آیا برای خروج از خدمت کارمندان خود چک‌لیستی دارید؟ چک‌لیستی که به شما کمک کند هنگام از دست دادن کارمندانتان (به هر دلیلی) بدون دغدغه دانش آنها را حفظ کنید.
کارمندانتان چند وقت است که برای شما کار می‌کنند؟، آنها بالاخره روزی شرکت شما را ترک می‌کنند. بعضی از آنها ممکن است به دلایل شخصی از شغل خود استعفا دهند، بعضی هم به‌اجبار مجبور به ترک شغل خود می‌شوند. مَخلَص کلام اینکه فرقی ندارد به چه دلیلی کارمند خود را از دست می‌دهید، چون این شُتُری است که دم در هر کسب و کاری می‌نشیند؛ چیزی که در اینجا با اهمیت است داشتن فرایند Offboarding (آفبوردینگ) برای مدیریت این چالش است.
به دلیل اهمیت مفهوم آفبوردینگ، ما در تیم محتوایی اینوتکس ایران این مقاله را ترجمه و منتشر کردیم. شما می‌توانید مهمترین بخش‌های موجود در این محتوا را در فهرست زیر ببینید. البته به دلیل غنی بودن مطلب، در این بلاگ‌پست تنها به بخش ۱ و ۲ از فهرست پایین اشاره می‌کنیم.
آفبوردینگ یا مدیریت خروج از خدمت، فرایندی است که طی آن کارمندان شما از شرکت خارج می‌شوند. این فرایند شامل تمامی مراحلی است که برای جدایی رسمی بین کارفرما و کارمند موردنیاز است. خروج از خدمت می‌تواند به دلیل بازنشستگی، استعفا یا فسخ قرارداد باشد. هدف شما باید این باشد که فرایند را به‌درستی انجام دهید تا پس از ترک خدمت کارمند، بتوانید دانش کلیدی او را حفظ کنید و دیگر نیاز نباشد دوباره با او تماس بگیرید یا بدتر، مجبور به شکایت از او شوید!
جذب یک کارمند با فرایند Onboarding آغاز می‌شود و با Offboarding کار او در سازمان به پایان می‌رسد. شما نمی‌توانید کارمندان جدید را فوراً وارد جریان کاری شرکت خود کنید. قبل از هر چیز باید آنها را توجیه کنید که موظف به انجام چه کاری هستند و چگونه باید آن را انجام دهند. برای مطالعه بیشتر در مورد آنبوردینگ می‌توانید مقاله آنبوردینگ چیست؟ چطور موتورِ کارکنانِ تازه وارد را گرم کنیم؟ را مطالعه کنید. همین امر در مورد آفبوردینگ هم صدق می‌کند. انصراف از خدمت یک کارمند فوراً و در لحظه انجام نمی‌شود. برای اینکه اطمینان پیدا کنید فرایند خروج از خدمت به‌درستی انجام شده‌است باید فرایندی گام‌به‌گام را دنبال کنید؛ فرایندی که به آن آفبوردینگ گفته می‌شود.
کارمندانی که از شرکت شما جدا می‌شوند، ممکن است مدافع یا حتی مخالف شرکت شما باشند. موافق یا مخالف بودن این افراد بستگی به درکی دارد که از شرکت شما پیدا کرده‌اند. کارمندانی که طرف‌دار شرکت شما هستند می‌توانند بر سایر کارمندان تأثیر بالقوه‌ای داشته باشند چرا که به‌خوبی از شما یاد می‌کنند. در مورد افرادی که مخالف شرکتتان هستند این موضوع برعکس است. همین موضوع یکی از دلایلی است که باید فرایند خروج از خدمت را به نحوی انجام دهید تا کارمندان بیشتری طرف‌دار شرکت شما باشند.
نکته مهم دیگر امنیت داده‌هاست. حدود 20 درصد از شرکت‌ها از این شکایت دارند که کارمندان قبلی آنها اطلاعات شرکتشان را منتشر کرده‌اند و دلیل این امر به فرایند نادرست خروج از خدمت کارکنان نسبت‌داده‌شده است. خسارات ناشی از چنین حوادثی ممکن است برای شرکت شما هزینه زیادی داشته باشد و به همین دلیل است که فرایند Offboarding بسیار مهم است. یک آفبوردینگ درست به شما این امکان را می‌دهد که تجربه و حس کارمند را درک کرده و تصورات غلط احتمالی او را اصلاح کنید. همچنین راهی برای رشد شبکه و توسعه بیشتر شرکت شما در آینده را ایجاد خواهد کرد. استفاده از یک روش اثبات‌شده بهترین راه برای داشتن یک فرایند offboarding موفقیت‌آمیز است. یکی از روش‌های عالی در این زمینه استفاده از چک لیست است.
