ایده اصلی نوشتن این مقاله بعد از دیدن توییت یکی از همکارانم در اسنپ در ذهنم جرقه زد.سوالی بود که بارها با آن مواجه شده بودم اما هیچ‌وقت مجال این نبود که در موردش بنویسم. ممنونم از نادر راشد عزیز برای پرسیدن این سوال که بهانه‌ای شد برای نوشتن این مقاله.
از وقتی که پای اسکرام به ایران باز شد هر روز شاهد این بودیم که تعداد بیشتری از شرکت‌ها تصمیم به پیاده‌سازی آن گرفتند و هنوز هم هر روز به تعداد این شرکت‌ها اضافه می‌شود. در بین آن‌ها هم موارد موفق وجود داشت و هم ناموفق، خیلی‌ها به این نتیجه رسیدند که اسکرام به انجام کارها کمک کرده و در مقابل عده دیگری بودند که تفاوتی حس نکردند. حتی بعضی‌ها از اسکرام متنفر شدند و معتقد هستند که اسکرام بیش تر از این که کمک کننده باشد یک روش لاکچری برای خودنمایی شرکت‌هاست. عده‌ای تصور می‌کنند که اسکرام روشی است که مدیریت می‌خواهد با استفاده از آن Micro Management انجام دهد و حتی هستند کسانی که فکر می‌کنند اسکرام فقط کارها را سخت‌تر می‌کند.
در این مقاله سعی خواهیم کرد که بفهمیم چرا اسکرام در بعضی از موارد توانسته است مسبب نتایج درخشانی شود و در موارد دیگر مفید نبوده است. در قالب چند بخش مجزا، پیش‌نیازهای محیطی پیاده‌سازی اسکرام موفق را با هم بررسی خواهیم کرد و در ادامه نگاهی خواهیم انداخت به اشتباهات رایجی که در پیاده‌سازی اسکرام صورت می‌گیرد. در بخش اول به یک سوال مهم پاسخ خواهیم داد و آن این است که اسکرام اساساً برای حل چه نوع مسائلی به وجود آمده است و آیا شما و سازمانتان در زمره کسانی که با این نوع مسائل مواجه هستند قرار می‌گیرید؟
اکثر مقالاتی که به معرفی اسکرام پرداخته‌اند در همان جملات اول اشاره می‌کنند که اسکرام در شرایط Complex می‌تواند روش مناسبی باشد و برای چنین شرایطی ابزاری قوی و بی‌مثال است اما کمتر در مورد مفهوم این کلمه صحبت شده است.پس شاید برای فهمیدن این که اسکرام برای ما و شرکتمان مناسب است یا نه باید ابتدا به این سوال پاسخ دهیم که آیا ما در حال حل مسائلی از جنس Complex هستیم؟ آیا اساساً جنس کار ما Complex است یا نه؟در دقایق آتی شما را با این مفهوم آشنا خواهم کرد که وقتی از مسائل Complex صحبت می‌کنیم منظورمان چه نوع مسائلی است؟ برای درک این مطلب باید به یکی از چارچوب‌های مدیریتی و تصمیم گیری به نام Cyefin Framework بازگردیم.
کلمه Cynefin در زبان ولزی به معنای زیست بوم یا اکوسیستم است و توسط دیو اسنودن در سال 1999زمانی که او برای IBM کار می‌کرد برای درک بهتر فضای یک مسئله و چگونگی تصمیم‌گیری صحیح بر اساس شرایط ایجاد شد.
ایده اسنودن این است که هر مسئله‌ای زیست‌بوم، اکوسیستم یا فضای خاص خود را دارد گویی هر بار که سعی در ساماندهی مسئله‌ای خاص داریم به یک اقلیم جدید با شرایط خاص آن اقلیم وارد شده‌ایم و برای حل آن مسئله ابتدا باید قوانین حاکم بر آن را بشناسیم.
اسنودن زمینه‌های تصمیم‌گیری را به پنج ناحیه مختلف تقسیم می‌کند و هر ناحیه را دامنه یا Domain می‌نامد:
این تقسیم‌بندی‌ها به مدیران کمک می‌کند که بتوانند رفتار سیستم و افرادی که در آن قرار گرفته‌اند را تحلیل کنند و تصمیمات مناسب اتخاذ نمایند. در ادامه تک‌تک این دامنه‌ها را با هم بررسی می‌کنیم تا شما بتوانید ببینید در حال حاضر در کدام یک از این دامنه‌ها قرار دارید.
