امروزه ابزارهای مختلفی برای مدیریت کردن تیم‌مان در اختیار داریم: ارزیابی عملکرد، ارزیابی کارکنان، اهداف و نتایج کلیدی، شاخص‌های کلیدی عملکرد، ارزیابی پروژه، جلسات سریع، پیگیری پیشرفت کارها و ... . روش‌های سنجش عملکرد کارکنان همواره یک سیر تکاملی را در پیش دارد و مثل یک گردباد مسیر خودش را پیدا میکند.
در این مقاله قرار است که به فرم‌های ارزیابی عملکرد بپردازیم.
مفهوم ارزیابی عملکرد به دهه ۱۹۴۰ برمی‌گردد. ارزیابی‌های عملکرد در آن دوران سالی یک یا دو بار انجام می‌شد، و در واقع جلسه‌ای بود با موضوع نقاط قوت و ضعف کارکنان. اما عملکرد کارکنان فقط تیک زدن یک گزینه نیست که سالی دو بار هنگام خوردن قهوه انجامش دهیم. با چنین رویکردی، افراد باید ماه‌ها منتظر بمانند تا بتوانند مساله‌ای را با مدیرشان مطرح کنند، و به این ترتیب نرخ خروج کارکنان افزایش یافته و عده‌ای نیز دچار سرخوردگی می‌شوند.
امروزه ما دریافته‌ایم که مدیریت عملکرد مستمر اثربخش‌تر است. این نوع مدیریت، فرآیندی مداوم و کل‌نگر است که به کارکنان اطمینان می‌دهد که در تمام طول سال کارهایشان دیده و صدایشان شنیده می‌شود. علاوه بر این می‌توانید ناامیدی و دلسردی کارکنان را پیش از تبدیل شدن به مشکلاتی بزرگتر تشخیص دهید.
هنگام طراحی فرآیند مدیریت عملکرد، بهتر است که از یک راهنما استفاده کنید تا گفتگو را در مسیر درست خود حفظ کند و آن را معنادار و کارآمد پیش ببرد. فرم ارزیابی عملکرد حاوی سوالاتی کلیدی است که کارکنان باید پیش از جلسه ارزیابی به آنها پاسخ دهند.
با استفاده از این سوالات، می‌توانید کارکنان شایسته خود را حفظ کنید، اعتماد را درون تیم تقویت نمایید و بهره‌وری را افزایش دهید. همچنین خلاء مهارت‌ها، تنش‌های تیمی بین‌فردی و تمایل به چالش‌های جدید (یا شغل جدید) را نیز خواهید دید.
در ادامه، سوالاتی را مطرح کرده‌ایم که به مدیران کمک می‌کنند تا بتوانند در ارزیابی‌های عملکرد نتیجه اثربخشی بگیرند. این سوالات در رابطه با موضوعاتی طراحی شده‌اند که برای نگهداشت کارکنان برتر ضروری هستند. توصیه می‌کنیم که در سراسر سازمان از این سوالات استفاده کنید تا بتوانید نحوه عملکرد کارکنان را بسنجید و یک تجربه کارمندی منسجم را ارائه دهید.
۱-آیا در محیط کار احساس خوشحالی و رضایت داری؟
این فرصت را به افراد بدهید تا به شما بگویند که در محیط کارشان چه احساسی دارند. ممکن است چیزی آنها را آزار بدهد؛ مثل تنش با اعضای تیم، وجود سیستم‌های ناکارآمد، هوای خیلی سرد محیط، یا این موضوع که همیشه مجبورند در آشپزخانه ظرف‌های بقیه را هم بشویند. موضوع هر چیزی که هست شما باید از آن آگاه باشید. کارمندان ناراحت کم‌کم تبدیل به کارمندان ناراضی می‌شوند (و این مساله کاملاً مسری است.)
۲-پیشرفت: قصد داری طی ۶-۱۲ ماه آینده مهارت‌هایت را در کدام زمینه/زمینه‌ها بهبود ببخشی؟
زمانی که می‌دانید کارکنان قصد دارند در چه زمینه‌هایی رشد کنند، فرصت این را دارید که از یادگیری آنها حمایت کنید. برای این کار می‌توانید آنها را به رویدادها و سمینارها بفرستید، یا کتاب و مقاله بهشان پیشنهاد دهید. وقتی کارمندان به روشنی می‌دانند که قرار است روی کدام مهارت‌هایشان کار کنند، اختصاص دادن بودجه آموزشی می‌تواند به آنها این توانایی را بدهد که مسئول رشد و پیشرفت خودشان باشند. به کارکنان فضایی بدهید تا ایده‌هایشان را عملی کنند. اگر در توسعه حرفهای آنها مثل یک بازیکن فعال عمل کنید، از یک مدیر «خوب» به یک مدیر «عالی» تبدیل می‌شوید.
