مدیریت صرفا به حوزه استراتژی‌ها و مسائل بنیادین کسب‌وکار خلاصه نمی‌شود و ایجاد فضایی امن و راحت برای کارمندان هم بخش بسیار مهمی از روند مدیریت یک کسب و کار است. هر چند که این بعد از اداره یک سازمان از چشم مدیران دور می‌ماند، اما ایجاد محیطی که همه چیز در آن برای ارائه بهترین عملکرد از سوی کارمندان فراهم است، بیش از هر چیز دیگری بر بازدهی آنان و در نهایت، رشد و گسترش کسب‌وکار شما تاثیر می‌گذارد. از این رو، تصمیم گرفتیم در این مطلب راهکارهایی را برای مدیریت موثر و کارآمد محیط کار به شما معرفی کنیم. چه صاحب یک شرکت خصوصی کوچک هستید و چه سازمان بزرگی را اداره می‌کنید، برای آشنایی با این روش‌های مدرن و بهبود فضای کاری کسب و کارتان، تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.
حال که حرف از مدرن ترین روش های مدیریت کسب و کار به میان آمد، شاید این سوال برایتان پیش آمده باشد که مدرن بودن چه مزایایی را برای یک کسب و کار به همراه خواهد داشت؟ اتوماسیون و مدرن‌شدن فرایندهای کاری، روند روبه‌رشدی دارد و اگر مشاغال نتوانند همگام با این‌ها حرکت کنند، قطعا در آینده با چالش‌های سختی مواجه خواهند شد و ممکن است تا مرز فروپاشی هم پیش بروند.
در عوض، اگر صاحبان مشاغل استفاده از فناوری‌های مدرن را جدی بگیرند و هم‌سو با تغییرات روز دنیا پیش بروند، بازدهی کسب‌وکارشان را به حد اعلی می‌رسانند. به همین دلیل، کسب‌وکارهای بسیاری در تلاش‌اند تا با بررسی موثرترین راهکارهای مدیریت محل کارهای مدرن، هم تجربه کاری کارمندان را بهبود ببخشند و هم مسیر رسیدن به اهدافشان را هموارتر کنند. در چنین موقعیتی است که استفاده از ابزار و تکنولوژی‌های مدرن در محل کار، مثل استفاده از دستگاه حضور غیاب آنلاین می‌تواند روند مدیریت را آسان‌تر کند. در ادامه، راهکارهای بیشتری در این زمینه ارائه شده است.
حال رسیدیم سر اصل مطلب. در این بخش، راهکارهایی را به شما آموزش خواهیم داد که به کمک آن‌ها، می‌توانید محل کار خود را به شیوه‌ای مدرن و موثرتر از قبل مدیریت کنید. مدیریت درست فضای فیزیکی کار، می‌تواند کار گروهی را بهبود ببخشد و به‌صورت مستقیم و غیر مستقیم بر موفقیت کسب و کار شما تاثیر داشته باشد. مؤثرترین راهکارهای مدیریت محل کار به روش مدرن عبارت‌اند از:
یکی از بهترین راه‌های مدیریتی برای محل کارهای مدرن، استفاده از ابزارها و سیستم‌های کنترلی مدرن است. به‌‌عنوان مثال، می‌توانید حضور و غیاب و کنترل تردد در دفاتر کاری را به کمک دستگاه‌های پیشرفته و به بهترین شکل ممکن انجام دهید. استفاده از چنین ابزاری می‌تواند مزایای بسیاری از جمله موارد زیر به دنبال داشته باشد:
· بررسی دقیق ساعت ورود و خروج کارکنان
· محاسبه دقیق ساعت‌های کاری هر کارمند در هر ماه
· پرداخت حقوق و دستمزد بر اساس مشاهده ساعات کاری
· عدم ضایع شدن حق‌وحقوق کارکنان
· افزایش تعهد و انضباط کارکنان برای حضور به‌موقع
· و...
تحقیقات بسیاری نشان داده‌اند که قرارگرفتن در معرض نور خورشید – چه در محیط کار و چه در خانه – مزایای زیادی به همراه دارد. نور و روشنایی به‌صورت مستقیم بر روحیه و بازدهی افراد تاثیر دارد و در عوض تاریکی، نه‌تنها انرژی منفی و افسردگی را به همراه خواهد داشت که می‌تواند حتی باعث آسیب به بینایی نیز بشود. طراحی دکور محل کار مدرن، باید به‌گونه‌ای باشد که حتی‌الامکان تمامی کارکنان نزدیک به پنجره و نور طبیعی باشند. این مسئله باعث صرفه‌جویی در مصرف انرژی و کاهش هزینه‌های سازمان هم می‌شود. بعد از نور، دمای محل کار نیز به همان اندازه اهمیت دارد؛ گرمای بیش از اندازه همه را کلافه می‌کند و سرمای زیاد نیز تمرکز کارکنان را کاهش می‌دهد. از این رو، با استفاده از سیستم‌های گرمایشی و سرمایشی مدرن، از کنترل دما غافل نشوید.
