نکته مهم : دیدگاه بیان شده در این مطلب، تنها بواسطه مطالعه و گرفتن مشاوره با توجه به تجربه کار در درون سازمان صورت گرفته است و مطمئنا دارای نواقص و مشکلاتی خواهد بود. بنابراین از تجربه سایر دوستان بسیار استقبال میکنم .
اگر هنوز بخش اول گذار از بلوغ سازمانی و بخش دوم گذار از بلوغ سازمانی را مطالعه نکردید بهتر است ابتدا سراغ آن پست ها بروید.
در دو مطلب گذشته به دو گام اول برنامه ریزی برای گذار از بلوغ و توسعه سازمان پرداخته شد.
در ادامه به سایر گامهای دیگر می پردازیم.
گام سوم- بهبود زندگی درون سازمانی
زندگی درون سازمانی چیست؟ زندگی درون سازمانی احساسات، هیجانات و انگیزه هایی است که افراد هنگام واکنش نشان دادن به رویداد ها در سازمان تجربه میکنند و خاطرات آن روز کاری را رقم می زنند. زندگی درون سازمانی یا همان حال سازمان در درونیترین و گاهی پنهان ترین بخش سازمان توسط منابع انسانی که ارزشمندترین سرمایه های سازمان می باشد رقم میخورد و تاثیر بسیار زیادی روی انگیزه کاری و عملکرد افراد و نحوه پیشبرد اهداف سازمان خواهد گذاشت.
فراهم کردن زندگی درون سازمانی مثبت از وظایف اصلی مدیران سازمان می باشد. میزان پیشرفت و شکست های فردی و سازمانی، مهم ترین عوامل تاثیر گذار بر روی زندگی درون سازمان می باشد.
سایر عوامل مانند تعیین اهداف روشن، حفظ استقلال، پشتیبانی مدیران از کارکنان، احترام به نظرات، ایدهها و انتقادات، احترام به شخصیت، تشویق، ارتباط مثبت، حرکت رو به جلوی تیم، حمایت احساسی و.... در زندگی مثبت درون سازمانی و در نهایت آن پیشرفت سازمان نقش دارد.
برای این منظور ابتدا باید برنامه ای برای شناسایی و درک حال افراد و در نهایت حال سازمان داشته باشیم و سپس بر اساس آن با گرفتن مشاور، برای بهبود زندگی درون سازمانی مثبت اقدام کرد و برنامه ای همیشگی برای حفظ این حال در سازمان داشت. برای جویا شدن از حال سازمان می توان از افراد معتمد درسازمان و ابزارهایی مانند پرسشنامه ها، گزارش کار روزانه ( در بخش فرآیندها در مورد آن صحبت خواهد شد) استفاده کرد.
گام چهارم - بهبود مستمر فرآیندها
فرآیندهای سازمان برای دستیابی به ماموریت سازمان طراحی می شوند. همینطور که قبلا اشاره شد فرآیندهای موجود در سازمان همزمان با توسعه آن باید بصورت مداوم بهبود یابد و فردی مسئول همیشه در حال نظارت بر اجرا، پیگیری، کشف مشکلات و اصلاح فرآیندها باشد. برای این منظور باید در ابتدا به کمک همه ی منابع سازمان به شناسایی و طبقه بندی فرآیندهای موجود پرداخت و سپس برای رسیدگی به آنها برنامه ریزی کرد.
از جمله فرآیندهای مهمی که نیاز به تهیه و یا اصلاح دارند می توان به موارد زیر اشاره کرد که تنها بخش کوچکی از فرآیندها می باشد و باید توسط تمام مدیران سازمان این فرآیندهای شناسایی و اصلاح شوند.
فرآیندهای مدیریتی :
1.فرآیند سیاست گذاری و تعیین و ابلاغ اهداف سازمان: مجریان اصلی این فرآیند مدیران سازمان و منابع کلیدی سازمان می باشند که در طی جلسات متعدد و مستمر به تعیین استراتژی ها، اهداف، ماموریت و چشم انداز سازمان کمک می کنند.
2. فرآیندهای اتخاذ تصمیم ( مدیریتی ، فنی و... ) : متاسفانه در بسیاری از سازمانها اغلب تصمیمات سازمان توسط مدیر سازمان صورت می پذیرد. با توجه به تعدد این تصمیم ها، می توان با ایجاد فرآیندی برای این منظور در برخی موارد تفویض اختیار شود. بعنوان نمونه کوچکی : تصمیم برای خرید برخی ضروریات کوچک و کم هزینه می تواند توسط برخی کارمندان مطمئن سازمان انجام شود تا زمان ارزشمند مدیر برای این امر هدر نرود.
3. فرآیند تشویق، تذکر و یا توبیخ : افراد تصمیم گیرنده در این حوزه، میزان و نوع تشویق و يا توبیخ، نحوه اجرایی کردن آن ، بهتر است در فرآیند موجود باشد.
