دروازهای رو به آینده
چگونه قراردادهای الکترونیکی فرآیندهای اداری رمزینکس را متحول کرد؟
از همون روزایی که انسانها توی غار زندگی میکردن و برای توافقهاشون نشونههای نمادین ردوبدل میکردن، اعتماد مهمترین سرمایهی بقای اونها بود.
تو جوامع اولیه، توافقها معمولاً بر پایهی رسمهای شفاهی یا اشیای نمادین، مثل توتمهای مقدس، انجام میشد تا طرفین به تعهداتشون پایبند بمونن اما مشکل اینجا بود که وقتی اختلافی پیش میاومد، هیچ مدرک مکتوبی برای اثبات ادعاها وجود نداشت.
این موضوع باعث شد که بشر به سمت نوشتن بره؛ تمدنهای بینالنهرین اولین لوحهای گلی رو برای ثبت قراردادهای مالی و حقوقی درست کردن و قانون حمورابی یکی از اولین تلاشها برای ایجاد یک چارچوب مکتوب برای توافقات شد. بعدتر، مصریها با استفاده از پاپیروس و رومیها با اسناد رسمی، روشهای جدیدی برای مستندسازی معاملات ابداع کردن. این روند ادامه پیدا کرد و در نهایت به قراردادهای کاغذی امروزی رسیدیم؛ ابزاری که طی قرنها، اصلیترین روش ثبت و حفظ حقوق افراد توی تعاملات مختلف بوده.
قرارداد و دلیل اهمیت آن
قرارداد یه توافق رسمی بین دو یا چند نفره که حقوق و تعهداتشون رو مشخص میکنه و چارچوب همکاری یا معامله رو تعیین میکنه. یه قرارداد خوب باید شفاف، الزامآور و قابل استناد باشه، تا در صورت بروز اختلاف، راهی برای حل اون وجود داشته باشه.
قراردادها نقش مهمی توی مدیریت روابط تجاری و کاری دارن، از قراردادهای بین کارفرما و کارمند گرفته تا توافقنامههای تجاری، سرمایهگذاری، خرید و فروش یا همکاریهای بینالمللی، همگی باید مطابق قوانین کشور و با رعایت اصول حقوقی تنظیم بشن تا از تضییع حقوق افراد جلوگیری بشه و به همین خاطر، مستندسازی و امضای قراردادها یکی از مهمترین کارهایی هست که توی هر کسبوکار یا معاملهای باید انجام بشه.
چالشهای قراردادهای کاغذی
چالشهای قراردادهای کاغذی همیشه یکی از مشکلات بزرگ در دنیای کسبوکار بوده و با پیشرفت فناوری، این مشکلات حتی بیشتر به چشم میان. قراردادهای کاغذی به دلیل سابقهی طولانیشون در سیستمهای حقوقی، همچنان مورد استفاده هستن، اما همیشه بدون دردسر نیستن. مشکلاتی مثل گمشدن اسناد، جعل امضا، تغییر غیرمجاز صفحات و پیچیدگی در بایگانی و استناد به مدارک باعث شده خیلی از پروندههای حقوقی با مشکل مواجه بشن.
توی دنیای امروزی که سرعت و شفافیت حرف اول رو میزنن، قراردادهای کاغذی چالشهای بیشتری ایجاد کردن:
- اتلاف زمان
امضای یک قرارداد به روش سنتی ممکنه چندین روز طول بکشه، چون باید بین بخشهای مختلف یک سازمان جابهجا بشه و تأییدیههای لازم رو بگیره.
- هزینههای نگهداری و بایگانی
چاپ، ارسال و بایگانی قراردادها هزینهبره و نیاز به منابع زیادی برای مدیریت و بازیابی اونها داره.
- ریسک از بین رفتن و جعل
اسناد کاغذی ممکنه در اثر آتشسوزی، نشت آب یا حتی خطای انسانی از بین بره و از طرف دیگه، جعل امضا یا تغییر غیرمجاز صفحات همیشه یه چالش حقوقی مهم بوده.
- آسیبهای زیستمحیطی
تولید کاغذ یعنی قطع درختها و مصرف بیرویه آب و انرژی که در نهایت اثرات مخربی روی محیط زیست داره.
