به عنوان مدیرعامل، همیشه دغدغهام این بود که چطور میتونم ارتباطات و هماهنگی بین تیمها رو بهتر کنم. هر روز بیشتر حس میکردم که اگه یه راهحل مناسب پیدا نکنم، مشکلاتمون بیشتر میشه. تیمهای ما به خاطر پراکندگی پروژهها و فاصلههای جغرافیایی با کلی چالش ارتباطی مواجه بودن. تا اینکه بالاخره تصمیم گرفتم از یه ابزار حرفهای استفاده کنم. این تصمیم یکی از بهترین کارهایی بود که برای سازمانمون انجام دادم.
قبلاً برگزاری جلسات واقعاً سخت و وقتگیر بود. هر بار که یه جلسه لازم میشد، بعضی از همکارا باید ساعتها توی مسیر باشن. این باعث میشد وقتشون هدر بره و انرژیشون تحلیل بره. همیشه نگران بودم که این زمانهای از دست رفته همون چیزیه که میتونه برای رشد سازمان استفاده بشه. از طرف دیگه، هماهنگی برنامهها هم داستان خودش رو داشت. هیچکس نمیدونست برنامهی بقیه چیه، و این باعث میشد کلی وقت برای ناهماهنگی تلف بشه.
واحد منابع انسانی هم شرایط بهتری نداشت. همکارا برای هر سوال کوچیکی مثل تعداد روزهای مرخصی یا قوانین سادهی شرکت، مجبور بودن کلی وقت بذارن. این کارهای ریز، هم وقت کارکنان رو میگرفت، هم منابع انسانی رو درگیر میکرد. باید یه تغییری ایجاد میکردم.
اولین تغییری که ایجاد کردیم، استفاده از جلسات آنلاین بود. ابزار ویدیو کنفرانس آنلاین این امکان رو داد که دیگه نیاز به حضور فیزیکی نباشه. وقتی اولین جلسه آنلاین رو برگزار کردیم، حس کردم چقدر کارها راحتتر شد. دیگه خبری از مسیرهای طولانی یا تأخیر نبود. همه از هر جایی میتونستن توی جلسه شرکت کنن و بدون اتلاف وقت، تصمیمگیری کنن.
نرم افزار تقویم سازمانی هم یکی دیگه از تغییرات بزرگ بود. حالا همه اعضای تیم میدونستن کی باید چه کاری رو انجام بدن و چه زمانی جلسه دارن. دیگه کسی نمیگفت «من خبر نداشتم» یا «برنامهریزیها مشکل داشت». این تقویم مشترک باعث شد کارها خیلی منظمتر پیش بره.
یه ویژگی جالب دیگه، استفاده از چتباتهای هوش مصنوعی بود. سوالات روتین مثل وضعیت مرخصی یا قوانین شرکت، حالا با چند کلیک و از طریق چتبات جواب داده میشه. دیگه نیازی نیست کسی وقتش رو برای سوالهای ساده تلف کنه. این ابزار حتی به منابع انسانی کمک کرد تا بیشتر روی کارهای اصلی تمرکز کنه و از حجم سوالات غیرضروری کم بشه.
فرآیندهای اداری، سریع و بیدغدغه
دستیار هوشمند منابع انسانی هم خیلی کمک کرد. از ثبت مرخصی گرفته تا پیگیری گزارشها، همه چیز سریعتر و راحتتر شد. انگار یه همکار نامرئی داشتیم که بدون نیاز به نظارت دائم، کارهای اداری رو جلو میبرد. این تغییر، یه نفس راحت برای همه ما بود.
این ابزار باعث شد همه چیز توی سازمان ما بهتر پیش بره. زمانهایی که قبلاً هدر میرفت، حالا برای کارهای اصلی استفاده میشه. همکارا تمرکز بیشتری روی وظایفشون دارن و کارها سریعتر و دقیقتر انجام میشه. همون چیزی که همیشه نگرانش بودم، حالا به یه موفقیت بزرگ تبدیل شده.
شما هم امتحان کنید
اگه توی سازمانتون با مشکلاتی مثل ما مواجهید و به دنبال یه راهحل ساده و مؤثر هستید، پیشنهاد میکنم ابزار نرم افزار پیام رسان سازمانی تودی رو امتحان کنید. شاید این همون تغییری باشه که مدتها دنبالش بودید. فقط کافیه امتحان کنید و نتیجه رو ببینید!
💻 برای مشاوره رایگان و دریافت اطلاعات بیشتر، کلیک کنید!
