راه حل‌های پینورست برای مشکلات دورکاری

پارسال آخرای زمستون بود که خیلی از ماها اولین روزهای دورکاری رو تجربه کردیم. بعضی‌هامون ترسیدیم و نمی‌دونستیم چطوری باید کار رو از خونه پیش ببریم و چطوری کارمون رو از زندگی جدا کنیم و بین‌شون تعادل ایجاد کنیم. بعضی‌هامون هم ذوق کردیم از اینکه مجبور نیستیم صبح‌ها یک ساعت زودتر از خواب پاشیم و عصرها هم توی ترافیک دم عید گیر کنیم تا برگردیم خونه. اون موقع اما هیچ کدوم فکرش رو هم نمی‌کردیم که قراره دورکاری به یکی از بخش‌های جدانشدنی زندگی‌مون تبدیل شه و حالا حالا باهاش کار داریم داشته باشیم.

توی پست قبل از تجربه دورکاری اعضای پینورست گفتیم. حالا می‌خوایم توی این پست از مشکلاتی که توی این مدت باهاشون مواجه شدیم و راه‌حل‌هایی که واسشون پیدا کردیم صحبت کنیم.

باید ساعت کاری مشخص باشه!

اولین اتفاقی که بهش برخوردیم این بود که انعطاف ساعت کاری توی دورکاری باعث شد بعضی وقت‌ها که به یکی از افراد تیم نیاز بود در دسترس و آنلاین نباشیم و به همین دلیل به قول معروف کار لنگ ما می‌موند.

به صرافت افتادیم که براش یه راه حل مناسبی پیدا کنیم. پس با هم قرار گذاشتیم که ساعت‌های کاری مشخصی داشته باشیم و در صورتی که به هر دلیلی نمی‌تونیم توی اون ساعت در دسترس بقیه اعضای تیم باشیم، از قبل اعلام کنیم.

کار و زندگی شخصی رو چطور از هم جدا کنیم؟

برای مایی که دورکاری یه اتفاق جدید بود، جدا کردن کار و زندگی شخصی یه چالش بزرگ حساب می‌شد. اول از همه عادت نداشتیم که توی محیط خونه کار کنیم؛ جایی که دلیل‌های زیادی واسه حواس‌پرتی وجود داشت. سروصدای بقیه اعضای خونواده، صدای تلویزیون و کلی دلیل دیگه که باعث می‌شد راحت نتونیم روی کار تمرکز کنیم.
همین شد که تصمیم گرفتیم محل کارمون و البته ساعت‌های کاری‌مون رو هم برای خودمون و هم برای بقیه اعضای خونواده مشخص کنیم.

علاوه بر این، کار کردن همون‌جایی که غذا می‌خوردیم و استراحت می‌کردیم باعث شده بود که بین کار و استراحت‌مون تفکیکی نباشه و این موضوع حسابی کسل‌ و خسته‌مون می‌کرد. برای همین یه جای مشخص و مخصوصی واسه کار کردن توی ساعت‌های کاری‌مون در نظر گرفتیم و برای غذا خوردن یا انجام چند تا حرکت کششی خستگی‌درکن جای دیگه‌ای از خونه رو در نظر گرفتیم.
البته لازم نیست که حتما یک اتاق جدا داشته باشیم. چون امکانش برای خیلی‌ها فراهم نیست. همین که محدوده‌ی کوچیکی از خونه رو مخصوص کار کردن در نظر بگیریم، بخش زیادی از مشکلاتمون رو حل می‌کنه.

چطور حس کار تیمی ایجاد کنیم؟

اون اوایل خیلی سردرگم بودیم و با وجود استفاده از ابزارهای کمکی برای مدیریت کارهامون نمی‌دونستیم که هر روز کارمون رو باید از کجا شروع کنیم و وقت‌مون رو روی کدوم تسک بگذاریم.
این بود که تصمیم گرفتیم هر روز دو تا جلسه استندآپ برگزار کنیم؛ یکی صبح‌ها موقع شروع کار و یکی هم عصرها موقع تموم‌ شدنش.

با هم یه ساعتی رو مشخص کردیم تا همه راس اون ساعت توی جلسه آنلاین باشن و بگن که امروز می‌خوان روی چه تسکی کار کنن و وقت بگذارن و عصر هم از میزان پیشرفت کارشون و مشکلاتی که توی انجام اون تسک داشتن بگن.
این‌جوری هم با هم معاشرت می‌کردیم و بیشتر حس کار تیمی رو می‌گرفتیم و دلتنگی‌های دورکاری کمتر می‌شد، هم اینکه اعلام کردن تسک‌های روزمون به بقیه باعث می‌شد تا احساس مسئولیت‌پذیری بیشتری نسبت به اون تسک داشته باشیم و در انتهای روز هم حس بهتری از به انجام رسوندش داشته باشیم.

