من طی تحقیقاتی که داشتم مطلبی را به صورت خلاصه در مورد گروه، شاخصه‌هایی که افراد در گروه دارند، تفکرات اساسی درباره گروه، دلایل عضویت افراد در گروه، دسته‌بندی گروه‌ها، مراحل شکل‌گیری گروه و نقش‌های افراد در گروه نوشتم که در نوشته بعدی قصد دارم به معرفی معایب و مزیت‌های گروه اشاره کنم. قصد اصلی من تو این نوشته شناسایی گروه از بعد رفتار سازمانی است.
تعریف گروه
گروه در اصطلاح به اجتماع دو یا تعداد بیشتری از افراد می‌گویند که به طور منظم و مرتب جهت کسب هدف مشترک با هم کار می‌کنند. گروه راهی براي برآوردن نيازها و فراهم کردن امکان رشد فراهم می‌کند، کار در گروه انجام وظيفه است که برای افراد دستيابي به اهداف معمولا پاداش در نظر گرفته می‌شود. ناگفته نماند پيشرفت گروه به اين بستگي دارد که تمام مشارکت کنندگان، اهداف گروه را درک کرده باشند.
«استيفن رابينز» طی تعریفی گروه را به اين صورت بیان کرده است: دو يا چند نفر كه با هم روابط متقابل دارند، به يكديگر وابسته اند و براي تأمين هدف‌هاي خاصي گرد هم مي‌آيند. گروه‌ها مي‌توانند رسمي يا غير رسمي باشند. مقصود از گروه‌هاي رسمي اين است كه اين گروه‌ها بوسيله ساختار سازماني مشخص مي‌شوند، كارهاي مشخصي به آنها واگذار مي‌گردد و گروه‌هاي كاري يا تخصصي تشكيل مي‌دهند. در گروه‌هاي رسمي رفتار فرد بوسيله هدف‌هاي سازمان تعيين و مسير حركت وي مشخص مي‌گردد. نمونه آنها خلبان و كمك خلبان‌ها هستند كه بصورت يك گروه رسمي خدمه پرواز را تشكيل مي‌دهند. برعكس، گروه‌هاي غير رسمي گروه‌هايي هستند كه بوسيله ساختار سازماني مشخص نمي‌شوند و هيچ نوع ساختار رسمي ندارند. اين گروه‌ها به صورت طبيعي، در محيط‌هاي كاري تشكيل مي‌گردند و علت موجوديت آنها واكنش‌هايي است كه در برابر نياز به تماس‌هاي اجتماعي از خود نشان مي‌دهند.
شاخصه افراد در گروه
افراد در گروه چند شاخصه مهم دارند که می‌توان به 1) داشتن هنجار جمعی؛ 2) داشتن هویت مشترک؛ و 3) کسب هدف‌های جمعی اشاره کرد.
هنجار جمعی، تفكري در ذهن اعضاي يك گروه است كه تعيين مي‌كند اعضا يا افراد ديگر تحت شرايط خاصي چه كاري بايد انجام دهند و چه انتظاري از آنها مي‌رود، (Homans 1950: 123) به عبارتي هنجارها، بايدها و نبايدها را تعيين مي‌كنند. هر گروهي در طي زمان براي خود هنجارهايي را ايجاد مي‌كند كه شكل گيري اين هنجارها حالت تدريجي دارد.
تفکر اساسی درباره گروه
برای گروه دو تفکر اساسی وجود دارد که یکی از آنها تفکر گله‌ای است و دیگری مطالعات‌هاثورن است.
تفکر گله‌ای یک تفکر دنباله‌رو است که به موجب آن، افراد دنباله‌رو افراد دیگر شده و هر کاری که گروهی از مردم انجام می‌دهند، گروهی دیگر فارغ از باور و اعتقاد خود، در عمل آنها را دنبال می‌کنند. این تأثیر دسته‌ای یا زنجیره‌ای در امور سیاسی و رفتار مشتریان را به خوبی نشان می‌دهد.
