پنج نکته طلایی برای مدیریت پنل گفت‌وگو؛ فراتر از یک مجری

پنل‌های گفت‌‌و‌گو در رویدادهای مختلف می‌توانند به راحتی زمینه‌ساز موفقیت یا شکست یک رویداد باشند. اگر پنل هنرمندانه راهبری و مدیریت شود می‌تواند افزون بر اینکه محملی برای تضارب آرا و شنیدن سویه‌های مختلف یک جریان است، سرگرم‌کننده هم باشد. ولی اگر درست اداره نشود در یک کلام مانند گیر افتادن در میانه یکی از بحث‌های بی‌پایان شبکه‌ای از صدا و سیماست است که حتی نمی‌توانید کانالش را عوض یا خاموشش کنید و جایی وسط جمعیت گیر افتاده‌اید؛ خسته‌کننده، کاهنده و آزاردهنده.

هرچند تب رویدادهای استارت‌آپی به لطف از میان رفتن امیدهای سرمایه‌گذاری این روزها فروکش کرده ولی موج‌های دیگر مانند رویدادهای مارکتینگ، روابط‌عمومی، برنامه‌نویسی، کسب و کاری و غیره همچنان باقی است و اگر شما هم دستی بر آتش رسانه دارید یا در حوزه خود شهرتی به هم زده‌اید احتمالا دیر یا زود از شما هم خواهند خواست که یکی از این پنل‌ها را مدیریت کنید. چه بسا وقتی این مطلب را می‌خوانید پیشنهادش را دریافت هم کرده باشید و تجربه‌‌ای هم داشته باشید.

راستش حساب دقیق پنل‌هایی که مدیریت‌شان را بر عهده داشته‌ام را ندارم ولی طی پنج سال گذشته با یک حساب نسبی تا جایی که توانستم ردش را برای نوشتن این مطلب در شبکه‌های اجتماعی مختلف پیدا کنم ۱۰۸ پنل مدیریت کرده‌ام که می‌شود نزدیک به ماهی ۲ پنل. آش آنقدر شور شده که شاید بسیاری از مخاطبان جامعه فناوری، به حق، از چهره، صدا و شوخی‌های من بیزار شده باشند. همچنین نسل جوان، حرفه‌ای و دانش‌آموخته‌ای وارد بازار رسانه‌ و فناوری شده که استعداد درخشانی در این زمینه نشان داده.

برای همین گفتم شاید نوشتن یک راهنمای سریع از تجربیاتم در این زمینه بتواند برای شمایی که احتمالا دوست دارید در این راه قدم بگذارید مفید باشد:

یک: هرگز به هر ترکیبی از پنلیست‌ها تن ندهید. همیشه سازمان‌دهنده رویداد در ترکیب پیشنهادی برای شرکت‌کنندگان، به درستی، دست بالاتر را دارد ولی ضروری است که مدیر پنل بتواند نظر خود را هم در ترکیب و چینش مهمانان لحاظ کند. این هم‌فکری باعث می‌شود ترکیب درستی از اهمیت و بیان افراد در پنل حضور داشته باشد و جلوی برخی خطاهای راهبردی را که لزوما سازمان‌دهنده رویداد در جریانش نیست را هم می‌گیرد. یکی از درس‌های بزرگ و ارزشمند من در این میان تلاش کردنم تا آخرین لحظه برای گنجاندن پنلیست‌های خانم در پنل‌ها بود که جدا از فرم زوایای دید جدیدی به مباحث افزود. مدیر پنل صرفا «مجری» نیست.

دو: مشق‌تان را انجام دهید. حتی معمولی‌ترین پنل‌ها هم جای درستی برای پرسش‌، مطابه‌گری، به چالش‌کشیدن و واکاوی مفاهیم هستند. برای این کار بهترین اقدام تهیه یک نقشه ساده است که نشان دهد هر پنلیست چطور به تنهایی و در تعامل با دیگران می‌تواند خلق چالش کند و اگر اندکی وقت بگذارید می‌توانید جایگاه پنلیست و زمینه‌ی چالش با نفرات دیگر را بشناسید و پلتفرم یا زیرساختی برای مباحثه خلق کنید. در دل این مطلب یک نمونه از پنل محبوبم در رویداد «فیروزه پلت» را جای داده‌ام که شاید درک بحث را راحت‌تر کند.