چک لیست‌ها از این بابت عالی هستند که شما می‌توانید مطمئن باشید که هیچ کدام از مراحل را هنگام فرایند Offboarding فراموش نخواهید کرد. این لیست مراحلی که برای داشتن یک فرایند آفبوردینگ یکپارچه و قدم‌به‌قدم لازم است را مشخص می‌کند؛ بنابراین این چک لیست، شامل مجموعه‌ای از ابزارهاست که توسط منابع انسانی و سایر بخش‌ها تهیه و استفاده می‌شود تا اطمینان حاصل شود که فرایند جدایی کارفرما و کارمند به‌صورت ساده و سر راست انجام می‌گیرد.
در ادامه به شکل فهرست وار به این چک لیست اشاره می‌کنیم سپس بخش‌های متغیر و جزئیات با اهمیتی که باید در تهیه آن دقت کنید را شرح می‌دهیم. برای انجام آفبوردینگ، بسته به نوع خروج (اخراج، استعفاء، بازنشستگی و …) مراحل مختلفی طی می‌شود. اما به صورت کلّى، چك ليستى كە بە عنوان پيش‌نويس قابل استفادە است شامل موارد زیر است:
قبل از ادامه مقاله اگر به موضوع چک لیست‌ها علاقه دارید توصیه میکنم مقاله جالب «چک‌لیست خلبانان چه چیزهایی درباره مدیریت دانش به ما می‌آموزند؟» را از دست ندهید.
تجربه و حسی که کارمندان حین آفبوردینگ دارند دقیقا به اندازه حس آنها حین استخدام اهمیت دارد. به همین دلیل است که داشتن چک لیستی یکپارچه و مفصل برای خروج از خدمت کارکنان از بخش‌های اساسی منابع انسانی (HR) شرکت‌ها است. ازآنجایی‌که این چک لیست برای کارمند (به طور خاص) و برای شرکت (به طور کل) مهم است؛ اجرای ضعیف یا نادرست آن می‌تواند ارتباطات ارزشمند بین شرکت و کارمند را برای همیشه از بین ببرد، مشکلات امنیتی بزرگی را به همراه بیاورد و باعث بی‌تفاوتی یا خصومت اعضای تیم شما شود. این یعنی اگر فرایند آنبوردینگ شما هر بار متفاوت از دفعه قبل باشد، احتمالا تعداد بیشتری از کارمندان، شرکت شما را ترک خواهند کرد و پیدا‌کردن کارمندان مناسب و متبحر برای شما بسیار مشکل‌تر خواهد شد.
آفبوردینگ یا همان «مدیریت خروج از خدمت کارکنان» در بسیاری از شرکت‌ها نادیده گرفته می‌شود. در بسیاری از شرکت‌ها، مدت زمانی که طول می‌کشد تا کارمند جایگزین پیدا کنند، مدت زمانی که طول می‌کشد تا اسناد و فایل‌ها را به بخش جدید منتقل کنند، یا صرفاً مدت زمانی که طول می‌کشد کارمند از شرکت خارج شود؛ باعث می‌شود که فرایند آفبوردینگ فرایندی طولانی شود. اما شما می‌توانید با انجام کارهایی این دوره طولانی را به یک مزیت استراتژیک برای شرکت خود تبدیل کنید.
وقتی یک کارمند شرکت را ترک می‌کند، بقیه کارمندان تعجب می‌کنند که چرا همکارشان کار را ترک کرده است. صرف‌نظر از دلیل ترک شغل، فردی که بنابرخواست خودش کار را ترک کرده است می‌تواند بر روحیه سایر کارکنان آسیب برساند. اما درصورتی‌که تجربه فرد از offboarding یا انفصال از خدمت خوب باشد، این ماجرا تغییر می‌کند؛ چرا که شرکت به سایر کارمندان نشان می‌دهد که به طور مناسبی از کارمند در حال خروج قدردانی شده است. برای این کار، می‌توانید در جلسه‌ای که با همه اعضای شرکت دارید؛ از فرد قدردانی کنید یا می‌توانید یک ایمیل قدردانی از فرد را برای تمامی کارکنان خود بفرستید.
