حداقل چهار نوع سیستم مدیریت اسناد وجود دارد. اما در واقع، تنها یک نوع مهم است - یکی که به دیجیتالی شدن شرکت شما کمک می کند. ممکن است یک سیستم مدیریت اسناد مجزا برای یک مورد خاص کافی باشد. اما به عنوان یک قاعده، سیستم های DMS یا ECM زمانی که به طور کامل در زیرساخت فناوری اطلاعات ادغام شوند، پتانسیل واقعی شرکت را آزاد می کنند.
1. سند به عنوان یک مدل متوقف شده: به همین دلیل است که فرآیندها در کانون توجه قرار گرفته اند.
فرآیندها کار روزمره ما را مشخص می کنند. فرآیندهایی که کار بر اساس آنها انجام می شود، وظایف، کارکنان و نرم افزار را در یک سیستم تنظیم شده پیوند می دهد. در بهترین حالت، این فرآیندها بر اساس یک طرح از پیش تعریف شده اجرا می شوند و از حقوق و مدیریت نقش تعریف شده پیروی می کنند. در بهترین حالت، آنها تا حد امکان خودکار و دیجیتالی می شوند تا بیشترین سود ممکن را برای شرکت فراهم کنند. در نتیجه، ما فرآیندها، گردش کارها و رویه ها را به عنوان مبنای کار اداری تعریف می کنیم. نه مستندات
و این دقیقاً اصل موضوع است. تلقی سند به عنوان محور کار اداری ریشه در تاریخچه سیستم های مدیریت اسناد دارد. با قرار دادن سند به عنوان نقطه شروع، فرآیندها تعریف شدند، حقوق تخصیص یافت و گردش کار ایجاد شد. در نتیجه، محدودیت‌های سیستم مدیریت اسناد، به همان اندازه اغلب، به محدودیت‌های پتانسیل دیجیتالی یک شرکت یا سطح دیجیتالی شدن آن تبدیل می‌شوند. زیرا هر فرآیندی حاوی اسناد نیست، هر نقشی را نمی توان با یک سند تعیین کرد و هر حقی را نمی توان بر اساس یک سند تعیین کرد. در نتیجه، غیرمعمول نیست که تمام مراحل میانی که نمی‌توانند دیجیتالی شوند، به صورت دستی پردازش شوند یا با «برنامه‌های مستقل» اضافی تکمیل شوند. یک مدل گردش کار مبتنی بر سند، تمام مراحل فرآیند را پوشش نمی‌دهد و قوانین و مجوزها را به نقش‌های کل شرکت مرتبط نمی‌کند.
2. فرآیندها چارچوب اساسی نحوه کار ما را تشکیل می دهند.
فرآیندها گردش کار ما را تعریف می کنند. آنها نقش ها را توصیف می کنند و آنها را به مجوزها، وظایف و در نهایت افراد مرتبط می کنند. فرآیندهای مبتنی بر داده، مرتبط با مستندات یا فرا فرآیندها وجود دارد که همه آنها در یک رابطه خاص در یک گردش کار رخ می دهند. بنابراین واضح است که فرآیندها باید مستقل از اسناد - و به طور کامل به عنوان یک گردش کار سرتاسر به صورت دیجیتالی مدل‌سازی شوند. برای نزدیک شدن هرچه بیشتر به هدف یک دفتر بدون کاغذ، قابلیت‌های گردش کار در یک سیستم مدیریت اسناد بسیار مهم است. مگر اینکه شرکت تصمیم بگیرد از یک پلتفرم برای دیجیتالی کردن تمام فرآیندهای کسب و کار استفاده کند.
راه حل گردش کار در یک سیستم مدیریت اسناد خوب باید شامل طیف وسیعی از عملکردها باشد که از روز کاری دیجیتال پشتیبانی می کند، قوانین ثابت را رعایت می کند و انعطاف پذیری را در این فرآیند از دست نمی دهد. جدای از توابع استاندارد، توابع اضافی که در ادامه فهرست شده اند اهمیت ویژه ای دارند.
3. سیستم های مدیریت اسناد مدرن به هسته گسترده ای از عملکرد نیاز دارند.
