مهلت، معادل بودجه بندی می باشد. با کنار گذاشتن بخشی از زمان برای کامل کردن یک وظیفه، هدف و یا پروژه از قبل، شما از هزینه های اضافی جلوگیری کرده اید.
تا زمانی که شما بی نهایت پولدار نیستید و یا آماده ی به دست آوردن یک وام بزرگ نیستید، باید درآمد خود را بودجه بندی کنید. تنظیم محدودیت در خرج کردن به شما کمک می کند تا هزینه ها را کنترل کنید. اما در مورد زمان چطور؟ آیا شما زمان خود را بودجه بندی می کنید و یا آن را بی دقت خرج می کنید؟
مهلت، معادل بودجه بندی می باشد. با کنار گذاشتن بخشی از زمان برای کامل کردن یک وظیفه، هدف و یا پروژه از قبل، شما از هزینه های اضافی جلوگیری کرده اید. مهلت ها می توانند کمک کننده باشند اما اگر آنها به درستی استفاده نشوند، می تواند منبعی برای نا امیدی هم باشند!
چند نکته برای استفاده بهتر از مهلت:
*استفاده از قانون پارکینسون
قانون پارکینسون می گوید که وظیفه از زمانی که به آن داده اید بسط پیدا می کنند. با تنظیم دقیق مهلت از قبل، شما می توانید این گسترش را قطع کنید و بر روی آنچه که مهم ترین است تمرکز کنید.
*جعبه های زمانی
مهلت های کوچک زمانی از 60 تا 90 دقیقه ای برای کار روی یک وظیفه تنظیم کنید. بعد از این که زمان تمام شد کار شما هم به پایان رسیده است. این عمل اهمالکاری را قطع و شما را وادار به استفاده هوشمند از زمان می کند.
*قانون 80/20
اصل پارتو پیشنهاد می دهد که 80 درصد از ارزش شامل 20 درصد از ورودی است. به کارگیری این قانون در پروژه ها تمرکز بر 20 درصد بحرانی اول است و اگر هنوز زمان دارید 80 درصد مابقی را پر کنید.
*پروژه یا مهلت
پروژه شما بیشتر قابل انعطاف، مهلت شما محکم و موکد است. اگر تکمیل یک وظیفه به طور نسبی کمی قابل انعطاف است یک مهلت نرمتر عاقلانه است. اگر یک وظیفه می تواند به آسانی رشد کند، گذاشتن یک مهلت کوتاه برای جلوگیری از هدر رفتن زمان مناسب است.
*شکستن به قطعات کوچک
هر مهلت بیشتر از یک روز باید به واحد های کوچک تر شکسته شود. مهلت های طولانی اگر به واحد های کوچک قابل مدیریت تقسیم نشوند باعث عدم انگیزه می شود.
*قانون هافستدتر
اساسا این قانون می گوید که کار بیشتر از آن چه که فکر می کنید طول می کشد. یک قانون که من در طراحی نرم افزار شنیده ام این است که زمان را از آنچه که تخمین می زنی (فکر می کنی نیاز داری) دو برابر کنید. صبور باشد و به خود زمان کافی برای پروژه های پیچیده بدهید.
*برنامه ریزی از آخر
اول مهلت را تنظیم کنید و سپس تصمیم بگیرید که چگونه به آن خواهید رسید. این نظریه عالی است، زمانی که انتخاب ها زیاد و پروژه بینهایت پیش می رود.
*نمونه اولیه
اگر شما به چیز جدیدی مشغولید، ورژن کوچکتر پروژه را امتحان کنید تا به شما برای تصمیم گیری یک مهلت نهایی کمک کند. قبل از رمان 300 صفحه ای، 10 صفحه کتاب آنلاین بنویسید یا قبل از هدف گذاری دو برابری درآمد خود، آن را 10 درصد افزایش دهید.
*ارتباط های ضعیف را پیدا کنید
کشف کنید چه چیزی ممکن است برنامه شما را خراب کند و اول انجامش دهید. دانستن ناشناخته ها کمک می کند مهلت خود را قالب بند کنید.
*مهلت های رباتی نگذارید
ربات ها می توانند بدون خواب، استراحت یا مزاحمت کار کنند. شما یک ربات نیستید. با این عنوان که شما می توانید شانزده ساعت در روز کار کنید تا آن را به پایان برسانید، برنامه ریزی نکنید. به راهپیمایی های مرگ سلامت نروید.
