دو ماه پیش همه ما با خوشحالی به کارهای‌مان مشغول بودیم. فنجان قهوه به دست، در محل کارمان قدم می‌زدیم و با هم‌تیمی‌های خود گفتگو می‌کردیم. اگر مشکلی وجود داشت، افراد به ما مراجعه می‌کردند و یا ما نزد آن‌ها می‌رفتیم. در اتاق جلسات سعی می‌کردیم در خصوص مسائل و معضلات گفتگو کرده و آن‌ها را حل کنیم. می‌دانستیم که تیم‌مان در حال انجام چه کاری است. ناهار را با همکاران و دوستان خود می‌خوردیم و شاید بزرگ‌ترین دغدغه‌مان، این بود که چه غذایی سفارش بدهیم! اما متاسفانه آن زمان‌ها موقتاً به سر رسیده است...
ناگهان یک روز چشم باز کردیم و دیدیم که باید در خانه بمانیم و از اینجا کارهای شرکت را انجام دهیم!
کودکان‌مان شاید تمرکز ما را بر هم بزنند؛ اتصال اینترنت‌مان دچار مشکل شود و سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای‌مان جوابگوی نیازهای کاری نباشد. مهم‌تر از همه این‌ها، مرتب نگران این هستیم که مبادا عزیزان‌مان به این ویروس مبتلا شوند و اینکه تبعات اقتصادی این بحران برای ما چه خواهد بود. در چنین شرایطی، رئیس‌مان نیز همچنان از ما انتظار دارد که تیم را در مسیر عرضه خروجی‌ها و نتایج مورد انتظار، به خوبی هدایت کنیم.
من کاملاً شما را درک می‌کنم، زیرا خودم هم در چنین شرایطی قرار دارم. من هم بابت عزیزانم و شرایط اقتصادی نگران هستم. اما به هر حال نگاه یک رهبر چابک به دنیا، نگاهی آمیخته با ناپایداری، تغییر و عدم‌قطعیت است. همچنین اعتقاد دارم وقوع رویدادهایی از نوع "قوی سیاه" در دنیا عادی است (رویدادهایی که تا وقتی اتفاق نیافتند، هیچ‌کس فکر نمی‌کند که ممکن است رخ بدهند. این عبارت، استعاره‌ای است که به اثرات شدید ناشی از برخی از رویدادهای غیرقابل پیش‌بینی و نادر و همچنین تمایل انسان به یافتن توضیحاتی ساده و دم‌دستی برای این رویدادها اشاره دارد. برای اطلاعات بیشتر به کتاب قوی سیاه نوشته نسیم طالب مراجعه کنید).
ما نمی‌دانیم این اتفاقات چه هستند و چه زمانی رخ می‌دهند. در واقع تمام آنچه که ما در این شرایط تجربه می‌کنیم، عبارت است از بی‌ثباتی، عدم‌قطعیت، پیچیدگی و ابهام. آیا قبلاً این 4 کلمه را شنیده اید؟ عبارت VUCA مخفف این 4 کلمه است که در سال 1987 توسط ارتش امریکا ابداع شد.
از دیدگاه چابک، ما مدت‌هاست در دنیایی از جنس VUCA زندگی می‌کنیم. در واقع اکنون فقط در میانه‌ی یک رویداد از نوع قوی سیاه قرار گرفته‌ایم. افراد و کسب‌وکارهایی که یاد بگیرند چگونه با این رویداد مواجه شوند، می‌توانند نجات پیدا کنند. بقیه متاسفانه سقوط کرده و از بازار خارج می‌شوند. این موضوع برای شما بعنوان یک رهبر چابک، به این معناست که باید مهارت‌های لازم برای مواجه شدن با عدم‌قطعیت را فرا بگیرید:
برخی از رهبران در این شرایط دچار وحشت و هراس شده‌اند. نباید این گونه بود. سعی کنید آرام باشید. خانواده و تیم به ما نگاه می‌کنند. آن‌ها ما را الگوی خودشان قرار می‌دهند. اگر بتوانیم خونسردی خود را حفظ کنیم، آن‌ها نیز چنین خواهند کرد. در چنین بحران‌هایی، افراد به پایداری نیاز دارند.
وقتی همه چیز بی‌ثبات می‌شود، رهبران باید ستون‌هایی از جنس استحکام و ثبات برای افراد دیگر باشند. این مهم زمانی رخ می‌دهد که ما با داشتن روش‌ها، فرآیندها و اهداف درست و روشن، سرمشق و الگوی آن‌ها باشیم. اما اگر احمقانه و بی‌فکر عمل کنیم، تیم‌مان نیز از هم می‌پاشد و دچار استرس روحی بیش از حد خواهد شد.
