دروازهای رو به آینده
وقتی مدیریت عملکرد به گفتوگویی مداوم تبدیل میشود
فوتبال پرطرفدارترین ورزش دنیاست؛ چون پر از هیجان، اتفاقات غیرمنتظره و لحظات شگفتانگیزیه که هیچوقت تکراری نمیشن. اگه فوتبالی باشی، مطمئناً تا حالا معجزههای زیادی رو تو این مستطیل سبز دیدی؛ از گلهایی که نفس رو تو سینه حبس میکنن، تا بازیهایی که تو ثانیههای آخر سرنوشتشون عوض میشه. این جادوی فوتباله؛ جایی که هر لحظهاش قصهای تازه برای تعریف کردن داره.
یکی از بزرگترین معجزههایی که تو فوتبال میتونیم ببینیم، وقتی اتفاق میافته که یه تیم معمولی با بازیکنهای ناشناخته پا به میدون میذاره و کارهایی میکنه که غیرممکن به نظر میاد. مثل لسترسیتیِ ۲۰۱۵؛ تیمی که نه ستارهای داشت، نه هزینههای سرسامآور کرده بود. یه تیم جوون و گمنام که با هدایت مربی کاربلدی مثل کلودیو رانیری، غولهای انگلیس رو کنار زد و قهرمان لیگ برتر شد.
راز موفقیت لسترسیتی در فصل ۲۰۱۵، چیزی فراتر از تاکتیکهای معمول فوتبال بود. کلودیو رانیری، با مهارتی کمنظیر نشون داد که چطور میشه از هر بازیکن بهترین عملکرد ممکن رو گرفت. اون بهخوبی میدونست هر بازیکن چه تواناییهایی داره و برای اینکه این تواناییها به بالاترین سطح خودشون برسن، به چه شرایطی نیاز داره. رانیری نهتنها برای هر بازیکن نقشی دقیق و مشخصی تعریف کرده بود، بلکه شرایطی رو فراهم کرده بود که اونها کاملاً آماده و متمرکز باشن.
توی اون تیم، هیچکس تو ابهام نبود. هر بازیکن بهوضوح میدونست که تو هر بازی چه انتظاری ازش میره و چطور باید تو قالب کلی تیم جای بگیره. رانیری با این شفافیت و برنامهریزی دقیق، تونست از بازیکنهای گمنام تیمش عملکردی رو بگیره که در سطح ستارههای بزرگ دنیا بود. همین مدیریت دقیق بود که باعث شد لسترسیتی نهتنها قهرمان بشه، بلکه داستانی فراموشنشدنی رو برای همیشه تو تاریخ فوتبال ثبت کنه.
برعکس، بارها تو دنیای فوتبال تیمهای پرستارهای رو دیدیم که به دلیل نبود همین برنامهریزی و درک درست از بازیکنها، به ناکامی رسیدن. مربیهایی که نتونستن انتظارات روشنی برای بازیکنها تعریف کنن یا شرایط مناسبی برای شکوفایی استعدادهاشون فراهم کنن، تیمهایی ساختن که حتی ستارههاشون هم تو زمین گم شدن. چون بازیکنها نمیدونستن مربی چه انتظاری ازشون داره، وظایف دقیقشون تو زمین چیه، نقشه کلی تیم چطور کار میکنه و خودشون کجای این پازل بزرگ قرار دارن.
این تفاوت بهخوبی نشون میده که نقش مربی، فراتر از طراحی تاکتیکهای فنیه. مربی موفق کسیه که نهتنها بازیکنانش رو بشناسه، بلکه بتونه ظرفیتها و تواناییهای اونها رو به بالاترین حد ممکن برسونه و شرایطی رو فراهم کنه که هر بازیکن بتونه با اطمینان، نقشش رو به بهترین شکل ایفا کنه. این، قلب واقعی موفقیت یک تیمه.
سازمان بهمانند یک تیم فوتبال
شاید مثال لسترسیتی در نگاه اول بیربط به موضوع به نظر بیاد، اما در واقع، مفهوم مدیریت عملکرد و هدایت تیمها توی سازمان مشابه همون کاریه که مربیها تو فوتبال میکنن.
