مدیریت مستندات چه تفاوتی با مدیریت محتوا دارد؟

نویسنده: مهندس حق وردی (مجموعه آموزشی کیفچه)

در عصر دیجیتال، سازمان ها به دنبال روش هایی جهت تسهیل و ساده سازی فرآیندهای خود می باشند.

همچنین از راه کارهای  مدیریتی مبتنی بر هوش مصنوعی  جهت اتوماتیک نمودن  این فرآیندها بیش از پیش استفاده می شود.

راه حل ها و سولوشن های بسیاری در این حوزه وجود دارند، اما زمانی این فرآیند انتخاب سخت می شود  که ما نتوانیم  مرزبندی و تفکیک بین راه حل های مختلف را با نیاز های خود  به درستی تطبیق دهیم.

انتخاب بر اساس فاکتورهای مهم کسب و کار

انتخاب یک راه حل مناسب از میان  سیستم ها های مختلف دشوار به نظر می رسد، سیستمی که با در نظر گرفتن جنبه هایی چون: سایز محتوا، امنیت، امکانات و از همه مهمتر هزینه، جوابگوی سازمان و کسب و کار  ما باشد.

به عنوان مثال، تمامی کسب و کارها به دنبال روش های مقرون به صرفه جهت جمع آوری، سازماندهی، به اشتراک گذاری و مستند سازی داده های دیجیتالی می باشند.

اشتباه در گفتار و نوشتار دو مفهوم

به هر حال، در حوزه مدیریت اطلاعات کسب و کار، اکثر افراد  بین دو اصطلاح نرم افزار های “مدیریت مستندات” و “مدیریت محتوا” دچار اشتباه می شوند.

بعضی اوقات این دو اصطلاح حتی در میان تولید کنندگان نرم افزار ها نیز، به جای یکدیگر در گفتار و نوشتار  به کار برده می شوند؛

بعضی از تولید کنندگان نرم افزاری راهکار نرم افزاری خود را سیستم مدیریت مستندات (DMS) می نامند در حالی که دیگر تولیدکنندگان مدعی هستند که محصول نرم افزاری آنها  یک سیستم مدیریت محتواست (CMS).

در واقع، بین این دو اصطلاح مدیریتی شباهت های زیادی وجود دارد ولی عوامل مهمی وجود دارد که این دو اصطلاح مدیریتی را از یکدیگر تفکیک می کند.

برای شنیدن پادکست این موضوع در شنوتو ، بر روی لینک زیر کلیک کنید: ???
مدیریت مستندات چه تفاوتی با مدیریت محتوا دارد؟

سیستم مدیریت مستندات (DMS) چیست ؟

سیستم مدیریت مستندات (DMS)، سیستمی است که وظیفه  جمع آوری، ذخیره و تجزیه و تحلیل انبوهی از اطلاعات در یک پلتفرم را دارد.

این سیستم این قابلیت را دارد که  فرآیند ها را ساده تر نموده و به مدیریت فایل های دیجیتال کسب وکار  کمک نماید.

همچنین این سیستم به عنوان پایگاه داده ای مرکزی، باعث جستجو و دستیابی آسان و سریع به اطلاعات مورد نیاز می شود.

سیستم مدیریت محتوا (CMS) چیست؟

به صورت کلی این سیستم جهت ایجاد و مدیریت محتوای دیجیتال استفاده می شود.

سیستم مدیریت محتوا (CMS) می تواند به ما مجموعه ای از ابزارهای تعاملی  ارائه دهد که قابلیت همکاری تیمی (Collaboration) را  توسط ارتباط دو طرفه بین مدیریت مستندات و مدیریت دارایی های دیجیتال  ایجاد نماید.

بین دو سیستم DMS  و CMS هم شباهت ها و هم تفاوت هایی وجود دارد.

در ادامه به این موارد می پردازیم.

شباهت های DMS  با CMS  در چیست؟

بین این دو سیستم چند چیز مشترک وجود دارد:

هر دو قابلیت سرویس دهی نوع SAAS  را دارند.

SAAS  یک روش ارائه خدمات نرم افزاری است که نرم افزار بر روی یک سرور شرکت خدمات دهنده می تواند قرار گیرد و به کاربران از طریق اینترنت سرویس دهد.

