دو روش برای برنامه ریزی در سازمان؛ OKR و MBO

برای برنامه‌ریزی به اندازه کتاب‌های مدیریت و رهبری تعاریف مختلف وجود دارد! در این مقاله قرار نیست سر شما را با تعاریف و تئوری‌ها درد بیاوریم. بلکه می‌خواهیم یکراست برویم سر اصل مطلب و روش‌های رایج و کاربردی برنامه ریزی در سازمان را معرفی کنیم. تا بتوانید با توجه به شرایط کسب‌وکارتان یکی از این روش‌ها را استفاده کنید. با فزایش همراه باشید.

برنامه ریزی سازمانی چیست؟

برنامه‌ریزی در سازمان یعنی تحلیل وضعیت فعلی، مشخص کردن اهداف، و تعیین برنامه و وظایف و اقدامات لازم برای رسیدن به این هدف. در واقع برنامه مشخص می‌کند که چه کاری، چگونه و در چه مدت زمانی باید انجام شود. به علاوه اینکه کار وظیفه کدام تیم یا کدام شخص است.

اهداف و مزایای برنامه ریزی در سازمان کدامند؟

این روزها مدیریت و پیشبرد کسب‌وکار آنقدر پیچیده است که یک سازمان بدون برنامه ریزی احتمال شکست بالایی دارد. یک برنامه درست مزایای زیر را برای کسب و کارتان به همراه دارد:

• برنامه‌ریزی کمک می‌کند گام‌های معقول برای تحقق هدف در نظر بگیرید و در مسیر استمرار داشته باشید.
• نگاه برنامه‌ریزی به سمت آینده است و تحقق اهداف سازمانی و تیمی را ممکن می‌کند
• ابزارهای لازم برای طی کردن مراحل مختلف، و همچنین کنترل مراحل را در اختیارتان قرار می‌دهد.
• کمک می‌کند روی دستیابی به اهداف متمرکز شوید و از مسیر اصلی منحرف نشوید.
• عملیات را بهینه می‌کند و در نتیجه برای سازمان منفعت اقتصادی دارد.
• وقتی کل تیم‌ها روی تحقق هدف شرکت تمرکز می‌کنند، همکاری و هماهنگی بین آن‌ها بیشتر می‌شود.
• با برنامه ریزی رقابت منفی بین تیم‌ها کم می‌شود و از انجام کارهای تکراری جلوگیری می‌شود.

برنامه ریزی کلاسیک یا MBO

متود Management By Objective یک رویکرد کلاسیک برای برنامه‌ریزی در سازمان است. این رویکرد استراتژیک در دهه ۱۹۵۰ توسط پیتر دراکر معرفی شد. هدف MBO این است که فعالیت‌ تمام واحدها با هدف اصلی شرکت هم‌راستا شود. این روش هدف‌گرا است و عملکرد با نتایج مشخص سنجیده می‌شود. در مورد سلسله مراتب باید بدانید که هدف ابتدا در سطح بالای مدیریت تعیین می‌شود، و در ادامه به سطوح پایین‌تر خرد می‌شود. تا جایی که به کوچکترین واحد شرکت برسد.

مزایا

• با ایجاد هماهنگی بین اهداف خرد و کلان عملکرد سازمانی را بهبود می‌بخشد.
• باعث شفافیت در سازمان می‌شود و ارزیابی و کنترل وضعیت را ساده‌تر می‌کند.
• با مشارکت تمام واحدها، انگیزه و تعهد افراد افزایش پیدا می‌کند.
• تعیین در سطوح مختلف کمک می‌کنند همگی مسئولیت و نقش خود را بدانند.
• سردرگمی را کاهش می‌دهد و باعث افزایش رضایت شغلی می‌شود.

معایب

• وقتی تنها مساله مهم هدف باشد ممکن است افراد راه‌های غلط و میانبر را برای تحقق هدف انتخاب کنند.
• ممکن است به مواردی مثل فرهنگ سازمانی که هدف اصلی نیستند بی‌توجهی شود.
• فشار بالای تحقق هدف گاهی باعث خلا نوآوری و کیفیت کار می‌‎شود.
• بازه زمانی در برنامه‌ریزی کلاسیک بالا است (معمولا ۱ ساله) و چابکی کمی دارد.

برنامه ریزی مدرن یا OKR

روش OKR یا Objective & Key Results یک روش برنامه‌ریزی مدرن و چابک است. امروزه‌ شرکت‎‌های بزرگی مثل گوگل، توئیتر، لینکدین، اوبر و… از این روش برای مدیریت اهدافشان استفاده می‌کنند. عمکرد کلی OKR به این صورت است که: سازمان، دپارتمان، تیم‌ها و کارکنان را به هم متصل می‌کند. و میزان دسترسی به اهدافشان را با پارامترهای کمی و گاها کیفی اندازه‌گیری می‌کند. این سیستم کمک می‌کند تا تمام افراد از جایگاه و نقش خودشان آگاه باشند، و با تمرکز کامل به انجام تسک‌ها مشغول شوند. نهایتا از کنار هم قرار گرفتن تسک تک‌تک افراد و تیم‌ها، هدف اصلی شرکت محقق می‌شود.