سازمان، درست مثل یه تیم فوتبال، مجموعهای از افراد متفاوته که تلاش میکنن اهداف استراتژیک سازمان رو محقق کنن و توی بازار رقابتی، یه قدم از رقبا جلوتر باشن. هر تیم، مثل خط حمله یا دفاع فوتبال، یه نقش خاص و کلیدی داره؛ از واحد بازاریابی و فروش گرفته تا منابع انسانی و عملیات. هر تیم، درست مثل یه بخش از ارکستر، باید صدای خودش رو در هماهنگی کامل با سایر بخشها به گوش برسونه. و همه اینها به یه مدیر نیاز دارن که بتونه بهترین عملکرد رو از تیمشون بگیره.
مدیر توی سازمان هم مثل مربی فوتبال، باید فراتر از مدیریت ساده عمل کنه. باید دقیقاً بدونه هر عضو تیم چه تواناییهایی داره، نقاط قوت و ضعفش چیه و برای اینکه بتونه بهترین خودش باشه، به چه ابزارها و شرایطی نیاز داره. این مدیر، باید انتظارات رو واضح تعریف کنه، مسیر رو برای تیم روشن کنه و اطمینان بده که هر فرد، نقش خودش رو توی این پازل بهخوبی میفهمه.
حالا فکر کنین یه سازمان بدون این سطح از مدیریت عملکرد چطور میتونه موفق بشه. تیمها نمیدونن چطور باید با هم کار کنن، هر کسی بهصورت جداگانه کار خودش رو انجام میده و هیچ هماهنگیای وجود نداره. حتی بهترین استعدادها هم تو چنین فضایی نمیتونن بدرخشن؛ چون نمیدونن دقیقاً چه چیزی ازشون انتظار میره یا چطور میتونن نقش خودشون رو در راستای اهداف سازمان ایفا کنن. نتیجه؟ ناکامی!
مدیریت عملکرد؛ فراتر از یک کلیشه
اگه فکر میکنین مدیریت عملکرد فقط یه مفهوم کلیشهای یا تئوریه، کافیه به مثالهای ملموس دنیای ورزش و هنر نگاه کنین. موفقیت یه سازمان به همون اندازه به مدیریت عملکرد وابستهست که موفقیت یه تیم فوتبال به مربی یا یه ارکستر به رهبرش. مدیران سازمان، رهبرهایی هستن که باید مسیر رو روشن کنن، ابزارهای لازم رو فراهم کنن و اعضای تیم رو به بهترین نسخه خودشون تبدیل کنن.
مدیریت عملکرد، به زبان ساده، ستون فقرات موفقیت هر سازمانه. فرایندی که مطمئن میشه هر فرد تو سازمان دقیقاً میدونه چه کاری ازش انتظار میره، چرا اون کار مهمه و چطور باید انجامش بده. اما وقتی وارد جزئیاتش میشیم، متوجه میشیم که این فرایند چیزی فراتر از تعریف وظایف و ارزیابی دورهایه؛ در واقع، مدیریت عملکرد مثل نیروی پیشرانهایه که تمام تیمها و بخشها رو در مسیر دستیابی به اهداف استراتژیک هماهنگ میکنه.
یکی از مهمترین پروژههایی که در تیم منابع انسانی رمزینکس روی اون کار کردیم، طراحی و پیادهسازی سیستم مدیریت عملکرد بود؛ پروژهای که هدفش رفع چالشهای کلیدی و ارتقای عملکرد سازمان بود. این چالشها تاثیر مستقیمی روی بهرهوری، انگیزه و هماهنگی تیمها داشتن، و ایجاد یک سیستم مدیریت عملکرد مناسب، میتونست شرایط رو به طرز چشمگیری بهبود بده.
چالشهایی که باید به کمک این سیستم حل میکردیم
چالش اول: شفافیت
یکی از بخشهایی که میخواستیم روی اون کار کنیم، بهبود شفافیت در وظایف، انتظارات و مسیر رشد شغلی بود. هدفمون این بود که هر عضو تیم دقیقاً بدونه چه انتظاری ازش میره، چه مسیری برای پیشرفتش وجود داره و چطور میتونه توی نقش خودش بهترین عملکرد رو داشته باشه. وقتی افراد تصویر روشنی از جایگاه و مسیر رشدشون داشته باشن، هم انگیزهی بیشتری دارن، هم میتونن با تمرکز بیشتری در جهت اهداف سازمان حرکت کنن.