چطور با وجود دوری، احساس نزدیکی پیدا کنیم؟

هر چی جلو رفتیم نیاز به جلسات حضوری رو بیشتر احساس کردیم و در نتیجه تصمیم گرفتیم که هفته‌ای حداقل یک‌بار برای ساعاتی مشخص توی دفتر جمع بشیم و جلسات حضوری برگزار کنیم.
توی این جلسات از هفته‌ کاری که داشتیم با هم صحبت می‌کردیم، از پیشرفت‌هامون، از هدف‌های کاری که محقق شده بود، از مشکلاتی که برامون پیش اومده بود و از چیزهایی که جای پیشرفت دارن و از غرغرها و گله‌هامون گفتیم.

این کار به ما کمک کرد که اولا دچار افسردگی و انزوا نشیم و علاوه بر این بتونیم حس مفیدی از کار کردن‌مون داشته باشیم. هم‌چنین این جلسات بهمون کمک کرد که خیلی از سوتفاهم‌هایی که توی دورکاری و به خاطر عدم وجود رابطه نزدیک با هم داشتیم، به سادگی برطرف بشن.

ابزارها هم به کمکمون اومدن!

خیلی زود فهمیدیم که برای اینکه باز‌دهی کارمون توی این دوران بیشتر بشه، به نظم بیشتر و مدیریت زمان بهتر و قوی‌تری نیاز داریم. در نتیجه کارکردن با ابزارهای جدیدتر و پیشرفته‌تر رو یاد گرفتیم. ابزارهای با امکانات بیشتر رو شناسایی کردیم و حتی ابزارهایی که از قبل از اون‌ها استفاده می‌کردیم، رو به حالت پیشرفته‌شون به روز رسانی کردیم.

یکی دیگه از معضلات این روزهامون، نیاز به دسترسی‌ سریع و آسون به محتواها و سندها بود. بدون اینکه از همکارمون بخواهیم که اون رو برامون بفرسته یا باهامون به اشتراک بذاره یا اینکه توی آرشیوهامون گم بشه و نتونیم پیداش کنیم.
برای همین از ابزارهای قوی توی این زمینه کمک گرفتیم و همه سندها و محتواهای شرکت رو با دسترسی مشخص آرشیو کردیم. این‌جوری هر زمانی که ‌می‌خواستیم به راحتی می‌تونستیم بهشون دسترسی داشته باشیم. علاوه بر این همه کارهایی که انجام می‌دادیم به راحتی قابل رویت و پیگیری بودن.

مشکلات فنی رو چی کار کنیم؟

توی این دوران چندباری پیش اومده که سیستم‌هامون خراب شدن یا به دلیلی دیگه امکان کار کردن باهاشون رو نداشتیم، توی این موضوع بچه‌های مدیریت خیلی کمک‌حال بودن و سریع بهمون سیستم رسوندن تا کار عقب نیوفته.

اینترنت این روزها نقش کلیدی توی کار کردن‌مون داره، به طوری که اگه دسترسی‌مون قطع می‌شد عملا از محیط کاری‌مون خارج می‌شدیم. بنابراین یکی از اصلی‌ترین مشکلاتی که گهگاهی بهش برمی‌خوردیم قطعی یا اتصال ضعیف اینترنت‌مون بود که بعضی وقت‌ها باعث از دست دادن یا تاخیر جلسات می‌شد.
تجربه ثابت کرده معمولا اینترنت‌های سیم‌کارت برای جلسات آنلاین آنتن‌دهی بهتری دارن. بنابراین سعی می‌کنیم برای جلسات تصویری و مهم که به اینترنت قوی‌تری نیاز دارن،‌ از اینترنت سیم‌کارتمون استفاده کنیم.

از ما بیشتر بخونید: چطور یه خونه‌ی ضد کرونایی داشته باشیم؟

برای حفظ روحیه، مراقب خودمون باشیم!

یکی از چالش‌های دیگه‌ای که کم‌کم سروکله‌ش توی دورکاری پیدا شد، این بود که ساعت‌های زیادی رو درگیر کار می‌شدیم و زمان از دست‌مون خارج می‌شد و به خودمون می‌آمدیم و می‌دیدیم ساعت‌ها مشغول کار بودیم. این می‌تونست توی یه بازه زمانی طولانی باعث فرسودگی و افسردگی‌مون بشه.
در نتیجه حواسمون رو جمع کردیم و شروع به ثبت ساعت‌های کاری‌مون به کمک نرم‌افزارهای جانبی کردیم.