چالش های اساسی مدیران فرهنگی

مدیران موفق، فعالیت های کاری مديران ادارات كل فرهنگ و ارشاد اسلامى و چالش های اساسی مدیران فرهنگی...

مدیر موفق

چه عوامــلى، در افزايـش و كاهـش موفقيت مديــران، مؤثر است؟ قبـل از هـر بحثـى، لازم است تعريف مديريت را، از نظـر آقاى دكتر على رضائيان، از ذهن بگذرانيم: مديريت، فرايند به كارگيرى مؤثر و كارآمد منابع مادى و انسانى در برنامه ‏ريزى، سازماندهى، بسيج منابع و امكانات، هدايت و كنترل است كه براى دستيابى به اهداف سازمانى و بر اساس نظام و ارزش مورد قبول، صورت مى‏ گيرد. چه عواملى، باعث افزايش قدرت اين مفهوم، يعنى مديريت مى ‏شود و از يك مدير عادى، مديرى موفق و كارآ مى ‏سازد؟ واژه مديريت كه در اين نوشته، به صورت عام به كار مى‏ رود، مى ‏تواند شامل كليه مديران به مفهوم كلمه باشد؛ اين مدير، مى‏تواند مدير يك كارخانه بزرگ، مديركل يك اداره، مدير دبستان يا مدير يك شركت كوچك باشد. در مرحله نخست، بايد ديد كه چه عواملى، باعث مى ‏شود شخصى، به مرحله مديريت برسد و در خود، احساس توانايى و قدرت اداره يك مجموعه را بکند؟ شخصى كه داراى خصايلى، همچون: عزت نفس، هوش زياد، ابتكار، شوخ طبعى، برون گرايى، كنترل خود و ديگران، قدرت تصميم‏ گيرى، مصمم در رسيدن به يك هدف و پى‏گيرى جدى آن، اراده قوى و پايدار، واقع‏ بينى، عدم نااميدى، تلاش زياد در رسيدن به هدف و... باشد، امكان زيادى براى رسيدن به مرحله مديريت را دارد و مى ‏تواند و البته نه الزاماً مدير بشود که اين مدير، ممكن است مدير يك شركت بلندپايه يا مدير يك دبستان نيز باشد. تشديد و تقويت عواملى كه باعث موفقيت و رسيدن يك شخص، به مرحله مديريت شده است، خود مى ‏تواند باعث افزايش كارآيى يك مدير بشود و برعكس، تضعيف آن عوامل، باعث كاهش موفقيت مديران خواهد شد. يك مدير، وقتى موفق است كه بتواند از عهده انجام كارهاى تخصصى و حرفه ‏اى و فنى برآيد؛ او بايد زيردستان خود را خوب بشناسد و به آنها توجه كند؛ مدير موفق، هميشه يك كانال هايى را براى ارتباط كاركنان باز مى‏ گذارد. مديرى موفق است كه ضمن پذيرش مسؤوليت با جان و دل، الگوى مناسبى براى زيردستانش باشد. مدير، وقتى كارآيى ‏اش بيشتر خواهد شد كه بتواند رفتار و اعمال كاركنان را، با توجه به هدف نهايى آن سازمان، در كنترل و هدايت خود داشته و قدرت تصميم‏ گيرى داشته باشد. سايق قوى براى قبول مسؤوليت و تكميل وظايف، پافشارى و پشتكار در تعقيب هدف ها، تهور و ابتكار در حل مسايل، انگيزه براى ابتكار عمل در موفقيت هاى اجتماعى، اعتماد به نفس و احساس هويت فردى، تمايل به پذيرفتن عواقب تصميم ‏ها و اعمال، آمادگى براى پذيرش و جذب فشار روانى متقابل، قدرت تحمل ناكامى، توان نفوذ در رفتار ديگران و ظرفيت سازمان دادن نظام هاى تعادل اجتماعى براى هدفى كه در دست است، نياز شديد