نمای کلی سیستم مدیریت اسناد (DMS)

مزایای سیستم مدیریت اسناد چیست؟

سیستم‌های مدیریت اسناد، راه‌حل‌های نرم‌افزاری هستند که هدف ایجاد سازمان بدون نسخه کاغذی را محقق می‌کند. DMS همچنین مزایای بیشتری را ارائه می دهد:

• صرفه جویی در زمان: با دسترسی سریع تر به اطلعات در زمان صرفه جویی می‌شود.
• صرفه جویی در فضا: دیگر نیازی به محل فیزیکی قابل توجهی، برای ذخیره فایل‌های فیزیکی ندارید.
• مصرف مواد کمتر: با استفاده از اسناد الکترونیکی، در استفاده از کاغذ صرفه جویی می‌شود.
• شفافیت بیشتر: ردیابی و پیگیری اسناد ساده تر می‌شود که تعامل بیشتر را به همراه دارد.
• افزایش رضایت مشتری: احتمال اشتباه کمتر است و می توان سریعتر به مشتری بازخورد داد.
• افزایش امنیت حقوقی: می توانید اسناد را طبق مشخصات قانونی بایگانی و حذف کرد.

به طور خلاصه، شما کارایی را افزایش می دهید، منابع را ذخیره می کنید و بر اساس یک مبنای قانونی مطمئن عمل می کنید. این بدان معناست که شما می توانید بر روی آنچه در فعالیت های روزانه خود ضروری است تمرکز کنید و به طور موثرتری با کسب و کار اصلی خود برخورد کنید.

6 دلیل که چرا فرآیندها کارایی بیشتری را برای مدیریت اسناد به ارمغان می آورند

6 مرحله چرخه مدیریت اسناد

هنگام انتخاب یک سیستم DMS به عنوان یک راه حل کارآمد برای فعالیت اسناد دیجیتال، باید چرخه عمر سند را در نظر بگیرید. می توانید از این چرخه برای بررسی اینکه آیا نرم افزار مدیریت اسناد انتخابی همه عملکردهای لازم را ارائه می دهد و تجزیه و تحلیل مورد نیاز شما را برآورده می کند، استفاده کنید.

1. ایجاد یا تولید یک سند

در مرحله اولیه، کاربران یک سند را روی کاغذ، روی مانیتور یا روی یک دستگاه تلفن همراه ایجاد می کنند. به لطف تشخیص خودکار متن و ورود و پردازش داده ها از منابع مختلف، یک سند را می توان به طور خودکار در سیستم مدیریت اسناد جمع آوری کرد.

اگر سند در سیستم ایجاد شده باشد، بسته به نوع سند از نرم افزارهایی مانند Microsoft Word، PowerPoint یا Excel نیز استفاده می شود. سپس سند را می توان در یک مکان حافظه مرکزی ذخیره کرد و برای پردازش بیشتر آماده کرد.

2. پردازش محتوا و قابل استفاده کردن آن

در مرحله دوم، سند در سیستم DMS برای استفاده توسط افراد دیگر در دسترس قرار می گیرد و اطلاعات تراز، انتقال، مستندسازی و نمایه سازی می شوند. چندین نفر یا بخش می توانند اسناد را با هم به صورت موازی یا متوالی پردازش کنند. بنابراین، امنیت ویرایش، نسخه‌سازی و همگام‌سازی الزامات مهمی از نظر مدیریت اسناد دیجیتال است. یک ابزار جستجوی کارآمد، یک سیستم بایگانی تنظیم‌شده، و پردازش ساختار یافته داده‌ها و کنترل‌های دسترسی نیز ضروری هستند.

3. توزیع سند

به محض تکمیل آماده سازی و پردازش داخلی، سند دوباره به گردش در می آید. اسنادی مانند دستورالعمل‌ها یا روش اجرایی‌ها، در فایل‌های الکترونیکی در نرم‌افزار DMS ذخیره می‌شوند، در حالی که قراردادها و صورت‌حساب‌های دریافتی از طریق فرآیندهای کسب و کار پیچیده‌تری می‌گذرند که واحدهای مختلف و مشارکت‌کننگان را به هم مرتبط می‌کند. پیگیری ها نیز به صورت خودکار برنامه ریزی و اجرا می شوند. اسناد از همه دستگاه ها قابل دسترسی است.

4. استفاده فعال از سند

فاز چهارم نحوه دسترسی و استفاده کاربران از یک سند را تعریف می کند. دسترسی را می توان به صورت دائمی یا ساده تنظیم کرد، محتوا را می توان بارها یا فقط یک بار بازیابی کرد و سابقه مشاهده و انتشار را می توان در سیستم مدیریت اسناد ذخیره کرد. اگر تغییراتی در یک سند ایجاد شود، آن را به فاز سه برگشت می‌زینیم تا بتوان همه تغییرات را ردیابی کرد. نرم افزار DMS از شرکت ها به ویژه با اسناد قانونی پشتیبانی می کند و در برابر دستکاری و تغییرات بعدی محافظت می کند.

5. بایگانی ثابت یک سند

در این مرحله، بایگانی طولانی مدت و بدون بازنگری در سیستم مدیریت اسناد تضمین می کند که سند مطابق دستورالعمل های قابل اجرا نگهداری می شود و در برابر دستکاری محافظت می شود. یک سیستم DMS اسناد را بر اساس مشخصات قانونی و مهلت های حذف در یک آرشیو دیجیتال ذخیره می کند. تمام دسترسی به سند به صورت یکپارچه بایگانی می شود. این سند را می توان در عرض چند ثانیه پیدا کرد و به لطف جستجوهای متن کامل یا کلیدواژه یکپارچه از آرشیو به اشتراک گذاشت.

