این روزها که که اکثر سازمان‌ها، راهکار #دورکاری را برای حفظ سلامتی کارکنان خود انتخاب کرده‌اند، مدیریت زمان شخصی در جهت بالابردن کارایی روزانه به چالشی عمومی تبدیل شده و به نظر می‌رسد این چالش به جنبه‌های دیگر زندگی شخصی هم ضربه خواهد زد.از آن سو، کیفیت انجام و اجرای کارهای سازمانی نیز تحت شعاع قرار خواهد گرفت.
به همین دلیل، در این نوشته سعی می‌کنم تکنیکی که خودم نزدیک به یک سال است از آن استفاده می‌کنم را معرفی کنم تا شاید ( شاید ! ) امکانی مناسب برای افرادی باشد که با مشکل مدیریت زمان شخصی و کارایی در این روزهای سخت مواجهند.
پومودورو توسط استاد Francesco Cirillo در سال ۱۹۸۰ معرفی شد و یکی از تکنیک‌های محبوب چابک‌کاران است که از چند اصل و تمرین چابکی مانند Inspect-and-adopt ، Time-boxing و Estimation و ... استفاده می‌کند تا به مدیریت کارایی شخصی کمک کند. هدف اصلی این تکنیک استفاده ارزشمندتری از زمان است تا کارهای مدنظرمان را انجام دهیم و از همه مهم‌تر، امکانی برای بهبود در کارایی و روش انجام کارها فراهم شود.
از مهم‌ترین مزایای استفاده از این تکنی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- کاهش اضطراب
- افزایش تمرکز به وسیله کم‌کردن تداخل‌ها
- خودآگاهی بیشتر نسبت به تصمیم‌هایمان
- تقویت و تثبیت انگیزه
- تقویت عزم برای رسیدن به اهداف کوتاه‌مدت و میان‌مدت
- ارزیابی و اصلاح فرآیند تخمین ;-)
- امکان بهبود روش انجام کار و یا مطالعه
- فراگیری مهارتی موثر برای به کارگیری در زمان بحران
۱- انتخاب Taskی که می‌خواهید انجام دهید
۲- تنظیم پومودورو (تایمر) برای ۲۵ دقیقه
۳- کار بر روی Task تا پایان زمان ۲۵ دقیقه ( صرفا تمرکز بر روی موضوع و جلوگیری از هر تداخلی)
۴- یک استراحت ۵ دقیقه‌ای
۵- ثبت پومودورو طی شده ( اگر هنوز پومودورو باقی مانده برو به مرحله ۲ - بعد از چهارمین پومودورو برو ۶ )
۶- بعد از هر ۴ پومودورو یک استراحت طولانی‌تر ( ۱۵ دقیقه )
در زمان‌هایی که در منزل در حال دورکاری هستیم حتما تداخل‌ها ( interruptions ) سراغ ما می‌آیند، وقفه‌هایی که باعث حواس‌پرتی و عدم تمرکز می‌شوند. تداخل‌ها دو نوع هستند، تداخل‌هایی که منبع درونی (خودمان) دارند و تداخل‌هایی که منشا بیرونی دارند.
بهترین روش برای مبارزه با هر وقفه‌های درونی و یا خارجی، تابلوکردن آنها ست. :-) بله. سعی کنید هر زمان وقفه‌ای سراغ شما آمد ( نوشیدن چای، چک کردن موبایل، بلند شدن و ... ) در کارت مربوط به Task، یک نشانه (مثلا ‘ ) بگذارید. همین. شاید در ابتدا معنی ندهد ولی کم‌کم و با مشاهده میزان تداخل‌های درونی خود، شروع به مدیریت آنها می‌کنید. برای من اینطور کار می‌کنه که هر بار که نشانه‌ای را در کارت ثبت می‌کنم، یک‌بار دیگر اهمیت و ارزش Task را یادآوری می‌کنم و سریع تداخل ذهنی‌ام برطرف می‌شود.
ولی اگر در حین پومودورو، یادتان افتاد که باید کار دیگری انجام دهید، سریع کارتی با عنوانی مشخص ولی با پسوند U- به نشانه Unplanned در لیست همان‌روز درج کنید و دیگر به آن فکر نکنید.
بگذارید تجربه شخصی خودم رو از این شرایط توضیح بدم:
قبل از هر چیزی باید تاکید کنم، کلید موفقیت این تکنیک، تابلو کردن همه چیز است. ( از اصطلاحات سهیل صمدزاده به سرقت رفته است :D ) سعی کنید روی بردی فیزیکی و یا نرم‌افزاری (من از ترلو استفاده می‌کنم) همه چیز شفاف جلوی چشمانتان باشد. همین کار باعث می‌شود بر همه اتفاقات احاطه داشته باشید.
طبیعتا همیشه لیستی از کارهای انجام نشده داریم که قرار هست انجام بدیم و این لیست همیشه هم در حال تغییر است. در ابتدای هر روز و بنا به شرایط، چند Task برای انجام دادن انتخاب می‌کنم، سپس شروع می‌کنم به اولویت‌بندی اونها، در همین حد که بتونم بفهمم Taskی که باید امروز و اول از همه انجام بدم، کودومه. برای این کار از ماتریس اولویت استفاده می‌کنم که البته ذهنی میشه ترسیمش کرد و در موردش تصمیم گرفت.
حالا می‌رسیم به بحث زیبای Estimation و تخمین زدن (در قسمت دوم بیشتر در موردش حرف می‌زنم). در روزهای اول با بهترین حدسم، شروع کردم به تخمین زدن Taskها. اینکه این Task قرار هست چند پومودورو زمان نیاز داشته باشه، اگر Taskی بین ۵ تا ۷ پومودورو تخمین زده شد شروع می‌کنم به شکستنش و اگر Taskی کمتر از یک پومودورو نیاز داشت، با Task دیگری ادغامش می‌کنم.
من این کار رو در ترلو به راحتی انجام می‌دم، هم می‌تونم تخمین رو ثبت کنم و هم با checklist تعداد پومودورهارو برای هر تسک مشخص کنم و هر وقت پومودورش تموم میشه، در کارتش تیکش رو می‌زنم.
در شکل زیر کارت نوشتن این مطلب رو می‌بینید.
سعی کردم کلیات تکنیک رو توضیح دادم و در قسمت بعدی به سوالاتی که پیش میاد و ازم می‌پرسید و البته کشف‌هایی که برای خودم داشتم بخصوص در مورد تخمین‌زدن و اصول چابکی ( به خصوص Inspect-and-Adopt) در نظر گرفته شده در این تکنیک خواهم پرداخت.
ارادت
نوید