اثر‌هاثورن نوعی واکنش است که به واسطه آن کسانی که مورد تحقیق قرار گرفته‌اند عملکردشان بهبود یافته یا جنبه‌هایی از رفتارشان را که مورد مطالعه قرار گرفته‌اند را با توجه به اینکه می‌دانند بر روی آنها مطالعاتی در حال انجام است، اصلاح می‌کنند. این مطالعات توسط هنری لندزبرگ بین سال‌های ۱۹۳۲-۱۹۲۴ در‌هاثورن در کارخانه شرکت وسترن الکتریک انجام شد که سرانجام به جنبش روابط انسانی در مدیریت منجر گردید. این تحقیقات تحت تاثیر عقاید و تجربیات علمی‌دانشمندی به نام التون مایو قرار داشت که با پیوستن به گروه در سال 1928 رهبری آن را نیز بر عهده گرفت.
مطالعات‌هاتورن اثر روشنایی بر کارآیی را بررسی می‌کند؛ زیرا شرکت جنرال الکتریک در صدد بود فروش لامپ روشنایی خود را افزایش دهد؛ بنابراین به همراه سایر شرکت‌های تولید کننده وسایل الکتریکی، مطالعاتی را بر روی رابطه میان روشنایی و بهره وری هدایت کردند. این مطالعات به سه مرحله کلی تقسیم شدند: 1) آزمایشات روشنایی؛ 2) آزمایشات اتاق نصب و اتصال تقویت کننده‌های الکتریکی؛ 3) آزمایش اطاق سیم پیچی کلیدهای تبدیل کننده تلفن. هر یک از این مراحل از مرحله پیشین ناشی می‌شد و بر آموخته‌های پژوهشگران می‌افزود.
دلایل عضویت افراد در گروه‌ها
افراد بنا به دلایلی بدنبال عضویت در گروه هستند که می‌توان به 1) شهرت؛ 2) امنیت؛ 3) احساس ارزش شخصی؛ 4) قدرت؛ 5) تامین هدف؛ 6) نیاز اجتماعی نام برد.
1) شهرت: عضويت در گروه مي‌تواند باعث حيثيت فرد بشود. وابستگي به يك گروه مي‌تواند باعث معرفي، شهرت يا پايگاه و مقام فرد شود.
2) امنیت: افراد با تشكيل گروه مي‌توانند از ميزان نا امني «تنها ماندن» بكاهد (يعني در گروه احساس قدرت بيشتر، شك و ترديد كمتر مي‌کند و احساس مي‌کند در برابر هر نوع تهديدي مقاوم‌تر شده است.)
3) احساس ارزش شخصی: گروه‌ها باعث می‌شوند كه افراد در خود احساس ارزش کنند. يعني عضويت در گروه نه تنها اين پيام را به گروه‌هاي خارجي مخابره مي‌كند كه عضو گروه داراي جايگاه يا مقام خاصي است، بلكه مي‌تواند موجب شود فرد درخود احساس ارزش بيشتري نمايد.
4) کسب قدرت: يكي از ويژگي‌هاي گروه القا قدرت به فرد است که این امکان تنها از طريق گروه ميسر مي‌شود. افراد و اعضاي سازمان براي اينكه بتوانند خود را در برابر تقاضاهاي نامعقول مديريت حفظ کنند، اقدام به تشكيل گروه مي نمايند. گروه‌هاي غير رسمي مي‌توانند براي افراد فرصت‌هايي را بوجود آورند كه آنها بتوانند بر ديگران اعمال نفوذ نمايند.
5) تأمین هدف: موارد زيادي وجود دارد كه براي انجام يك كار خاص بايد بيش از يك نفر كار كند (بايد براي انجام يك كار افراد همفكري كنند و از مجموع استعدادها يا قدرت‌هاي خود استفاده نمايند). در چنين مواردي، مديريت مي‌تواند بر يك گروه رسمي تكيه كند و از آن بخواهد كه مسئله سازمان را حل نمايد.
6) نیاز اجتماعی: علت اساسی تشکیل گروه‌ها وجذب افراد به گروه، اجتماعی بودن انسان است. زبان، فرهنگ، ایدئولوژی و تمدن حاصل اجتماع انسانی است. برای به وجود آمدن این مظاهر مهم انسانی، افراد دور هم جمع می‌شوند وتشکیل گروه می‌دهند.
