برنامه‌های بهبود عملکرد (یا PIP) ابزارهای مدیریت عملکرد هستند و هدف‌شان حمایت و توانمندسازی کارکنانی است که در برآورده ساختن انتظارات یا رسیدن به اهداف عملکرد ضعیف عمل می‌کنند. با این حال، بیشتر افراد اغلب برداشتی منفی از این برنامه‌ها دارند. اما چرا اینطور است؟
برنامه بهبود عملکرد معمولاً آخرین طرحی است که پیش از اخراج کارمندان ضعیف به عنوان یک طرح الزامی اجرا می‌شود. بنابراین به نظر می‌رسد که با هدف واقعی آن یعنی «بهبود» فاصله دارد. پس بیایید ببینیم چگونه می‌توان این برنامه را بهتر و قوی‌تر اجرا کرد.
هنگامی که این برنامه‌ها به درستی اجرا می‌شوند، به ما در جهت شناسایی و ارائه پشتیبانی و فرصت‌های آموزشی کمک می‌کنند تا اطمینان پیدا کنیم که کارکنان ابزارهای موردنیاز برای موفقیت در نقش خود را در اختیار دارند. علاوه‌بر این، برای کارمندانی که احساس می‌کنند به مهارت‌های بیشتری نیاز دارند نیز بسیار مناسب هستند.
برنامه‌های بهبود عملکرد همچنین به بخش منابع انسانی فرصت می‌دهد تا پتانسیل‌های استفاده‌نشده را به عملکرد بهینه تبدیل کند.
کافی است به زمانی فکر کنید که همین مقدار آموزش بیشتر به یک تغییر ۱۸۰ درجه‌ای در عملکرد یا انگیزه یک کارمند منجر شود. این یک موقعیت برد-برد برای کارمند و کسب‌وکار است.
در اینجا به چند روش برای تدوین برنامه‌های بهبود عملکرد اشاره کرده‌ایم:
ایجاد یک طرح پشتیبانی
به دلیل نگرش‌های منفی موجود نسبت به برنامه‌های بهبود عملکرد، کارکنان شما باید طی فرآیندی که اغلب برایشان دلهره‌آور است احساس حمایت کنند. گاهی اوقات ما نسبت به عملکرد نه‌چندان خوب آنها بازخوردی می‌دهیم و بعد رهایشان می‌کنیم تا خودشان سردربیاوردند که برای بهتر شده باید چه کار کنند. به جای این کار، پیشنهاد می‌کنیم که از یک چارچوب ساختاریافته (مانند مدل بازخورد پندلتون) برای ارائه و دریافت بازخورد استفاده کنید. این زمان برای شما زمانی طلایی برای حمایت، تشویق، ارائه راهنمایی، کنجکاوی و انجام حداکثر تلاش‌تان است تا اطمینان پیدا کنید که پیشرفت در کار اعضای تیم اتفاق افتاده است. هنگامی که انتظارات و نتایج مورد نظر شما برای کارکنان شفاف‌سازی شد، ارزیابی‌های مستمر داشته باشید و زمانی را برای بازخورد اختصاص دهید. .
یکی دیگر از برنامه‌های پشتیبانی کمک‌کننده ایجاد طرح «سیستم رفاقتی» است که در آن یکی از اعضای باتجربه‌تر تیم را انتخاب می‌کنید تا کارمندی را که عملکرد ضعیفی دارد راهنمایی کند. تحقیقات نشان داده است که برقراری رفاقت در محیط کار یا حتی داشتن یک «دوست صمیمی» نقش مهمی در افزایش عملکرد کارکنان ایفا می‌کند. به این ترتیب همکاران به عنوان حامیان قابل اعتماد یکدیگر عمل می‌کنند و این موضوع یکی از نکات مهم فرهنگ کاری مثبت است. جدای از جلسات بازخورد مستمر با مدیران، داشتن یک دوست می‌تواند شخص ضعیف‌تر را توانمند کند زیرا انگیزه و تعامل در چنین شرایطی افزایش پیدا می‌کند.