به قدرت، نياز كمتر به وابستگى عاطفى، خود كنترلى قوى و تعقلى بودن و نه احساسى و مواردی مشابه، از خصوصيات مشترك همه مديران است. اگر بتوان در مديران، اين سايق ها را تقويت كرد، قطعاً مديران قوى و موفقى خواهيم داشت. يك مدير خوب، بايد به اطلاعات فعلى خود، قانع نباشد و هميشه، اطلاعات خود را ارتقاء دهد و اين ارتقاء، مى‏ تواند از طريق رسمى و آموزشگاه ها و ضمن خدمت ها و مراكز عالى يا از طريق مراکز غیر رسمی و رسانه ها و مطالعه كتب مختلف باشد. مديرى كه به كاركنان خود، نيكی ها و مساعدت هاى اداری و شخصى مى‏ كند، مورد احترام قرار مى‏ گيرد و در نتيجه، در كارها، با همكارى صميمانه كاركنان، مواجه شده و در نهایت، با موفقيت بيشترى، پيش مى‏ رود؛ چون، در واقع، همكارى كاركنان و زيردستان، باعث موفقيت و افزايش كارآيى يك مدير مى‏ شود و مدير، بدون كاركنان، معنى پيدا نمى ‏كند. يك مدير موفق و كارآ، بايد براى شنيدن حرف هاى كاركنان خود، وقتی را اختصاص دهد و در جستجوى رفاه شخصى افراد تحت مديريت خود باشد. يك مدير، اگر بخواهد موفق باشد و اين موفقيت، بر كارآيى ‏اش، تأثير بگذارد، بايد با همه كاركنان، به شيوه ‏اى برابر رفتار كند و از طرفى، قابل نزديك شدن و مهربان باشد. او، طورى بايد رفتار كند كه وقتى با اعضاء صحبت مى‏ كند، آنها احساس راحتى داشته باشند. يك مدير موفق و كارآ، بايد پيش از آنكه تصميم در مورد موضوع هاى مهم را به اجرا مى گذارد، موافقت كاركنان را در مورد آنها، جلب كند. يك مدير اگر مى‏ خواهد كارآيى ‏اش بالا رود و موفقيت بيشترى در كارش حاصل نمايد، بايد نگرش خود را، براى كاركنان، كاملاً مشخص سازد؛ او، به شيوه ‏اى بايد سخن بگويد كه مورد سؤال قرار نگيرد. او بايد كاركنان را، بسته به كارآيى و تخصصشان، به كارهاى مشخص و معينى بگمارد. مدير موفق، توجه دارد كه كاركنان، هماهنگ باشند و اهداف خود را، با اهداف سازمان، در يك خط قرار دهند. مدير بايد بتواند ديگران را، تحت نفوذ خود قرار داده و رفتار آنان را، هدايت و كنترل نمايد. يك مدير، وقتى موفق است كه بتواند توانایي هاى ذهنى خود را، براى ايجاد يك فكر يا مفهوم جديد، به كار گيرد و در واقع، خلاقيت داشته باشد؛ به عنوان مثال، يك شركت، بايد محصول و خدمتى را ارايه دهد كه مورد نياز مشتريان باشد. نياز مشتريان، با گذشت زمان، تغيير مى ‏كند و نتیجتاً، محصول يا خدمت مورد نياز مشتريان، بايد با قيمت و كيفيت خوب و در زمان مناسب و با شکلی جدید، ارايه گردد. اگر شركت، خود را، با اين تغييرات و نيازها، هماهنگ نسازد، ممكن است ضمن تحمل هزينه هنگفت، چنانكه بايد، به اهداف خود دست نيابد. خلاقيت، براى بقاى هر سازمانى، لازم است. در طى زمان، سازمان هاى غيرخلاق، از صحنه، محو می شوند و اگر چنين سازمانى ممكن باشد در عملياتى كه در يك مقطع از عمر خود