انواع ساختار تیم UX

در ادامه سری مقالات مربوط به تیم طراحی UX است، پس از بررسی اهداف اصلی تشکیل تیم و تشریح نقش های مختلف در تیم طراحی به بررسی انواع ساختار تیم UX، مزایا و معایب هرکدام از ساختارها می‌پردازیم و در پایان راهنمایی برای انتخاب ساختار مناسب تیم UX را ارائه خواهیم کرد.

ساختار تیم UX نقش ها و مسئولیت های هر یک از اعضای تیم را به طور واضح مشخص می‌کند، همچنین مشخص می‌کند هرکدام از اعضا باید به چه کسی گزارش دهند و چگونه با سایر تیم ها تعامل داشته باشند.

نحوه سازماندهی تیم UX به عوامل زیادی از جمله نیازهای محصول، منابع، نیازمندی های UX و فرهنگ سازمانی شرکت بستگی دارد.

در این بخش سه ​​مدل رایج که در بسیاری از تیم‌های UX مورد استفاده قرار می‌گیرد را به همراه مزایا و معایب هر کدام بررسی می‌کنیم که با توجه به این موارد و شرایط اختصاصی هرتیم میتوان ساختار مناسبی را برای ایجاد بیشترین بازده انتخاب کرد.

تیم متمرکز UX

تیم متمرکز، یک مدیر UX دارد و سایر اعضای تیم به او گزارش می دهند. متخصصان UX در صورت نیاز روی محصولات و نیازهای مختلف کار می کنند و به عنوان مشاور برای بقیه سازمان وارد عمل می‌شوند.

اگر یک شرکت بطور متمرکز و در ابعاد گسترده در زمینه UX فعالیت داشته باشد (به طور مثال آژانس‌های طراحی)، یک نمودار سازمانی دقیق تر، با سطوح مختلف مدیریت UX خواهد داشت و همه متخصصان UX شرکت در یک سلسله مراتب گزارش می دهند.

این مدل گاهی اوقات به عنوان "مدل نمایندگی داخلی (internal agency model)" یا "UX به عنوان یک سرویس (UX as a service, UXaaS)" نیز شناخته می شود.

تیم به طور معمول چگونه کار می کند

هنگامی که تیم محصول یا پروژه به طراحی UX نیاز دارد، مدیر تیم UX با مدیر تیم محصول ارتباط برقرار می‌کند تا به طور کامل نیاز را درک کند. سپس یک یا چند عضو تیم UX را بر اساس همسویی بین نیازهای پروژه، مجموعه مهارت ها و در دسترس بودن اعضای تیم UX برای مدت زمان مشخصی به آن پروژه اختصاص می دهد. هنگامی که پروژه کامل شد، اعضای اختصاص داده شده تیم UX، وظایف خود را انجام داده و به تیم محصول تحویل می‌دهند و منتظر پروژه بعدی می‌ماند.

در این مدل هریک از اعضای تیم UX بر اساس حجم کار مورد نیاز در هر پروژه، ممکن است بر روی یک یا چند پروژه کار کنند.

مزایای یک تیم متمرکز UX

داشتن یک گروه متمرکز از متخصصان UX به این معنی است که یک مدیر بر عملکرد و مشارکت گروه نظارت دارد. مدیر UX می‌تواند نحوه انجام کارها را برای بقیه سازمان توصیف کند، از خروجی‌های تیم UX دفاع کند و منابع و بودجه تیم را به امور مختلف اختصاص دهد.

• مهارتهای یک تیم متمرکز UX

تیم‌های متمرکز اغلب دارای طیف گسترده‌ای از مهارت های UX از جمله معماری اطلاعات، تحقیقات کاربری و... هستند. بنابراین، تیم‌های متمرکز انعطاف بسیار بالایی داشته و می‌توانند آنچه مورد نیاز تیم محصول است را با دقت بسیار بالایی به آنها ارائه کنند.
علاوه بر این، اعضای تیم متمرکز اغلب به یکدیگر کمک می‌کنند تا در حوزه‌های تخصصی مختلف، رشد کنند (Knowledge sharing) و مهارت‌های جمعی تیم را در طول زمان توسعه دهند.

