آن‌چه در مورد فرم تماس با ما نمی‌دانید! (ویژگی‌های فرم تماس با ما و نحوه‌ی ساخت آن)

پاسخ‌دهی موثر به مخاطبان و مشتری‌ها، فعالیتی حیاتی برای هر کسب‌وکار است. مشتری «شما» را صدا می‌زند و انتظار دارد در «کوتاه‌ترین زمان ممکن» پرسش او را «پاسخ» دهید. اما این موضوع چطور امکان‌پذیر است؟

بیایید قبل از این‌که به‌سراغ توضیح چگونگی ساخت فرم تماس با ما برویم، با نگاهی دقیق‌تر بدانیم «فرم ارتباط با سازمان» بایستی چه ویژگی‌هایی داشته باشد و چه نیازی را مرتفع کند.

فرم تماس با ما باید:

• روند پاسخ‌گویی به مخاطب و ارتباط با او را تسهیل و هوشمند کند.
• روش سریعی برای رسیدگی به مشکل، چالش یا ابهام مشتریان باشد.
• به‌راحتی به دست افراد و مسئولین مربوطه در هر بخش از سازمان برسد.
• تجربه کاربری خوشایندی را برای مخاطب بسازد.
• تعاملی دوجانبه و انسانی را شکل دهد.
• ساختار مناسبی داشته باشد (کوتاه باشد، به دور از پرسش‌های غیرضروری باشد و «دعوت به اقدام» کند).

همان‌طور که می‌بینید، ساخت یک فرم کارآمد تنها با طراحی یک صفحه‌ی ارسال پیام و جعبه‌ی ایمیلی برای دریافت پیام، میسر نیست. آن‌چه صفحه‌ی تماس با ما را به ابزاری کارآمد تبدیل می‌کند، طراحی فرمی‌ست که تمام ویژگی‌های فوق را داشته باشد و ارتباط مخاطب و مشتری را با شما آسان کند؛ همان چیزی که این روزها کسب‌وکارهای زیادی بر سرش رقابت می‌کنند.

فرم تماس با ما و تسهیل روند پاسخ‌گویی به مخاطب

دریافت آنی پرسش و پیام مشتری روی جیمیل‌تان راهکار دل‌چسبی به نظر می‌رسد! کافی‌ست فرم تماس با مای خود را با فرم‌ساز آنلاین پرس‌لاین بسازید و لینک این فرم را روی سایت خود جای‌گذاری یا embed کنید. پس از آن، به محض تکمیل این فرم ایمیل اطلاع‌رسانی برای شما یا تمام افراد مرتبط ارسال می‌شود.

به‌علاوه، می‌توانید لینک این فرم را در پروفایل‌های فعال‌ خود یا کسب‌وکارتان قرار دهید و کاربران را به آن هدایت کنید. تصور کنید به جای دریافت انبوهی از پیام در تلگرام و اینستاگرام و سایر رسانه‌های اجتماعی، مخاطبان خود را به سمت تکمیل یک فرم واحد و خوش‌رنگ و رو سوق دهید. در چنین حالتی، نه‌تنها سرعت پاسخ‌گویی شما بالا می‌رود، بلکه ارتباط با مشتریان‌تان را راحت‌تر مدیریت می‌کنید. حدس می‌زنم مشتریان شما نیز از تکمیل فرمی جذاب رضایت بالایی داشته باشند.

تماس با ما یعنی تماس با مسئول ذیربط

هیچ‌کس دوست ندارد در صف انتظار مرکز تماس یک شرکت بماند و بعد برای گفتگو به فردی غیرمرتبط وصل شود. صفحات تماس با ما نیز بایستی به‌گونه‌ای طراحی شوند که پیام مشتری را به سرعت به دست افراد و مسئولین مرتبط در سازمان برسانند.

با استفاده از تنظیمات اطلاع‌رسانی پرس‌لاین می‌توانید بسته به موضوع و پیام ارسالی ازسوی مخاطب، پیام اطلاع‌رسانی تکمیل فرم را روی ایمیل‌های مرتبط با آن موضوع دریافت کنید. برای مثال، اگر شرکت شما در دو بخش «تأمین» و «تعمیر» خدمت ارائه می‌دهد، هر بخش و تیم می‌تواند ایمیل مرتبط با حوزه‌ی کاری خودش را دریافت کند و تنها به پرسش‌هایی پاسخ دهد که در حوزه‌ی مسئولیت آن‌هاست.

تماس با ما راهکاری برای تعامل موثر با مخاطب

اغلب فرم‌های تماس با ما به دلیل ساختار غیرتعاملی‌شان، تصویر ماندگاری را از برند و کسب‌وکار شما در ذهن مخاطب شکل نمی‌دهند. حال آن‌که در پرس‌لاین شما با بهره‌گیری از سه ویژگی می‌توانید فرم‌تان را به فرمی تعاملی و مکالمه‌ای انسانی و زنده تبدیل کنید:

ویژگی اول: پایپینگ سوال براساس پاسخ قبلی پاسخ‌دهنده

به کمک ویژگی پایپینگ (piping) می‌توانید از پاسخ به یک بخش یا پرسش، در پرسش‌های بعدی استفاده کنید. برای مثال، اگر در بخش اول فرم، نام و نام خانوادگی پاسخ‌دهنده را می‌پرسید، می‌توانید در پرسش‌های بعدی از این نام و نام‌ خانوادگی برای مخاطب قراردادن او استفاده کنید. این‌گونه به فرم خود، ماهیت یک ارتباط زنده را می‌دهید.