*بازخورد بگیرید
یک تصویر واقعی از کسانی که با شما کار می کنند بگیرید. دادن مهلت غیر ممکن به پیمانکاران یا کارفرما ها فقط باعث نارضایتی خواهد شد.
*زمان تنظیم کنید
با صدای بوق کار کنید. به نحوی، استفاده از زمان تایم باکس برای شمارش معکوس یک تایمر به مدت نود دقیقه، واقعی تر از نگاه کردن به ساعتتان به نظر می رسد.
*برنامه ریزی را ادامه دهید
اگر شما مدل برنامه ریزی را از آخر انجام می دهید، نیاز هست که دائم برنامه خود را به روز رسانی کنید تا به مهلت برسید. این به این معناست که حذف، اضافه یا بازبینی انجام دهید بنابراین پروژه شما در زمان دهی مشخص کامل می شود.
*علامت بار اضافی
اگر زمان کم باشد، حوزه هایی از کار یا پروژه را که می توان نادیده گرفت را بیابید. چه ایمیل هایی را حذف خواهید کرد اگر زمان زیادی ببرد که کل ایتباکس را خالی کنید؟ چه امکاناتی محصول شما کم خواهد داشت اگر سریع آن را به پایان برسانید؟
*باز بینی
برای مهلت های که بیشتر از یک ماه طول می کشد، برای ردیابی مسیر پیشرفت بازبینی هفتگی داشته باشید. این کار کمک می کند که روش های که می تواند سرعت کار شما را بالا ببرد پیدا کنید و برنامه ریزی کارآمدتری در آینده داشته باشید.
*راه میانبر بیابید
تقریبا تمام کارها و پروژه ها راههای میانبر برای صرفه جویی در زمان دارند. آیا کتابخانه ی پیش ساخته ای برای ساخت توابع خود وجود دارد؟ آیا یک پاسخگویی خودکار برای ایمیل های مشابه وجود دارد؟ آیا متخصصی که می توانید با او برای حل مسئله تماس بگیرید وجود دارد؟
*قلاب کنید سپس جلا دهید
مهلت سخت گیرانه ای برای تکمیل کار های پایه تنظیم کنید و سپس مهلت راحت تری برای تقویت و جلا دادن تنظیم کنید. اغلب پایه های کار را سریعا بچسبید و سپس به آرامی جلا دهید.
*برنامه ریزی پیش رونده
این منحصرا مقابل برنامه ریزی از آخر نمی باشد، این شامل برنامه ریزی جزئیات پروژه قبل از تنظیم مهلت می شود. اینکار برای به وضوح به دست آوردن آنچه که می خواهد انجام دهید قبل از محدود کردن زمان به صورت خودسرانه، عالی است.
*یاد آوری ها
یادآوری های مهلت خود را همه جا قرار دهید. ساخت یک حس فوریت برای مهلت شما ضروری است تا آنها از کنار گذاشته شدن توسط حواس پرتی جلو گیری شود.
*یادداشت کنید
تمام مهلت های بیشتر از چند ساعت باید نوشته شوند. در غیر این صورت این یک تمایل است تا هدف. نوشتن مهلت آنها را محسوس تر می کند تا اینکه فقط تصمیمات درونی باشند.
*ارزان/ سریع/ خوب
بن کاسنوچا در زندگی استارتاپی من عنوان می کند که شما فقط می توانید دو از سه را داشته باشید. انتخاب بین دو تا از سه گزینه ارزان/سریع/خوب قبل از شروع کردن یک پروژه به شما کمک می کند اولویت بندی کنید.
*صبور باشید
استفاده از مهلت به نظر می رسد که بر خلاف صبر است. اما برای صبور بودن در کارهای انعطاف پذیر، ضروری است تا بر روی تکمیل آنها تمرکز کنید. پارادکس است که هرچه صبورتر باشید بیشتر می توانید تمرکز کنید. هرچه بیشتر تمرکز کنید سریع تر نتیجه می گیرد.
برای مشاهده ی مطالب بیشتر، میتوانید به سایت زیر مراجعه نمایید.
www.yourtimecoach.org