• فرصت های گسترده برای اعضای تیم متمرکز UX

اعضای تیم UX روی پروژه های مختلف کار می کنند و اطلاعات وسیعی از محصولات و دانش سازمانی را به دست می آورند همچنین تنوع کار اعضای تیم UX باعث می‌شود که در کارشان چالش‌های زیادی تجربه کنند. تیم متمرکز می‌تواند دانش گسترده بدست آمده را به تیم محصول انتقال دهد، در صورت نیاز با اعضای آن مشورت کند و ارتباطات موثری را در تیم محصول بوجود آورد.

• مسیرهای شغلی شناخته شده

تیم های متمرکز معمولاً بزرگ هستند و موقعیت‌ها و مسیرهای شغلی مشخصی دارند. حضور در این محیط می‌تواند اهدافی را برای افراد تیم ترسیم کند که برای رسیدن به آنها تلاش کنند. بطور مثال افرادی که ترجیح می‌دهند مشارکت‌کنندگان فردی(individual contributors) باقی بمانند، می‌توانند در این مسیر رشد کرده و ارتقا پیدا کنند و افرادی که مایلند مدیر شوند، می‌توانند آن موقعیت‌ها را هدف بگیرند و برای رسیدن به آنها تلاش کنند.

• منابع مشترک در تیم متمرکز UX

اعضای یک تیم متمرکز UX، منابع، دانش طراحی و تحقیقات را به اشتراک می گذارند، رشد شخصی را پرورش می دهند و باعث افزایش تخصص کلی تیم می‌شوند. فرآیندها و نقش‌های DesignOps یا ResearchOps می‌توانند در به حداکثر رساندن اشتراک گذاری دانش بین اعضای تیم کمک کنند.

چالش های یک تیم متمرکز UX

• تیم‌های UX اغلب هزینه‌بر تلقی می‌شوند

تیم‌های دیگر اغلب با تیم UX به عنوان یک عنصر هزینه‌بر (مالی و زمانی) برخورد می‌کنند. در نتیجه، تیم UX باید تیم‌ها را متقاعد کند که UX را در پروژه های خود بگنجانند ( که اغلب یک نبرد دشوار است) و هزینه آن را در کنار سایر هزینه‌های پروژه خود بپردازند. در چنین مواردی برخی از سازمان‌ها از هر تیم محصول می‌خواهند که مقدار مشخصی منابع را به کارهای UX اختصاص دهد. چنین رویکردی می‌تواند نیاز تیم متمرکز UX را برای متقاعد کردن تیم‌های محصول برای شرکت در فعالیت‌های طراحی محصول کاهش دهد.

• دور از چشم، دور از ذهن

از آنجایی که اعضای تیم UX به طور مداوم در تیم های پروژه یا محصول گنجانده نشده اند، ممکن است این تیم‌ها فراموش کنند که UX را به طور فعال در جریان کاری خود درگیر کنند. به همین دلیل ممکن است اعضای تیم UX برای شرکت در گفتگوها، فعالیت‌ها یا جلسات استراتژیک دعوت نشوند.

• عدم درک مشترک

ممکن است تیم محصول و متخصصان UX درک مشترکی از یکدیگر نداشته باشند، همچنین ممکن است تیم‌های محصول درک و اطلاعات کمی نسبت به اهمیت UX داشته باشند.

در برخی موارد به دلیل متصور شدن ماهیت مشارکت "درونی و بیرونی" تیم ها در پروژه‌، باعث می‌شود متخصصان UX نتوانند دانش عمیقی نسبت به محصول را به دست آورند و بنابراین، اثربخشی کمتری خواهند داشت.