انواع گروه‌ها
در محیط کار دو دسته گروه وجود دارد که شامل گروههای رسمی و غیررسمی است که در ادامه به شرح این دو نوع گروه پرداخته شده است.
گروههای رسمی
گروههای رسمی‌مانند مدارس، کلیساها، بیمارستان‌ها، دولت، سازمان‌های مدنی و ... هستند. در این گروه‌ها ساختارها و نقش‌ها و مسئولیت‌های اعضا به روشنی تعریف شده است. این گروههای توسط مدیریت ساخته می‌شوند و وظایفی را بر عهده دارند که طبق روال تعیین شده است. در این نوع گروه‌ها اعضا در روابط رئیس و زیردستان با گروه مقید هستند.
در گروههای رسمی، نقش‌ها و مسئولیت‌ها تعریف شده‌اند و هنجارها حاکم بر ماهیت تعامل بین اعضای گروه نیز هستند. مدت زمان گروههای رسمی‌از پیش تعیین شده است، اگرچه گروههای رسمی‌وجود دارند که برای مدت طولانی ادامه دارند.
گروههای غیررسمی
گروههای غیررسمی‌توسط مدیریت ساخته نمی‌شوند بلکه توسط اعضا خود سازمان در داخل سازمان ایجاد می‌شوند. نیازهای شخصی و روانی اعضا از چنین تشکیلاتی ارضا می‌شود، اما تأثیر کلی کار در داخل یک سازمان تا حد زیادی تحت تأثیر گروههای غیررسمی‌است. برای مثال یک کارمند از تیم فروش با شخص دیگری که در زمینه تولید کار می‌کند عضو یک گروه رسمی‌نیستند، ممکن است دوستی بسیار خوبی داشته باشند. این رابطه باعث می‌شود فرد فروش از برنامه تحویل تا حد زیادی آگاه باشد و برنامه فروش خود را بدرستی برنامه‌ریزی کند. در مقابل کارمند تولید ممکن است کالاهایی را که از نظر کارمند فروش مناسب است را در برنامه کلی تولید قرار دهد و بر عملکرد تیم تولید تأثیر بگذارد.
مراحل شکل گیری گروه
شکل گیری و توسعه تیم، فرایندی پویاست. بیشتر تیم‌ها خود دائماً در حال تغییر هستند و ممکن است هرگز به مرحله ثبات نرسند. اما براساس مــدل توکمن، تیم‌ها چهار مرحله (شکل‌گیری، طوفان زایی(درگیری)، هنجارسازی و عمل) را طی می‌کنند. استیفن رابینز به فرایند توسعه و تکامل تیم از دیدگاه توکمن مرحله فروپاشی را نیز اضافه کرده است.
1) شکل گیری (Forming)
اعـــضای گروه برای اولین بار دور هم جمع می‌شوند. همه افراد مودب و غیرفعال هستند. تضاد به ندرت به طور مستقیم مشاهده می‌شود و افراد بیشتر متکی به کسانی هستند که به سان «رهبر» ظاهر می‌شوند.
2) درگیری (Storming)
در این مرحله جر و بحث، گفتکو و اختلاف نظر بین اعضای تیم بوجود می‌آید. سخت ترین مرحله بین ۵ مرحله، این مرحله است و اگر تیم از این مرحله با موفقیت عبور کند، تیم به احتمال زیاد می‌تواند به مرحله عمل نیز برسد. در غیر اینصورت تیم به احتمال زیاد از هم خواهد پاشید.
3) هنجارسازی (Norming)
در مرحله بعدی تیم به هنجارسازی می‌رسد. در این مرحله، زیرگروه‌ها منافع گروهی را تشخیص داده و منازعات گروهی کاهش می‌یابد. هرکسی در بیان نقطه نظرات خود احساس امنیت می‌کند و مباحث به راحتی در گروه دنبال می‌شود. در این مرحله روش‌های کاری وضــــع می‌گردند و اعضای تیم آن را به رسمیت می‌شناسد.