۳. پیوند شغلی: نقش فعلی تو به چه شکل با آرزوها و اهداف آینده‌ات هم‌راستا است؟
یکی از دلایل اصلی ترک شغل این است که افراد دوست دارند به چالش کشیده شوند. پس کاری که می‌توانید انجام دهید این است که بدانید کارکنان شما خودشان را در آینده چگونه و در چه جایگاهی می‌بینند. این کار به شما کمک میکند تا متوجه شوید که باید چه پروژه‌هایی را به آنها محول کنید، در انجام پیش‌برد کارهای بزرگ به یاری‌شان بروید و در مورد آنچه که هنگام کار بهشان انگیزه می‌دهد، درک بهتری داشته باشید.
۴. همسویی: آیا احساس می‌کنی که فعالیتت به‌طور مستقیم در موفقیت شرکت نقش دارد؟
این سوالی است که می‌تواند درباره ارتباط فعالیت‌های کارمند و اهداف شرکت گفتگویی را شکل دهد. ممکن است در ادامه ببینید که آنها کاملاً این همسویی را احساس می‌کنند و از نحوه تأثیر فعالیت‌شان در موفقیت شرکت یک تصویر روشن و شفاف دارند. خب، عالی است. کارکنانی که ارتباطی قوی را میان کارهای روزانه‌شان و عملکرد شرکت حس می‌کنند، این احساس را خواهند داشت که برای مجموعه ارزشمند هستند و می‌توانند روش‌های جدیدی را برای افزایش بهره‌وری شناسایی کنند.
از سوی دیگر، ممکن است چنین ارتباطی وجود نداشته باشد. دلایل زیادی وجود دارد که یک کارمند احساس کند کارش با اهداف شرکت همسو نیست: پروژه‌های ضعیف، نداشتن ارتباط در تیم، نیاز به گزارش‌های شفاف‌تر، اعتمادبه‌نفس پایین، سردرگم بودن، و بسیاری دلایل دیگر. کمی وقت بگذارید تا ببینید این مشکلات از کجا سرچشمه می‌گیرد و چگونه می‌توانید ارتباط آنها با اهداف شرکت را تقویت کنید.
۵-پشتیبانی: احساس می‌کنی که در کدام زمینه‌های کاری کمترین و بیشترین حمایت را دریافت می‌کنی؟ چگونه می‌توانم کمکت کنم؟
به حرفهای کارکنان گوش دهید، آنچه را که نیاز دارند برایشان فراهم کنید، و بعد بهشان آزادی عمل دهید. افراد ذاتاً دوست دارند که کارشان را خوب انجام دهند، بهشان اعتماد و از آنها حمایت شود. پرسیدن این سوال ایده‌هایی را بهتان می‌دهد که تا به‌حال فکرشان را هم نکرده بودید. روش‌های کاری جدید را کشف کنید و ببینید که چطور می‌توانید نیازهای تیم‌تان را مرتفع سازید.
۶-بازاندیشی: در قدم بعدی می‌خواهی در کدام زمینه کاری پیشرفت کنی؟
این سوال به کارکنان فرصتی می‌دهد تا نسبت به عملکرد خودشان حس آسیب‌پذیری داشته باشند. به جای پرسیدن اینکه «نقطه ضعف کنونی‌ات چیست؟»، این سوال مفهوم را به شکل دیگری بیان میکند و به آنها اجازه می‌دهد که روی پیشرفت‌های مثبتی که می‌خواهند رقم بزنند متمرکز شوند. همچنین فضایی امن را ایجاد میکند تا بتوانند زمینه‌هایی را که در آن ضعف دارند بهتر بررسی کنند، آن هم بدون احساس ناراحتی یا معذب بودن.
یکی از موضوعاتی که در سوالات بالا نبود «جبران خدمت» است. ما این موضوع را کنار گذاشتیم، چون چیزی نیست که هر هفته یا هر ماه نیاز باشد که به آن بپردازید، مگر اینکه دلیل اصلی ناکارآمدی یا دلسردی کارکنان‌تان باشد. بنابراین هر موقع که زمان مناسبش است سراغ آن بروید. بسته به نحوه ساختار شرکت شما، افزایش حقوق، پاداش و سایر مزایا، زمان این بحث‌ها می‌تواند متفاوت باشد. جبران خدمت موضوع مهمی است، و نباید آن را فراموش کرد. درآمد کارکنان برای معیشت آنان در خارج از محل کار اهمیت دارد، که در نهایت بر معیشت آنها در محل کار تأثیرگذار است.
حالا که این شش سوال کلیدی را در اختیار دارید، از کجا مطمئن هستید که قرار است جواب‌های خوبی هم بگیرید؟ پیشنهاد می‌کنیم که پیش از شروع ارزیابی عملکرد، این راهنما را در اختیار مدیران خود بگذارید.
ابزارهای مدیریت عملکردراهی عالی برای ساده‌سازی فرایند ارزیابی هستند، به ویژه در مورد بازخوردهای مستمر به کارکنان. این ابزارها می‌توانند بخش‌هایی از فرایند مدیریت را به‌شکلی خودکار پیش ببرند تا شما بتوانید بیشتر روی حمایت و پشتیبانی از تیم‌تان متمرکز باشید. به این ترتیب فشار ارزیابی‌های سالانه نیز از روی دوش شما برداشته خواهد شد.