از جمله فرآیندهای مهم دیگر در این بخش مهم و کلیدی، فرآیند برنامه ریزی، فرآیند کنترل، فرآیند همسوسازی منابع انسانی جدید، فرآیند ایجاد انگیزه و ... می باشد.
فرآیندهای منابع انسانی :
1. فرآیند درخواست نیرو : برای درخواست نیرو باید در ابتدا دلیل این نیاز و سپس جایگاه نیرو مورد نظر، شرح وظایف، مسیر شغلی آن و... کاملا مشخص شود.
2. فرآیند استخدام و جذب نیرو: فرآیند حاضر برای توسعه و جذب نیرو دربرخی سازمانه بسیار ابتدایی می باشد و تنها طی دو مرحله مصاحبه فنی و رفتاری انجام می شود. در صورتی که برای جذب نیروهای متخصص باید علاوه بر آزمون شایستگی فنی، وجوه رفتاری و شخصیت وی بررسی شود تا هم جایگاه آن در تیم مشخص شود و هم تمام مدیران مرتبط با شناخت وی بهترین شیوه برخورد با آن را اتخاذ کنند. الگوهای جذاب و قابل تاملی برای استخدام و جذب نیروها در سایر سازمانها وجود دارد. مشکل عدم وجود قرارداد با پرسنل و آسیب ها و تهدیدهای آن نیز می تواند در این فرآیند بررسی شود.
3. فرآیند بازنگری نیروی جذب شده، نگهداری وسرنوشت آنها(مسیر رشد): پس از استخدام نیرو باید بطور مستمر و در برنامه مشخص میزان رضایت، تاثیر گذاری و پیشرفت شغلی وی بررسی و گزارش شود و آینده شغلی او بصورت واضح و شفاف مطرح گردد.
4. فرآیند نوشتن گزارش کار روزانه و بررسی آنها: اغلب نوشتن گزارش کار تنها برای رفع تکلیف توسط کارکنان انجام می شود و آنها اغلب بیشترین هدف این فرآیند را در نظر گرفتن منافع سازمان می دانند. با انجام اصلاحاتی در این برگه و تغییر ساختار آن و بررسی روزانه آن می توان براحتی حال سازمان را شناساییکرد و در صورت وجود مشکل در زندگی درون سازمانی به سرعت به آن رسیدگی کرد. برای این مسئله پس از اصلاح فرم توسط مدیران و خود پرسنل می بایست لزوم و هدف پر کردن آن به همه پرسنل بصورت شفاف بیان شود تا همگی این فرآیند را با رغبت انجام دهند.
5. فرآیند پرداخت حقوق و دستمزد: محاسبه حقوق و نحوه و موعد پرداخت آن به فرآیندی شفاف نیاز دارد که می بایست به پرسنل اعلام گردد.
6. فرآیندهای ارزشیابی پرسنل : برای ارزشیبابی پرسنل فرآیند شفاف میبایست وجود داشته باشد که با توجه به رویکردهای کار تیمی بهتر است با کمک خود پرسنل تهیه گردد. ضمن اینکه این ارزیابی برای همه پرسنل می بایست تعریف گرد.
فرآیند عقد قرارداد ، فرآیند حضور و غیاب ، فرآیند ترک کار و .... از جمله فرایندهای موجود در این بخش می باشند.
فرآیندهای سازمانی :
1. فرآیند برگزاری جلسات : در فرآیند برگزاری جلسات با توجه به دسته بندی نوع جلسات، اهداف جلسه، مدت زمان جلسه، خروجی جلسه، پیگری مصوبات آن می تواند در نظر گرفته شود.
2. فرآیند ارتباط افراد بین واحدها: این فرآیند با توجه به نیازها و ماموریت های هر واحد تعریف می گردد.
3. فرآیندهای ارتباط با واحدهای آموزشی برای توسعه مهارت های پرسنل : با توجه به اینکه یکی از نیازهای اصلی سازمان، توسعه مهارت های فردی منابع انسانی است برای این منظور بهتر است با یکسری واحدهای آموزشی مرتبط تعامل کرد و فرآیندی جهت دریافت خدمات آموزشی تعریف گردد.
4. فرآیند خرید: برای انجام خرید در سازمان فرآیندی وجود دارد که با توجه به توسعه سازمان بهتر است انواع خریدها بر اساس قیمت ، ضرورت نیاز و ... طبقه بندی شود و برای هر دسته فرآیندی مجزا در نظر گرفته شود.
سایر فرآیندهای سازمانی دیگر مانند فرآیند انتقال دانش پایاپای، درخواست تعمیر، فرآیندهای تدارکاتی و ... می باشد.
نکته مهم : هر یک از واحدهای سازمان فرآیندهای مجزایی دارند که باید بر اساس ماموریت خود آنها را شناسایی و تعریف کنند.