جایگزینهای قراردادهای کاغذی
چالشهای قراردادهای کاغذی باعث شده کسبوکارها به دنبال جایگزینهای سریعتر و کمهزینهتر باشن. یکی از مؤثرترین روشهایی که در سالهای اخیر مورد توجه قرار گرفته، قراردادهای الکترونیکی هستن.
اما قرارداد الکترونیکی چیه و چه تفاوتی با قراردادهای سنتی داره؟
قرارداد الکترونیکی
قرارداد الکترونیکی در واقع همون توافق بین دو یا چند نفره که به جای نسخهی فیزیکی، بهصورت الکترونیکی ایجاد، امضا و ذخیره میشه. این قراردادها از طریق پلتفرمهای آنلاین، ایمیل، نرمافزارهای امضای دیجیتال یا حتی قراردادهای هوشمند روی بلاکچین ثبت و مدیریت میشن. قراردادهای الکترونیکی مثل هر روش دیگهای، مزایا و معایب خودشون رو دارن، از یه طرف، سرعت و راحتی بیشتری دارن و از طرف دیگه، نیازمند زیرساختهای فنی و پذیرش عمومی بیشتری هستن. بعضی از مزایای این روش شامل:
- سرعت بالا و دسترسی آسان
فرآیند امضا و ثبت قرارداد در چند دقیقه انجام میشه و نیازی به جابهجایی اسناد بین بخشهای مختلف نیست چرا که از هر جایی و در هر لحظه قابل بررسی و امضا هستن.
- کاهش هزینهها
با حذف نیاز به چاپ، ارسال، بایگانی فیزیکی و مدیریت دستی اسناد، نهتنها هزینههای مربوط به کاغذ و نگهداری کاهش پیدا میکنه، بلکه هزینههای نیروی انسانی، زمان پردازش، فضای فیزیکی و حتی ریسکهای مرتبط با خطای انسانی هم کمتر میشه
- ثبت و پیگیری آسان
تمام تغییرات قرارداد ثبت و ذخیره میشن، که امکان پیگیری نسخههای مختلف رو فراهم میکنه و شفافیت بیشتری ایجاد میکنه.
با وجود این مزایا، قراردادهای الکترونیکی هم مثل هر روش دیگهای چالشهای خودشون رو دارن. وابستگی به زیرساختهای فناوری، همچنین دغدغههای امنیتی مثل حفظ حریم خصوصی و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز، از مسائلی هستن که برای استفادهی گستردهتر از این روش، باید راهکارهای موثری براشون در نظر گرفته بشه. علاوه بر این موارد اصلیترین چالش و مهمترین نگرانی در مورد قراردادهای الکترونیک اعتبار قانونی اونهاست. تصور بیشتر افراد اینه که بدون امضای فیزیکی، این اسناد از نظر حقوقی قابل استناد نیستن. با این حال، قوانین مشخصی برای این نوع قراردادها وجود داره که جایگاه و اعتبار حقوقی اونها رو تعیین میکنه.
اعتبار قانونی قراردادهای الکترونیک در ایران
اینکه بعضی افراد به قراردادهای الکترونیکی شک داشته باشن، طبیعیه؛ چون تغییر همیشه چالش داره و روشهای سنتی، به خاطر قدمتشون، حس امنیت بیشتری میدن. اما حقیقت اینه که در ایران، قراردادهای الکترونیکی از نظر قانونی کاملاً معتبر و قابل استناد هستن.
طبق ماده ۶ قانون تجارت الکترونیکی ایران، "هرگاه وجود یک نوشته از نظر قانون لازم باشد، دادهپیام در حکم نوشته است." یعنی قراردادهای الکترونیک از نظر قانونی همون اعتبار قراردادهای کاغذی رو دارن و ماده ۷ همین قانون تایید میکنه که در صورت نیاز امضای الکترونیکی هم معتبره و اعتبارش معادل امضای فیزیکیه. علاوه بر این، ماده ۸ بیان میکنه که اگه لازم باشه اطلاعات بهصورت اصل ارائه یا نگهداری بشن، این امر با نگهداری و ارائهی اطلاعات بهصورت دادهپیام نیز امکانپذیره. به عبارت دیگه، نسخهی الکترونیکی یه قرارداد که بهدرستی ذخیره و ثبت شده باشه، در حکم اصل سند هستش و میشه به اون استناد کرد.