4) عملکرد (Performing)
در این مرحله تیم به بالاترین میزان کارائی و بازدهی خود می‌رسد. تیم برای حرکت خود به سمت هدف دارای استراتژی مشخص شده است. افراد دارای مسئولیت پذیری بالایی هستند و برای انجام کارها نیازی به مداخله مستقیم مدیریت ندارند. تصمیم‌های به صورت جمعی و در یک محیط کاملاً دوستانه و آکنده از احترام گرفته می‌شود.
5) فروپاشی (Adjourning)
در این مرحله کارهای پروژه به اتمام رسیده و گروه آماده می‌شود که پایان موجودیت خود را اعلام کند. در این مرحله کارهایی شامل 1) تحقیق هدف‌های تیم؛ 2) ارزیابی عملکرد تیم و اعضا؛ 3) ثبت و انتقال آموخته‌ها؛ و 4) توجه به تحویل نتایج نهایی به مرجع بالاتر انجام می‌شود.
نقش‌های افراد در گروه
افراد در گروه نقش‌های مختلفی را ایفا می‌کنند بسیار طولانی خواهد شد. در هر صورت دو طبقه بندی مشهور انجام شده است که مرتبط ترین نقش‌های تیمی‌را معین کرده و در طرح‌های معنی داری جای داده است. در هر دو طبقه‌بندی نقش‌های کارگرایی و اجتماعی- احساسی از هم متمایز شده‌اند. نقش‌هایی که افراد در تیم ایفا می‌کنند در سه نوع عمده 1) نقش‌های کارگرا؛ 2) نقش‌های نگاهدارنده (حفظ و نگهداری) و 3) نقش‌های خودمحورانه (مانع) از هم تفکیک شده‌اند.
نقش‌های کارکردی
نقش‌های کارگرا به فعالیت‌هایی که به انجام موفقیت آمیز و دستیابی به هدف‌های کاری مربوط می‌شود اشاره دارد. این نقش‌ها شامل فعالیت‌هایی مانند روشن کردن مقصد گروه، طراحی استراتژی برای انجام کار، واگذاری ماموریت‌های شغلی و ارزیابی پیشرفت می‌شود.
نقش‌های نگاهدارنده، به فعالیت‌های احساسی-اجتماعی اعضای گروه که همکاری و تعهد شخصی به گروه را حفظ می‌کند اشاره دارد. این نقش‌ها شامل ترغیب سایر اعضا به مشارکت، ستایش و قدردانی از دیگران به دلیل سهم آنان در موفقیت گروه، حل مشاجره‌ها و عدم توافق‌ها به صورت کدخدا منشانه و سایر فعالیت‌هایی است که برای حفظ جو دوستانه در گروه طراحی می‌شوند.
نقش‌های غیرکارکردی (نامفید)
نقش‌های خودمحورانه به فعالیت‌هایی که موجب از هم گسیختگی یا نابودی گروه می‌شود اشاره دارد. این فعالیت‌ها تسلط بر بحث و گفتگو، حمله کردن به سایر اعضای گروه، مخالفت بدون دلیل با سایر اعضای گروه و از هم پاشیدن گروه با طرح مباحث نامربوط و شوخی‌های غیرضروری را شامل می‌شود.
گاهی تعیین اینکه یک عضو گروه نقش مانع ایفا می‌کند یا خیر دشوار است؛ زیرا ممکن است رفتار عضو گروه به منظور ایجاد مانع در کار گروهی نباشد. برای مثال عضوی از گروه ممکن است جمع بندی گروه در مورد موضوعی را زیر سوال ببرد و گروه را مجبور کند که راجع به آن با دقت بیشتری بیاندیشد. سایر اعضای گروه ممکن است احساس کنند که این فرد به طور سرسختانه در برابر اجماعی که در نظریات اعضای گروه در حال شکل گیری است مقاومت می‌کند و قصد وی صرفا جلوگیری از پیشرفت گروه است.
به همین ترتیب یک شوخی خوب و به موقع می‌تواند به از میان رفتن تنش‌ها و حفظ همکاری اعضای گروه با یکدیگر کمک کند یا بحث گروهی را می‌تواند بر هم زند و مانع پرداختن به موضوعی مهم و حساس شود.
