بریف ؛ چرا و چه‌جوری؟

تا به حال پیش اومده وارد یه هایپرمارکت بشین و بخواین برای مادرتون خرید کنین، خریدتون رو انجام بدین و درست موقعی که به خونه رسیدین ببینین چقدر از چیزایی که خریدین لازم نداشتین یا به خاطر تخفیفشون خریدین و چیزهایی که قرار بود برای مادرتون بخرین رو کامل فراموش کردین؟ این خرید رو مقایسه کنین با وقتی که یه لیست دقیق دارین از چیزهایی که لازم دارید، وارد هایپر می‌شین، طبق لیست جلو می‌رید و بعد هم خوشحال و راضی به خونه برمی‌گردین در حالی که تمام چیزهایی که نیاز داشتین رو تهیه کردین.

بریف نوشتن، یا همون تفهیم‌نامه چیزی شبیه به نوشتن همون لیست‌ خرید هست. ما بریف رو به عنوان سند محصول در نظر می‌گیریم و بهش پایبند می‌مونیم. اگر بریف نداشته باشیم ممکنه بعد از یه مدت هی تحت تاثیر ایده‌های مختلف (مثل همون تخفیف‌های ته هر راهرو) قرار بگیریم و بعد از چند وقت ببینیم یه محصول داریم با کلی فیچر اضافه بدون اینکه نیازهای اولیه رو پاسخ بده.

بریف مثل سند پروژه می‌مونه. یه توافق با کارفرماس. شاید براتون پیش اومده باشه که چند جلسه با کارفرما میذارین، به توافق می‌رسین و بعد از اتمام پروژه کارفرما میگه پس اینش کو؟ یا اونم قرار بود اضافه کنی… بریف برای جلوگیری از به وجود اومدن همچین مشکل‌هاییه. بریف می‌تونه ضمیمه قرارداد بشه و باید به امضای دو طرف برسه که رسمیت داشته باشه.

خب تا اینجا متوجه لزوم بریف شدیم. حالا به این سوال اصلی می‌رسیم که بریف شامل چه چیزهایی می‌شه؟

بریف با عنوان پروژه شروع می‌شه. بعد اسم تیم، شرکت یا سازمانی که داره پروژه رو انجام می‌ده نوشته می‌شه. پس از اون نام کارفرما یا همون مشتری محصولمون رو می‌نویسیم. شاید بعضی وقت ها لازم باشه یه توضیحاتی راجب کارفرما بنویسیم مثلا اینکه چه نوع خدماتی ارائه می‌دن یا نحوه‌ی کارشون به چه صورت هست.

بعد از اون نوبت مخاطبین هست و باید توضیح بدیم مخاطب‌های این پروژه چه افرادی هستن. توی این بخش اغلب خود کارفرما می‌دونه مخاطبینش کیا هستن و باید دقیق مشخص کنه؛ مثلا برای طراحی یک پوستر برای خانه سالمندان مخاطب‌های ما می‌شن سالمندان، پرستارها و افرادی که اونجا کار می‌کنن و ملاقات کنندگانشون، یا برای طراحی یه اپ در زمینه ی فین‌تک مخاطبین ما می‌تونن تمام افرادی باشن که تمایل به خرید انلاین دارن. هرچی بهتر مخاطبینمون رو بشناسیم به هنگام تعریف پرسونا میتونیم دقیق‌تر باشیم.

در قدم بعدی باید شرح پروژه رو بنویسیم. هدف این پروژه چی هست؟ قصد داره چه کاری برای اون کارفرما انجام بده؟ در همین بخش به طور واضح باید راجب هدف پروژه صحبت بشه. مسئله‌ای که نباید فراموش کنیم اینه که جای ایده پردازی توی سند محصول نیست. بلکه باید هدف اجرای پروژه رو توضیح بدیم و می‌تونیم متریک‌هایی تعریف کنیم که نشون بده ما چقدر به این هدف نزدیک شدیم. برای مثال اگر پروژه‌ی ما تولید محتوای یک پیج فروش محصولات در اینستاگرام باشه، هدف این پروژه می‌تونه افزایش فروش محصول ما باشه و متریک‌هاش میتونه تعداد خرید ادم‌ها یا تعداد دیده شدن پست‌های پیج ما باشه.

بخش بعدی، بیان مساله و مشکلات موجوده. این بخش به ما کمک می‌کنه که ببینیم اصلا شرایط اون کارفرما و مشکلاتش رو درست متوجه شدیم یا نه… و اینکه توی این بخش توضیح می‌دیم در حال حاضر با اون مشکل چطور دست و پنجه نرم می‌کنن. مثلا اگر هدف طراحی یک سیستم رزرو پارکینگ برای یه سازمان هست باید توی این بخش توضیح بدیم که در حال حاضر برای حل این مشکل دقیقا چه کاری انجام می‌دن؟ به آدم‌ها کارت می‌دن یا هرکی باید از اول ماه مشخص کنه چه روزهایی ماشین میاره یا هر راه حل دیگه‌ای…

بعد از اینکه شرایط وضعیت موجود رو توضیح دادیم، میایم راجب ویژگی‌هایی که محصول ما می‌تونه داشته باشه توضیح می‌دیم. لازم نیست توصیف کنیم محصول ما چی می‌خواد باشه، ولی مهمه که توضیح بدیم چه ویژگی‌هایی می‌خواد داشته باشه. مثلا اگر محصول ما قراره یه سیستم آنلاین برای رزرو بلیط سینما باشه، لازمه که آدم‌ها بتونن لاگین کنن یا بدون لاگین هم امکان پذیره. لازمه که امکان انتخاب صندلی داشته باشن و لازمه که ادم‌هارو به درگاه پرداخت بانکی متصل کنه.

بریف می‌تونه جزئیات بیشتری مثل نیازمندی‌های پروژه داشته باشه. مثلا اگر شما دیزاینر هستین باید اطلاعات پروژه مثل مسیر توسعه کسب و کار و چشم اندازش رو تحویل بگیرین. بریف می‌تونه زمان بندی و بودجه داشته باشه که به طور دقیق توضیح داده می‌شه بودجه ی این پروژه چقدر هست و چه مدت انجامش طول می‌کشه.

در واقع اینکه بریفتون یک سند چندین صفحه ای با جزئیات خیلی زیاد باشه یا خیلی خلاصه و یک صفحه ای باشه بستگی به تیم شما داره اما مهم اینه که برای هر پروژه‌ای حتما بریف تهیه کنید و اگر به صورت تیمی کار می‌کنین اون رو در اختیار سایر اعضای تیم هم قرار بدین.

اگر می‌خواین راجب بریف نوشتن بیشتر بدونین بهتون توصیه می‌کنم این مطلب خوب از نگین یشمی و مطالب زیر رو بخونین :

https://www.canva.com/learn/effective-design-brief/

https://medium.com/@Nomensa/how-to-write-a-ux-design-brief-without-acting-like-a-kid-in-a-sweet-shop-24d473986477

https://medium.com/productboard/how-to-write-product-briefs-9132f9825ca0