حسابداری یکی از فعالیت‌های حیاتی هر شرکت است که به ثبت، دسته بندی، تحلیل و گزارش دادن (درآمدها، هزینه‌ها، دارایی‌ها و بدهی‌ها) می‌پردازد. حسابداری به شرکت‌ها کمک می‌کند تا عملکرد خود را ارزیابی کنند، تصمیمات استراتژیک بگیرند، بودجه ریزی کنند، با قوانین و مقررات منطبق شوند و با سایر ذینفعان ارتباط برقرار کنند. با پیشرفت فن آوری، حسابداران از نرم‌افزارهای حسابداری برای ساده سازی و بهبود فعاليت های حسابداري خود استفاده مي كنند.
نرم‌افزار حسابداري كه يك شركت انتخاب مي كند، تاثير زيادي بر كارآيي، اثربخشي و رضايت حسابداران و ساير كاربران آن دارد. دو نوع اصلي نرم‌افزارهای حسابداري را می‌توان به نرم‌افزار حسابداري تحت وب و نرم‌افزار حسابداري معمولي یا ویندوزی تقسیم کرد.
نرم‌افزار حسابداري تحت وب يك سامانه است كه از طريق اینترنت قابل دسترس است و داده ها را در ابر ذخيره مي كند (البته می‌توان از این نوع به صورت لوکال هم استفاده کرد. یعنی اطلاعات روی سرور شخصی خود کاربر ثبت شود و بدون اینترنت مورد استفاده قرار گیرد). نرم‌افزار حسابداري معمولي يك بسته نصب شده روي رايانه يا لپ تاپ شخصي است كه داده ها را در حافظه محلي ذخيره مي كند. در ادامه مطلب به مقایسه مزایا و معایب هر دو نوع نرم‌افزار خواهیم پرداخت:
مزایای نرم‌افزار حسابداری تحت وب
دسترسی آسان:
نرم‌افزار حسابداری تحت وب به شما اجازه می‌دهد که به داده‌های مالی خود از هر جایی که اینترنت دارید، دسترسی پیدا کنید. شما نیازی به خرید، نصب و مدیریت نرم‌افزار روی رایانه‌های خود ندارید. در این صورت شما این امکان را دارید که به صورت همزمان با تیم خود همکاری کنید، با سایر بخش‌های شرکت اطلاعات را به اشتراک بگذارید، با حسابداران خارجی یا مشاوران خود تعامل داشته و در حین سفر یا در خانه به سامانه خود دسترسی داشته باشید .
به روز رسانی سریع:
نرم‌افزار حسابداری تحت وب داده‌های مالی و جریان نقدینگی شما را به صورت زنده به روز می‌کنند. آن‌ها همچنین قادر به وارد کردن تراکنش‌های بانکی شما هستند. شما می‌توانید تعداد نامحدودی از کاربران را برای دسترسی به سامانه خود اضافه کنید. این به شما کمک می‌کند تا دقت و سرعت فعاليت های حسابداري خود را افزایش دهید، خطاها و تأخیرات را کاهش دهید، گزارشات مالي روزانه، هفتگي يا ماهانه دريافت كنيد و با تغييرات قوانين و مقررات حسابداري منطبق باشيد .
سازگار با سایر برنامه‌های تجاری:
نرم‌افزار حسابداری تحت وب معمولا با سایر برنامه‌های تجاری سازگار هستند. این به شما این امکان را می‌دهد که یک دید کلی از اطلاعات عملکرد شرکت خود داشته باشید، از جمله زنجیره تأمین، موجودی و تولید. این باعث می‌شود تصمیمات سریع‌تر و آگاهانه‌تر بگیرید .
امنیت بالا:
نرم‌افزار حسابداری تحت وب داده‌های شما را به صورت خودکار پشتیبان گیری می‌کنند. این به شما اطمینان می‌دهد که در صورت بروز هرگونه خطای فنی یا سوء قصد، داده‌های شما در امان هستند . همچنین، نرم‌افزار حسابداری تحت وب از رمزگذاری و فایروال برای حفاظت از داده‌های شما در برابر هکر ها و دزدان استفاده می‌کنند. شما می‌توانید سطح دسترسی کاربران را کنترل کنید و فعاليت های آن ها را رصد کنید.