چالش دوم: فرهنگ بازخورد
بازخورد، یکی از کلیدیترین ابزارهای رشد فردی و سازمانیه و ما میخواستیم این فرهنگ رو توی تیمها قویتر کنیم. هدفمون این بود که مسیر ارتباط و گفتوگو بین مدیرها و اعضای تیم، و همچنین بین همتیمیها، راحتتر و مؤثرتر بشه. با جا انداختن فرهنگ بازخورد منظم و شفاف، هم اعضای تیم بهتر میتونن مسیر پیشرفتشون رو ببینن، هم کل سازمان یادگیرندهتر و چابکتر میشه.
چالش سوم: هماهنگی با اهداف استراتژیک
یکی دیگه از بخشهایی که به دنبال تقویتش بودیم، همسویی بیشتر تیمها با اهداف کلان سازمان و تقویت همکاریهای بینتیمی بود. هر تیم برای خودش عملکرد خوبی داشت، اما میخواستیم اطمینان پیدا کنیم که تمام این تلاشها در نهایت به یک جهت مشخص منتهی میشه و همافزایی بیشتری بین تیمها شکل میگیره. برای این کار، روی ارتباطات بین تیمی و همراستاسازی اهداف فردی و تیمی با استراتژیهای کلان سازمان تمرکز کردیم.
گامهای طراحی و پیادهسازی سیستم مدیریت عملکرد
برای طراحی و پیادهسازی این سیستم، یه سری گامهای مشخص برداشتیم که کمک کردن پروژه بهصورت منظم و اثربخش پیش بره. این گامها پایههای این پروژه بودن:
گام اول: شناسایی چالشها و شفافسازی اهداف
اولین قدم این بود که مشکلات اصلی رو دقیق شناسایی کنم و به همه توضیح بدم که این سیستم قراره چطور اونها رو حل کنه. شفافسازی اهداف پروژه کمک کرد تا افراد سازمان، بهخصوص تیم لیدرها، با انگیزه بیشتری توی این مسیر همراه بشن. وقتی دیدن این سیستم چطور میتونه روی کارشون تاثیر مثبت بذاره، مشتاقانهتر همکاری کردن.
گام دوم: انتخاب ابزار مناسب
برای پیادهسازی سیستم مدیریت عملکرد، راهکارهای مختلفی رو بررسی کردیم. از ابزارهای داخلی و خارجی گرفته تا طراحی یه سیستم اختصاصی توسط تیم فنی. اما هرکدوم از این گزینهها یا پیچیده و دست و پاگیر بودن، یا زمان و هزینهی زیادی میبردن و با نیازهای ما سازگار نبودن.
در نهایت، تصمیم گرفتیم به جای راهحلهای پیچیده و زمانبر، از یه ابزار ساده و در دسترس مثل Notion استفاده کنیم. این انتخاب به ما کمک کرد بدون صرف هزینهی اضافی، سیستم رو سریعتر پیادهسازی کنیم و افراد تیم هم راحتتر باهاش کار کنن.
گام سوم: طراحی چارچوب جلسات
سیستم مدیریت عملکرد رمزینکس، بر پایه جلسات یک به یک پیش میره؛ جلساتی که یک بار در ماه برگزار میشن و هدفشون شفافسازی عملکرد، تعیین انتظارات و کمک به بهبود مستمره. برای این جلسات، یه چارچوب برای جلسات مشخص کردیم تا مدیرها و اعضای تیم بتونن اطلاعات کلیدی رو ثبت کنن.
این چارچوب ۵ بخش اصلی داره:
- تسکها
مدیر تیم وظایفی که فرد در طول ماه گذشته انجام داده رو تو این بخش ثبت میکنه. این قسمت به کارهایی که انجام شده و پیشرفتهای عملیاتی فرد مربوط میشه.
- انتظارات مدیر از تیم ممبر
این بخش جاییه که مدیر، انتظارات عملکردی خودش رو به وضوح و شفافیت کامل توضیح میده و ثبت میکنه. این شفافسازی کمک میکنه فرد بدونه دقیقاً چه چیزی ازش خواسته شده و چطور باید عملکردش رو بهبود بده.
