واژه «مدیریت عملکرد» اغلب مفاهیمی مثل اخطارهای رسمی، ارزیابی‌هایی سالانه و فرآیند خاتمه همکاری را به ذهن متبادر می‌کند. این تفسیر نادرست اغلب باعث می‌شود که این بخش‌های فرآیند در اولویت قرار بگیرند و جنبه‌های کلیدی چرخه مدیریت عملکرد به فراموشی سپرده شوند.
موسسه منابع انسانی استرالیا مدیریت عملکرد را اینگونه تعریف می‌کند:
«فرآیندی که تصمیم‌گیری در مورد عملکرد، پاداش، ارتقاء شغلی، رویه‌های انضباطی، فسخ قرارداد همکاری، انتقال و نیازهای توسعه را در یک سازمان برعهده دارد.»
مدیریت عملکرد فرآیندی پویا است، روی تقویت عملکرد خوب تمرکز دارد و بهبود امور را به عهده اعضای تیم می‌سپارد. وظیفه مدیریت عملکرد تنها جریمه کردن عملکرد ضعیف نیست.
در واقع، یک قدم هم فراتر می‌رویم، و می‌گوییم که مدیریت عملکرد چیزی نیست که باید از آن ترسید یا نگرانش بود. در واقع، در صورت اجرای اثربخش، پتانسیل توانمندسازی کارکنان و مدیران را نیز دارد.
بیایید یک رویکرد جامع‌تر نسبت به مدیریت عملکرد را بررسی کنیم. سازمان‌های مختلف نیازهای متفاوتی دارند، اما ما تعدادی زمینه کلیدی را شناسایی کرده‌ایم که هر کسب‌وکاری باید در فرآیند مدیریت عملکرد خودش بگنجاند.
۱- بازخورد مستمر
یکی از بهترین کارهایی که می‌توانید برای سیستم مدیریت عملکردتان انجام دهید این است که بازخوردهای مستمر را به‌صورت ماهانه به افراد ارائه کنید. ارائه بازخورد مستمر به شما این امکان را می‌دهد که بینشی ۳۶۰ درجه‌ای از مدیران و کارکنان آنها به دست آورید، و به این ترتیب به جای اینکه شش ماه یا یک سال برای ارزیابی عملکرد انتظار بکشید، مسائل را بلافاصله شناسایی و به آنها رسیدگی می‌کنید. علاوه‌بر این، ارزیابی‌های رسمی آینده‌نگرتر و پویاتر خواهند شد، و روی هماهنگی استراتژیک و شناسایی خلاءهای مهارتی و بهبود آنها از طریق آموزش تمرکز خواهند داشت.
مزیت دیگر فرآیند بازخورد مستمر بینشی است که می‌توانید با استفاده از این داده‌ها به دست بیاورید. پاسخ‌های رتبه‌بندی‌شده افراد تحلیل می‌شود و با نگاهی به آنها می‌توانید میزان پیشرفت و رضایتمندی تیم‌ها را مشاهده کنید. به این ترتیب درک بهتری از هر تیم خواهید داشت و روند کار را برای یک دوره زمانی تعیین خواهید کرد.
کلیدواژه‌های حاصل از پاسخ‌های کیفی نیز برای درک احساسات افراد تحلیل می‌شوند و در مورد حسی که پشت پاسخ افراد یا تیم وجود دارد بینش دقیقی ارائه می‌کند.
۲- تعیین و پیگیری اهداف
هنگام سنجش عملکرد کارکنان، پیش از هرچیزی اطمینان پیدا کنید که همه افراد سازمان شما اهداف روشن و مشخصی دارند و برای دستیابی به آنها تلاش می‌کنند.
این کار نه تنها فعالیت کارکنان را با اهداف سازمانی هماهنگ می‌کند، بلکه شکاف انتظارات میان مدیران و کارکنان را نیز کاهش می‌دهد. بنابراین همه افراد می‌دانند که از آنها و تیم‌شان چه انتظاری می‌رود، و در نحوه سنجش عملکرد هر فرد شفافیت وجود خواهد داشت.
اگر به کارکنان این فرصت را بدهید که اهداف خودشان را همسو با استراتژی سازمانی تعیین کنند، آنها را توانمند می‌سازید تا مسئولیت نقش و همینطور موفقیت‌شان را برعهده بگیرند. در حالت ایده‌آل، این اهداف باید به صورت آنلاین تعیین و پایش شوند تا همه بتوانند پیشرفت در مسیر هدف را به صورت آنی مشاهده کنند.
۳- آموزش
برای اینکه کارکنان بیشترین شانس ممکن را برای دستیابی به اهداف‌شان داشته باشند، ابتدا خلاءهای مهارتی باید برطرف شوند.
شما باید در فرم‌های بازخورد مستمر از کارکنان بپرسید که آیا زمینه‌ای وجود دارد که بخواهند در آن آموزش ببینند. همچنین، می‌توانید ببینید که دیگر همکاران‌شان چه آموزش‌هایی را دریافت کرده‌اند و عملکرد آنها را در تیم بررسی کنید تا مطمئن شوید که همه افراد برای انجام کارشان به بهترین نحو از فرصت‌های یادگیری یکسانی بهره‌مند هستند.