همچنین، ماده ۱۷ قانون تجارت الکترونیکی ایران، به اعتبار قانونی ارجاع در دادهپیام میپردازه و تصریح میکنه که هرگونه ارجاع به دادهپیام، زمانی معتبره که:
- مورد ارجاع بهطور صریح در دادهپیام مشخص شده باشد.
- برای طرف مقابل که به آن تکیه میکند، کاملاً روشن و قابلدرک باشد.
- دادهپیام موضوع ارجاع مورد قبول طرف باشد.
این یعنی توی قراردادهای الکترونیک، هر تغییری که ایجاد میشه یا هر توافق جدیدی که به قرارداد اضافه میشه، باید کاملاً شفاف باشه و طرفین اون رو تایید کنن.
امضای قرارداد در رمزینکس
ما قبل از اینکه قراردادهای کاغذی رو بهطور کامل حذف کنیم، با همکاری تیم حقوقی، تمام الزامات قانونی رو بررسی کردیم و همونطور که بالاتر هم راجعبهش صحبت کردیم نتیجهی این بررسی نشون داد که قراردادهای الکترونیکی کاملاً معتبر و قابل استناد هستن.
پس ما روندی شفاف، ساده و کاملاً قانونی رو برای امضای قراردادهای الکترونیکی طراحی کردیم تا هم سرعت و کارآمدی را افزایش بده و هم از نظر حقوقی، قابل استناد و مطمئن باشه.
این فرایند تو دو مرحلهی انجام میشه:
اولین مرحله؛ احراز هویت
برای اطمینان از هویت امضا کننده، همکار باید یک متن رسمی حاوی اطلاعات هویتی خودش رو به همراه تصویر کارت ملی بفرسته تا هویتش تأیید بشه و ایمیل رسمیش رو هم بهعنوان راه ارتباطی معتبر برای مکاتبات حقوقی معرفی کنه.
دومین مرحله؛ امضای قرارداد
متن قرارداد به ایمیل تأییدشدهی همکار ارسال میشه تا کامل بررسی کنه، و در صورت موافقت، تاییدیه نهایی رو از طریق همون ایمیل بفرسته؛ این تأییدیه از نظر قانونی حکم امضای دستنویس رو داره و با دریافتش، قرارداد رسمی و لازمالاجرا میشه.
اعتبار این قرارداد
بر اساس ماده ۱۰ قانون تجارت الکترونیکی ایران، امضای دیجیتال باید هویت امضا کننده رو مشخص کنه، منحصربهفرد باشه، تحت ارادهی شخص صادر بشه و امکان ردیابی هر تغییری رو فراهم کنه. تو رمزینکس، این الزامات با این فرآیند احراز هویت دقیق و ارتباط رسمی از طریق ایمیل تایید شده رعایت میشه.
احراز هویت با اطلاعات رسمی و کارت ملی، هویت امضا کننده رو کاملاً شفاف و غیرقابلانکار میکنه. هر قرارداد فقط از طریق ایمیل ثبتشدهی خود شخص امضا میشه، یعنی هیچکس دیگهای نمیتونه جای اون فرد قرارداد رو تایید کنه و علاوه بر اینها، تمام مکاتبات و تغییرات قرارداد بهصورت الکترونیکی ثبت و آرشیو میشه که امنیت و شفافیت رو تا حد ممکن بالا میبره.
از طرفی، ماده ۱۴ قانون تجارت الکترونیکی ایران هم تایید میکنه که دادهپیامهایی که بهصورت مطمئن ایجاد و نگهداری شدن، حکم اسناد رسمی رو دارن و در مراجع قضایی قابل استناد هستن. یعنی قراردادهای الکترونیکی رمزینکس نهتنها از نظر قانونی معتبرن، بلکه چون الکترونیکی هستن، دسترسی، بررسی و پیگیری شون سریعتر و راحتتر از قراردادهای کاغذی انجام میشه.
تمدید قرارداد و پایان همکاری
علاوه بر امضای اولیهی قرارداد، فرآیند تمدید قرارداد و پایان همکاری هم کاملاً الکترونیکی انجام میشه.