- انتظارات فرد از مدیر
این بخش به اعضای تیم اختصاص داره. هر فرد میتونه انتظاراتش از مدیر رو بیان کنه و مدیر این انتظارات رو ثبت میکنه. هدف اینه که شرایط بهتری برای افراد فراهم بشه تا عملکردشون بهبود پیدا کنه.
- جمعبندی و نتیجهگیری
تمام نکات مهم و مواردی که در جلسه مطرح شده، تو این قسمت ثبت میشه. این بخش بهعنوان یه نقشه راه برای ماه آینده فرد و تیم عمل میکنه.
- ارزیابی عملکرد (Rating)
مدیر، عملکرد فرد رو بر اساس یه مقیاس ۱ تا ۱۰ ارزیابی میکنه. این ارزیابی شامل چهار سطحه:
- Excellent: 9–10
- Good: 7–8
- Needs Improvement: 4–6
- Poor: 1–3
گام چهارم: ساخت پروفایل هر فرد و تیم
در ادامه، برای تکمیل سیستم مدیریت عملکرد، پروفایل مشخصی برای هر فرد و تیم تو Notion ساختیم. این پروفایل شامل اطلاعاتی مثل تاریخ شروع به کار تو رمزینکس، مدت زمان حضورش در سازمان و موقعیت شغلی هستش. مدیرها به پروفایل تمام اعضای تیمشون دسترسی دارن و این اطلاعات بهشون کمک میکنه روند پیشرفت و وضعیت هر فرد رو بهتر پیگیری کنن. از طرف دیگه، هر فرد هم به پروفایل شخصی خودش دسترسی داره تا بتونه موارد ثبتشده، مثل جلسات و ارزیابیها رو بررسی کنه و اگر سوالی داشت، از مدیرش پیگیری کنه.این گامها، پایههای اساسی سیستم مدیریت عملکرد در رمزینکس رو تشکیل میدن و به شفافیت، هماهنگی و بهبود مستمر عملکرد کمک میکنن.
گام پنجم: جلسات آنبوردینگ و شفافسازی نقشها
یکی از سختترین و در عین حال کلیدیترین مراحل این پروژه، برگزاری جلسات آنبوردینگ با تمام افراد سازمان بود، بهویژه مدیران ارشد. تو این جلسات، با هر فرد بهصورت یک به یک صحبت کردیم و همه جزئیات مربوط به سیستم مدیریت عملکرد رو توضیح دادیم. هدفم این بود که تمام اعضای سازمان، از تیمهای اجرایی گرفته تا مدیران ارشد، درک کاملی از این سیستم داشته باشن و بدونن چرا این پروژه برای موفقیت سازمان و رشد خودشون اهمیت داره.
تو این جلسات، به چند موضوع کلیدی پرداختیم:
- مدیریت عملکرد چیه؟ توضیح دادیم که این سیستم چطور کار میکنه، چرا بهش نیاز داریم و چه نقشی تو موفقیت سازمان و افراد داره.
- چالشهایی که رفع میکنه: شفافسازی کردیم که این سیستم قراره بهطور مؤثر شفافیت بیشتر، تقویت فرهنگ بازخورد و هماهنگی بهتر با اهداف استراتژیک رو ایجاد کنه.
- نحوه اجرا: روند جلسات مدیریت عملکرد رو توضیح دادم؛ اینکه جلسات چطور باید برگزار بشن، چه موضوعاتی باید مطرح بشه و چه انتظاراتی از مدیران و اعضای تیم وجود داره.
- نکات تکمیلی: هر سوال یا ابهامی که وجود داشت رو شفاف کردم تا همه افراد بدونن چطور میتونن از این سیستم استفاده کنن و چه نقشی در موفقیتش دارن.
یکی از سوالات پرتکراری که تو جلساتمون با افراد مطرح میشد این بود:
"چه کسی ownership این سیستم رو داره و وظیفه پیگیری و پیشبردش بر عهده کیه؟"
در پاسخ، توضیح دادیم که تیم منابع انسانی در این فرآیند نقش تسهیلگر رو داره. ما ابزارها و فرآیندهای لازم رو فراهم میکنیم، روی روند نظارت داریم و به بهبود سیستم کمک میکنیم. اما وظیفه اصلی اجرای مدیریت عملکرد بر عهده مدیران تیمهاست.
