حتی با تجربه‌ای اندک در زمینه مدیریت یک تیم، سازمان و یا کسب‌وکار، به‌خوبی می‌دانید که لیست وظایفی که یک مدیر هر روز باید انجام دهد، سربه‌فلک می‌کشد! مدیریت وظیفه سنگین و بسیار پرمسئولیتی‌ست و در این بین، «نظارت» بر آن‌چه در تیم و سازمانتان رخ می‌دهد، یکی از دشوارترین و وقت‌گیرترین آن‌هاست.
چگونه می‌توانید بار این مسئولیت را کم کنید و به کارهای مهم‌تری بپردازید؟ چه چیزهایی می‌توانند وقت شما را برای انجام «وظایف مدیریتی» و توسعه کسب‌وکارتان خالی کنند؟ خبر خوب این‌که ابزارهای زیادی می‌توانند شما را در این امر یاری برسانند. کافی‌ست این مقاله را تا انتها مطالعه کنید تا با یکی از کاربردی‌ترین آن‌ها آشنا شوید.
تیم مدیریت منابع انسانی: فرشته نجات؟
یکی از اصلی‌ترین وظایف یک مدیر، نظارت بر صفر تا صد امور است. اما این کار به‌تنهایی امکان‌پذیر نیست. احتمالا اولین گزینه‌ای که برای کمک‌گرفتن روی آن‌ها حساب باز می‌کنید، تیم مدیریت منابع انسانی باشد. اگر چه نمی‌توان نقش پررنگ این تیم در تسهیل مدیریت یک سازمان را انکار کرد، اما با خطاهای انسانی آن‌ها چه خواهید کرد؟ آیا تضمینی وجود خواهد داشت که هرگز قضاوت اشتباهی انجام نخواهند داد؟
از قدیم گفته‌اند که «انسان جایز الخطاست»؛ هر چند بعضی‌ها عقیده دارند که «انسان اجازه خطا‌کردن ندارد، بلکه «ممکن الخطاست» و ممکن است ناخواسته اشتباهی مرتکب شود. چه «جایز باشد» چه «ممکن»، در هر حال اشتباه‌کردن بخشی از ماهیت انسان‌بودن ماست و نمی‌توان خطا و اشتباه را از انسان جدا کرد.
تیم مدیریت منابع انسانی هم متشکل از انسان‌هاست و حتی کارکشته‌ترین مدیران منابع انسانی هم ممکن است در مورد عملکرد کارکنان و تماشای اخلاق شغلی آنان، خطاها و اشتباهاتی را مرتکب شوند. اما وقتی پای یک سازمان وسط است، خطاهای انسانی گاه فاجعه می‌آفرینند.
بنابراین باید تا جایی که می‌توانید با استفاده از ابزارهایی که درصد خطای بسیار کمی دارند، این‌گونه خطاها را به‌حداقل برسانید. دلیل این‌که ما انسان‌ها ربات و ماشین را اختراع کرده‌ایم، جلوگیری از همین خطاها و فاجعه‌ها بوده است. حال که در بعضی حوزه‌ها از دست تیم مدیریت منابع انسانی کاری برنمی‌آید، چه باید کرد؟
نرم‌افزار حضور و غیاب، فرشته نجات!
پیگیری حضور و غیاب کارکنان در محل کار، یکی از حوزه‌هایی‌ست که درصد خطای تیم مدیریت منابع انسانی در آن بالاست. اما استفاده از یک نرم‌افزار حضور و غیاب آنلاین که بر بستر اپلیکشن و تحت وب کار می‌کند، می‌تواند همه چیز را به نفع شما تغییر دهد. با استفاده از این نرم‌افزارها، تیم مدیریت فراق بال بیشتری برای پرداختن به مسائل مهم‌تر خواهد داشت و خطاهای بسیار کمتری مرتکب خواهد شد.
