یادداشتی برای مدیران ارشد
اول اجازه دهید مرور کوتاهی بر ماهیت یک سیستم (System) داشته باشیم. در ساده ترین تعریف، سیستم مجموعه ای از اجزاست که در یک رابطه منظم برای دستیابی به یک یا چند هدف با هم کارمیکنند.
اجزای یک سیستم هم طبق تعریف غالب عبارتند از:
- داده ورودی (Input)
- پردازش (Process)
- داده خروجی (Output)
- بازخورد (Feedback)
اما سیستمها از نظر برتالانفی (Bertalantffy) 4 ویژگی اصلی دارند:
- تعامل اجزای سیستم با هم.
- رابطه داده و ستانده با محیط پیرامونی.
- گرایش به نظم .
- گرایش به تعادل پویا.
ولی نکته مهم اینجاست که اگر تعامل سیستمی با محیط پیرامونی اش مختل شود، مطابق با اصل دوم ترمودینامیک، قانون رکود و تلاشی یا همان آنتروپی (Entropy)، فعال شده و کم کم سیستم به بینظمی و بی تعادلی می رسد و پس از آن با سرعتی شتابنده به سمت نابودی پیش خواهد رفت! اما خبر خوب اینکه سیستم های باز این شانس را دارند تا کاهش انرژی درونی خود را از محیط پیرامونی دریافت کنند.
خلاصه آنکه سازمانها به عنوان یک سیستم، چنانچه بسته عمل کنند به سمت آنتروپی مثبت(تلاشی) می روند مگر آنکه در تعامل با محیط، نسبت انرژی و ماده ای که از محیط کسب می کنند بیشتر از میزانی باشد که از دست میدهند. در این حالت سیستم عملا به سمت خلاف آنتروپی حرکت می کند که در این وضعیت آنتروپی منفی افزایش یافته که همانا مسیر درست است!
پس آنتروپی مثبت باعث نابودی و آنتروپی منفی باعث بقای سازمان میشود.
خُب، برای افزایش آنتروپی منفی چه کنیم؟
پاسخ ساده این است که فرای جذب منابع و سرمایه (که موضوع بحث ما نیست)، تعامل سازمان را با محیط پیرامونی افزایش دهیم و تلاش کنیم انرژی جذب کنیم و یادمان نرود که یک سیستم بسته مانند مرداب است و این توانایی را دارد که همه چیز را داخل خودش متلاشی کند و به گند بکشد!
البته این کارها را هم میتوانیم انجام دهیم:
- بازخورد را در سازمان مان جدی بگیریم: بازخورد (Feedback) مهمترین ابزار شناسایی مشکلات و معظلات بالقوه و بالفعل است اما از سوی دیگر دریچه ای است برای تبادل با محیط پیرامونی، تفکرات و راه حلهای جدید برای مشکلات یافت شده.
- نگاهمان به مدیریت منابع انسانی را به روز کنیم: مدیریت منابع انسانی (HR) تنها استخدام و محاسبه حقوق و تسویه پرسنل نیست. منابع انسانی مهمرین داده ورودی (Input) نرم افزاری سازمان است. دریچه ورود آدمهای جدید و تفکرات نو. در جذب و نگهداشت نیروی انسانی خودمان را با شرایط روز هماهنگ کنیم. تفکرات اتوپیایی یا رضایت کامل از وضع موجود کمکی نمی کنند. همکاران جدید باید با ساختار و ماموریت و تغییرات پیش رو مطابقت داشته باشند و همکاران موجود هم نیاز به مطالعه، آموزش، انگیزه و... دارند. این باید جریان سیالی از انرژی باشد. دقت داشته باشیم سازمانها با دیگر سامانه های ساخت دست بشر یک تفاوت پررنگ دارند. این جا با انسان هم به عنوان داده ورودی (Input) سرو کار داریم و هم همین انسانها قرار است بخش مهمی از پردازش (Process) و مکانیسم بازخورد (Feedback) را به عهده داشته باشند. این نکتهی بسیار مهمی است! اشتباه در فرآیندهای جذب و نگهداشت کارکنان میتواند در طول زمان آنتروپی مثبت ایجاد کند.
- مطالعه کنیم و آموزش را جدی بگیریم: ذهن خود و سازمان خود را با مطالعه به روزرسانی کنیم. دنیای امروز به شدت در تغییر است و سرعت تولید علم و سهولت دسترسی به آن با همین ده سال پیش هم قابل مقایسه نیست. از فضای خارج سازمان ایده بگیریم، سازمان مان را مقایسه کنیم. آموزش رسمی و غیر رسمی را به رویه ای مستمر در سازمان تبدیل کنیم. این میتواند حضور در کلاسهای آموزشی باشد تا منتقل کردن دانسته ها به همکاران در هنگام صرف چای یا کشیدن یک سیگار!
- تعامل سازمان را افزایش دهیم: ازنظرات مشاوران، شرکت درسمینارها وگردهمایی ها استقبال کنیم و اجازه دهیم سازمان مان در معرض قضاوت قرار بگیرد. اگر مدل کسب و کار یا اندازه سازمان می طلبد سازوکاری مناسب برای دریافت بازخورد از مشتریان، کارفرمایان و مخاطبان سازمان ایجاد کنیم.
- از وکیل مدافع شیطان بهره ببریم: اگردر سازمان مان تصمیمگیری در گروهی همگن اتفاق میافتد (مثلا مدیران ارشد یا اعضای هیات مدیره، دوستان قدیمی و از یک دانشگاهند) وکیل مدافع شیطان (Devil's advocate) کمک بزرگی است! باید در گروه مان کسی باشد که افکار، طرحها و ایده هایمان را -که احتمالا درگیر سوگیری هستند- به چالش بکشد. این چالش علاوه بر مزایای کلاسیک زمینه تعامل با محیط پیرامونی، توجه به بازخوردها و مطالعه را افزایش میدهد.
هیچوقت یادمان نرود در طول تاریخ امپراتوری ها، حکومت ها، شرکتها و سازمانهای بزرگ و کوچکی در عین ناباوری و بدون آنکه بفهمند چرا، متلاشی شده اند. پس پدیده آنتروپی را جدی بگیریم!