6. حذف یا معدوم نمودن سند طبق قانون

در مرحله نهایی چرخه عمر سند، حذف سند مطابق با قواعد کسب و کار، نقطه‌ای را مشخص می‌کند که در آن یک سند دیگر هیچ ارزش افزوده ای برای شرکت ندارد. آرشیوهای دیجیتال در سیستم های مدیریت اسناد، به طور دائم یک سند و تمام داده های مرتبط را حذف می‌کنند.

چرخه عمر سند: 6 مرحله ویرایش سند در فرآیندهای دیجیتالی شده

نرم افزار مدیریت اسناد چه کاری باید انجام دهد؟

دیجیتال سازی، ایجاد، اشتراک گذاری، مدیریت و بایگانی دیجیتال اسناد: فهرست عملکردهای کلی یک سیستم مدیریت اسناد برای همه ارائه دهندگان نرم افزار کم و بیش یکسان است. عملکرد اتوماسیون فرآیند، که می‌تواند بسته به ارائه‌دهنده DMS متفاوت باشد، تعیین می‌کند که چگونه به طور خودکار و یکپارچه مراحل میانی فردی انجام شوند.

برخی قابلیت‌های راه حل مدرن DMS:

• رابط ها و ادغام سیستم های شخص ثالث
• گردش کار مبتنی بر قانون
• ضبط داده های ساخت یافته و بدون ساختار (تشخیص OCR یکپارچه)
• بنیاد حقوق و مدیریت نقش از جمله ویرایش مرتبط با موقعیت
• بایگانی مبتنی بر قواعد کسب و کار
• نمایه سازی و بهبود خودکار با متا دیتا
• نظارت بر فرآیند
• نسخه سازی
• امضای دیجیتال مطابق قانونی
• مبنای مشترک اطلاعات از طریق دسترسی مبتنی بر وب / فضای ابری
• ارائه تضمینی اطلاعات

چرا سیستم DMS مبتنی بر فرآیند مفید است؟

شرکت‌ها تنها می‌توانند پتانسیل کامل سیستم‌های DMS را با یک زیرساخت فناوری اطلاعات کاملاً یکپارچه که فرآیندهایی را که مبتنی بر کاغذ نیستند نیز در نظر می‌گیرد، تجربه کنند. این به این دلیل است که فعالیت های روزانه نه توسط اسناد، بلکه توسط فرآیندها تعیین می شود. این فرآیندها را می توان با دیجیتالی کردن فرآیند و اتوماسیون فرآیند، وظایف بهم پیوسته، کارکنان و نرم افزار بهینه کرد.

مدیریت گردش کار بخش مهمی از سیستم مدیریت اسناد است که به نزدیک ترین فاصله ممکن به یک دفتر بدون کاغذ می رسد. بهترین گزینه برای یک شرکت، پلتفرم دیجیتالی‌سازی است که سیستم DMS را با ابزارهای BPM ترکیب می‌کند تا تمام فرآیندها دیجیتالی شوند.

یک سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر نرم افزار با تمرکز اتوماسیون فرآیند قوی، هم فرآیندهای مبتنی بر سند و هم فرآیندهای مبتنی بر داده را خودکار می کند. کارمندان انعطاف پذیر هستند و می توانند از ابتدا تا انتها روی یک فرآیند کار کنند. این به این دلیل است که گردش کار مدیریت اسناد دیجیتال را در کل شرکت کنترل می کند.

چرا نمی توان از سیستم های DMS به عنوان راه حل های مجزا استفاده کرد؟

همه ذینفعان باید بدانند که وقفه در فرآیند دیجیتال به دلیل اختلالات رسانه ای تأثیر منفی بر کارایی کلی شرکت دارد. در صورت استفاده از فرآیندهای غیر خودکار، خطر اشتباهات بی دقتی، حذفیات یا ارتباطات ناکارآمد بیشتر است. این می تواند تأثیر منفی بر انگیزه کارکنان داشته باشد. همچنین می تواند منجر به کاهش بهره وری و کیفیت کار شود که به نوبه خود می تواند تأثیر منفی بر نتیجه کلی شرکت داشته باشد.

سیستم های مدیریت اسناد بدون اختلال در رسانه ها

ابزارها، سیستم ها و زیرساخت های دیجیتال جدید در حال ایجاد یک اکوسیستم بسیار کاربردی و پیچیده هستند که همیشه در حال توسعه است. یکی از الزامات اصلی یک سیستم مدیریت اسناد این است که می توان آن را به بیشترین تعداد ممکن با برنامه های مختلف با حداقل اختلالات رسانه متصل کرد. پلتفرم دیجیتالی سازی با مدیریت چابک اسناد این نیاز را برآورده می کند و به شما امکان می دهد یک چرخه عمر سند کاملا دیجیتالی ایجاد کنید. این به این دلیل است که تنها زمانی که نرم افزار DMS توسط یک موتور فرآیند قوی پشتیبانی می شود، شما به عنوان یک کسب و کار می توانید از مدیریت اسناد یکپارچه بهره مند شوید.

برای مطالعه بیشتر:

Document management system (DMS) overview

How can a Document Management System Benefit Businesses in the Digital Era