۴- پایش عملکرد
هنگامی که اهداف برای تمامی کارکنان روشن و مشخص شد، می‌توان عملکرد را با توجه به پیشرفت در مسیر هدف پایش کرد. هدف از این کار این است که در تمام مسیر نقاطی را نیاز به بهبود دارند شناسایی کرده، و پیش از شدیدتر شدن مشکلات، راه‌حل‌هایی را به افراد پیشنهاد کنیم.
همچنین، برای کارکنان نیز فرصتی است تا هم از طریق خودرارزیابی و هم ارزیابی توسط مدیرشان «رتبه‌بندی» شوند. از آنجایی که می‌خواهیم رویکرد پویاتری داشته باشیم، بهتر است به مقیاس‌های رتبه‌بندی‌تان نگاهی دوباره بیندازید. اطمینان پیدا کنید که رتبه‌بندی‌های اعمال‌شده بازتاب‌دهنده یک «اقدام مثبت» باشند.
به عنوان مثال، اگر کارمندی دچار ضعف عملکرد است، ممکن است بابت انتخاب گزینه «کمتر از حد انتظار» احساس نگرانی کند. اما در عوض گزینه «نیازمند کمک» بسیار خوشایندتر است و نشان می‌دهد که نتیجه انتخاب او منجر به بهبود و پیشرفتش خواهد شد تا دریافت نامه اخطار.
۵- یادداشت‌های روزانه
البته مواردی هم وجود دارد که لازم است تخلفات جدی یا کوتاهی‌های یک کارمند را ثبت کنیم. این مرحله در فرآیند مدیریت عملکرد اهمیت زیادی دارد، چون اگر نیاز شود که سراغ صدور اخطار یا خاتمه همکاری برویم، این یادداشت‌ها به کارمان می‌آید.
با ثبت یادداشت‌های روزانه و تحلیل آنها به نکات خیلی بیشتری می‌توان دست یافت. به عنوان مثال، اگر یکی از سیاست‌های مهم سازمان بارها و بارها نادیده گرفته شده، لازم است که آن را به‌روز یا کارمندان را تشویق به رعایت آن کنید.
پس از ملاقات با اعضای تیم، می‌توان از یادداشت‌ها برای ثبت یادآوری‌ها نیز استفاده کرد تا بعدها بررسی کنیم و ببینیم که آیا پیشرفتی حاصل شده است یا خیر.
۶- برنامه بهبود عملکرد
مدیریت عملکرد معمولاً فرآیندی است که طی آن درباره نحوه کار و پیشرفت اعضای تیم و همینطور زمینه‌هایی که نیاز به بهبود دارد گفتگو می‌کنیم، اما اتفاقی که بعد از آن میفتد اهمیت خیلی زیادی دارد. برنامه بهبود عملکرد طرحی است که پس از جلسه توسط مدیر اجرا می‌شود.
اعضای تیم باید با توجه به نتیجه‌‌ای که از جلسه گرفته‌اند، برنامه خودشان را برای بهبود عملکرد بنویسند. مدیر می‌تواند برنامه را تأیید کند و سپس کارمند باید در زمان تعیین شده برای انجام آن اقدام نماید. این فرآیند ساختاریافته به اعضای تیم فرصتی می‌دهد تا خودشان مسئولیت «فرآیند بهبود» را برعهده بگیرند، و به این ترتیب احتمال موفقیت‌شان بیشتر خواهد بود.
۷-قدردانی
از یادداشت‌های روزانه برای ثبت قدردانی‌ها نیز می‌توان استفاده کرد. بر اساس تحقیقات دیلویت، سازمان‌هایی که با قدردانی از کارکنان موجب بهبود دستاوردهای آنان می‌شوند نسبت به سازمان‌هایی که برنامه‌ای برای قدردانی ندارند، شاهد افزایش ۱۴% بهره‌وری هستند. علاوه‌بر این، مدیران باید بدانند چه چیزی به کارکنان آنها انگیزه می‌دهد تا بتوانند بر همان اساس قدردانی را انجام دهند. برخی ممکن است از یک قدردانی عمومی خوشحال شوند، و برخی ترجیح می‌دهند که چنین بازخوردی را به‌صورت خصوصی دریافت کنند.
۸-پاداش و مزایا
گرچه شاید پاداش و مزایا برای هر کامندی انگیزه‌بخش نباشد، اما یکی از انواع قدردانی است که می‌تواند عملکرد مثبت را تقویت کند. با مقایسه عملکرد کارکنان در برابر نتایج مدنظر، می‌توان متناسب با میزان ارزش‌آفرینی آنها برای سازمان افزایش حقوق یا پاداش‌هایی را برایشان در نظر گرفت.
۹-ارزیابی‌های عملکرد
هنگامی که تمامی اطلاعات بالا را جمع‌آوری کردید، می‌توانید همه آنها را در یک گزارش خلاصه عملکرد برای هر کارمند بگنجانید.
با اجرای فرآیندهای مدیریت عملکرد می‌توانید اطمینان پیدا کنید که ارزیابی‌های شما عاری از هرگونه سوگیری هستند و تصویری کامل از عملکرد ارائه می‌کنند. به این ترتیب فرآیندی خواهید داشت که به طور فعال به مسائل رسیدگی می‌کند و کارکنان و مدیران را توانمند می‌سازد.