تا به حال چندبار با خودتان فکر کرده‌اید که «ای کاش همان موقع یادداشتش می‌کردم»؟ پیشنهاد ما این است که هر رویدادی را درست در همان لحظه ثبت کنید و سپس در صورت لزوم، آنها را از طریق یک پلتفرم با کارمند خود به اشتراک بگذارید.
شما می‌توانید اهداف عملکرد کارکنان، زمینه‌های نیازمند بهبود، بازخوردها یا حتی قدردانی از آنها بابت کار خوب‌شان و . . . را ثبت کنید. بعدها بابت این کار از خودتان تشکر خواهید کرد. علاوه‌بر این، هنگام یادآوری رویدادها یا جزئیات از سوگیری تازه‌گرایی نیز جلوگیری می‌کنید.
شما یا دیگر مدیران هر چند وقت یکبار درباره اهداف با اعضای تیم صحبت می‌کنید؟ سالی یک بار؟ یعنی اهداف را تعیین و بعد آنها را فراموش می‌کنید و دیگر هم در موردشان حرفی نمی‌زنید. تحقیقات نشان داده است اهداف کوتاه‌مدتی که بیشتر در موردشان بحث و گفتگو می‌شود – مثلاً هر چند ماه یکبار – به افزایش رضایت شغلی و همچنین نرخ موفقیت بالاتر کمک می‌کنند.
وقتی کارکنان چشم انداز روشنی از آنچه که دارند به سمت آن حرکت می‌کنند ندارد، مسیرشان را گم می‌کنند. کارکنان می‌خواهند بدانند که همسو با چه اهدافی کار می‌کنند، و دانستن این موضوع برای فعالیت‌شان در شرکت، ارتقاء مهارت‌ها، یادگیری و پیشرفت به آنها اعتماد به‌نفس بیشتری می‌دهد. از آنها سوالاتی بپرسید تا ببینید که موفقیت برایشان چه معنایی دارد یا می‌خواهند به چیزهایی دست پیدا کنند. اینها موضوعاتی شخصی هستند می‌توانند زود به زود تغییر کنند. به همین دلیل داشتن گفتگوهای مستمر عامل کلیدی موفقیت در فرآیند بهبود عملکرد کارکنان است.
شما می‌توانید از نرم‌افزار منابع انسانی خود برای تعیین اهداف و پیگیری آنها استفاده کنید تا کارکنان هم ببینند که چگونه در جهت اهداف شرکت قدم برمی‌دارند. به این ترتیب به آنها کمک می‌کنید تا روی یک تصویر بزرگتر متمرکز شوند و از وضعیت فعلی خود به عنوان پله‌ای برای رسیدن به مقصد مورد نظرشان استفاده کنند. باید این موضوع را در نظر داشته باشیم که شاید این شغل، شغل همیشگی آنها نباشد، بنابراین باید ببنیم که چطور می‌توانیم به عنوان یک مدیر برای توسعه و پیشرفت حرفه‌ای‌شان به آنها کمک کنیم.
به عنوان مثال، ازشان بپرسید: «چه دیدگاهی در مورد یادگیری داری؟» به آنها کمک کنید که درک کنند صرف‌نظر از عنوان شغلی هم می‌توانند رشد کنند. کسب‌وکارهای امروزی بیشتر به دنبال روش‌هایی برای ارتقاء افقی هستند تا عمودی، و این روش در مقایسه با ارتقاءسلسله مراتبی سنتی در تمامی صنایع گسترش یافته است. از کارمند خود در مورد اهداف شغلی او بپرسید و سپس فرصت‌های یادگیری و توسعه را شناسایی کنید تا به آنها کمک کنید در زمینه‌های مورد علاقه‌شان پیشرفت کنند.
با ایجاد فرصت‌های بالقوه توسعه شغلی از طریق برنامه‌های بهبود عملکرد، نگرش منفی نسبت به این برنامه‌ها تغییر می‌کند و کارمندان شما را قادر می‌سازد تا همسو با کسب‌وکار شما پیش بروند.
