با اراده و با نظم به اجرای این برنامه پایبند باشیم. راستش رو بخواید این جملات روی کاغذ خیلی قشنگه ولی همیشه این چالش رو برای من داشته که چرا با وجود برنامه‌ریزی دقیق، همیشه نمیتونم 100% از برنامه زمانبندی خودم رو اجرا کنم. حتی با وجود اینکه نسبت به این برنامه‌ریزی "تمایل"، "قاطعیت"، "اراده" و "نظم" دارم.

جوابی که بهش رسیدم این بود: من روی بسیاری از اتفاقاتی که رخ میدن هیچ تسلطی ندارم و همین باعث میشه ناخواسته روی برنامه‌های من اثر بذارن. برای خود من که بارها این اتفاق افتاد که مجبور بودم مسیر برنامه‌ریزی خودم رو تغییر بدم. اوایل خیلی اعصابم خورد می‌شد و از خودم عصبانی بودم و همش با خودم دائماً می‌گفتم که از خودت عقب‌تری. ولی بعد از درک این موضوع که خیلی از مسائل قابل کنترل نیستند باهاش کنار اومدم و اصلاً به عنوان یکی از ویژگی‌های برنامه‌ریزی پذیرفتمش. تغییر برنامه‌های زمان‌بندی همیشه اتفاق بدی نیست. معمولاً تو این‌جور مواقع مفهوم اولویت بندی (Priority) خیلی اهمیت پیدا می‌کنه.

همه ما وقتی برنامه‌ریزی می‌کنیم کارهای خودمون رو بر اساس "میزان اهمیت"، "حجم کار"و "علاقه" اولویت‌بندی می‌کنیم ولی خیلی از مواقع مجبوریم که اولویت‌بندی‌های خودمون رو تغییر بدیم.

از این حرف ها که بگذریم، جایی میخوندم که فلسفه مدیریت زمان براساس "قانون کنترل" بنا شده.

این قانون میگه، میزان رضایت شما از خودتون به میزان کنترل کردن زندگی خودتون وابسته است.

تا حدودی هم به نظرم بیراه نمیگه. اینکه اختیار زندگی آدم‌ها دست خودشون نباشه حس خیلی منفی به اون‌ها منتقل می‌کنه. یادم میاد یه روز با یه فرد ارتشی صحبت می‌کردم و ازش راجع به شغلش و زندگیش پرسیدم. ایشون گفتن که اگر برگردن عقب به هیچ وجه آزادی خودشون رو با چیزی معامله نمی‌کنن. البته قصد ندارم مشاغل نظامی رو کوچیک کنم ولی این سبک از مشاغل که کنترل بسیاری از مسائل زندگی شخصی رو هم تحت تاثیر قرار میده برای خیلی از آدم‌ها قابل تحمل نیست. به خاطر همین موضوع خیلی از افراد نظامی با وجود اینکه تسهیلات رفاهی نسبتاً خوبی نسبت به سایر کارمندان دریافت می‌کنند، دائماً نسبت به شغل خودشون احساس نارضایتی دارند.

همه ما میدونیم که تفکرات ما، زندگی ما رو شکل میده. اصلاً به خاطر همین فکر کردن هست که خیلی‌ها نسبت به شغلشون ناراضی هستند و بلعکس. در رابطه با این موضوع، دنیل کانمن (daniel kahneman) کتابی داره به نام "تفکر سریع، تفکر آرام".

رویکرد کانمن تو این کتاب به این شکل است که هر فردی در زندگی روزمره خودش و مواجه با مسائل و چالش‌های گوناگون نیازمند دو شکل مختلف از تفکر است. تفکر سریع برای وظایف و کارهای کوتاه مدت مناسب هست. در این موارد معمولاً خیلی سریع تصمیم می‌گیریم و اقدام لازم را انجام می‌دیم. اما تفکر آرام زمانی خودش رو نشون میده که شما عقب می‌نشینید و وقت بیش‌تری رو برای تفکر دقیق راجع به شرایط و جزئیات اختصاص می‌دید و درنهایت تصمیم لازم گرفته میشه. برایان تریسی معتقد هست که مدیریت زمان وقتی اثربخش هست که به‌طور منظم درگیر تفکر آرام باشیم. برای این کار پیشنهاد میده که برای هر فعالیت و تصمیمی سوال زیر رو از خودتون بپرسید:

