یکی از اصلی ترین بخش های مدیریت کارکنان در زمان دورکاری، سنجش موفقیت بر اساس نتایج و عملکرد تسک ها و فعالیت های انجام شده توسط کارمندان میباشد. شما دیگر امکان سنجش پیشرفت افراد را بر اساس حضور آنها در فضای فیزیکی شرکت ندارید، پس باید مولفه های دقیق تری را در نظر بگیرید.
بهترین راه برای دستیابی به این نتیجه، تعیین شاخص های عملکردی یا (KPI) می باشد که کارمندان شما برای رسیدن به آن تلاش میکنند. رسیدن به این شاخص ها و یا فراتر رفتن از آنها، تضمین کننده پیشرفت کسب و کار می باشد.
اگر شما ساعت های کاری روزانه و یا تسک های مشخص روزانه در نظر گرفتید و رسیدن به آنها را نشانه پیشرفت افراد می دانید، پیشنهاد می دهیم کمی بیشتر تامل کنید زیرا این سنجه ها به اندازه کافی مناسب نیستند.
در بالا اشاره کردیم که کار کردن در ساعات کاری روزانه خیلی نمیتواند مولفه خوبی برای سنجش پیشرفت یا موفقیت افراد باشد. اما شما میتوانید یک بازه زمانی قرار دهید که فرد بتواند آزادانه در آن بازه فعالیت داشته باشد. به عنوان مثال ممکن است شما انتظار داشته باشید که کارمند شما در زمان مشخصی بین 9 تا 5 بعد از ظهر در یک فضای فیزیکی در شرکت مشغول به فعالیت شود. حال شما میتوانید انعطاف بیشتری در نظر بگیرید و ساعات کاری را به یک زمان مشخص اختصاص ندهید. همانطور که قبل تر اشاره کردیم، اصل مهم برای پیشرفت، نتیجه ای است که در آخر روز حاصل میشود نه تعداد ساعات کاری.
ابزاری های ثبت و مدیریت زمان مانند تایمینو به شما کمک میکنند که این مسیر را به راحتی مدیریت کنید. ممکن است در جست و جوی خود ابزارهایی را پیدا کنید که نه تنها زمان را ثبت کنند، بلکه میتوانند فعالیت های ریز کارمندان در لحظه را رصد کنند. ما هیچ وقت اینگونه ابزارها را پیشنهاد نمیکنم، اینگونه ابزارها جز ایجاد بی اعتمادی بین کارمندان و مدیران، نتیجه ای دیگر برای شما بدست نمی آورد.
همانطور که در فضای فیزیکی کارمندان استراحت میکنند و گفتگوی کوتاهی با همدیگر دارند، هنگام کار به صورت دورکاری و استفاده از پلتفرم های مدیریت زمان نیز نیاز به استراحت دارند. افراد برای بهره وری بالاتر نیاز به استراحت بین کار دارند.
شما باید این فضا را ایجاد کنید که هر یک از کارمندان، وقتی که شرکت به اهداف و KPI ها میرسند انگیزه خوبی بدست آورد و به نوعی تبدیل به پاداش شوند. این انگیزه به نوعی باعث افزایش بهروی میشود.
شما میتوانید، اهداف و موفقیت های بدست آمده شرکت را در گروه های خود به اشتراک بگذارید. فراموش نکنید که اعلام کردن این موفقیت ها به عنوان صرفا یک خبر، تاثیر چندانی ندارد. باید با شور و شوق فراوان باشد. تمام تلاش خود را بکنید که تمام کارمندان درگیر شوند. درگیر شدن افرا در اینگونه موفقیت ها به خودی خود یک پاداش محسوب میشود.
شما میتوانید پاداش های مالی نیز در نظر بگیرید. زمانی که اهداف و KPI ها دست یافتید، میتوانید پاداش هایی را بنا به اینکه چقدر آن KPI ارزشمند است، توزیع کنید.
در نهایت شما میتوانید به صورت فردی نیز با کارمندان در ارتباط باشید و آنها را تشویق کنید و انگیزه بدهید.
یکی از ابزارهای بررسی پیشرفت کارکنان و نحوه عملکرد آنها، بررسی دقیق گزارشات کاری می باشد. ما در تایمینو قابلیتی را فراهم کردیم که شما با ایجاد سطوح مختلف دسترسی، مدیران هر بخش را از روند پروژه ها آگاه کنید و آنها می توانند به راحتی تمام فعالیت ها را زیر نظر بگیرند. بخش گزارشات می تواند به صورت روزانه و هفتگی و حتی ماهیانه دریافت شود. برخی مدیران ترجیح میدهند که در پایان روز گزارش روزانه داشته باشند.
در نظر داشته باشید که گزارشات ابزاری است برای بهبود پیشرفت. اگر ساعات کاری کمی مشاهده کردید و یا پیشرفت زیادی مشاهده نکردید، باید به سرعت مشکل را پیدا کرده و در جهت رفع آن مشکل تلاش کنید.
نکته مهم دیگر این است که باید از ابزاری استفاده کنید که کارمندان زمان زیادی را صرف گزارش دهی و ثبت فعالیت ها نکنند. گاهی اوقات این عمل برای کارمندان پیچیده و خسته کننده میشود.
تلاش کنید که تا حد زیاد با کارمندان خود در ارتباط باشید. در فضای فیزیکی این فرصت را دارید که به راحتی با افراد و کارمندان ارتباط برقرار کنید و از نحوه عملکرد آنها با خبر باشید در فضای دورکاری کمی سخت تر میشود اما راه های بسیاری موجود است. شما میتوانید تماس های ویدیویی هفتگی برقرار کنید و یا روزانه مستقیما به صورت پیامی با آنها در ارتباط باشید. به عنوان یک رهبر و یا مدیر یک کسب و کار بسیار مهم است که با کارمندان خود ارتباط زیادی داشته باشید. اینکار حتی به کارمندان نشان می دهد که آنها ارزشمند هستند و به آنها اهمیت میدهید.
آخرین نکته و شاید مهمترین، ایجاد اعتماد است. اگر تازه تصمیم گرفته اید که سیستم کاری خود را دورکاری کنید و یا حتی علاقه مند به تغییر در ساختارهای سیستم خود هستید، پیشنهاد میکنیم بستری ایجاد کنید که افراد به راحتی زمان های کاری و فعالیت های خود را ثبت و گزارش دهند و همینطور شما نیز باید این حس اعتماد و اطمینان را به کارمندان خود داشته باشید که آنها زمان واقعی را به شما نشان می دهند.
نظارت شدید بر زمان ها و فعالیت ها، افراد را به سمت راه های گریز میبرد و کارمندان مجبور میشوند چیزی غیر واقعی را به شما نشان دهند. سعی کنید بیشتر از درگیر بودن با زمان ها و کمیت، به کیفیت اهمیت دهید و اینکه چگونه میتوان تیم خود را به سمت پیشرفت راهبری کنید.