برای تمدید قراردادها، مطابق با مفاد قانونی، الحاقیهای آماده میشه و ۲ هفته به پایان قرارداد برای افراد ارسال میشه تا امضا و تایید کنن. این کار باعث میشه تمدید قرارداد بدون دردسر و در سریعترین زمان ممکن انجام بشه.
از طرفی، پایان همکاری هم بهصورت ایمیلی صورت میگیره. میدونیم که پایان همکاری یه مرحلهی مهمه و دوست داریم این فرآیند رو تا حد ممکن ساده، سریع و بدون پیچیدگی پیش ببریم. به همین خاطر، فرم تسویه برای افراد ایمیل میشه تا بعد از بررسی امضا کرده و برای ما ارسال کنن. بدون نیاز به مراجعهی حضوری و بدون هدر رفتن حتی یک برگ کاغذ، کار تسویه انجام میشه.
مزایای قراردادهای الکترونیکی برای ما
- صرفهجویی در هزینهها
دیگه نیازی به چاپ، ارسال فیزیکی، بایگانی و نگهداری اسناد کاغذی نیست، بنابراین منابع سازمان توی بخشهای مهمتر و کلیدیتر صرف میشن.
- حفاظت از محیط زیست
با جایگزینی قراردادهای الکترونیکی، چون دیگه نیازی به کاغذ برای این امور نیست، درختهای کمتری قطع میشن و ردپای زیستمحیطی سازمان کاهش پیدا میکنه.
- دسترسی راحتتر به قراردادها
از اونجایی که هر قرارداد بهصورت دیجیتالی ذخیره و بایگانی میشه، امکان جستوجو و دسترسی سریع به اونها فراهمه و کارهای مربوط به قراردادها بدون نیاز به کاغذبازیهای سنتی، سریعتر و سادهتر انجام میشه.
- رضایت بیشتر همکاران و افزایش بهرهوری
کاغذبازیهای اداری حذف شده، کارها سریعتر انجام میشن و همکاران میتونن تمرکز بیشتری روی فعالیتهای اصلیشون داشته باشن.
جمع بندی
اینروزا که همهچیز با سرعت بیشتری پیش میره، قراردادهای الکترونیک هم به روشی برای سادهتر و سریعتر کردن توافقها تبدیل شدن. با حذف کاغذبازیهای اضافه، نهتنها در زمان و هزینه صرفهجویی میشه، بلکه فرآیند ثبت و پیگیری معاملات هم شفافتر و در دسترستر میشه.
البته، همونطور که گفتیم مثل هر روش دیگهای، قراردادهای الکترونیک هم چالشهای خودشون رو دارن! از مسائل فنی گرفته تا نیاز به فرهنگسازی گستردهتر برای استفادهی عمومی. اما با ایجاد زیرساختهای درست و رعایت استانداردهای امنیتی، میتونن یه گزینهی کارآمد و مطمئن برای مدیریت توافقها باشن.
ما تو رمزینکس سعی کردیم با سادهترین و دردسترسترین ابزار ممکن، یه فرآیند شفاف، سریع و قانونی برای امضای دیجیتال طراحی کنیم. اگرچه این فرآیند هنوز جای بهبود داره و قطعاً خالی از اشکال نیست،اما چیزی که واضحه اینه که با ایجاد و بهبود زیرساختهای لازم، قراردادهای الکترونیک میتونن روند توافقها رو سادهتر، دقیقتر و کمهزینهتر کنن. این تغییر نهتنها وابستگی به روشهای سنتی رو کاهش میده، بلکه باعث میشه فرایندهای حقوقی و اداری انعطافپذیرتر و دسترسپذیرتر بشن. قراردادهای الکترونیکی هنوز در حال تکاملن، اما چیزی که مشخصه اینه که این نوع قراردادها دارن جای خودشون رو توی تعاملات کاری و حقوقی باز میکنن.
مطلبی دیگر از این انتشارات
چگونه نردبانهای شغلی رمزینکس از نو ساختیم؟
مطلبی دیگر از این انتشارات
فرهنگ سازمانی؛ دارایی نامشهود یا بدهی پنهانی که سازمان شما را میبلعد؟
مطلبی دیگر از این انتشارات
چگونه دادهها مسیر منابع انسانی در رمزینکس را تغییر دادند؟