هر دوی سیستم DMS  و CMS  این قابلیت را دارند و داده ها در این روش بر روی کلود یا سیستم ذخیره سازی سرویس دهنده می باشد.

همچنین این داده ها بر روی هر سروری که بتواند ارتباط امن اینترنتی را برقرار کند، در دسترس می باشد.

فضایی مرکزی جهت ذخیره سازی محتوا

از جنبه شباهتی، هر دو سیستم دیتابیس مرکزی را ارائه می دهند و در آن همه اطلاعات در مورد کارمندان، کسب و کار و دیگر اطلاعات محرمانه ذخیره می شوند.

این مستندات به راحتی در دسترس بوده و نکته مثبت در این است که شما می توانید دسترسی به اطلاعات را براساس گروه ها و نقش های کاربری، محدود نمایید.

مدیریت، ذخیره و بازیابی آسان محتوا

هر دو سیستم توانایی جمع آوری و ذخیره داده ها را به صورت سیستماتیک به شما می دهند.

مستندات به  صورت اتوماتیک و بلادرنگ ایندکس شده و شما قادر به جستجوی آسان فایل ها در همان لحظه بعد از بارگذاری می باشید. اطلاعات شما در میان انبوهی از فایل های دیگر در سیستم، گم نمی شوند.

ارزش اصلی هر دو سیستم در این است که به شما اجازه جستجو و رسیدن به اطلاعات را در اسرع وقت بدون هیچ مشکل خاصی می دهد.

امنیت در سطح بالا

دیگر شباهتی که بین دو سیستم وجود دارد این است که هر رو امنیت بالایی را به شما ارائه داده و داده های محرمانه کسب و کار شما نیز با اطمینان در محل های مشخص نگهداری و حفاظت خواهند شد.

تفاوت در ابزارها و نوع داده ای تحت پوشش

الارغم شباهت هایی که وجود دارد، ابزارهای موجود در این دو سیستم از جنبه های مختلفی با هم متفاوت هستند.

هر کدام از این سیستم ها دارای امکانات کلیدی خاص و منحصر به خود هستند که دیگری آن را ندارد؛

همچنین هر کدام از آنها با داده های متفاوت نسبت به یکدیگر سر و کار دارند.

تفاوت در مدیریت نوع داده از جنبه های : ساختار یافته و غیر ساختار یافته

وظیفه اصلی سیستم DMS، مدیریت داده های ساختار یافته می باشد.

ولی CMS  هم توانایی مدیریت و کنترل داده های ساختار یافته و غیر ساختار یافته مانند: محتوای فایل های وب (Html ,Pdf ) و دارایی های دیجیتال مانند عکس، صدا، ویدئو و Word ,PDF ,PowerPoint ,Excell را دارد.

اهداف کلیدی DMS و CMS

اهدف کلیدی و مهم در DMS، تطبیق با قوانین و استانداردهای بین المللی، و مدیریت گردش محتوا می باشد؛

در حالی که این اهداف در CMS، ذخیره سازی، استفاده مجدد از محتوا و انتشار آنها است.

اپلیکیشن ها و ابزارهای زیر مجموعه DMS داری توانایی های پیشرفته در حوزه اسکن و کار با تصاویر هستند؛

مانند تشخیص کاراکترهای اپتیکال (OCR)، تشخیص کاراکترهای دست نویس (HCR) و امکاناتی بیشتر.

معمولا ابزارهای حوزه CMS  این امکانات را پشتیبانی نمی کنند.

برای مشاهده ویدئو این موضوع در آپارات، بر روی لینک زیر کلیک کنید: ???
مدیریت مستندات چه تفاوتی با مدیریت محتوا دارد؟

ارتباط و تعامل DMS با سیستم های مختلف

آلفرسکو به عنوان یک سیستم ECM از این امکان OCR پشتیبانی می کند.

جهت دسترسی به مستندات و نحوه نصب این نرم افزار در آلفرسکو در ورژن های ۵و ۶، به دوره در حال تهیه ما مراجعه نمایید.