رنگ‌ها نیز در افزایش بازدهی کارکنان نقشی اساسی دارند. هر رنگ، تاثیر متفاوتی بر روان کارکنان خواهد داشت؛ به همین دلیل است که توجه به روان‌شناسی رنگ‌ها در محل کارهای مدرن، بسیار اهمیت دارد. استفاده از رنگ‌های گرم و انرژی‌بخش، می‌تواند عملکرد کارمندان را بهبود ببخشد.
علاوه بر رنگ، سبک دکوراسیون محل کار نیز مهم است. استفاده از سبک‌های مینیمال و خلوت، می‌تواند در افزایش آرامش و تمرکز کارکنان تاثیرگذار باشد. از مبلمان ساده، گیاهان و گل‌های آرامش‌بخش گرفته تا تابلوها و غیره، همه را باید بادقت و حساسیت بالا انتخاب کرد.
شاید در وهله اول، این مسئله پیش پاافتاده و کم‌اهمیت به نظر برسد، اما این جنبه از محیط کار، از سایر مواردی که قبلا به آن‌ها اشاره شد و در ادامه نیز معرفی خواهند شد، اهمیت بیشتری دارند. در واقع، تمام مواردی که تا الان ذکر شدند، به‌صورت غیرمستقیم با راحتی کارکنان در ارتباط بود و به شکلی ناخودآگاه بر بازدهی آن‌ها تأثیر داشت. اما این مورد، مستقیما می‌تواند کارایی آنان را تحت تاثیر قرار دهد.
هیچ‌چیز نمی‌تواند در یک محل کار مدرن، بیشتر از صندلی‌های ناراحت اعصاب و تمرکز کارکنان را بر هم بزند. اینکه بخواهید مدام صندلی را عقب و جلو کنید یا اینکه بر سر جای خود جابه‌جا شوید، بدون شک بازدهی شما را به مقدار زیادی کاهش خواهد داد. همین را می‌توان درباره میزهای کاری نیز مطرح کرد. از این رو، توجه به انتخاب میز و صندلی استاندارد را به هیچ عنوان دست کم نگیرید.
از دیگر راهکارهای مدرن مدیریت محل کار، در نظر گرفتن فضای مناسب استراحت برای کارمندان است. کارمندان شما برای اینکه بتوانند انرژی خود را دوباره به دست آورند و بازدهی لازم را داشته باشند، نیاز به استراحت دارند. اختصاص یک فضای مناسب به چنین هدفی، بدون شک می‌تواند موجبات رضایت آن‌ها را فراهم کند. به‌علاوه، تعیین ساعاتی از روز برای ناهار و استراحت و میان‌وعده نیز در این زمینه موثر است.
شاید بسیاری از مدیران در برابر این راهکار مقاومت کنند، ولی به‌جرئت می‌توان گفت که یکی از موثرترین شیوه های مدرن مدیریت محل کار، تعدیل قوانین جاری آن است. برخی از قوانین که به پوشش و رفتار کارکنان مربوط می‌شوند را می‌توان تغییر داد. هراندازه که قوانین پوششی و رفتاری در محیط کار راحت‌تر باشد، بدون شک دغدغه‌های کارمندان نیز کمتر خواهد بود. اگر کارمندان بتوانند در پوششی که با آن راحت‌تر هستند در محل کار حضور پیدا کنند، یا اینکه بتوانند با سخت‌گیری کمتری با دیگران در ارتباط باشند، بدون شک رضایت و اشتیاق بیشتری نیز از خود نشان خواهند داد.
یک محل کار مدرن، بدون شک می‌تواند مسیر شما را برای برآورده‌کردن اهداف کسب‌وکارتان، هموار کند. مدرن بودن محل کار، برای فعالیت در دنیای مدرن امروز، امری اساسی و لازم‌الاجراست. اما این مدرنیته، روش‌های مدیریتی خاصی را نیز می‌طلبد که در این مطلب تعدادی از این راهکارها را برای مدیریت مدرن محل کار به شما معرفی کردیم.
اموری مثل استفاده از دستگاه حضور غیاب، توجه به نور و دما، رنگ محل کار، اختصاص فضای استراحت و تعدیل قوانین، همگی می‌توانند در افزایش بازدهی کارکنان شما مؤثر باشد. شما چه تجربه‌ای در رابطه با روش های مدرن مدیریت محیط کار دارید؟ آن‌ها را با ما هم درمیان بگذارید.