درگير آن است، موفق شود، سرانجام، مجبور به تعطيلی يا تغيير سيستم مى‏ گردد. تأثير عمده تغييرات محيطى براى واحد تجارى و صنعتى، ضرورت ايجاد تغيير در آن را اجتناب‏ ناپذير مى‏ سازد؛ اين تغيير، ممكن است در محصول، خدمات، تكنولوژى، ساختار تجارى، روابط كارگرى و يا در هر قسمت ديگرى باشد. خلاقيت، با ساختن و يافتن فكرهاى جديد و نوآورى در كاربرد فكرها، سر و كار دارد. از نظرگاه مديريتى، خلاقيت صرف، كافى نيست. فكر بايد به عمل نيز در آيد و لازمه اين امر، به كارگيرى فكرهاى جديد برنامه‏ هاى مديريتى است. هر برنامه ‏ريزى بسيار موفق، نياز به صدها فكر و ايده كاربردى دارد و موفقيت نهايى و در بعضى از موارد، بقاى خود سازمان، به توانايى برنامه‏ ريز در ايجاد و به كارگيرى فكرهاى جديد، بستگى دارد. هر انسان مدير و يا حتى غيرمدير، از استعداد خلاقيت، برخوردار است؛ پس، بايد اين خلاقيت را به عرصه ظهور درآورد تا يك مدير، موفق و كارآمد باشد و بتواند سازمان را پيش ببرد. برخی موانع خلاقيت، عبارتند از: عدم اعتماد به نفس، ترس از انتقاد و شكست، تمايل به همرنگى و همگونى و عدم تمركز ذهنى. آزاد ساختن توان خلاقيت و به كارگيرى فكرهاى نو، در گرو پيروزى بر موانع مذكور است و يك مدير موفق، بايد اين را بتواند و از عهده ‏اش برآيد. اگر مديرى بتواند مسايل و وضعيت هايى را ببيند كه قبلاً، مورد توجه قرار نگرفته و فكرهاى بكرى را ارايه دهد، اگر مديرى بتواند ايده ‏ها و تجربيات حاصل از منابع گوناگون را، به هم ربط دهد و آنها را، بر مبناى مزيتشان، مورد بررسى قرار دهد، اگر مديری، بتواند استقلال فكرى داشته باشد، اگر او بتواند فى ‏البداهه، از نيروهـاى احساسى - ذهنى مدد بگيرد و استفاده نمايد، اگر او بتواند در فكر و عمل، از انعطاف بالايى برخوردار باشد، احتمالاً، يك مدير موفق و كارآيى در سازمان خواهد شد و موفقيت مدير، موفقيت سازمان را نیز تضمين خواهد كرد. يك مدير، مى ‏تواند از طريق و با كمك كاركنان خود، به يك راه‏ حل مسأله برسد كه در مورد آن تصميم‏ گيرى كند يا اينكه از طريق مافوقش و آنهايى كه در سطح مديران عالى قرار دارند، به راه حل مسأله مورد نظر براى تصميم ‏گيرى برسد. مدير، مى ‏تواند از طريق ارباب رجوع و مشترى نيز، پى به راه‏ حل مسأله‏ اى ببرد كه در تصميم‏ گيرى وى، تأثير بگذارد. مديران موفق، كارهايشان را اولويت ‏بندى مى‏ كنند. مديران، روزانه با مسايل و كارهاى متعددى، سر و كار دارند و گاهى هم كار آنها، شگفت‏ انگيز است و براى اينكه در كارهاى نيمه ‏تمام غرق نشوند، بايد كارهاى روزانه خود را، اولويت ‏بندى كنند. مدير، براى تصميم ‏گيرى، بايد از اطلاعات بيشترى برخوردار باشد كه اين اطلاعات را، از راه هاى مختلفى، مى ‏تواند به دست بياورد. يك مدير موفق، بايد بتواند برنامه‏ ريزى دقيق و قدرتمندی داشته باشد. اساس