سه: گپ‌زدن مفصل با پنلیست‌ها و آماده‌کردن آنها برای پنل خطایی کلیدی است. اغلب حاضران در پنل بر اثر یک اشتباه ناخودآگاه حرف ارزشمندی که چند روز یا چند ساعت پیش به شما زده‌اند را از مکالمه حذف می‌کنند چون عادت به بازگویی ندارند. حتی بدتر، چون مولفه‌ی غافلگیری از جریان بحث حذف شده مخاطب غریزی احساس می‌کند بحث زنده و سیال نیست و مصنوعی است. فرستادن سه یا چهار موضوع کلی از سئوالات پنل برای حاضران کفایت می‌کند و اگر هم با پنلیست‌ها چهره به چهره آشنا نیستید نیم ساعت پیش از پنل دور هم جمع شوید و مطمئن شوید همه همدیگر را می‌شناسند. اتاق‌های VIPیا پشت‌صحنه سالن‌هایی مانند برج میلاد، رایزن و قندی برای این کار مناسب هستند. مخاطب را ابله فرض نکنید ، چون فرق یک پنل سرهم‌بندی شده با زنده را در کسری از ثانیه می‌فهمد.

چهار: درگیر نگه داشتن مخاطب یک فورمول طلایی دارد. استفاده از توییتر، خواندن سئوالات و شوخی‌ها و پرسیدن سئوالاتی که جمعیت بتواند با بالا بردن دست یا تشویق به آنها واکنش نشان دهد باعث می‌شود حتی خجول‌ترین و دورترین حاضرین سالن هم شانسی برای حضور در این تجربه پیدا کنند. نگه‌داشتن زمانی برای گرفتن سئوالات شفاهی هرچند چالشی‌ترین ولی هم‌زمان حرفه‌ای‌ترین بخش این کار است. مطمئن شوید افراد پیش از مطرح‌کردن سئوال اسم و جایگاه خودشان را بگویند و از جایگاه و کاریزمای یک مدیر پنل استفاده کنید که آن را در حد یک سئوال نگه دارید و تبدیل به یک بحث نکنید. در یک فضای دو قطبی پیاده‌کردن این گزینه نیاز به هوش بالایی دارد که هنر یک مدیر پنل است.

پنج: گرداننده پنل «مدیر» آن است. همیشه انحصار یک میکروفن و ترجیحا Headmic را برای خودتان نگه دارید چون اجازه می‌دهد جریان بحث را با مداخله دوستانه، طنزآمیز و گاهی تحکم آلود هدایت کنید. تقریبا در هر پنل موفقی یکی دو نفر از پنلیست‌ها دوست دارند جریان بحث را در دست بگیرند و زمان دیگران را ببلعند و در نهایت این وظیفه شماست که گردش بحث را مدیریت کنید. پس نگران محبوبیت خودتان نباشید. بحث را به گونه‌ای کارگردانی کنید که دور اول سئوالات به مضامین عمومی/کلی، دور دوم به مثال‌های عملی/داستان‌های ملموس و دور سوم به نظرات مخاطبان/سئوالات جمعیت برسد. به خاطر داشته باشید به ندرت یک پنل از سه دور سئوال فراتر می‌رود و معمولا هر موضوع را می‌شود در نهایت با دو نظر از پنلیست‌ها جمع کرد. فرمول تجربی خودم برای محاسبه زمان بر تعداد پنلیست‌ها هم آسان است: کمینه ۱۰ دقیقه خالص برای هر پنلیست (با در نظر گرفتن خود مدیر پنل به عنوان یک پنلیست).

در نهایت این را هم باید صادقانه تایید کنم که خودم هم همیشه نتوانستم تمامی این موارد را در همه‌ی پنل‌ها پیاده کنم و پنل‌های بسیار بد هم در کارنامه من کم نیستتند. بسیاری از عوامل محیطی از ترکیب حاضران در پنل یا کیفیت صدا در برگزاری موفق یک پنل بسیار موثرند که همگی کاملا در کنترل شما نیستند. پس سعی کنید از یک پنل ناموفق یاد بگیرید و هر دفعه استاندارد خودتان و دیگران را بالاتر ببرید. وقتی یک پنل موفق باشد آشکارا از سکوت، تمرکز و تحسین سالن می‌فهمید و لذت می‌برید.