در این متن به طور خلاصه ضمن معرفی تیپ های شخصیتی، اهمیت آن را در نحوه مدیریت جلسات بازخورد را توضیح می‌دهم. پیشنهاد می‌کنم اگر متن "اهمیت ارائه بازخورد به اطرافیان و نحوه صحیح آن" را نخوانده‌اید قبل از شروع، نگاهی به آن بیندازید تا بدانید چرا الان در این جلسه نشسته‌ایم!
در یک جلسه بازخورد حتما باید مدل شخصیتی گیرنده بازخورد را در نظر بگیریم، تصور کنید که یک مهندس نِرد در تیم خود دارید که ترجیح می دهد بیشتر روز پشت لپ تاپ خود بنشیند، با هندزفری آهنگ گوش کند (یا تظاهر به این کار نماید) تا مجبور به تعامل با کسی نشود. او ترجیح می‌دهد کارهایی که به او محول می‌شود را از طریق ایمیل و به همراه جزییات دریافت کند و تمایلی به رو در رو شدن با مدیر خود را ندارد (به نظرم اتفاقات چند ماه گذشته از لحاظ کاری ایده‌آل چنین کسی است!). اگر جلسه بازخورد با چنین کاراکتری را با یک داستان الهام بخش شروع کنید و در پایان بدون اینکه مدرک مکتوبی به او بدهید، با چند جمله شفاهی جلسه را تمام کنید، به نظرتان بازخورد چقدر موثر بوده؟ شک نکنید ماه بعد مشکلی که مدنظرتان بود حل نشده است و باید این جلسه را تکرار نمایید.
سبک‌های شخصیتی را براساس نوع ارتباطی که افراد با اطرافیان دارند، می‌توان به دو روش دسته بندی کرد:
- صریح یا غیر صریح (Direct- Indirect)
- باز یا محتاطانه (Open-Reserved)
ما با ترکیب این دو روش به تصویر زیر می‌رسیم:
در این نمودر هرچقدر به سمت چپ برویم با شخصی روبرو می‌شویم که تمایلی به ارتباط با افراد ندارد و بالعکس با حرکت به سمت راست افراد متمایلند با شما دوست باشند و درمورد مسائلی به جز کار هم صحبت کنند. وقتی به سمت بالا حرکت می‌کنیم همه چیز سریع می‌شود و باید خودمان را از قبل برای این همه اتفاق (در زمان کوتاه) و سروصدا آماده کرده باشیم و وقتی به پایین می‌آییم به تدریج سر و صدا کم شده و همه چیز آرام می‌شود.
فکر کنم کم کم دارید اطرافیانتان را در این چهار ناحیه می‌چینید پس اجازه بدهید برای هرکدام اسمی هم بگذاریم تا کارتان برای به خاطر سپردنشان آسان‌تر شود. با این روش تیپ‌های شخصیتی را به چهار دسته تقسیم می‌کنیم:
· مدیر Director
· خوش مشرب Socializer
· متفکر Thinker
· سنگ صبور Relator
در هر بخش ضمن برشمردن خصوصیات آن نوع تیپ شخصیتی، توضیح خواهم داد جلسه بازخورد را بهتر است چگونه مدیریت کنید.
خصوصیات مدیر:
• برنتیجه تمرکز می‌کند: :"این جمله را زیاد از او می‌شنوید "مشکلات را خودم می‌دانم به من راه حل پیشنهاد کنید"
• اهمیت کمی به ارتباطات شخصی می‌دهد: بدون اینکه انسان بدی باشد واقعا برایش مهم نیست امشب برای مهمانیتان چه تدارکی دیده‌اید.
• احساساتش را با دیگران در میان نمی‌گذارد
• به عنوان عنصر برتر و مسلط جمع دیده می‌شود
• در تعامل سرعت بالایی دارد و تصمیم گیر است
در جلسه بازخورد با این تیپ شخصیتی موارد زیر را رعایت کنید:
- مستقیم بروید سر اصل مطلب و از حاشیه رفتن خودداری کنید
- از قبل همه چیز را آماده کرده باشید (مثلا اگر بخواهید به ایرادات گزارشی که تهیه کرده است اشاره کنید، نباید در جلسه به دنبال آن بگردید.)
- بر اساس فکت صحبت کنید و نه چیزی که نتوانید ثابت کنید
- حتما به او اختیار کافی برای نحوه حل مشکل بدهید، وگرنه انگیزه همراهی را از دست می‌دهد
خصوصیات خوش مشرب:
• ارتباطات شخصی برایش مهم است
• پرشور و قانع کننده است
• از ریسک کردن هراسی ندارد
• حوصله جزئیات را ندارد
• پر سر و صدا و پرتحرک
در جلسه بازخورد با این تیپ شخصیتی موارد زیر را رعایت کنید:
- به او زمان بدهید صحبت کند و عجله نکنید.
- اینجا می‌توانید از داستان الهام بخشی که آماده کرده بودید را تعریف کنید ?
- خوش مشرب‌ها علاقه‌ای به جزئیات ندارند و معمولا هم به سختی آن را به خاطر می‌سپارند، پس خیلی احتمال دارد بعد از جلسه فقط کلیات آن را به یاد بیاورد. برای آنکه کمکش کنیم آنچه از او خواسته‌ایم را فراموش نکند، بهتر است خلاصه موارد را بعد از جلسه برایش ایمیل کنیم.
خصوصیات متفکرها:
• فردی متخصص با بازدهی بالا
• آرام و محتاط
• وظیفه گرا - Task-oriented
• دستورات را دنبال می‌کند
• به تنهایی بهتر کار می‌کند
حال ببینیم با همکار نِردمان که در ابتدا مثال زدیم و در این دسته قرار می‌گیرد، چگونه باید برخورد می‌کردیم:
- منطقی باشید و در کنار بیان ایراد، نحوه صحیح انجام کار را هم به او بگویید، مثلا اگر از گزارشی که ارائه کرده راضی نیستید، یک نمونه از گزارش مورد قبول را به او بدهید
- به هیچ وجه عجله نکنید. بازخورد را داده و اجازه بدهید روی آن تامل کند.
- او نیاز به مرجع دارد، پس موارد را بصورت مکتوب برایش بفرستید (به همراه نمونه صحیح)
خصوصیات سنگ صبورها:
• گرم و صمیمی
• آرام و ملایم
• احساساتش را با دیگران راحت در میان می‌گذارد
• شنونده‌ای خوب
• همراه
• شدیدا برای روابط شخصی اهمیت قائل است
•
در جلسه بازخورد با این تیپ شخصیتی موارد زیر را رعایت کنید:
- نیاز به اعتماد دارند، پس قبل از جلسه باید شما را بشناسند (مخصوصا اگر در جایی جدیدا پست مدیریت گرفته‌اید، به این نکته دقت کنید)
- بازخورد را به چیزی روتین و غیر رسمی تبدیل کنید.
بدیهی است برای یک جلسه بازخورد موفق علاوه بر موارد ذکر شده عوامل دیگری هم دخیل هستند (نحوه دعوت شخص بازخورد گیرنده به جلسه، مواردی که در جلسه باید گفت و مواردی که باید از آن دوری کرد، ...) که اگر به موضوع علاقه‌مند شدید پیشنهاد می‌کنم حتما در مورد آن مطالعه کنید.
https://www.linkedin.com/posts/faraz-badr-ab63ba37_in-a-feedback-session-considering-the-receiver-activity-6407178150882746368-PMqi