دامنه آشکار(Obvious)
اینجا قلمروی "شناخته‌شده‌های شناخته‌شده" است به این معنا که برای هر چیزی یک قانون یا بهروش (Best Practice) وجود دارد، وضعیت پایدار است و رابطه بین علت و معلول به خوبی واضح است. توصیه در این شرایط برای حل مساله این است که "مسئله را درک کنید – طبقه‌بندی آن را پیدا کنید – بر اساس طبقه‌بندی و قوانین پاسخ دهید" اگر بخواهیم مثال بزنیم پردازش پرداخت وام در این دسته قرار می‌گیرد. کارمند ابتدا مسئله را شناسایی می‌کند (مثلا وام‌گیرنده مبلغی کمتر از مقدار مورد نیاز پرداخت کرده است)، آن را طبقه‌بندی می‌کند (اسناد وام را بررسی می‌کند و قانونی که در این مورد توضیح داده است را می‌یابد) و پاسخ می‌دهد (بر اساس بخشنامه‌ها و طبق قوانین و شرایط وام عمل می‌نماید).
در واقع این دامنه، محدوده ساختارهای قانونمند سفت و سخت است. در اینجا استانداردها و رویه‌های عملیاتی اثبات شده حکم‌فرمایی می‌کنند. مثلا در کارخانه‌ها استانداردها تعیین می‌کنند که شما پایتان را از خط قرمزی که روی زمین کشیده شده است نباید فراتر بگذارید زیرا خطری تهدیدتان می‌کند. همه تصمیمات به صورت قانون اعمال شده‌اند و تنها کاری که باید انجام دهید این است که قانون را رعایت کنید و اگر در جایگاه مدیریت باشید کار شما این است که قوانین درست را بیابید و آن ها را ابلاغ و اعمال کنید.
دامنه پیچیده (Complicated)
دامنه پیچیده در واقع قلمروی "ناشناخته‌های شناخته‌شده" است. در این دنیا رابطه علت و معلولی نیازمند تحلیل و تخصص است و برای یک مسئله حالت ها و پاسخ های متنوعی وجود دارد. در این شرایط توصیه شده است که "مسئله را درک کنید – تجزیه و تحلیل کنید – پاسخ دهید" در این شرایط می‌توان نسبت به انجام کارها تصمیم‌گیری عقلانی انجام داد اما این کار مستلزم آن است که شما در آن کار کاملا متخصص باشید. می توان گفت که اینجا محدوده مهندسان ، جراحان ، تحلیلگران اطلاعات ، وکلا و سایر متخصصین است. این نوع تصمیم‌گیری را با هوش مصنوعی به خوبی می‌توان شبیه‌سازی کرد. مثل بازی شطرنج که وقتی می‌خواهید حرکتی را انجام دهید حق انتخاب دارید و برای هر کدام از حرکات سعی می‌کنید دنباله حرکات بعدی را پیش‌بینی و تجزیه و تحلیل کنید تا بر اساس نتایج به دست آمده بهترین تصمیم را بگیرید که منجر به برنده شدن شما شود.
دامنه مرکب (Complex)
این دامنه، قلمروی "ناشناخته‌های ناشناخته" است. در اینجا هیچ قطعیتی وجود ندارد و رابطه علت و معلول را تنها با استفاده از تجربه‌های قبل می‌توان تعریف کرد. پاسخ درستی در دست نیست و با الگوی تجربه و یادگیری نتایج نویی پدید می‌آیند. در این دنیا حضور رهبرانی مفید است که محیط را به اندازه کافی برای تجربه ، شکست و یادگیری امن کنند. Cynefin برای حل مسائل در چنین دنیایی توصیه می‌کند که "کاوش کن – مسئله را درک کن – پاسخ بده"
این اکوسیستم در واقع جایی است که مسائل مربوط به میادین جنگ، بازارهای رقابتی، استارتاپ‌ها، طرح‌های تحقیقاتی، محصولات نوآورانه، فرهنگ‌های سازمانی و ... قرار می‌گیرند. در مواجهه با این نوع مسائل باید آن‌ها را ساده‌سازی کرد یعنی مسئله را تکه‌تکه می‌کنیم و می‌بینیم که هر بخش از آن چگونه کار می‌کند و تغییر دادن آن چه تاثیری روی کل سیستم دارد زیرا هر اقدامی که انجام دهید می‌تواند وضعیت را به روشی غیرقابل پیش‌بینی تغییر دهد.