what am I trying to do?
.در حال حاضر من دارم چی کار می‌کنم

بخوام شسته و رفته بگم، قبل از اینکه قدم از قدم برداریم باید تصویر خیلی واضحی نسبت به کاری که می‌خوایم انجام بدیم داشته باشیم. برای رسیدن به این تصویر قطعاً تفکر سریع راهگشا نیست. در این رابطه دکتر ادوارد بنفیلد (Edward Banfield) از دانشگاه هاروارد تحقیقی راجع به انسان‌های با عملکرد بالا و وجه تمایز این افراد با سایر افراد انجام دادند. آقای بنفیلد به این نتیجه رسید که انسان‌های با عملکرد بالا معمولاً زمانی را برای تفکر در آینده اختصاص می‌دهند (گاهی 20 سال آینده را تصویرسازی می‌کنند) و به‌طور واضح مشخص می‌کنند که چه می‌خواهند و سپس به زمان حال بر می‌گردند و مطمئن می‌شن که آنچه انجام می‌دهند در مسیر رسیدن به هدف مشخص شده هست یا خیر. مدیریت زمان بدون داشتن بینشی واضح از آینده و هدف، شدنی نیست.

یه قانون نانوشته هست که میگه هر دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریزی میشه در زمان اجرا فعالیت‌ها 10 دقیقه از زمان شما را ذخیره می‌کنه.

در ادامه میخوام چندتا تکنیک و ابزار که خودم ازشون استفاده کردم رو برای شما بیارم امیدوارم که برای شما هم مفید باشه...

آینده رو تصویر کن به پشت سرت نگاه کن

همون‌طور که قبلاً هم بهش اشاره کردم بدون داشتن یک هدف واضح و مشخص نمی‌تونیم برنامه‌ریزی داشته باشیم. اما تنها تصویر کردن این آینده و هدف کافی نیست، لااقل برای من کافی نبوده، چون وقتی پا به یک مسیر تازه می‌گذارم که ممکن هست زمان نسبتاً زیادی رو هم از من بگیره، خیلی اوقات هدف انتخابی من تیره میشه و نیاز دارم تا دوباره یادآوری کنم به خودم که من دقیقاً چی می‌خوام. پس دائماً این رو به خودم یادآوری می‌کنم که آینده چه شکلی هست و بر می‌گردم به پشت سرم نگاه می‌کنم که واقعاً تو مسیرش حرکت کردم یا نه (که خیلی اوقات بیراهه رفتم) و اگر نیاز به اصلاح داشته باشه در زمان حال اصلاح می‌کنم.

می‌دونم خیلی اوقات این حرفا شکل شعار به خودشون می‌گیرن اما یه چیز رو مطمئنم که تنها راه همینه و باید تمرینش کرد تا برام عادت بشه.

مکتوبش کن

چیزی که متوجهش شدم این بود که موفق‌ترین مدیران، برنامه‌ریز‌های خوبی هستند. خیلی اوقات وقتی به افراد موفق بر میخورم متوجه یه خصلت واحد تو اون‌ها میشم. اون‌ها لیستی از کارهای اصلی و فرعی برای رسیدن به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت دارند. هیچ کس نمی‌تونه تمامی کارهایی که می‌خواد انجام بده رو تو حافظه خودش نگه داره و خود من به شخصه اصلاً حافظه قوی ندارم و دچار آشفتگی افکار میشم اما با نوشتن برنامه‌های خودمون (حالا چه به صورت دستی یا به کمک نرم افزار‌ها) حداقل می‌تونیم ذهنمون رو از اون آشفتگی رها کنیم. یکی از ابزار‌هایی که خودم ازش استفاده می‌کنم میزیتو هست. تو یکی از مقالاتم راجع به این ابزار توضیح مختصری دادم که می‌تونید از "اینجا" مطالعه بفرمایید.

هنری فورد یه جمله خیلی معروف داره که میگه:

بزرگ‌ترین اهداف با تبدیل اون‌ها به اهداف کوچک‌تر و ساده‌تر بدست میان.

قانون 80/20 (20 به 80) میگه 20% از فعالیت‌های ما بر 80% باقی فعالیت‌های ما تاثیرگذار است. البته این قانون تنها برای حوزه برنامه‌ریزی نیست و شکل کلی‌تری داره که حتماً راجع بهش مطالعه کنید. اگر بخوام طبق این قانون یه توصیه ساده بکنم، اون توصیه این هست که به دنبال فعالیت‌هایی بگردیم که 20% از حجم کل فعالیت‌ها رو شامل می‌شن ولی اهمیت اون‌ها به قدری است که روی 80% مابقی فعالایت‌ها تاثیر گذار هستن و در سیستم اولویت‌بندی ما باید دارای اهمیت بالایی باشن.

