مدل خدمات مشترک چیست و چه کاربردهایی دارد؟

تعریف دقیق مدل خدمات مشترک

خدمات مشترک (Shared Services) به مدلی اشاره دارد که در آن یک واحد یا دپارتمان خاص به صورت متمرکز وظایف و خدمات مشترک را برای بخش‌های مختلف سازمان ارائه می‌دهد. به جای آنکه هر واحد سازمانی وظایف تکراری و مشابهی را به صورت مستقل انجام دهد، خدمات مشترک این فرایندها را در یک مرکز متمرکز کرده و با ارائه خدمات تخصصی و استاندارد، باعث کاهش هزینه‌ها و افزایش کارآیی می‌شود. این مدل به‌ویژه در سازمان‌های بزرگ با بخش‌های متعدد کارآمد است و امکان بهبود هماهنگی و کیفیت خدمات را فراهم می‌کند.

حوزه‌های کلیدی برای استفاده از مدل خدمات مشترک

خدمات مشترک در حوزه‌های مختلفی از سازمان‌ها قابل اجرا است و معمولاً در بخش‌هایی که فعالیت‌های تکراری و مشابه وجود دارد، بیشترین بهره‌وری را دارد. حوزه‌های اصلی که در آن‌ها از مدل خدمات مشترک استفاده می‌شود، عبارت‌اند از:

• منابع انسانی (HR):
  در واحد منابع انسانی، خدمات مشترک می‌تواند فعالیت‌هایی مانند حقوق و دستمزد، مدیریت سوابق کارکنان، و فرایندهای استخدامی را به‌صورت متمرکز ارائه دهد. این رویکرد نه تنها باعث کاهش هزینه‌های عملیاتی می‌شود، بلکه باعث افزایش دقت و کاهش خطاهای انسانی در این فعالیت‌ها می‌شود.
• مالی و حسابداری:
  خدمات مالی مانند پردازش صورتحساب‌ها، مدیریت پرداخت‌ها، و حسابرسی از جمله وظایفی هستند که در یک مرکز خدمات مشترک مالی قابل ارائه‌اند. این روش به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا با متمرکز کردن این خدمات، شفافیت بیشتری در جریان‌های مالی خود ایجاد کنند و همچنین به بهبود دقت و سرعت عملیات مالی بپردازند.
• فناوری اطلاعات (IT):
  با تمرکز خدمات فناوری اطلاعات در یک مرکز مشترک، سازمان‌ها می‌توانند پشتیبانی فنی، مدیریت زیرساخت‌های دیجیتال و امنیت سایبری را به‌صورت بهینه‌تر و کارآمدتر انجام دهند. این روش به کاهش پیچیدگی‌های IT و بهبود دسترسی کارکنان به منابع فنی کمک می‌کند.
• امور اداری:
  خدمات اداری شامل مواردی مانند مدیریت مستندات، پردازش‌های اداری و خدمات پشتیبانی است. با متمرکز کردن این خدمات در یک مرکز مشترک، سازمان‌ها می‌توانند این فعالیت‌ها را با سرعت و کارایی بیشتری انجام دهند.

مثال‌هایی از شرکت‌ها و صنایع مختلف

• شرکت Unilever:
  یونیلور یکی از شرکت‌های جهانی است که به طور موفقیت‌آمیز از خدمات مشترک در بخش‌های مختلف خود استفاده کرده است. این شرکت با ایجاد مراکز خدمات مشترک در سطح جهانی، توانسته است فرایندهای مالی و منابع انسانی خود را بهینه کند و به شکل قابل توجهی هزینه‌ها را کاهش دهد.
• Johnson & Johnson:
  این شرکت بزرگ داروسازی نیز از مدل خدمات مشترک برای بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها استفاده کرده است. Johnson & Johnson از خدمات مشترک برای مدیریت فعالیت‌های منابع انسانی، مالی و فناوری اطلاعات در واحدهای مختلف خود بهره گرفته است.
• دولت استرالیا:
  در بخش دولتی نیز خدمات مشترک کاربرد گسترده‌ای دارد. دولت استرالیا با ایجاد مراکز خدمات مشترک در سطح دولتی، بسیاری از خدمات اداری و پشتیبانی را به صورت متمرکز ارائه می‌دهد که این اقدام باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها و افزایش کارایی شده است.

این مثال‌ها نشان‌دهنده قدرت و کاربرد گسترده مدل خدمات مشترک در سازمان‌ها و صنایع مختلف هستند و بیانگر این نکته‌اند که این رویکرد می‌تواند با کاهش هزینه‌ها و بهبود بهره‌وری، به سازمان‌ها در هر مقیاسی کمک کند.