ذینفعان یک سازمان معمولا شامل مقام‌های اجرایی رده بالا یا گروه‌های عملیاتی می شوند که به دنبال موفقیت یک محصول هستند. مثل مدیران ارشد بازاریابی یا فروش یا سرمایه‌گذاران.
معمولا ذینفعان با توجه به تجربه و ارتباطاتی که در طول دوران کاری خود ساخته‌اند، دیدگاه‌ها و نظرات ارزشمندی دارند که می‌تواند به پیشرفت محصول بسیار کمک کند اما مساله مهم این است که باید بسیار مراقب باشیم تا از خطرات تاثیر مستقیم نظرات آنها در تعیین مسیر محصول اجتناب کنیم. به عنوان مدیر محصول اولین و اصلی‌ترین مسئولیت ما تامین نیازها و رضایت مشتری است. به همین دلیل باید درخواست‌های ذینفعان را مدیریت کنیم و به طور معقولانه‌ای به دنبال روش هایی برای اعمال نظراتشان باشیم تا به مشتری و به محصول آسیب وارد نشود.
بدیهیست که برای ساختن یک محصول موفق و انتشار آن به حمایت و منابع بسیاری نیاز است. ذینفعان با حمایت‌های خود در این زمینه نقش حیاتی ایفا می‌کنند و می‌توانند با تخصیص بودجه‌های قابل توجه، جلب توجه مشتریان و غیره ادامه مسیر محصول را تضمین کنند.
اما همانقدر که آنها برای یک سازمان مفیدند، می‌توانند مضر باشند. طبیعیست که سرمایه‌گذاران و ذینفعان انتظار دارند که نظراتشان در توسعه محصول موثر باشد اما آیا واقعا نظرات آنها راهگشاست؟ آیا نظرات متفاوت آنها (بدون توجه به نقشه راه و اهداف) باعث درهم‌تنیدگی محصول و عدم رضایت مشتری نمی‌شود؟ آیا می‌تواند نظر کسانی را که ادامه حیات شرکت به وجود آنها وابسته است نادیده گرفت؟
در نتیجه مدیر محصول باید یاد بگیرد که چگونه با ذینفعان مواجه شده و معقول رفتار کند. اما پیش از هر چیز باید انواع ذینفعان و نقش هر کدام در سازمان را بهتر بشناسیم تا با تضاد منافع آنها و نظرات متفاوتشان آشنایی داشته باشیم.
این افراد همان‌هایی هستند که عناوین آنها با “C” شروع می‌شود (مثل CTO، CPO CMO و غیره) یا آنها را با عناوینی مثل “SVP” یا “VP” می‌شناسیم. آنها افرادی هستند که به شدت به جهت پیشرفت محصول و هماهنگی با اهداف و پیش‌بینی‌های درآمد شرکت اهمیت می‌دهند.
این افراد مسئول فروش محصول شما هستند. بنابراین، به طور طبیعی به ماهیت آنچه که ایجاد شده است و زمان ایجاد آن اهمیت می‌دهند. آنها معمولا در خط مقدم ارتباط با مشتریان‌بالقوه و مشتریان فعلی قرار دارند.
هنگامی که محصولات به بازار عرضه می‌شوند، این افراد شکایات مشتری را دریافت می‌کنند. مدیران عملیات و پشتیبانی معمولا اولین کسانی هستند که از مشکلات مشتری آگاه می‌شوند و در صدد رفع آن بر می‌‌‌آیند
توسعه‌دهندگان محصولات در حقیقت همان کسانی هستند که محصول را ساخته‌اند و ذینفع آن هستند. آنها معمولاً اطلاعات دقیقی درباره نقاط قوت و ضعف محصول دارند.
به عنوان مدیر محصول، باید تلاش کنید که هم توسط ذینفعان در گوشه رینگ گرفتار نشوید و هم یاد بگیرید که چگونه رفتاری توام با احترام داشته باشید. نکات زیر می‌تواند در بهبود این ارتباط به شما کمک کند:
باید همواره گزارشات پیشرفت محصول و آخرین به روز رسانی آن را ارائه کنید تا اطمینان حاصل کنند که نظرات آنها در چشم‌انداز و فرایند توسعه محصول دیده شده است. هرچه زودتر و در بازه‌های زمانی کوتاه‌تری این اطلاعات را به ذینفعان ارائه کنید بهتر است. این باعث برقراری یک رابطه نزدیک با ذینفعان می‌شود و امکان تبادل اطلاعات با آنها در مورد آنچه انتظار دارند، را فراهم می‌کند. به خاطر داشته باشید که ذینفعان ترجیح می‌دهند در خصوص ایده‌ها در ملاقات‌های خصوصی صحبت کنند پس این موارد را حتی‌المقدور در جلسات تیمی مطرح نکنید
در صورتی که یک ذینفع ایده خود را در مورد عملکرد یا ویژگی خاصی در محصول با شما مطرح کرد و این ایده به نظر شما ناکارآمد بود، باید برای تحلیل آن زمان بگذارید تا مطمئن شوید که این ایده مناسب است یا نه. از پشت‌گوش انداختن نظرات ذینفعان بپرهیزید که باعث ایجاد تنش و بی‌اعتمادی می‌شود.
در بیشتر مواقع ذینفعان ایده‌ای را صرفا به این دلیل که جالب به نظر می‌رسد مطرح نمی‌کنند. آنها دائما با مشتریان، سرمایه‌گذاران، رقبا و چشم‌انداز‌ها درگیر هستند و نظراتشان برخواسته از آنهاست. پس لازم است که با آنها وارد دیالوگ شوید تا دقیقا متوجه شوید که آنها این ایده را برای چه گروهی از مشتریان و یا رفع چه نیازی پیشنهاد داده‌اند.
ذینفعان لزوما در جریان جزئیات توسعه محصول نیستند و احتمالا در خصوص موارد مرتبط با پیشرفت کار سوالات زیادی دارند. سعی کنید به سوالات آنها پاسخ دهید و آنها را بی‌اهمیت جلوه ندهید چرا که ممکن است از شما عصبانی و یا نا‌امید شوند. از طرفی صرف زمان زیاد برای ارائه پاسخ‌های دقیق و جزئی به سوالاتشان ممکن است برای شما مشکلات بیشتری ایجاد کند. بنابراین پیشنهاد می‌شود که با رویی گشاده پاسخی مختصر در خصوص آنچه انجام می‌دهید و روش‌های انجام آن ارائه کنید.
به عنوان مدیر محصول، شما تنها کسی هستید که تقریبا با همه افراد سازمان در ارتباطید و به همین دلیل به اطلاعات گسترده‌ای در خصوص انواع نگرانی‌ها در مورد محصول دسترسی دارید. بنابراین گوش دادن به آنها یک چشم‌انداز بی‌نظیر برای شما فراهم می‌کند. از این اطلاعات برای توسعه محصولی که تمام نیاز‌های کاربر را برطرف می‌کند استفاده کنید.
رابطه عشق و نفرت بین ذینفعان و مدیر محصول واقعا طبیعی است و تقریبا گریزی از آن نیست. به عنوان یک مدیر محصول باید به همه گوش کنید و در نهایت آن چیزی را انتخاب کنید که برای محصول شما بهتر است. تا حد ممکن برای شنیدن دیدگاه‌هایشان، درک آنها و اعتبار بخشیدن به آنها زمان بگذارید. فارغ از تمام مشکلاتی که در کار کردن با ذینفعان دارید، نظراتشان برای پیشرفت محصول واقعا ارزشمند است.