با استفاده از سیستم حضور و غیاب، می‌توانید کارمندان خود را زیر نظر بگیرید و از مشکلاتی که قبلا در مورد آن‌ها چیزی نمی‌دانستید مطلع شوید. شما باید بدانید که کارها و اقدامات در شرکتتان چگونه انجام می‌شود. آیا کسی هست که نمی‌تواند وظایفی را که به او محول کرده‌اید انجام دهد؟ آیا کسی هست که آن‌طور که باید و شاید از وی قدردانی نمی‌شود؟
با نظارت و مشاهده دقیق، می‌توانید از وقوع اتفاقات غیر منتظره و فاجعه‌آمیز جلوگیری کنید. ابزارهایی مانند نرم‌افزار پیگیری حضور و غیاب، امکان نظارت بر همه جزئیات را فراهم می‌کند و اطلاعات جامعی را در اختیار شما قرار می‌دهد.
نرم‌افزار حضور و غیاب به چه دردی می‌خورد؟
مدیران به روش‌های گوناگونی می‌توانند از نرم‌افزار حضور و غیاب بهره ببرند. در ادامه بخشی از این مزایا را معرفی خواهیم کرد:
محاسبه دقیق حقوق و دستمزد
یکی از چیزهایی که عملکرد موثر کارمندانتان را تضمین می‌کند، شفافیت در ارتباط با آنان است. باید با کارمندانتان صادق باشید و همه چیز را به آن‌ها بگویید. یکی از مهم‌ترین چیزهایی که شفافیت در آن‌ها امری ضروی‌ست، نحوه پرداخت دستمزد و سیستمی‌ست که برای سازماندهی و شفاف‌سازی پرداخت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
نرم‌افزارهای حضور و غیاب، تمام فعالیت‌های کارمندان را ثبت می‌کنند. شما می‌توانید بفهمید که چه کسی دیر می‌آید و چه کسی زودتر از دیگران شرکت را ترک می‌کند. باید بدانید که چه کسی بهتر از بقیه کارش را انجام می‌دهد. در غیر این‌صورت چگونه می‌توانید به آن‌ها پاداش دهید؟
ارتقای هوشمندانه و به‌حق کارکنان
با استفاده از سیستم حضور و غیاب، می‌توانید کارمندان خود را به مناصبی بگمارید که برای آن‌ها مناسب است. هرکسی در یک چیز خوب است نه در همه چیز و شما به‌عنوان یک مدیر باید بدانید که آن چیز چیست. بنابراین، باید گزارش دقیقی از این‌که دقیقا چقدر طول می‌کشد تا کاری را انجام دهند و این‌که آیا چیزی وجود دارد که زمان زیادی را بر سر انجام آن تلف می‌کنند یا خیر، وجود داشته باشد.
افزایش بهره‌وری کارکنان
شما باید بدانید که کارمندانتان با چه مشکلاتی دست‌وپنجه نرم می‌کنند و آیا می‌توانید کاری برای آن‌ها انجام دهید یا خیر؟ این‌جاست که تیم مدیریت منابع انسانی شما وارد عمل می‌شود تا کارهایی را که می‌تواند رضایت کارمندان را به‌دنبال داشته باشد، انجام دهد. با استفاده از یک سیستم حضور و غیاب، تیم مدیریت منابع انسانی شما زمان اضافی را بر سر کشف این موارد صرف نخواهد کرد.
صرفه‌جویی در زمان
درست است که وقت طلاست، اما برای مدیران هر ثانیه به‌اندازه الماس باارزش است. چرا به‌جای انجام کارهای بزرگ‌تر و بهتر، وقت باارزشتان را برای سروکله‌زدن با کارمندان برای صرفا چند ساعت مرخصی خرج کنید؟ از طریق نرم‌افزارهای حضور و غیاب، میزان برخورد کارمندان و مدیران به‌حداقل می‌رسد و از کاغذبازی‌های بیهوده جلوگیری می‌شود.
سامانه حضور و غیاب آنلاین ، دست راست مدیران موفق!
هر مدیر موفقی به دستیار هوشمندی احتیاج دارد. با این سامانه، از هر جایی می‌توانید حضور و غیاب کارکنانتان را پیگیری کنید و به‌سادگی آب‌خوردن، بر عملکرد منابع انسانی خود که ارزشمندترین دارایی سازمانتان هستند، نظارت کنید.