برنامه ‏ريزى، بر آگاهى از فرصت ها و تهديدهاى آتى و چه گونگى استفاده از فرصت ها و مبارزه با تهديدها قرار دارد. فرد و سازمان، براى رسيدن به اهداف خويش، نيازمند به برنامه ‏ريزى دارند؛ بنابراين، ضرورت برنامه‏ ريزى، براى رسيدن به جزئي ترين اهداف، يك واقعيت انكارناپذير است. برنامه ‏ريزى، در واقع، تعيين هدف، يافتن و ساختن راه وصول به آن و تصميم ‏گيرى در مورد اينكه چه كارهايى بايد انجام گيرد، است. برنامه ‏ريزى، عبارت از تجسم و طراحى وضعيت مطلوب در آينده و يافتن و ساختن راه ها و وسايلى كه رسيدن به آن را فراهم می كند، است؛ برنامه‏ ريزى، يعنى: طراحى عملياتى كه شیء اى يا موضوعى را، بر مبناى شيوه‏ اى كه از پيش تعريف شده، تغيير بدهد. برنامه ‏ريزى دركارآيى و موفقيت يك مدير، آن قدر مهم است كه اهداف سازمان، فقط در چهارچوب برنامه ‏ريزى، توانايى تحقق یافتن را دارند. برنامه ‏ريزى، زمينه را براى اجراى تصميم ها فراهم مى‏ كند و در سطوح مختلف، كمك مى ‏كند تا طرح هاى آينده، به طور منظم انجام شود و حداكثر نتيجه را به دست آورد. برنامه‏ ريزى، نه تنها باعث موفقيت و كارآيى مدير مى ‏شود، بلكه روحيه گروهى را نیز بيشتر بالا مى ‏برد و در نتيجه، كارآيى سازمان افزايش مى ‏يابد. يكى ديگر از عوامل مؤثر در افزايش و موفقيت مديران، تقويت قدرت سازماندهى آنها است. سازماندهى، فرآيندى است كه طى آن، تقسيم كار، ميان افراد و گروه هاى كارى و هماهنگى ميان آنان، به منظور كسب اهداف، صورت مى ‏گيرد. اگر مديرى، نتواند سازماندهى موفقى داشته باشد و در بين كاركنان، تقسيم ‏كارى انجام دهد، با تداخل وظايف كارى كاركنان، هرج و مرج، به وجود مى ‏آيد كه باعث افت قدرت مديريت مى ‏شود و كارآيى مدير، پايين مى ‏آيد. يكى ديگر از مسايل مهم در بحث مديريت، هدايت است؛ بعضى از صاحب نظران مديريت؛ رمز موفقيت مدير را، در توان هدايت نيروى انسانى تحت سرپرستى وى مى‏ دانند و از اين رو، مديريت را، كار با ديگران و از طريق آنان در جهت كسب اهداف سازمان بودن، دانسته ‏اند. هدايت، يكى از مهمترين وظايف يك مدير است؛ اين وظيفه، يعنى تلاش مدير براى ايجاد انگيزه و رغبت در زيردستان، جهت دست يافتن به اهداف سازمان، با ارزش ‏هاى فرد و ارزش‏ هاى حاكم بر جامعه، ارتباط دارد. مدير، در بخش هدايت، بايد از هوش بالايى برخوردار باشد؛ چرا كه معمولاً، مديران، باهوشتر از افراد زيردست خود هستند؛ زيرا، كار يك مدير، نيازمند تجزيه و تحليل مشكلات پيچيده است. مدير بايد بيانی رسا داشته باشد تا بدين ‏طريق، در زيردستان خود، نفوذ كرده، در ترغيب آنان به متابعت از خود، موفق باشد. مدير وقتى موفق است كه رشد اجتماعى و وسعت نظر داشته باشد. ظرفيت فكرى و نفسانى مدير، بايد به گونه ‏اى باشد كه از لحاظ روحى، مغلوب ناكامی ها يا مغرور از موفقيت نگردد؛ از