گرچه این موضوع تقریباً به همه ثابت شده که کارکنانی که پیوند شغلی بیشتری با کارشان حس می‌کنند عملکرد بهتری نیز از خود نشان می‌دهند، ارتباط میان مدیریت عملکرد و پیوند شغلی معمولاً نادیده گرفته شده است. البته منظور ما آن ارزیابی‌های عملکرد سالانه نیست، چون تحقیقات نشان می‌دهد که این ارزیابی‌ها هیچ نتیجه‌ای ندارند. بنابراین موضوع صحبت ما مدیریت عملکرد مستمر است.
مدیریت عملکرد مستمر رویکردی برای ارزیابی، بهبود و توانمندسازی عملکرد کارکنان است که روی تعامل منظم و معنادار تمرکز دارد؛ درست مثل تفاوت میان خواندن درس‌ها در طول ترم و جمع کردن‌شان برای شب امتحان. شاید هدف یکی باشد، اما مسیر (و اغلب نتایج) کاملاً متفاوت است. مدیریت عملکرد مستمر شامل چرخه زیر است:
۱-کارکنان به پیشرفت‌شان به سمت اهداف، دستاوردها، ایفای نقش، موانع موجود و همینطور حمایت‌هایی که نیاز دارند فکر می‌کنند.
۲-کارکنان و مدیر مواردی را که در بالا اشاره کردیم ثبت می‌کنند.
۳- کارکنان و مدیر در مورد این موارد گفتگو می‌کنند و اهداف، اقدامات و طرح‌های بعدی را برنامه‌ریزی می‌کنند.
مزایای مدیریت عملکرد مستمر
۱- اعتماد
۲- بازخورد دقیق و به‌موقع
۳- شناسایی سریع (و حل) مسائل
۴- ایجاد فرصت‌هایی برای پیشرفت
۵- قدردانی
۶- مدیریت حجم کاری و استرس
ویژگی اصلی مدیریت عملکرد مستمر، ارتباط منظم با اعضای تیم است تا بتوان اهداف، چالش‌ها، حجم کاری، و پیشرفت حرفه‌ای آنها و همچنین رضایت و تندرستی‌شان را بررسی و پیگیری کرد. کارکنان نیز فرصتی پیدا می‌کنند تا بازخودهای ارزشمند و مستمر خود را ارائه کنند.
وقتی مدام درگیر انجام کارهای روزمره هستید، وقت گذاشتن برای ارسال پیام به تک تک اعضای تیم یا برگزاری جلسات یک‌به‌یک می‌تواند تنها یک مشغله غیرضروری به نظر برسد- آن هم با تأثیر اندک!
اما با توجه به تحقیقات گالوپ، پیوند شغلی در میان کارمندانی که به‌طور منظم با مدیران خود دیدار می‌کنند سه‌برابر بیشتر دیده شده است. بنابراین مدیریت عملکرد مستمر ارزش سرمایه‌گذاری زمان را دارد. در ادامه بیشتر توضیح می‌دهیم.
گفتگو و تعامل مستمر میان کارمند و مدیر به ایجاد رابطه‌ای محکم بر پایه اعتماد و شفافیت کمک می‌کند. با این حال، باید به یک نکته توجه کرد: اعتماد تنها زمانی ایجاد می‌شود که کارمند احساس کند برای مجموعه ارزشمند است و از او حمایت می‌شود. اگر ارتباطات بیشتر حس منفی ایجاد کنند تا مثبت، اگر کارکنان احساس آسیب‌پذیری یا تهدید شدن داشته باشند، یا اگر بازخوردی به مدیر بدهند و هیچ تأثیری از آن نبینند، بیشتر از اینکه برای رابطه مفید باشد، ضرر خواهد داشت.
فراموش نکنید که همیشه در مورد فعالیت‌هایی که یک کارمند به خوبی انجام می‌دهد یا پیشرفت‌هایی که دارد، به او بازخورد مثبت بدهید. اگر یک کارمند رابطه‌ای قوی و بر پایه اعتماد با مدیرش داشته باشد، بیشتر احساس تعهد خواهد داشت و سعی می‌کند که کارش را خوب انجام دهد. در واقع، بر اساس تحقیقات گالوپ، مدیران و سبک‌های مدیریتی آنها تا ۷۰% در پیوند شغلی کارکنان تأثیرگذار است.
گاهی اوقات به‌سختی یادم می‌آید که شب قبل شام چه چیزی خورده‌ام. چه برسد به اینکه یادم باشد تیم من هفته گذشته چه کاری انجام می‌داد. حالا فکر کنید که بخواهیم به سه، شش یا نه ماه قبل فکر کنیم. مشکل درست همینجاست.
در سیستم سنتی ارزیابی‌های عملکرد، به دلیل فراموش کردن فعالیت‌های گذشته، بیشتر به فعالیت‌های اخیری متکی بودیم که می‌توانستیم به یاد بیاوریم. به این اتفاق سوگیری تازه‌گرایی می‌‌گویند.
در مقابل، ارزیابی‌های مستمر کمک می‌کند که ایده‌ها و بازخوردها را در حالیکه هنوز در ذهن کارمند یا مدیر تازه است دریافت کنیم. هنگامی که این ایده‌ها تا حد امکان نزدیک به رویداد یا فعالیتی که به آن مربوط می‌شود به اشتراک گذاشته شود، برای درگیر کردن کارمندان خیلی موثرتر خواهد بود و احتمال بیشتری دارد که به اقدام منجر شود، زیرا به کارمندان مسئولیت می‌دهد. اما اگر زمان زیادی از آنها بگذرد، یا دیگر به فعالیت‌های جاری مرتبط نیستند یا با یک عادت عمیق و ریشه‌دار مواجه خواهید شد.