مدیران تیم باید به طور مستمر عملکرد افراد و شرایط اعضای تیمشون رو بررسی کنن، بهخوبی بدونن اعضای تیمشون چه وظایفی دارن، چطور باید اونها رو انجام بدن و چطور این وظایف با اهداف استراتژیک سازمان همسو میشن. همچنین باید بدونن هر فرد چه مهارتهایی داره، مهارتش در چه سطحیه و در کجای نردبان شغلی رمزینکس قرار گرفته.
وظیفه مدیر اینه که علاوه بر بررسی عملکرد افراد در این جلسات و شفاف سازی انتظارات و فیدبک دادن، مسیر رشد شغلی اعضای تیم رو بر اساس لدر شغلی ترسیم کنه و به افراد نشون بده که با تقویت چه مهارتهایی یا رفع چه نقاط ضعفی میتونن پیشرفت کنن و شرایط بهتری برای خودشون ایجاد کنن. علاوه بر این، مدیران باید بازخوردهایی مشخص، عملی و شفاف ارائه بدن تا افراد بدونن چطور میتونن عملکردشون رو ارتقا بدن و در مسیر درستی حرکت کنن.
دریافت تمپلیت نوشن مدیریت عملکرد رمزینکس
ارزیابی عملکرد
در کنار این سیستم مدیریت عملکرد ماهانه، قراره یه ارزیابی عملکرد ۶ ماهه هم داشته باشیم تا در هر سال، دو بار ارزیابی جامع از عملکرد افراد سازمان انجام بدیم. این ارزیابی ۶ ماهه به ما کمک میکنه تا با استفاده از اطلاعات و دادههایی که در جلسات ماهانه ثبت شده، پیشرفت هر فرد رو بهدقت بررسی کنیم.
هدف این ارزیابیها اینه که افراد با عملکرد برجسته شناسایی بشن و بر اساس پیشرفتهایی که داشتن، فرصت ارتقا بهشون داده بشه. این فرآیند نهتنها انگیزه رشد رو در افراد تقویت میکنه، بلکه به بهبود مستمر عملکرد سازمان و دستیابی به اهداف استراتژیک کمک میکنه.
به این ترتیب، سیستم مدیریت عملکرد و ارزیابیهای ۶ ماهه، مکمل همدیگه هستن و بستری برای رشد فردی، تقویت شفافیت و ایجاد فرصتهای جدید در رمزینکس فراهم میکنن.
جمع بندی
پروژهی مدیریت عملکرد با هدف ایجاد شفافیت بیشتر، بهبود عملکرد فردی و تیمی و فراهم کردن مسیر رشد برای همهی اعضای سازمان ایجاد شد. این مسیر تازه شروع شده و برای بررسی تأثیراتش، به زمان بیشتری نیاز داریم، اما چیزی که واضحه اینه که این سیستم میتونه یه تغییر اساسی تو نحوهی کار، پیشرفت و همکاری تیمها ایجاد کنه.
مدیریت عملکرد، فراتر از یه سیستم اداری یا یه سری فرمهای ارزیابیه؛ یه رویکرده برای کمک به آدمها تا تو مسیر درستی قرار بگیرن، پیشرفت کنن و بیشترین ظرفیت خودشون رو نشون بدن. این یعنی مشخص کردن مسیر، فراهم کردن ابزارهای رشد و ساختن یه محیط که هرکس بتونه توش بدرخشه.
مثل یه مربی که از یه تیم ناشناخته، یه قهرمان میسازه، یا یه رهبر ارکستر که از نتهای پراکنده، یه سمفونی ماندگار خلق میکنه، مدیریت عملکرد هم هنریه که سازمان رو به سمت هماهنگی، شفافیت و رشد مداوم میبره.
تو یه جمله مدیریت عملکرد یعنی قهرمانسازی، چه در زمین فوتبال، چه در سالن کنسرت، و چه در راهروهای پرجنبوجوش یک سازمان.
مطلبی دیگر از این انتشارات
رمزینکس چگونه بازخورد همکاران جدید را جمعآوری میکند؟
مطلبی دیگر از این انتشارات
چگونه نردبانهای شغلی رمزینکس از نو ساختیم؟
مطلبی دیگر از این انتشارات
وقتی بهترینها، بهترینها را معرفی میکنند.