در یک سیستم DMS، ارتباط دو طرفه (Integration) با سیستم هایی مانند برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و ابزارهای مدیریت روابط با مشتری (CRM) لازم و ضروری می باشد و این در حالی است که این ارتباط برای سیستم CMS  از درجه اهمیت پایینتری برخوردار است.

با بررسی و نتیجه گیری مناسب از تفاوت های موجود بین این دو سیستم، متوجه خواهیم شد که CMS  نقش پررنگ تری را نسبت به DMS  در شرکت ها بازی می کند و  این در حالی است که CMS  همه امکاناتی که DMS  دارد را پوشش نمی دهد.

اهداف و ماموریت های اصلی DMS و CMS

هدف اصلی در سیستم مدیریت مستندات، کنترل چرخه عمر مستندات و تطبیق پذیری آن با استانداردهای رگولاتوری می باشد.

این سیستم به عنوان یک کابینت دیجیتالی می ماند و گاهی به آن کابینت داکیومنت های الکترونیکی نیز می گویند.

به عنوان عملکرد هسته ای  این سیستم به صورت کلی  بر روی مدیریت هویت ها متمرکز می باشد.

بعضی از امکانات استاندارد آن شامل: گردش کار ، اینکس گذاری ، ورژن بندی و رهگیری مستندات می باشد.

از طرفی در سیستم مدیریت محتوا، صرفا وظیفه ذخیره و مدیریت مستندات و فایل های سازمانی را ندارد، بلکه دارای ابزارها، فرآیندها و استراتژی هایی است که جهت جمع آوری، ذخیره، نگهداری و مدیریت محتوا بکار می روند.

می توانیم حتی این را بگوییم که از لحاظ فنی، سیستم مدیریت مستندات (DMS) در زیردسته سیستم های مدیریت محتوا (CMS) قرار می گیرد؛ ولی بدون در نظر گرفتن توانایی DMS در مدیریت مستندات، سیستم مدیریت محتوا، به درستی عمل نمی کند.

بعضی از امکانات استانداردی که در یک سیستم مدیریت محتوا (CMS) می باشد شامل: مدیریت دارایی های دیجیتال (DAM)، مدیریت فرآیند های کسب و کار (BPM)، مدیریت ایمیل ها، دانلود محتوای وب و موارد بیشتری از این قبیل می باشد.

نتیجه گیری: چه راهکاری برای کسب و کار ما مناسب است؟

اگر چه هر دو سیستم مزیت های بسیاری برای کسب و کار شما دارند، اما در صورت استفاده درست طبق نیاز هر دو عملکردهای متمایزی را نسبت به دیگری ارائه می دهند که برای شما مفید می باشد.

یک چیز مشخص در هر روی این سیستم ها می باشد و اینکه هر دوی آنها در کسب و کارهای کوچک، شبیه به هم عمل می کنند؛ به این دلیل که کسب و کار های کوچک نیازهای پیچیده ای در زمینه مدیریت محتوا و مستندات ندارند.

اما در سطح سازمان های بزرگ، سیستم مدیریت محتوا بهترین راه حل می باشد چون که این سیستم قادر به مدیریت حجم بسیار بالایی از داده های ساختار یافته و غیر ساختار یافته می باشد.

بنابراین هر دو راهکار به کاهش هزینه های عملیاتی (OPEX) از طریق تغییر روال  کاغذی به مستندات ومحتوا دیجیتال کمک نموده و فرآیندهای داخلی را تسهیل می کنند.

بنابراین برای انتخاب بهترین راهکار جهت کسب و کار خود این تفاوت های سیستم ها را در نظر بگیرید تا  به شما در نتیجه گیری صحیح و رفع نیازهایتان کمک نماید.

لینک اصلی مقاله در وب سایت مجموعه سیستم های مدیریت دانش و محتوا: ???
مدیریت مستندات چه تفاوتی با مدیریت محتوا دارد؟

لینک مقالات مرتبط با سیستم های مدیریت دانش و محتوا: ???
دسته سیستم های مدیریت دانش دسته سیستم های مدیریت محتوا

لینک مقاله در اینستاگرام: ???
مدیریت مستندات چه تفاوتی با مدیریت محتوا دارد؟ (قسمت اول)
مدیریت مستندات چه تفاوتی با مدیریت محتوا دارد؟ (قسمت دوم)