مزایا

• یک نظام فکری درست و دقیق در سازمان ایجاد می‌کند.
• در هر لحظه امکان اندازه‌گیری و مشاهده پیشرفت اهداف را فراهم می‌کند.
• فعالیت تمام تیم‌ها در سطح شرکت را متمرکز می‌کند.
• روش چابک، مدرن و خلاقانه‌ای برای برنامه‌ریزی سازمان است.
• قابلیت تنظیم مجدد یا تطبیق را دارد.

معایب

• تمرکز روی اهداف و وظایف باعث می‌شود خلاقیت و ایده‌های جانبی از بین بروند.
• تمرکز روی سودهای کوتاه مدت ممکن است به چشم‌انداز بلند مدت آسیب بزند.
• با تسک و وظایف متعدد برای هر فرد، فرصت یادگیری کمی برای آن‌ها باقی می‌ماند.

برنامه ریزی کلاسیک و OKR چه تفاوتی دارند؟ راهنمای انتخاب

این دو رویکرد از نظر چارچوب کلی شبیه هستند. هر دو بر مبنای اهداف عمل می‌کنند و بعد در سطوح شرکت پخش می‌شوند. اما در حقیقت تفاوت این دو روش بیشتر از شباهت‌هاست! و بهتر است مدلی که با سازمان شما همخوانی بیشتری دارد را انتخاب کنید. حالا مدل مناسب سازمان‌مان را چطور پیدا کنیم؟ درک تفاوت‌ها کمک‌تان می‌کند:

رویکرد

اهداف MBO کمی هستند. اما دیدیم که اهداف (objective) در OKR معمولا کیفی است. و بعد در سطح key result کمی می‌شود. از این تفاوت می‌توانیم نتیجه بگیریم که MBO روی نتیجه تمرکز دارد. اما در OKR روند رسیدن به هدف است که نتیجه را می‌سازد. این تفاوت رویکرد خیلی مهم است و روی تمام سطوح سازمان شما تاثیر می‌گذارد.
به این دو رویکرد حتما فکر کنید. مثلا شاید به تازگی سرمایه‌گذار جذب کرده‌اید و تحقق یک سری KPI برایتان مهم‌ترین مساله است. در این دوره ممکن است تصمیم بگیرید نتیجه گرا باشید. یا شاید فرهنگ سازمانی شما مخالف این روند باشد و OKR را برای تیم‌هایتان سازگارتر ببینید.

طول دوره

برنامه MBO بلند مدت است. اهداف به صورت ۵ ساله و ۱ ساله تنظیم می‌شوند و سپس در تمام واحدها پخش می‌شوند. اما OKR غالبا فصلی است. در طول یک OKR عملکرد به صورت مداوم بررسی می‌شود و در صورت نیاز می‌توانید تغییراتی را در فصل بعدی وارد OKR کنید. در نتیجه می‌توان گفت OKR نسبت به تغییر و بهینه‌سازی و اتفاقات، چابک و پویاتر است.

هماهنگی

اهداف در MBO در سطح مدیریت انتخاب می‌شوند و بعد در سطوح پایین‌تر پخش می‌شوند؛ یعنی هماهنگی از بالا به پایین. اما در OKR هم هماهنگی بالا به پایین داریم، هم پایین به بالا. یعنی چطور؟ اهداف کلان در سطح بالای مدیریت تعیین می‌شوند درست. اما تیم‌ها و افراد مختار هستند که اقدامات لازم برای رسیدن به هدف کلان را خودشان مشخص کنند. در نتیجه هر تیم به صورت فعالانه برنامه‌ها و اقدامات خودش را برای تحقق هدف شرکت تنظیم می‌کند.

ارتباطات درون شرکت

در MBO نتایج و پیشرفت کار رصد می‌شوند. اما این تحلیل و رصد معمولا توسط مدیران ارشد و مدیران تیم‌ها انجام می‌شود. در OKR تک تک افراد از مراحل پیشرفت خودشان، تیم‌شان، و تیم‌های دیگر نسبت به هدف کلی شرکت آگاه هستند. این شفافیت معمولا باعث انگیزه بیشتر افراد برای محقق کردن هدف شرکت می‌شود. به علاوه معمولا در جلسات جمع‌بندی فصلی تمام کارمندان شرکت در کنار مدیران حضور دارند و در جریان عملکرد ۳ ماهه قرار می‌گیرند.

چطور برنامه ریزی MBO و OKR را انجام بدهیم؟

اگر تا اینجای کار برنامه مناسب سازمان خودتان را انتخاب کردید، حالا وقت شروع است. هر کدام از این مدل‌ها مراحلی دارند که برای نتیجه بهتر باید طی کنید.

برای مطالعه روش‌ برنامه ریزی MBO و OKR می‌توانید مطلب راهنمای کامل برنامه ریزی سازمانی را مطالعه کنید.

شما تجربه کار با کدام روش را دارید؟ از تجربیاتتان برای ما بنویسید.