اعضای تیم شما به چه چیزی علاقه دارد؟ در چه کارهایی خوب هستند؟ چیزی که همیشه می‌خواستند به شکلی عمیق‌تر تجربه کنند چه بوده است؟
روی نقاط قوت آنها کار کنید. با محول کردن پروژه‌هایی که انجام آنها هم به نفع خودشان است و هم به نفع تیم، احساس مالکیت وظایف و رضایت شغلی را در آنها ایجاد خواهید کرد.
به عنوان مثال، فرض کنید یک کارمند ضعیف در بخش فروش قرار است در برنامه بهبود عملکرد شرکت کند. با این حال، شما به خوبی می‌دانید که او دارای مهارت تحلیلی و پژوهشی خیلی خوبی است. بنابراین برای به‌کارگیری نقاط قوت این شخص، می‌توانید یک پروژه تحلیل رقیب را به او یسپارید که تا تشویق شود که از این مهارتش استفاده کند. چنین اقدامی به شخص حس مالکیت و اعتماد به‌نفس می‌دهد، به دانش او می‌افزاید و او را در فعالیت‌های فروش توانمندتر می‌کند.
به یاد داشته باشید که بهبود عملکرد می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد. ممکن است فرصت‌های خیلی زیادی پیش بیاید که با مهارت‌ها و علایق کارکنان تناسب بیشتری داشته باشد؛ چه در داخل مجموعه شما و چه خارج از آن.
بازخورد مستمر قبل، حین و بعد از اجرای برنامه بهبود عملکرد نقش مهمی ایفا می‌کند. به عنوان مثال، می‌توانید به توصیه قدیمی «پیشگیری بهتر از درمان است» گوش کرده و به دغدغه‌های مطرح‌شده در جلسات بازخورد رسیدگی کنید تا کارکنان دیگر به برنامه بهبود عملکرد نیازی پیدا نکنند. هنگام اجرای برنامه نیز می‌توانید از بازخورد مستمر استفاده کنید تا میزان موفقیت آن را بسنجید و تغییرات لازم را انجام دهید. پس از اجرای برنامه نیز بازخورد مستمر می تواند اطلاعات مفیدی را در مورد اثربخشی آن و همچنین فرصت‌هایی برای بهبود فرآیندهای عملکرد ارائه دهد.
برنامه‌ریزی ارزیابی‌های منظم یکی از مولفه‌های کلیدی مدیریت عملکرد است. تحقیقات گالوپ نشان می‌دهد میزان پیوند شغلی کارکنانی که به طور منظم با مدیران خود ملاقات می‌کنند سه برابر بیشتر از کارکنان دیگر است.
برخی از سوالاتی که در گفتگوهای اثربخش جلسات ارزیابی می‌توانید بپرسید عبارتند از:
در حال حاضر چه احساسی دارید (رضایت شغلی، استرس، . . . )
چگونه به سمت اهداف‌تان قدم برمی‌دارید؟
کدام کارها واقعاً خوب پیش رفته است؟
کدام کارها خوب پیش نرفته و نیاز به پشتیبانی بیشتر دارد؟
جمع‌آوری بازخورد مستمر طی این بررسی‌ها به شما امکانی می‌دهد تا پیشرفت بهبود عملکرد کارکنان خود را مشاهده کنید، احساس واقعی آنها را درک کنید و در صورت لزوم برخی از اهداف را تغییر دهید. به یاد داشته باشید که ما می‌خواهیم کارکنان‌مان با شرکت در برنامه‌های بهبود عملکرد احساس انگیزه و توانمندی کنند، بنابراین تشویق افراد به داشتن عملکرد خوب و پیشرفت در مسیر با ارائه بازخورد مستمر، یک مدیریت عملکرد اثربخش را شکل می‌دهد.
توانمندسازی افراد برای پیدا کردن راه‌حل کاری مناسب طی شرکت در برنامه بهبود عملکرد فرهنگ مسئولیت‌پذیری را در کسب‌وکار شما ترویج می کند. با اجرای برنامه‌های بهبود عملکرد انگیزه‌بخش و مؤثر، مجموعه شما کارکنانی باانگیزه و قوی خواهد داشت.