هوش تجاری:
نرم‌افزار حسابداری تحت وب به شما این قابلیت را می‌دهند که با استفاده از داده‌های مالی خود، تحليل های پيشرفته و گزارشات دقيق و قابل تفسیر تولید کنید. شما می‌توانید الگوها، روندها، فرصت ها و چالش های کسب و کار خود را شناسایی کنید و براساس آن ها استراتژی های بهبود بخش را طراحی کنید. شما همچنین می‌توانید داده‌های خود را با استانداردهای صنعت یا با شرکت های رقیب مقایسه کنید و عملکرد خود را ارزیابی کنید.
به روز رسانی آسان تر:
نرم‌افزار حسابداری تحت وب به صورت خودکار و منظم به روز رسانی می‌شوند. شما نیازی به دانلود یا نصب نسخه های جدید ندارید. شما همیشه از آخرین و بهترین ویژگی ها و قابلیت های نرم‌افزار بهره می‌برید . شما همچنین مطمئن می‌شوید که نرم‌افزار شما با قوانین و مقررات حسابداری جدید سازگار است.
سفارش سازی بالاتر:
نرم‌افزار حسابداری تحت وب به شما این امکان را می‌دهند که نرم‌افزار خود را بر اساس نیازها، سلایق و اهداف خود سفارش سازی کنید. شما می‌توانید قالب ها، فرم ها، فیلدها، گزینه ها، منوها و گزارشات خود را تغییر دهید . شما همچنین می‌توانید نرم‌افزار خود را با برنامه های دیگر یکپارچه کنید و افزونه های مورد علاقه خود را اضافه کنید.
معایب نرم‌افزار حسابداری تحت وب
وابستگی به اینترنت:
نرم‌افزار حسابداری تحت وب به اینترنت بستگی دارند. اگر اینترنت شما قطع شود یا کند باشد، شما نمی‌توانید به سامانه خود دسترسی پیدا کنید یا با آن کار کنید . این ممکن است باعث اختلال در فعاليت های حسابداري شما شود و باعث ضرر و زيان برای شرکت شما شود. (به همین خاطر در نرم‌افزار حسابداری زرگر حالتی برای کار بدون اینترنت هم پیش‌بینی شده است و شما می‌توانید به هردلیلی بدون اینترنت و در حالت لوکال از نرم‌افزار استفاده کنید)
عدم سفارش سازی کامل:
نرم‌افزار حسابداری تحت وب چندین قابلیت و ویژگی را به شما ارائه می‌دهد، اما شاید همه آن‌ها برای شرکت شما لازم یا مناسب نباشند. شما ممکن است نتوانید نرم‌افزار خود را به طور کامل با توجه به نوع صنعت، فرآیندهای کسب و کار، قوانین و استانداردهای محلی یا خصوصیات شرکت خود سفارش سازی کنید . شما باید با توجه به نیازهای خود، گزینه های موجود را بررسی کنید و یک نرم‌افزار حسابداری تحت وب را انتخاب کنید که قابل تغییر و تطبیق باشد.( به همین خاطر نرم‌افزار زرگر به صورت تخصصی برای همکاران صنف طلا و جواهر نوشته شده است تا تمام نیازها و فرایندهای حسابداری را منطبق بر مفاهیم و اصول حسابداری طلا و جواهر انجام دهد)
مزایای نرم‌افزار حسابداری معمولی
کنترل بیشتر:
نرم‌افزار حسابداری معمولی روی رایانه یا لپ تاپ شخص شما نصب می‌شوند. شما معمولا باید یک مجوز نرم‌افزار را از پیش خریداری کنید و برای دریافت نسخه‌های جدید پرداخت کنید. شما باید به صورت دستی نرم‌افزار را نصب کنید و داده‌های خود را پشتیبان گیری کنید . این به شما این امکان را می‌دهد که کنترل بیشتری بر روی نرم‌افزار و داده‌های خود داشته باشید. شما می‌توانید نرم‌افزار خود را به دلخواه تغییر دهید، داده‌های خود را در سطح محلی ذخیره کنید، از دسترسي غير مجاز جلوگيري كنيد و از اطلاعات حساس خود محافظت كنيد . (البته در نرم افزار حسابداری زرگر نیز این امکان برای شما فراهم شده تا تنها اطلاعات را در سرور شخصی و محلی خودتان ذخیره کنید)
عدم وابستگی به اینترنت:
نرم‌افزار حسابداری معمولی فقط به شما اجازه می‌دهند که از رایانه‌ای که نرم‌افزار روی آن نصب شده است، به داده‌های مالی خود دسترسی پیدا کنید. این به این معنی است که شما باید همیشه آن رایانه را با خود داشته باشید تا بتوانید از خانه یا در حین سفر به سامانه خود دسترسی داشته باشید . این همچنین به شما این فرصت را می‌دهد که بدون نگرانی از قطع یا کند شدن اینترنت، به فعاليت های حسابداري خود بپردازيد. ( همانطور که در بالا هم ذکر شد در نرم افزار زرگر هم این امکان برای شما فراهم شده تا در صورت قطع اینترنت هم به حسابداریتان دسترسی داشته باشید.)