ویژگی دوم: نمایش فقط یک بخش یا پرسش به پاسخ‌دهنده

شما زمانی‌که با فردی وارد مکالمه می‌شوید، بعد از بیان گزاره یا طرح سوال منتظر واکنش یا پاسخی از سوی طرف دوم مکالمه هستید. در طراحی پرس‌لاین برای منعکس ساختن ماهیت یک ارتباط انسانی، هر بار یک سوال در صفحه نمایش داده می‌شود. این‌گونه مخاطب به جای اینکه با فهرستی از سوالات روبه‌رو شود، بعد از پاسخ به هر سوال به بخش یا سوال بعدی هدایت می‌شود؛ درست شبیه به یک مکالمه‌ی واقعی!

ویژگی سوم: اختصاصی‌سازی پیام آغاز و پایان (صفحه خوشامدگویی و تشکر)

شما در پرس‌لاین می‌توانید برای فرم تماس با مای خود، با توجه به هویت سازمانی‌تان پیام آغاز و پایان اختصاصی بسازید. این پیام‌های اختصاصی تعامل موثری بین شما و مشتری ایجاد می‌کنند.

ساختار و بخش‌های ضروری فرم تماس با ما

ساختار کلی فرم شما بهتر است شامل بخش‌های زیر باشد:

پیام یا صفحه آغاز: در صفحه ابتدایی از مخاطب یا مشتری خود دعوت کنید پیام، مشکل یا پرسش خود را به همراه اطلاعاتش در فرم وارد کند. شما با این دعوت به مخاطب‌تان دلیلی روشن و محکم برای ارائه‌ی اطلاعاتش می‌دهید.

اطلاعات تماس: با استفاده از نوع سوال متنی با پاسخ کوتاه، نام و نام خانوادگی مخاطب را از او بپرسید. سپس با نوع سوال ایمیل یا عدد، از او بخواهید شماره تماس یا نشانی ایمیلش را برای شما بگذارد تا بتوانید برای ارسال پاسخ یا پیگیری ارتباط و رفع مشکل، با او در تماس باشید.

نکته: از آن‌جایی‌که اغلب افراد تمایل کمی برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات شخصی خود دارند، بهتر است به مخاطب دلیل دریافت این اطلاعات را در ابتدای فرم توضیح دهید یا او را در انتخاب روش ارتباطی (ایمیل، شماره موبایل و...) آزاد بگذارید.

بخشی برای نوشتن پیام یا دلیل برقراری ارتباط: با استفاده از نوع سوال چندگزینه‌ای یا سوال متنی با پاسخ کوتاه/بلند، از مخاطب بخواهید دلیل برقراری ارتباطش را به شما بگوید.

پیام یا صفحه تشکر: از مخاطب تشکر کنید و در صورت امکان به او بگویید ظرف چه مدت زمانی با او تماس می‌گیرید یا به درخواستش رسیدگی می‌کنید (بگذارید مخاطب با خیال راحت شما را ترک کند).

نکته: با استفاده از امکان جای‌گذاری لینک دلخواه در صفحه‌ی تشکر، مخاطب را به سایر صفحات مورد نظر خود روی سایت‌تان راهنمایی کنید.

ساخت فرم تماس با ما با ابزار پرس‌لاین

برای ساخت فرم تماس با ما کافی‌ست در سایت پرس‌لاین ثبت نام کنید و با ورود به حساب کاربری خود ساخت این فرم را شروع کنید.

1) استفاده از نمونه فرم رایگان تماس با ما

بعد از ورود به حساب کاربری خود، با زدن روی دکمه‌ی «استفاده از نمونه پرسشنامه‌ها» به انبوهی از پرسشنامه‌ها‌ و فرم‌های رایگان دسترسی دارید. در این فهرست با انتخاب نمونه فرم تماس با ما و اعمال تغییرات مورد نظر خود روی آن، در کمتر از چند دقیقه فرم‌تان را می‌سازید.

2) ساخت فرم تماس با ما به سلیقه‌ی خودتان

در صفحه اصلی حساب کاربری‌تان روی دکمه‌ی «ایجاد پرسشنامه» بزنید و مراحل ساخت، طراحی، تنظیمات و ارسال فرم را با توجه به نیاز و سلیقه‌ی خودتان پیش ببرید. در صفحه‌ی ساخت، انواع پرسش‌های متنی، چندگزینه‌ای، طیفی و غیره در دسترس شماست. به‌علاوه، می‌توانید صفحه آغاز و پایان فرم ارتباط با سازمان‌تان را شخصی‌سازی کنید.

هم‌چنین می‌توانید روی پرسش‌هایتان شرط تعریف کنید و براساس پاسخ یا گزینه‌ منتخب پاسخ‌دهنده او را به پرسش یا بخش بعدی هدایت کنید. در واقع در این صفحه شما با داشبوردی روبه‌رو هستید که تمام قابلیت‌های موردنیارتان را پیش روی شما می‌گذارد.

3) طراحی و تنظیمات نهایی

بعد از ساخت فرم، در بخش طراحی، با استفاده از قالب‌های پیش‌فرض و رایگان ما یا با تعریف کد رنگ‌های سازمانی خود و بارگذاری لوگو می‌توانید صفحه فرم تماس را به هویت بصری برندتان نزدیک کنید. این‌گونه تصویری خوشایند در خاطر مخاطبان خود بر جای می‌گذارید (به راهنمای طراحی پرسشنامه و فرم در پرس‌لاین نیز سری بزنید) .

در انتها، تنظیمات موردنظرتان را پیاده‌سازی کنید و منتظر فرایند ارتباطی موثری در سازمان‌تان باشید.