تیم غیرمتمرکز UX

در این مدل، گروه متمرکزی از متخصصان UX وجود ندارد که به یک مدیر UX گزارش دهند. در عوض، تک تک اعضای تیم UX در چندین تیم در سازمان حضور دارند و با ویژگی‌ها، محصولات یا ویژگی‌های خاص کسب‌وکار همسو می‌شوند. در یک تیم UX غیرمتمرکز، متخصص UX مستقیماً به مدیر تیم محصول گزارش می دهد.

این مدل معمولاً در سازمان‌های سنتی و استارت‌آپ‌ها به کار گرفته میشود و اغلب به عنوان تیم‌های «توزیع‌شده» یا «جاسازی‌شده» توصیف می‌گردد.

تیم به طور معمول چگونه کار می کند

در این ساختار، متخصصان UX در تیم های مختلف قرار میگیرند و به طور مداوم با توسعه دهندگان، مدیران محصول و سایر اعضای تیم در طول زمان کار می کنند.

مزایای یک تیم غیرمتمرکز UX

بسیاری از مزایای یک تیم غیرمتمرکز UX ، معایب ساختار متمرکز را پوشش میدهد:

• افزایش اعتماد و فرصت

از آنجایی که تک تک افراد تیم UX بخشی از تیم محصول هستند، اعتماد لازم بین متخصصان UX و سایر اعضای تیم محصول بوجود می‌آید. همچنین بدلیل حضور طولانی مدت در تیم محصول متخصصان UX می توانند درک عمیقی نسبت به پروژه و کسب و کار داشته و ارزش حضور آنها براحتی برای سایر اعضا قابل تشخیص خواهد بود.

• بالا بودن احتمال تعامل در تیم

در یک مدل غیرمتمرکز، اعضای تیم UX در جلسات برنامه ریزی، فعالیت ها و مکالمات مشابه بقیه اعضای تیم شرکت دارند. زمانی که متخصصین UX به طور فیزیکی با اعضای تیم محصول خود تعامل دارند، بیشتر قابل مشاهده خواهند بود و در نتیجه، احتمالاً در فرآیندهای کاری مشارکت بیشتری خواهند داشت.

چالش های یک تیم UX غیرمتمرکز

• ممکن است کار فراتر از UX باشد

اگر یک سازمان (یا یک تیم) بلوغ UX پایینی داشته باشد، ممکن است در هنگام بروز اختلاف نظر، متخصص UX بسختی بتواند نظر خود را در مقابل برخی از توسعه دهندگان و یا سایر اعضا ارائه کرده و در صورت لزوم آن را حفظ کند. در حالی که در تیم متمرکز چند عضو تیم UX براحتی می‌توانند نظرات خود را ارائه کنند و به نتیجه بهینه دست یابند.

• زمان کم برای طراحی و تحقیق

وقتی تعداد کارکنان UX بیشتر باشد، احتمالاً زمان قابل توجهی را صرف متقاعد کردن و آموزش سایر اعضای تیم در مورد ارزش UX می‌کنند.بطور کلی زمانی که UX به طور کامل در فرآیند توسعه ادغام نشده باشد، تلاش صرف شده برای یکپارچه سازی UX می تواند زمان قابل توجهی از تیم UX را بگیرد و زمان کمی برای تحقیق و طراحی باقی بگذارد!

• تلاش های اضافی UX

برعکس مدل متمرکز، برقراری منظم ارتباط و اشتراک‌گذاری منابع برای اعضاس تیم غیرمتمرکز UX دشوار است. این موضوع در غیاب یک سیستم طراحی متمرکز، چارچوب UX یا بانک تحقیقاتی مشترک، ممکن است باعث شود افراد کارها و تحقیقات تکراری انجام دهند و از این طریق باعث هدر رفتن منابع سازمان شوند.