اينرو، بايد در مقابل موانع و تلخی ها، قدرت تحمل زيادى داشته باشد و دشمنى و عداوت با ديگران را، در كار مديريت، دخالت ندهد. چنانكه اشاره شد، يكى از نشانه ‏هاى مديريت، مسأله ارتباطات است؛ برقرارى ارتباطات صحيح بين اجزاى گوناگون يك سازمان، از اركان وظايف مدير، در فرآيند مديريت است و در واقع، ارتباط مؤثر با افراد و درك انگيزه ‏هاى آنان، باعث توفيق مديريت در انجام وظيفه مديريت مى ‏شود. ارتباط در مديريت، خيلى مهم است؛ ارتباط، فرآيندى است كه وظايف برنامه ‏ريزى، سازماندهى، هدايت، رهبرى و كنترل مديريت، به توسط آن انجام مى‏ گيرد. از وظايف ديگر مدير كه با ساير وظايف او در ارتباط است، كنترل مى‏ باشد كه از طريق آن، مى‏توان از منابع و فعاليت هاى اعضاى سازمان، حداكثر كارآيى و اثربخشى را، در جهت نيل به اهداف سازمان، به دست آورد. فقط با كنترل است كه برنامه ‏ريز، بر صحت پيش ‏بينى خود پى‏ خواهد برد. هيچ برنامه ‏اى، بدون كنترل، به درستى اجرا نمى ‏شود و كنترل نيز بدون وجود برنامه، مفهوم و معنى پيدا نمى ‏كند؛ بنابر اين، يكى از عوامل مؤثر، در كارآيى و موفقيت بيشتر مديران، اهميت دادن به موضوع كنترل است كه بتواند بر كارهايى كه در سازمان، صورت مى‏ گيرد، كنترل داشته باشد. يك مدير، اگر مى‏ خواهد موفق باشد و كارآيى ‏اش بالا رود، علاوه بر ورزش فكرى، بايد به ورزش فيزيكى نيز اهميت بدهد؛ در اين مورد، لازم نيست ورزش هاى سختی انجام دهد؛ پياده‏ روى ساده و يا نرمش ‏هاى سبك، قبل از رفتن به محل كار، در اين مورد، مؤثر خواهد بود. كليه عوامل ذكر شده، باعث موفقيت و كارآيى مديران مى ‏شود. بديهى است كه عكس آن و مقابل آنها، يعنى تضعيف اين عوامل، باعث كاهش موفقيت مديران خواهد شد. موفقيت در هر امرى، در گرو سه ركن اساسى: هدف‏ گذارى صحيح، سياست‏گذارى متناسب با آن اهداف و برنامه‏ ريزى مناسب براى تعيين راهكارهاى اجرايى مطلوب در پياده كردن آن مى ‏باشد و مديران موفق، نبايد از اين موارد، غافل باشند. چنانكه در سطور قبلى اشاره شد، برنامه ‏ريزى و سياست گذارى، اساس انجام هر كار درستى است، اگر كاری، بدون برنامه باشد، ولى تصادفاً، نتيجه‏ بخش هم باشد، نتيجه آن، قابل تعميم نيست. بصيرتى كه در تعابير دينى، از آن ياد مى‏ شود، به معناى همان برنامه ‏ريزى و دقت نظر قبل از انجام كار است. روايت است كه آنكس كه بدون بصيرت، كارى را انجام دهد، ضررى كه مى ‏رساند، بيش از نفعى است كه عايد مى‏ كند. مديرى، اگر مى‏ خواهد موفق باشد، بايد سخن «فكر، ثم ‏قدر ثم انظر ثم اعمل» «فكر كن، اندازه‏ گيرى كن، بنگر و سپس وارد عمل شو.» را هميشه مدنظر قرار دهد و در هرحال، ما يك شيوه و سبك مديريتى خاصى نداريم كه در همه جا و براى همه افراد، موفقيت‏ آميز باشد. به كارگيرى مديران در پست هاى غيرتخصصى و مديريت هايى كه نياز به درك