دیجیتالی کردن، ایجاد، اشتراک گذاری، مدیریت و آرشیو دیجیتالی اسناد؛ فهرست کارکردهای کلی یک سیستم مدیریت اسناد یا سیستم مدیریت محتوای سازمانی تا حد زیادی برای همه ارائه دهندگان نرم افزار یکسان است. تفاوت در کاری است که بین مراحل و عملکردهای فردی رخ می دهد. اینکه مراحل میانی فردی تا چه حد خودکار و بدون درز هستند به عملکرد اتوماسیون فرآیند بستگی دارد. اگر این به صورت جهانی تنظیم شود، سازمان یکپارچه می شود - و کارهای تکمیلی یا آزمایشی دستی کاهش می یابد.
4. دوباره کاری دستی به رشد کسب و کار شما آسیب می زند.
هر تصمیم گیرنده باید بداند که هرگونه وقفه در فرآیند دیجیتال تأثیر منفی بر کارایی کلی کسب و کار دارد. به عنوان مثال، به دلیل مراحل میانی دستی یا تأیید دستی. رشد مستمر یا حتی تصاعدی کسبوکار، که دیجیتالی‌سازی فرآیند کسبوکار وعده آن را می‌دهد، مهار می‌شود. هر جا که اختلال در یکپارچگی یا تبادل رخ دهد، زمان های طولانی بیکاری می تواند منجر شود. وظایف بر اساس انتخاب کارمند تکمیل می شود و پیگیری، یادآوری یا ترتیبات جایگزین را نمی توان خودکار کرد. در نتیجه، تمام مراحل بعدی باید منتظر بمانند. پتانسیل مهم از بین می رود - گاهی اوقات حتی مزیت ها یا تخفیف های تصمیم گیری بازار محور از بین می رود.
هر فرآیندی که خودکار نیست، ریسک بالاتری از خطا، حذف یا تبادل ناکافی اطلاعات را به همراه دارد. این می تواند تأثیر منفی بر انگیزه کارکنان داشته باشد. ثانیاً، کارایی و کیفیت کار می تواند آسیب ببیند که به نوبه خود می تواند تأثیر منفی بر نتایج کلی شرکت داشته باشد. در نهایت، زمان انتظار طولانی، عدم قطعیت، افزایش احتمال خطا، و وقفه در جریان فرآیند، همگی موفقیت روز را کاهش می‌دهند.
5. سیستم های مدیریت اسناد مبتنی بر گردش کار قدرتمندتر هستند.
یک سیستم مدیریت اسناد که در هسته خود دارای اتوماسیون فرآیند قوی است، هم فرآیندهای مبتنی بر سند و هم فرآیندهای مبتنی بر داده را خودکار می کند. کارمند انعطاف پذیر باقی می ماند و می تواند از ابتدا تا انتها روی یک فرآیند دیجیتالی کار کند. دلیل آن این است که گردش کار، کار اسناد را در سراسر سازمان کنترل می کند.
هشت عملکرد در مدیریت فرآیند که تفاوت را ایجاد می کند:
6. فرآیندهای یکپارچه موفقیت کسب و کار را به حداکثر می رساند
در مقایسه، مطالعه اخیر Deloitte نشان می‌دهد که شرکت‌هایی که از نظر دیجیتالی بالغ شده‌اند، رشد درآمد خالص و حاشیه سود خالص را گزارش کرده‌اند که به طور قابل‌توجهی بالاتر از میانگین صنعت و سه برابر بیشتر از شرکت‌های با رشد دیجیتالی پایین‌تر است. علاوه بر عملکرد مالی، دیجیتالی شدن فرآیندهای کسبوکار دارای اثرات اضافی انعطاف‌پذیری و کارایی بیشتر، یک مدل تجاری سازگار، رضایت مشتری و کارمند بالاتر و کیفیت بهتر محصول است.
در هر صورت، یک عامل تعیین کننده برای موفقیت قابل اندازه گیری شرکت، استراتژی دیجیتالی انتخاب شده است. انتخاب نرم‌افزارهای رشد محور و مقیاس‌پذیر به همان اندازه در این امر نقش دارد که تحول دیجیتالی فرآیندهای کسبوکار.
برای مطالعه بیشتر:
6 reasons why processes bring more efficiency to document management