تیم ماتریس UX

مدل Matrix UX-team ترکیبی از مدل‌های متمرکز و غیرمتمرکز است. در این مدل، متخصصان UX به یک مدیر UX متمرکز و مدیر محصول گزارش می دهند. بنابراین، اعضای تیم UX تحت نظارت یک مدیر UX و یک مدیر تیم محصول فعالیت میکنند.

یک مدل ترکیبی می‌تواند مانند مدل غیرمتمرکز، در سازمان‌هایی که از روش‌ Agile یا اسکرام استفاده می‌کنند، به کار گرفته شود. همچنین ممکن است در سازمان های مختلف، با توجه به اهداف سازمان و مزایای هرکدام از ساختار ها، ترکیب های متفاوتی از این دو روش مورد استفاده قرار گیرد.

تیم به طور معمول چگونه کار می کند

در یک نمونه معمول از یک مدل ترکیبی، متخصصان UX در بین تیم‌های متعدد قرار میگیرند و به عنوان منابع بلندمدت و اعضای تیم درنظر گرفته شده و در تیم فعالیت می‌کنند. همچنین با توجه ساختار سازمانی، ممکن است این اعضا با یک محصول یا زمینه خاصی از کسب و کار در تعامل باشند.

هدایت روزانه توسط سرپرست تیم (به عنوان مثال، مدیر محصول یا اسکرام مستر) ارائه می شود و بر اجرای آن نظارت می شود. با این حال، یک مدیر یا مدیر UX نیز بر عملکرد آنها نظارت دارد (اغلب از منظر توسعه شغلی و رشد شخصی).

مزایای تیم Matrix UX

تمرکز دو برابر روی UX

در یک مدل ماتریسی، نظارت UX هم از سوی یک مدیر UX و هم از مدیر تیم محصول وجود دارد. در نتیجه، دو مدیر مسئولیت موفقیت یک متخصص UX و در نتیجه UX را به طور کلی بر عهده می‌گیرند.

• احتمال بالا برای مشارکت واقعی

از آنجا که متخصصان UX برای مدت طولانی با یک تیم محصول جداگانه همکاری می کنند، سایر اعضای تیم محصول کارکنان UX را به عنوان بخشی واقعی از تیم خود می بینند و آنها را در گفتگوها، جلسات و فعالیت های مهم درگیر می کنند.

• افزایش انعطاف پذیری

یک تیم ماتریسی نسبت به یک تیم کاملاً متمرکز یا غیرمتمرکز انعطاف پذیرتر است و بنابراین می تواند به راحتی با فشارهای سازمانی در حال تحول یا نیازهای کوتاه مدت و فوری سازگار شود.

چالش های یک تیم UX Matrix

• سردرگمی متخصص UX

از آنجایی که متخصصان UX به نحوی به دو مدیر گزارش می دهند، ممکن است احساس کنند در دو جهت مختلف کشیده می شوند، مطمئن نیستند که کدام مدیر دارای اختیار نهایی در جهت طراحی است، با چه کسی در مورد مسائل مربوط به پرسنل یا تیم صحبت کند.

• عملیاتی کردن دشوار است

در سازمان های بزرگ با لایه های زیادی از همسویی، ممکن است عملیاتی کردن مدل های ماتریسی دشوار باشد.

در سازمان‌هایی با تیم‌های محصول متعدد، تا زمانی که رهبر تیم UX و رهبر تیم محصول با اهداف UX خود هماهنگ باشند،یک مدل UX ماتریسی می‌تواند بهترین ترکیب متمرکز و غیرمتمرکز را ارائه دهد.

شرکت های برتر چگونه تیم های UX خود را ساختار می دهند؟

در این بخش ساختار 9 تیم UX شرکت های فناوری را تجزیه، تحلیل و مورد بررسی قرار دادیم که نتایج آن بشرح ذیل میباشد

با چند استثنای قابل توجه، همه تیم‌های UX برتر از یک ساختار تیمی ترکیبی استفاده می‌کنند که در آن طراحان در تیم‌های محصول غیرمتمرکز تعبیه شده‌اند، اما همچنین دارای یک جزء متمرکز قدرتمند هستند که به عنوان یک مرکز برای تیم طراحی بزرگ‌تر عمل می‌کند.