معایب نرم‌افزار حسابداری معمولی
هزینه بالاتر:
نرم‌افزار حسابداری معمولی به شما هزینه های بالاتری در زمینه خرید، نصب، به روز رسانی و پشتيباني نرم‌افزار تحميل مي كنند. شما باید یک هزینه اولیه سنگین برای خرید مجوز نرم‌افزار پرداخت کنید و برای دریافت نسخه های جدید یا اضافه کردن قابلیت های جدید، هزینه های اضافی بپردازید. شما همچنین باید برای نگهداری و تعمیر رایانه ها و سرورهای خود، هزینه کنید. این هزینه ها ممکن است با توجه به اندازه و نوع شرکت شما، متفاوت باشند.
به روز رسانی دشوار تر:
نرم‌افزار حسابداری معمولی به صورت دستی و نامنظم به روز رسانی می‌شوند. شما باید خودتان دانلود و نصب نسخه های جدید را انجام دهید. این ممکن است باعث شود که شما از آخرین و بهترین ویژگی ها و قابلیت های نرم‌افزار عقب بمانید . شما همچنین مطمئن نیستید که نرم‌افزار شما با قوانین و مقررات حسابداری جدید سازگار است.
امنیت پایین تر:
نرم‌افزار حسابداری معمولی داده‌های شما را در حافظه محلی ذخیره می‌کنند. این به این معنی است که شما باید خودتان از داده‌های خود پشتیبان گیری کنید و آن‌ها را در برابر خطا، سوء قصد، آتش سوزی، سرقت یا سایر خطرات حفظ کنید . شما همچنین باید از روش های رمزگذاری و فایروال برای جلوگیری از دسترسي غير مجاز به داده‌های خود استفاده کنید. شما محدود به تعداد کاربرانی هستید که می‌توانند به سامانه خود دسترسی داشته باشند و فعاليت های آن ها را رصد کنید.
در پایان
با توجه به مقایسه ای که در این مقاله انجام دادیم، می‌توان گفت که نرم‌افزار حسابداری تحت وب برای بسياري از شركت ها گزينه بهتر و مناسب تري هستند. آن‌ها به شما قابليت دسترسي آسان، همگام سازي سريع، امنيت بالا و هوش تجاري را مي‌دهند. آن‌ها همچنین به روز رسانی آسان تر و سفارش سازی بالاتر دارند. با گسترش و توسعه اینترنت، مدیران باید از فن آوری جدید استفاده کنند تا با رقبای خود رقابت کنند و بهبود یابند.
البته، شما همچنین باید در نظر داشته باشید که شروع با چه نوع نرم‌افزار حسابداري، يك تصميم غير قابل برگشت نيست. شما هميشه مي توانيد از يك نوع به ديگري تغيير دهيد، اما اين فرآيند ممکن است زمان بر، پر هزینه و پیچیده باشد. بنابراین، شما باید با دقت و تحقیق انتخاب خود را انجام دهید.