برای دور نگه داشتن آن‌ها از این استرس، ابتدا باید خودتان آرامش داشته باشید. اگر لازم است، از تکنیک‌های مدیتیشن جهت رسیدن به آرامش استفاده کنید. به یاد داشته باشید که گرچه نمی‌دانیم فردا چه اتفاقی می‌افتد، اما قطعاً می‌دانیم که امروز چه کاری می‌توانیم انجام دهیم.
برخی رهبران ، بویژه آن‌هایی که دچار وحشت و هراس می‌شوند، یا هیچ تصمیمی نمی‌گیرند و یا در تصمیم‌گیری همیشه مردّد هستند. این اتفاق اصلاً کمک‌کننده نیست. در دنیای وحش، بعضی حیوانات با نزدیک شدن حیوان شکارچی خودشان را به مردن می‌زنند؛ برخی با بیشترین سرعت ممکن می‌گریزند و تعدادی نیز ایستاده و مبارزه می‌کنند. دنیای انسان‌ها نیز به همین شکل هستند. من شخصاً در زمان ترس، ترجیح می‌دهم شبیه به گروه سوم عمل کنم. بجای یخ زدن و یا پا به فرار گذاشتن، بمانیم و مبارزه کنیم.
بیاندیشیم. به عقب برگردیم و ببینیم چه چیزهایی در گذشته آموخته‌ایم. هر چیزی که به آن نیاز داریم، به احتمال زیاد در ذهن ما هست! به خودمان جهت بدهیم؛ شرایط را ارزیابی کرده و تمام داشته‌ها و حقایقی که می‌دانیم را روی میز بگذاریم. سپس می‌توانیم دست به کار شویم.
در حال حاضر شرایط به گونه‌ای است که میدان دید ما محدود می‌باشد. تمام تصمیماتی که حتی برای یک یا دو هفته آتی می‌گیریم نیز ممکن است تغییر کنند. دکتر مایکل جی.رایان یکی از مدیران سازمان بهداشت جهانی، در خصوص تصمیم‌گیری در این شرایط جمله جالبی دارد:
«این سرعت است که کلید موفقیت در این شرایط خواهد بود، نه کمال‌گرایی. مسئله‌ای که جوامع بشری این روزها با آن مواجه شده‌اند، این است که همه از تصمیم‌گیری می‌ترسند. همه از عواقب اشتباه کردن می‌ترسند. اما بزرگ‌ترین اشتباه آن است که هیچ حرکتی نکنیم. بزرگ‌ترین اشتباه، فلج شدن بخاطر ترس از اشتباه است».
همانطور که دکتر رایان این نکات را در خصوص مبارزه با کروناویروس به جوامع متذکر می‌شود، اعتقاد دارم همه آن‌ها در مورد سازمان‌ها و تیم‌ها نیز صدق می‌کنند. به دنبال گرفتن بهترین تصمیم نباشید. تصمیمات کوچکی بگیرید؛ از نتایج این تصمیم‌ها نکته‌ای بیاموزید و سپس راهکارهای خود را تعدیل کنید. عدم حرکت به معنای آن است که در گرد و غبار رقابت دیگران، باز می‌مانیم.
ما تنها افرادی نیستیم که در این شرایط گرفتار شده‌ایم. خانواده، تیم و شرکای کسب‌وکاری ما نیز در همین وضعیت قرار دارند. هیچ‌کس نمی‌داند که این شرایط "قرنطینه" برای چند هفته، چند ماه و یا حتی چند سال طول خواهد کشید. سطح استرس زیاد خواهد شد و به زودی ممکن است افراد زیادی دچار بحران تنهایی و سایر مشکلات روحی روانی شوند.
به همین دلیل باید مراقب اطرافیان خود باشیم. باید مرتب با آن‌ها در تماس باشیم. پنج تا ده دقیقه در شروع هر جلسه، جویای احوال افراد تیم‌مان شویم. به همه کمک کنیم که احساس دوست داشته شدن، راحتی، امنیت و درک شدن داشته باشند. این کار را با خوب گوش دادن به آن‌ها انجام دهیم. هر کسی ممکن است به شکل متفاوتی با این شرایط مواجه شده باشد و نیازهای متفاوتی را احساس کند. بنابراین به دقت به آن‌ها گوش دهیم و کلماتی که به زبان می‌آوریم را به دقت انتخاب کنیم.