این مرکز متمرکز به طور کلی یکی از این دو شکل را دارد:

1. اگرچه اعضا عمدتاً با تیم های محصول خود کار می کنند، ولی هر طراح در نمودار سازمانی، در یک تیم طراحی قرار می‌گیرد. این طراحان احتمالاً با هم تعامل دارند و اغلب در طوفان فکری، همکاری، گفتگوهای مختلف و غیره شرکت می کنند و معمولاً به یک معاون طراحی یا مدیر ارشد طراحی گزارش می دهند.

2. اکثر طراحان به طور رسمی زیر نظر معاون یا مدیر تولید خود در نمودار سازمانی قرار میگیرند. با این حال، معمولاً چند تیم متمرکز طراحی مانند تیم‌های Design System یا DesignOps وجود دارند که در سراسر سازمان به اشتراک گذاشته می‌شوند. این تیم‌ها به‌عنوان «هاب» عمل می‌کنند، و بین خطوط محصول هماهنگ می‌شوند تا از تجربه کاربری منسجم در محصول اطمینان حاصل کنند.

اگر منابع لازم را برای آن دارید، یک رویکرد ترکیبی که طراحان را در تیم‌های محصول جاسازی می‌کند، اما همچنان در یک ساختار مبتنی بر طراحی و تجربه کاربری منسجم است، می تواند بهترین انتخاب باشد.

پیدا کردن ساختار برای سازمان شما

پس از مطالعه ساختارهای متداول تیم UX، ممکن است در تصمیم گیری برای مدل مناسب برای سازمان خود دچار تردید شوید. اما حقیقت این است که یک مدل ممکن است برای یک سازمان عالی عمل کند و برای دیگری رویکرد اشتباهی باشد. اما انتخاب بهترین رویکرد برای شما به اندازه تیم، اولویت‌های شما و میزان اهمیتی که برای تجربه کاربری قائل هستید بستگی دارد.

هنگام تصمیم گیری در مورد مدل تیم UX ایده آل، به ملاحظات زیر توجه کنید:

حجم کار

همانطور که گفته شد هنگامی که میخواهید ساختار تیم خود را انتخاب کنید حجم کاری، یکی از عوامل تعیین کننده است. آیا تقاضای کافی برای تخصص UX برای توجیه منابعی که برای ساختن این تیم استفاده می کنید وجود دارد؟ آیا حتی کار کافی برای آنها وجود خواهد داشت؟

فرآیند جاری

همچنین باید فرآیند موجود خود را بررسی کنید تا مشخص شود که آیا واقعاً نیاز به تخصص UX وجود دارد یا خیر. آیا تیم فعلی شما از فعالیت های UX در فرآیند خود استفاده می کند؟

اگر تیم شما به هیچ وجه یا خیلی کم روی UX تمرکز می کند، برقراری ارتباط با یک تیم غیر متمرکز برای یک متخصص UX بسیار چالش برانگیز خواهد بود

فرصت های همکاری

با توجه به مدل غیرمتمرکز، ممکن است مشکلاتی در همکاری و اشتراک منابع برای تیم UX وجود داشته باشد. اگر اعضای تیم در چندین حوزه کسب و کار توزیع شده اند، بهتر است راهی برای همکاری و به اشتراک گذاری منابع خود پیدا کنید. اگر یافتن راه حلی برای شما دشوار است، ممکن است رویکرد غیرمتمرکز برای شما کارساز نباشد.

منابع:

https://www.nngroup.com/articles/ux-team-models/

https://designmap.com/ideas/ux-team#Hiring_UX_Designers