به همین ترتیب، اگر کارمندی دارید که با یک مانع یا چالش مواجه شده است –چه کارمندی ضعیفی باشد و چه قوی- و برای پرداختن به آن تا رسیدن زمان ارزیابی عملکرد سالانه صبر کنید، یکی از این دو اتفاق خواهد افتاد:
۱) مشکل وخیم‌تر شده است، و باید برای حل آن زحمت بیشتری بکشید، یا
۲) مشکل دیگر وجود ندارد، چون یا خودبه‌خود حل شده است، یا آن کارمند اصلاً دیگر در شرکت نیست.
متوسط هزینه جایگزین کردن کارمندان مستعد در استرالیا ۲ تا ۳ برابر بیشتر از حقوق کارمندان است، بنابراین شناسایی سریع مشکلات و ارائه برنامه‌های آموزشی و مربی‌گری و حمایت از کارکنان به جای استخدام مجدد، به‌صرفه‌تر است.
اغلب اوقات، کارکنان شایسته توجهی که استحقاقش را دارند دریافت نمی‌کنند. چون مدیران معمولاً درگیر رفع مشکلات و حل مسائل بخش‌های دیگر هستند. اتفاقی که اینجا میفتد این است که کارمندان احساس می‌کنند از توانایی‌هایشان به خوبی استفاده نمی‌شود، ازشان قدردانی نمی‌گردد و در نهایت بی‌حوصله و دلسرد خواهند شد. اگر شما گفتگوهای مکرری در مورد عملکرد با آنها داشته باشید، می‌توانید ازشان قدردانی کنید و فرصت‌هایی را برای رشد و پیشرفت‌شان فراهم کنید که در نهایت به افزایش حس پیوند شغلی منتهی خواهد شد.
کارکنان مختلف با چیزهای مختلفی انگیزه می‌گیرند. برای برخی خود کار انگیزه محسوب می‌شود، برای برخی ارتباطات و تعامل‌های دوستانه، و برای برخی دیگر نیز قدردانی و پاداش اهمیت دارد.
اگر شما هم جزو دسته آخر هستید، حتما یک سال تمام برایتان زمان زیادی است تا بخواهید برای قدردانی از کارتان منتظر بمانید؛ چه این قدردانی به شکل افزایش حقوق باشد، چه برگزاری یک قدردانی عمومی، و چه اینکه رئیس‌تان فقط به شما بگوید: «ممنونم، کارت عالی بود.» مدیریت عملکرد مستمر به شما کمک می‌کند تا هیچ موفقیتی را از قلم نیندازید و از دستاوردها و عملکردهای خوب در زمان خودش قدردانی کنید.
عدم شفافیت، انتظارات نامشخص، یا حجم کار غیرقابل مدیریت می‌تواند استرس را افزایش دهد و منجر به فرسودگی و از بین رفتن پیوند شغلی شود. به همین دلیل گفتگو با کارکنان در جلسات مدیریت عملکرد اهمیت زیادی دارد. به این ترتیب می‌توانید کارکنانی را که احتمال استرس‌شان بالاست شناسایی کنید و پیش از اینکه اوضاع بدتر شود، در اولویت‌بندی کارها بهشان کمک کنید. چنین مداخله‌هایی تأثیر زیادی روی پیوند شغلی دارد، و به گزارش گالوپ، زمانی که مدیران از فعالیت کارکنان اگاهند و در تعیین اهداف عملکرد بهشان کمک می‌کنند، تعهد و پیوند شغلی کارکنان هفده برابر بیشتر خواهد بود.
وقتی در جایی مشغول به کار بودم که عملکرد افراد تنها سالی یکبار ارزیابی می‌شد، چند ماه مانده به موعد ارزیابی، در مورد نکات، ایده‌ها و مسائلی که می‌خواستم مطرح کنم چیزهایی یادداشت می‌کردم و همه‌شان را تا آن روز نگه می‌داشتم. و این یعنی نه تنها 6-9 ماه از ارائه بازخورد بی‌بهره بودم، بلکه آن شرکت فقط یک بار در سال فرصت این را داشت که به بازخوردهای من توجه نشان دهد. تصورش را بکنید که اگر شرکت از مسائل و فرصت‌هایی که پیش آمده بود در همان لحظه مطلع می‌شد، تا چه حد می‌توانست پیشرفت کند!
به عنوان مثال، اعضای تیمی را در نظر بگیرید که از حجم کار غیرواقع‌بینانه خود ناراضی هستند. اگر شرکت از این موضوع مطلع شود، می‌تواند با تغییر ضرب‌العجل‌ها، تخصیص مجدد کارها یا افزایش منابع آن را برطرف کند. این اقدامات نه تنها به دلیل رفع مشکل حجم کار تأثیر مستقیمی روی تیم دارد، بلکه وقتی احساس می‌کنند نظرات‌شان شنیده شده است، و شرکت بهشان توجه کرده و برای حل مشکل‌شان تلاش کرده است، احساس می‌کنند که ارزشمند هستند و تعهد بیشتری به کارشان خواهند داشت. و این به خودی‌خود به شکل افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد به کسب‌وکار باز می‌گردد!
در محیط کار امروزی، ارزیابی‌های سالانه برای همگام شدن با محیطی که مدام در حال تغییر است، چه از نظر داخلی و چه خارجی، کافی نیست و تأثیر چندانی بر عملکرد ندارد. مدیریت عملکرد مستمر روشی هوشمندانه برای بهبود عملکرد و افزایش پیوند شغلی محسوب می‌شود. این رویکرد به نفع همه است: کارکنان، مدیران، مشتریان و درآمد شرکت.
