همۀ ما تجربه‌های مصاحبه‌های ورودمان را به خاطر داریم. اما تا‌به‌حال تجربۀ مصاحبۀ خروج داشته‌اید؟ می‌دانید چرا این مصاحبه باید جدی گرفته شود؟ به شما پیشنهاد می‌کنم حتی اگر کارفرما و نیروی منابع انسانی نیستید، این نوشته را به دست این افراد برسانید؛ البته اگر سازمانتان را دوست دارید!
حتماً شما هم قبول دارید که فیدبک‌دادن و فیدبک‌گرفتن می‌تواند راهکار خوبی برای بقای یک سازمان باشد. اما این نظرسنجی از نیروهای فعلی ممکن است سازمان را به پاسخ صادقانه‌ای نرساند؛ چرا؟
نیروهای ماندنی در یک مجموعه، معمولاً به دلیل تمایلشان برای حفظ جایگاه شغلی، تعهد، هیجان و احساساتشان نمی‌توانند نظرهای صادقانه‌ای بدهند. درعوض، رفتنی‌ها چیزی برای به‌دست‌آوردن و چیزی برای ازدست‌دادن ندارند؛ پس نظرشان صادقانه‌تر است. حال چطور به نظرهای صادقانه برسیم؟ با یک مجموعه سؤال، آمادگی روانی برای شنیدن هر نوع پاسخی و شکل‌دادن فرایند خروج، قبل از خروج!
در ادامه 20 پرسش منتخب از مجموعه سؤالات مصاحبۀ خروج را جمع‌آوری کرده‌ام.
به تعداد نفرات، ممکن است پاسخ‌های متعددی دریافت کنید؛ اما نتیجه‌گیری چه زمانی ارزشمند است؟ زمانی که داده‌های شما زیاد باشد تا بتوانید پاسخ‌های مشترک را بیرون کشیده و به یک جمع‌بندی کلی برسید.
ممکن است به نظر شما این پرسش با پرسش قبلی یکسان باشد؛ اما دلیل رفتن، پاسخ‌های بسیاری دارد. ممکن است آغاز این پاسخ، اولین نارضایتی درونی بروز‌داده‌نشده باشد و آخرین پاسخ، فیدبک و نظری که برای او تیر خلاص بوده است.
پاسخ به این پرسش می‌تواند نقاط ضعف و کمبودها را مشخص کند؛ ممکن است فرهنگ سازمانی، حقوق و مزایا، کمبود انعطاف یا مجموعه‌ای از این عوامل، در این تصمیم‌گیری مؤثر باشند. مهم این است که با جمع‌آوری این اطلاعات بتوانید نواقص را پوشش دهید.
پاسخ این سؤال با پرسش‌های قبلی یکسان است؛ اما شما با مطرح‌کردن این پرسش به شیوه‌ای دیگر، می‌توانید پاسخ‌های متعدد و متنوعی دریافت کنید. ممکن است فردی در پاسخ به سؤال 3 بگوید موقعیت رشد شخصی و حرفه‌ای بالایی دارم؛ اما در پاسخ به این پرسش دربارۀ انگیزۀ رشد حرفه‌ای در سازمان شما حرف زده شود. مهم این است که هر دو سؤال را با هم بپرسید و پاسخ‌های هوشمندانه را جمع کنید.
در این مرحله خودتان را برای هر پاسخی آماده کنید و پاسخ‌های آن را به‌طور عمیق بررسی کنید و به دنبال راهکاری باشید که موقعیت‌های کلیدی را در مجموعه پر کنید.
این پرسش دلایل نارضایتی یک فرد را عمیق‌تر نشان می‌دهد و موشکافانه بررسی می‌کند. ازآنجایی‌که این پرسش را خیلی صریح بیان می‌کنید، آمادگی شنیدن هرگونه پاسخ ازجمله حقوق، مزایا، پیشرفت شغلی، تغییر موقعیت شغلی و... را داشته باشید. اگر پاسخ‌ها را با دورۀ کاری نیرو تطبیق دهید، نتیجه‌گیری بهتری خواهید داشت؛ چطور؟
ممکن است شما در طول یک سال 2 بار افزایش حقوق را در مرحلۀ نگهداشت نیرو اجرا کرده باشید و به نظرتان این حقوق کافی بوده باشد. اما در این مرحله متوجه می‌شوید که این رقم برای فردی با چنین پتانسیلی عدد بالایی نبوده است.
پاسخ به این سؤال می‌تواند به شما دیدی بدهد که با همراه جدید چطور برخورد کنید و چه امکانات و آموزش‌هایی را در اختیارش قرار دهید. همچنین، پاسخ به این پرسش می‌تواند کمک کند برای نیروهای فعلی، آموزش‌های جدید برگزار کنید. پس پاسخ به این پرسش هم برای نگهداشت نیروهای فعلی و افزایش وفاداری و هم برای جذب همراه جدید الزامی است.
البته ممکن است احساس ناخوشایندی تجربه کنید. هیچ‌کس نیست که احساس خوبی بعد از شنیدن پاسخ‌های منفی داشته باشد؛ اما این پرسش‌ها می‌تواند به تغییرات سریع و جدی در سازمان منجر شود.
این پرسش را دست‌کم نگیرید. چون از دو زاویه می‌تواند به شما کمک کند: زاویۀ اول، بررسی شرایط، کارمند جدید و نیرویی که قرار است برای ارتباط با مدیر فعلی همراه شود و زاوریۀ دوم، بررسی رفتار مدیر فعلی و فیدبک‌گرفتن از او.