در دامنه مرکب به چارچوبی برای مطالعه ، توضیح ، و درک عامل‌هایی نیاز داریم که در مجموع با هم ترکیب می‌شوند تا خصوصیات مسئله اصلی را شرح دهند. این عوامل می‌توانند تقریباً هر چیزی باشند، به عنوان مثال در ساخت یک محصول موفق عوامل مختلفی نظیر رفتار کاربران، اوضاع اقتصادی کشور، مسائل آب و هوایی، مسائل فرهنگی، زمان انتشار محصول و ... تاثیرگذار هستند و تنها راه موفقیت در این شرایط یافتن الگوهایی که این عوامل ایجاد می‌کنند و فهم تاثیراتی است که می‌توانند بگذارند. آیا این عوامل و الگوها ثابت هستند؟یعنی اگر یک الگو را کشف کردیم دیگر تغییر نمی کند؟ پاسخ منفی است، در بسیاری از موارد نه تنها این عوامل و الگوها ثابت نیستند بلکه به سرعت می توانند تغییر کنند و در اغلب موارد چاره‌ای جز انطباق بر آن‌ها و یافتن راهکاری سریع و مناسب چاره دیگری نداریم. به همین علت است که اسکرام چارچوبی با منطق تجربه‌گرایی است و روی چرخه‌های کوتاه‌مدت گرفتن بازخورد - منطبق شدن بر تغییر و پاسخ دادن به آن، تاکید می‌کند زیرا می‌خواهد از این طریق الگوهای مدنظرمان بیشتر و بهتر شناسایی شوند و بتوانیم به آن‌ها در زمان مناسب و با روش مناسب و به سرعت واکنش نشان دهیم. اگر حوزه فعالیت شما از جنس دامنه مرکب است اسکرام ابزاری است که در صورت اجرای صحیح می تواند برای شما مفید واقع شود.
دامنه آشوب (Chaotic)
اینجا جایی است که رابطه علت و معلول نامشخص است. در این دنیا وقایع گیج‌کننده تر از آن هستند که بتوان برای آن‌ها پاسخ‌هایی مبتنی بر دانش یافت. در واقع در این شرایط اقدام کردن (هر اقدامی که باشد) اولین و تنها راه برای پاسخ مناسب است. اسنودن می‌نویسد :
"در دامنه آشوب، رهبر خوب به جای گشتن به دنبال الگوها باید با یک اقدام فوری جلوی خونریزی سازمانش را بگیرد و برای برقراری نظم اقدام کند سپس به این موضوع بپردازد که در کجا ثبات وجود دارد و کجای سازمان بی‌ثبات است و بعد از این تلاش کند که اوضاع را به سمت دامنه مرکب ببرد، جایی که شناسایی الگوهایی که ظهور می‌کنند امکان‌پذیر است و اجازه ظهور و شناسایی این الگوها می‌تواند مفید باشد. این کار می‌تواند از بحران‌های بعدی جلوگیری کند و راه را برای فرصت‌های جدید هموار سازد. اما پیش از آن تا وقتی که در دامنه آشوب هستیم ارتباطات باید در مستقیم‌ترین حالت ممکن بوده و دستوری و از بالا به پایین باشد چون هیچ زمانی برای دریافت نظرات دیگران وجود ندارد. "
برای روشن شدن این موضوع می توان آتش‌نشانی را مثال زد که در شرایط حساس و از روی غریزه و تجریه تصمیم می‌گیرد نیروهای تحت فرماندهی‌اش را از سمتی غیرمتعارف به سمت آتش ببرد و آن را مهار کند یا متخصص بورسی که از روی تجربه وقتی می بیند خبرهای بورس بسیار بهتر از آن است که بتواند واقعیت داشته باشد خیلی سریع تصمیم می‌گیرد که سهامش را بفروشد.
دامنه نابهنجار (Disorder)
این دامنه در واقع نقطه تاریک است، جایی است که به درستی مشخص نیست که سیستم دارای ویژگی‌های کدام دامنه است؟ ممکن است ویژگی‌های همه دامنه‌های قبل در این قلمرو وجود داشته باشد که معمولا پیشنهاد می‌شود مدیران در این شرایط موضوعات را دسته‌بندی کنند و ببینند که هر دسته را می‌توانند به کدام یک از چهار قلمروی دیگر اختصاص دهند سپس بر مبنای این تقسیم‌بندی‌ها با مسائل برخورد کنند.
تمام این‌ها را گفتیم تا نشان دهیم که اسکرام در صورتی برای شما کار می‌کند که در قلمروی مسائل مرکب (Complex) باشید. اگر در این دامنه هستید و می‌خواهید بدانید که با این حال باز هم چرا اسکرام برای شما کار نمی‌کند با من همراه باشید تا در قسمت بعدی این مقاله با هم به عوامل دیگر شکست اسکرام نگاهی بیندازیم.