عميق دارد، در بازدهى كار، تأثير منفى مى‏ گذارد و مديريت موفق و مطلوبى را، به دنبال نخواهد داشت. براى يك مديريت خوب و تأثيرگذار، ابتدا بايد شرايط و ويژگی هاى سازمان، شناخته شود و سپس، فرد مناسب، با شناخت كامل و بر اساس تخصص و لياقت و شایستگی، انتخاب شود؛ اين در حالى است كه بنا بر نظر كارشناسان فن مديريت، ميان يك مدير موفق و يك مدير مؤثر، تفاوت وجود دارد. همانطور كه اين تفاوت، در كار خوب و خوب انجام دادن كار نيز وجود دارد. تفاوت ميان مدير موفق و مدير مؤثر، مسأله ‏اى است كه امروزه، بسيار مورد تأكيد است. مديران، دو دسته ‏اند: مديرانى كه كار را خوب انجام مى ‏دهند و مديرانى كه كارِ خوب انجام مى‏دهند. دسته اول، مديرانى موفق هستند؛ زيرا به كارهايى كه به دوششان نهاده شده، آشنا هستند. دسته دوم، مديران مؤثر هستند؛ اين مديران، علاوه بر موفقيت، با كسب رضايت كاركنان و مديران عالى، مى ‏توانند بقاى سيستم و نظام را براى طولانى مدت و در راستاى اهداف سازمان، حفظ كنند؛ چرا كه از بين مجموعه كارها، فقط كارهاى خوب را برگزيده و اجرا مى ‏كنند. در کنار همه شاخص های ذکر شده، يك مدير موفق در نظام جمهورى اسلامى ايران، بايد «تقوى» هم داشته باشد. از ديگر مقوله ‏هاى مؤثر در راهبرد اهداف سازمانى براى يك مدير، گشايش راه اعتماد است.(منبع 1997 HR FOCUS/JAN ، ترجمه آقاى بهروز سمنانى) اعتماد، فقط يك مفهوم خيالى نبوده بلکه مانند سيمانى است كه كليه روابط را به يكديگر پيوند مى‏ دهد و اساسى را ايجاد مى ‏كند كه جامعه، برمبناى آن عمل كرده، رهبرى تحقق مى ‏يابد و تغييرات، واقع مى‏ شوند. اعتماد در داخل سازمان، امرى است حياتى؛ چون، رهبرى بدون بعضى از سطوح و درجات اعتماد، نمى ‏تواند اعمال شود. براى اينكه افراد بر يكديگر، تأثير بگذارند يا تأثير بپذيرند، بايد در هر دو طرف، اين باور، به وجود آيد كه طرف مقابل، قابل اعتماد و معتبر مى ‏باشد.

در اينجا، برخی از راه هايى را كه مديران، مى‏توانند توسط آن، اعتماد پيروان خود را جلب كنند، ذكر مى ‏شود:

- كم ‏كردن فاصله بين خواسته‏ ها و رفتار.

- روشن کردن مقصود خود براى ديگران و بازخورد گرفتن درباره عملكرد خود از آنان.

- به دنبال راه‏ حل بودن وقتى كارها خراب مى‏ شود و مشكلات بروز مى‏ كنند؛ نه انداختن تقصیر به گردن افراد.

- نگه داشتن اطلاعات محرمانه، به صورت محرمانه.

- بگذاريد بدانند شما، از چه چيز حمايت مى‏ كنيد، براى چه چيز ارزش قائليد و خواهان چه هستيد.

- ديگران را، از بودن با خودتان و مشاركت نترسانيد.

- شايستگى و تعهدتان را، در موفقيت حرف ه‏اى خود، نشان دهيد.

- صداقت و كمال خود را، در سطح بالايى نگه بداريد.

- خود را بشناسيد.

- ثابت قدم باشيد و به عهد خود، وفا كنيد و به عنوان متعهد شناخته شويد تا در بين ديگران، اعتبار كسب كنيد.