این سؤال بررسی عملکرد مدیر فرد است و پاسخش می‌تواند کاری کند که بتوانید لایه‌لایه بررسی کنید که چه تعامل‌هایی باید اصلاح و چه تعامل‌هایی باید بهبود داده شوند.
با این پرسش به دنبال یک کلمه و توصیف دقیق نباشید. افراد در چنین شرایطی ممکن است خیلی احساساتی یا خشمگین پاسخ بدهند. بهترین کار این است که پاسخ‌های متعدد را دریافت کنید و بعد از بررسی همۀ آن‌ها در مصاحبه‌های متعدد، به دید مناسبی از فرهنگ سازمانی‌تان برسید.
این پرسش می‌تواند دیدگاه بهتری از فرهنگ سازمانی، از تیمی که با آن‌ها کار می‌کرده به شما ارائه بدهد. اگر در پاسخ با جملاتی مثل «می‌ترسیدم موقعیت شغلی را از دست بدهم» مواجه شدید، حتماً برای تغییر نگرش تیم و گروه اقدام کنید.
اگر پاسخ این پرسش «نه» بود، می‌توانید فرض بگیرید که این موضوع آتشی نهفته است که ممکن است هر لحظه فوران کند و باید برای تغییر، هرچه‌سریع‌تر دست‌به‌کار شوید.
همان‌طور که یک نیرو ممکن است تمام بخش‌های یک سازمان را نبیند، شما هم ممکن است از جزئیات مطلع نباشید. این پرسش باعث می‌شود که محیط کار را به کمک آموزش، شرایط بهتر، مزایا و امکانات ویژه امن‌تر کنید.
کار همیشه در جریان است؛ پس اصلاً جای تعجب نیست که کسی در طول کار احساس کند شرح وظیفه‌اش تغییر کرده است. اما این پاسخ باعث می‌شود شرح وظایف برای نیروی جدید را به‌روز کرده و بتوانید نیروی مناسبی را همراه کنید.
سؤال چهاردهم به مهارت‌ها می‌پردازد و سؤال پانزدهم به کیفیت‌ها. ممکن است موقعیت شغلی و شرح وظایف مبتنی بر مهارت‌های سخت تغییر کرده باشد. همچنین، ممکن است شرح وظایف جدید، به ویژگی‌های نرمی مانند صبر، سازمان‌دهی، مدیریت و... نیاز داشته باشد. به این ترتیب می‌توانید مهارت‌های نرم بیان‌شده را در کارجوی جدید جست‌وجو کرده و مناسب‌ترین فرد را استخدام کنید.
مثل سؤال اول، پاسخ‌هایی که از این پرسش می‌گیرید به اندازۀ شخصیت کارمند شما متفاوت خواهد بود؛ اما با گذشت زمان متوجه خواهید شد که پاسخ‌های مشابه بارها و بارها ظاهر می‌شوند. از این اطلاعات استفاده کنید و جنبه‌های خوب کار را تبلیغ کنید.
برای این پرسش هم ممکن است پاسخ متفاوتی دریافت کنید. با جمع‌آوری پاسخ‌های بیشتر و بیشتر، روندها در داده‌ها ظاهر می‌شوند و به نتیجه‌گیری بهتری خواهید رسید. در این مرحله هیچ پاسخی را نادیده نگیرید و همیشه به دنبال راهی برای به‌حداقل‌رساندن مشکلات باشید. وقتی پاسخ‌ها رایج‌تر شد، انرژی خود را برای حل آن‌ها متمرکز کنید.
با این پرسش تشخیص می‌دهید که یک نیروی انسانی چه چیزی را دوست دارد و چه چیزی به او احساس موفقیت می‌دهد. از اطلاعاتی که به شما می‌دهد برای پاسخ به این پرسش استفاده کنید: «آیا راهی وجود دارد که روزهای بیشتری را به بهترین روز تبدیل کنید؟».
این سؤال به شما کمک می‌کند که ببینید شرکت شما ممکن است از نظر مشارکت کارکنان در کجا کمبود داشته باشد. مجدداً از پاسخ‌هایی که می‌گیرید استفاده کنید تا بتوانید راهی پیدا کنید که روزهای کمتری را شبیه به بدترین روز کنید.
این یک سؤال بسیار باز است، بنابراین از کارمند دعوت می‌کند تا درمورد موضوعاتی که ممکن است در سؤالات دیگر به آن‌ها پرداخته نشده باشد، نظر دهد. همچنین می‌تواند چیزهایی را آشکار کند که شما از آن‌ها آگاه نبودید و ممکن است نخواهید بشنوید.
به خاطر داشته باشید چیزهایی که شما از آن‌ها بی‌اطلاع بودید، می‌توانند همۀ کارمندان شما را به‌شدت آلوده کنند، نه‌فقط تعداد کمی از آن‌ها.
پیشنهاد: برای پرسیدن این سؤالات همیشه منتظر مصاحبۀ خروج نباشید. شناسایی نگرانی‌ها قبل از تبدیل‌شدن به مشکل، می‌تواند به شما کمک کند تا همراهان ارزشمندی را حفظ کرده و به کسب‌وکارتان کمک کنید.
من فکر می‌کنم کارفرمای باهوش کسی است که از این فرصت استفاده می‌کند. البته خودم تا حالا چنین مصاحبه‌ای را تجربه نکردم.
شما چطور؟ به شیرینی مصاحبۀ خروج اعتقاد دارید؟
