نوشتن فرم ارزیابی عملکرد کارکنان فرآیندی مبتنی بر یک رویکرد و رویه‌ی استاندارد است. با رعایت مراحل زیر می‌توانید یک فرم ارزیابی عملکرد بنویسید:
نخستین گام، گردآوری اطلاعات لازم در مورد کارمند برای داشتن تصویری جامع از ارزش او برای شرکت است. این اطلاعات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
با بررسی شرح شغل کارمند، فهرستی از وظایف و مسئولیت‌های فردی او تهیه کنید. اگر به طور مستقیم با کارمند کار می‌کنید، این فهرست را با کارهایی که انجام داده و پیشرفت‌هایی که داشته است، تطبیق دهید.
هنگام یادداشت‌برداری رسمی یا صحبت با کارمند، از زبان مناسب استفاده کنید. این کار به جلوگیری از جانبداری و استفاده از صفت‌های تند که می‌توانند به طور ناخواسته ارزیابی شما را مخدوش کنند، کمک می‌کند.
هنگام نوشتن ارزیابی واقعی، جملات را با فعل‌های مضارع و استمراری شروع کنید تا به طور واضح بگویید که چه چیزی مؤثر بوده یا نیاز به بهبود دارد. برای مثال:
به مرحله‌ی اول این لیست رجوع کنید و علاوه بر بررسی ارزیابی‌های دوره‌ای گذشته، در صورت لزوم، بازخورد مشتریان را نیز مدنظر قرار دهید. این ارزیابی‌ها را با عملکرد فعلی کارمند مقایسه کنید تا الگوهای رفتاری یا مشکلات احتمالی خاص را شناسایی نمایید. بدین ترتیب، می‌توانید روند صعودی، نزولی یا ثبات عملکرد کارمند را ارزیابی کنید.
در طول جلسه‌ی حضوری ارزیابی عملکرد، سوالات باز بپرسید و به بازخورد کارمند گوش دهید. ایجاد فضایی برای همکاری در فرآیند ارزیابی، به کارمند فرصت می‌دهد تا افکار، احساسات و اقدامات خود را با جزئیات بیشتری بیان کند. برای مثال، اگر مانعی باعث می‌شود که کارمند نتواند به خوبی وظایف خود را انجام دهد، این فرصتی است تا او بتواند در مورد آن مسئله صحبت کند.
با در نظر گرفتن معیارهای مهم برای موفقیت شرکت، یک سیستم امتیازدهی ساده برای ارزیابی کارکنان ایجاد کنید. برای مثال، هر وظیفه یا معیاری مانند دقت، ارتباطات و همکاری را در مقیاسی از ۰ تا ۳ درجه‌بندی کنید که عدد ۳ نشان‌دهنده‌ی حداکثر عملکرد است. با استفاده از این مقیاس، در پایان هر ارزیابی عملکرد، امتیاز قابل اندازه‌گیری برای هر کارمند به دست می‌آید.
داشتن یک سیستم امتیازدهی شفاف، مدیران را برای مراحل بعدی مانند پاداش برای عملکرد بالا و ارائه‌ی برنامه‌های آموزشی تکمیلی یا برنامه‌های بهبود عملکرد برای سایر کارکنان، بهتر آماده می‌کند.