ما موجوداتی بصری هستیم، لذا بهتر است با تیم‌مان ارتباط تصویری داشته باشیم. البته روشن است که در این نوع تعاملات مجازی، حجم زیادی از اطلاعات همچنان منتقل نخواهد شد. حالت چهره افراد حتی در کنفرانس‌های ویدیویی نیز خیلی قابل تشخیص نیست و زبان بدن آن‌ها غالباً از دید ما پنهان است. این موضوع بدان معناست که باید در تعاملات روزانه خود با افراد تیم، بیشتر محتاط باشیم و توانمندی‌های گفتاری خود را بهبود دهیم. آخرین باری که با یکی از افراد تیم خود حال و احوال کرده‌اید، کی بوده است؟
اینکه بک‌لاگ محصول خود را فقط از طریق یک ابزار دیجیتال مانند JIRA با تیم به اشتراک بگذارید، کافی نیست. بهتر است با داشتن یک جلسه آنلاین، کارهای موجود در آن را بطور شفاف برای افراد تیم توضیح بدهید تا همه به درک روشنی از وظایف خود برسند. تیم باید بداند که مالک محصول چه می‌خواهد و چرا. این کلید اصلی موفقیت در دورکاری یک تیم چابک است.
یکی از روش‌های بسیار مناسب دورکاریِ تیمی برای بالا بردن سرعت (velocity)، استفاده از روش «ازدحام» (Swarming) است. در این تکنیک، تعدادی زیادی از اعضای تیم بطور همزمان مشغول انجام یک کارِ بااولویت هستند و فقط بر روی همان کار تمرکز می‌کنند تا به اتمام برسد. این روش باعث می‌شود که افراد احساس تنهایی، قرنطینه و ترس نداشته باشند.
برای انجام کارهای فوق به یادگیری تعدادی مهارت جدید نیاز دارید. برخی از این مهارت‌ها فنی هستند (مانند نحوه استفاده از نرم‌افزارها و یا سخت‌افزارهای مناسب برای مدیریت کارها، برگزاری جلسات راه دور و غیره)، اما چیزی که بیشتر از همه به آن نیاز دارید، آموختن یکسری مهارت‌های نرم است.
باید از نیازهای فردی و اجتماعی تیم‌مان آگاه شویم. شاید تاکنون به این همه دقت نیاز نبوده است، زیرا آن‌ها مراقب خودشان بوده‌اند. اما در شرایط کنونی، افراد تیم دیگر فرصت انجام گفت‌وگوهای دوستانه در زمان صرف قهوه و یا نهار را ندارند. اهمیت این موضوع را دست کم نگیرید و مهارت‌های خود را تقویت کنید.
در تمام موارد فوق، در تلاش برای "عالی بودن" باشید. آنچه که امروز «خوب» است، در هفته های بعد "کم ارزش" خواهد شد. باید یاد بگیریم که در این شرایط خاص چگونه عمل کنیم. درست است که شاید در این خصوص کم‌تجربه باشیم، اما باید به سرعت جبران مافات کنیم. شاید امروز برای شرکت کردن در یک کنفرانس ویدیویی، یک وب‌کم قدیمی و خط اینترنت ضعیف و اتاقی کم نور کفایت کند، اما برای هفته‌های پیش رو قطعاً مناسب نیست.
فرآیندها نیز به همین صورت هستند: شاید امروز بتوانیم یک آموزش دو روزه آنلاین را با 200 اسلاید برگزار کنیم، اما شرایط دورکاری به این شکل نیازمندی‌های متفاوتی دارد که باید به سرعت خودمان را با آن وفق دهیم.
شرایط فعلی هولناک است و ما را از منطقه امن خود خارج کرده است. ما با یک رخداد قوی سیاه در دنیای VUCA مواجهیم. به این اتفاق به چشم یک فرصت بنگرید. بیایید دست به دست هم بدهیم و :
1. آرامش خود را حفظ کنیم، زیرا سرمشقی برای تیم و افراد دور و برمان هستیم.
2. تصمیم کوچکی را به سرعت بگیریم و از مغزمان بجای غریزه‌مان استفاده کنیم. یاد بگیریم و انطباق پیدا کنیم.
3. مراقب اطرافیان خود باشیم و مطمئن شویم همه احساس راحتی، درک شدن، احترام و دوست داشته شدن دارند.
4. مهارت‌های جدیدی بیاموزیم تا بتوانیم در شرایط فعلی نیز شکوفا شده و تبعات این بحران بر ما کمتر اثر بگذارد.
5. به دنبال معمولی بودن نباشیم. رقبای‌مان از این نقطه ضعف استفاده خواهند کرد.
اگر در این شرایط پیروز شویم، با قدرت و توانمندی بسیار بیشتری به راه‌مان ادامه خواهیم داد.