قبلاً هم بهش اشاره کردم الان هم باید یاداوری کنم که برنامه‌ریزی ما صلب و خشک نیست به‌طوری که با دریافت اطلاعات جدید یا مواجه با شرایط متفاوت از زمان شروع، در برنامه ریزی و لیست اهداف و فعالیت‌ها امکان تجدید نظر وجود داره و این رو همیشه بدونیم که تقریباً تمام پلن‌ها و برنامه‌ریزی‌ها دارای نقص هستند و به مرور در مسیر پیشبرد اصلاح میشن.

رسمش کن

همه می‌دونیم که یک پروژه یا فعالیت شامل مجموعه فعالیت‌های کوچک‌تر و حتی اهداف کوچک‌تر هست. موفقیت در یک پروژه نیازمند انجام کامل این مجموعه فعالیت‌ها است. شاید قدرتمندترین ابزار برای حداکثر کردن بهره‌وری و ارتقاع پیشرفت پروژه استفاده از چک لیست‌ها باشه.

ترتیب فعالیت‌های موجود در چک لیست‌ها بر اساس اولویت‌بندی و توجه به قانون 80/20 است.

تو بعضی از کارها و فعالیت‌ها رسم چارت خیلی میتونه به برنامه‌ریزی کمک کنه. از جمله این کارها، فعالیت‌هایی که دارای حوزه‌های مختلفی هستن و چند تیم برای رسیدن به یک هدف درگیر کار باشن. چارت‌ها انواع مختلفی دارن که بسته به نوع کار شما میتونه متفاوت باشه. سه تا از معروف‌ترین چارت‌ها

• گانت چارت (Gantt chart)
• فلوچارت (Flow chart)
• چارت PERT

یه ویژگی خیلی مهمی که تمام این چارت‌ها در اختیار افراد قرار میدن، ارائه دید کلی نسبت به پروژه و فعالیت هست. قبلاً راجع به این موضوع صحبت کردیم که باید هدف رو تصویر کنیم به گذشته نگاه کنیم و در زمان حال اصلاح‌های لازم رو انجام بدیم. چارت‌ها به خوبی این کار رو برای ما میکنن. البته برای هر فعالیتی نیاز نیست که حتما چارت ترسیم بشه ولی برای خیلی از فعالیت‌ها که شاخ و برگ زیاد دارن ضروری هست.

گانت چارت

این نمودار در قالب نمودار میله‌ای، نمایی بصری از پروژه که در طول زمان برنامه‌ریزی شده رو نشون میده. اهمیت این نمودار زمانی مشخص میشه که چندتا کار با هم همپوشانی داشته باشن و شما بخواید همزمان اون‌ها رو مدیریت کنید.

فلوچارت

این دسته از نمودار‌ها برای نشان دادن روند یک فرآیند کاربرد داره که معمولاً یک الگوریتم رو ترسیم میکنه. به کمک فلوچارت‌ها میتونیم عیب و نقص یک فرآیند رو تشخیص بدیم و اصلاح کنیم.
برای ترسیم فلوچارت نیاز داریم تا علائم قراردادی رو یاد بگیدیم که هر کدوم معنی و مفهوم خاص خودشون رو دارن.

چارت PERT

عبارت PERT مخفف Program Evaluation Review Technique یا تکنیک بررسی ارزیابی برنامه.

این نمودار به‌صورت گرافیکی تمام گام‌های مورد نیاز برای دستیابی به یه هدف را ترسیم می‌کند.

این نمودار به شما این امکان را می‌دهد تا با بررسی راه‌های مختلف بهترین راه و بهینه‌ترین راه را برای رسیدن به هدف مورد نظر انتخاب نمایید.

به نظر من گانت چارت خیلی میتونه مفید‌تر و جذاب‌تر باشه و تصویر روشن‌تری از یک فعالیت در اختیار قرار میده.

ساخت بلوک‌های زمانی

من از این تکنیک تو مطالعه و کنکورم استفاده می‌کردم. به‌طوری که با درنظر گرفتن ۲ بلوک اصلی ۴ ساعته هر کدوم رو به یک درس اختصاص می‌دادم. البته تمام این ۴ ساعت رو یکجا مطالعه نمی‌کردم بلکه بعد از هر ۱ ساعت چند دقیقه‌ای رو استراحت می‌کردم. بعداً متوجه شدم که تو زندگی هم این بلوک‌ها میتونن کمک کنن. برایان تریسی تو بخشی از کتاب مدیریت زمانش به این مطلب اشاره کرده و تاکید کرده که حداقل زمان هر بلوک بین ۶۰ دقیقه تا ۹۰ دقیقه است.

امیدوارم از این زمان محدودی که به ما دادن بیش‌ترین استفاده رو ببریم...