در صورت امکان، سعی کنید از کارمند بخواهید دلایل خود را برای ترک شرکت بیان کند، تا سایر کارمندان اطمینان پیدا کنند که این تصمیم صرفاً تصمیمی شخصی بوده است. این حرکت به سایر کارمندان نشان می‌دهد که برای آنها و نقش آنها در رشد سازمان ارزش قائل هستید. این کار به آنها اطمینان می‌دهد که چیزی برای ترسیدن وجود ندارد و درصورتی‌که تصمیم داشته باشند استعفا دهند، نیاز نیست راجع به اقدامات آتی یا واکنش‌های منفی احتمالی شرکت نگران باشند.
از طرف دیگر، فرایند Offboarding سبب می‌شود تا کارمندانی که می‌خواهند استعفا دهند راحت‌تر کار جدید پیدا کنند و مصاحبه، استخدام و جایگزینی آنها آسان‌تر شود. به همین دلیل است که باید با کارمندی که می‌خواهد استعفا دهد باب گفتگو را باز نگه دارید. همچنین شما می‌توانید از آشنایی کارمند مستعفی خود با سازمان و تخصص او در سازمانتان استفاده کنید و شرح شغلی موردنیاز خود را اصلاح‌کرده یا تغییر دهید تا نفر بعدی که استخدام می‌کنید کاملاً متناسب با آن جایگاه شغلی باشد. نظر آنها در مورد فرد بعدی که به‌جای آنها می‌آید یا ارتقا می‌یابد را بپرسید. در نهایت، فرایندهای دخیل در آفبوردینگ کمک می‌کند تا ببینید آیا مشکلی پیش‌آمده که کارمند تصمیم به استعفا گرفته است یا خیر. اینجاست که اهمیت مصاحبه پایان خدمت صادقانه و آزاد مشخص می‌شود. این موضوع در ادامه مطلب به خوبی موردبحث قرار خواهد گرفت.
اشخاصی که برای مدتی در سازمان شما کارکرده‌اند و سپس به دلیل استعفا، انتقال داخلی، اتمام دوره کاری، اخراج یا بازنشستگی، شغل را ترک می‌کنند واجد شرایط انفصال‌ازخدمت می‌شوند. کارمندان پاره‌وقت، تمام‌وقت و همچنین کارکنان قراردادی به دلایل زیر ممکن است شغل خود را تغییر داده یا منتقل شوند:
یک مورد که اکثر دپارتمان‌های منابع انسانی هنگام تدوین برنامه‌های offboarding خود در نظر نمی‌گیرند مربوط به افراد یا کارمندانی است که در داخل شرکت به بخش‌های دیگر منتقل می‌شوند. برای این دسته از افراد هم باید فرایندهای آفبوردینگ اجرا شود. گویی که آنها دارند شرکت را به کل ترک می‌کنند. در تمامی این موارد، کارمند باید دانش عمیقی که از آن پوزیشن شغلی دارد و وضعیت پروژه در حال اجرا را به نفر بعد منتقل کند.
این مربوط به کارمندانی است که کارشان با یک سازمان به دلیل تخلفات اخلاقی، عملکرد ضعیف یا به این دلیل که سازمان از نظر مالی نیاز به کاهش هزینه جاری دارد به پایان می‌رسد.
این دسته شامل کارکنانی هستند که قبل از بازنشستگی به‌صورت داوطلبانه شرکت را ترک می‌کنند. بر اساس یک نظرسنجی در سال 2018 که توسط Robert Half Internationa انجام شد، مشخص شد که 75 درصد از کارمندانی که کمتر از 34 سال سن دارند و 64 درصد از کل کارمندان فکر می‌کنند تغییر شغل یا انتقال به بخش‌های جدید برای توسعه فردی و یا شغلی آنها مفید و موفقیت‌آمیز خواهد بود.
افرادی که زندگی کاری آنها با موفقیت به پایان می‌رسد. این کارمندان منبعی عالی از دانش هستند. اطلاعات مفید این افراد قبل از ترک شغل باید جهت راهنمایی و آموزش همکاران جوان‌تر مورداستفاده قرار گیرد. حتی می‌توان از آنها در آینده به‌عنوان مشاور یا حتی کارمند پاره وقت استفاده کرد. بنابراین چنین افرادی باید تحت شرایط عالی بازنشسته شوند.
برای اجرای راحت‌تر و ساده‌تر فعالیتهای منابع انسانی، داشتن یک چک لیست آفبوردینگ ضروری است. بهتر است چک‌لیستی را انتخاب کنید که قبلاً توسط چندین سازمان استفاده شده باشد. چک لیست‌هایی که شرکت‌ها توانسته‌اند با استفاده از آنها روند خروج از خدمت کارکنان خود را مدیریت کنند.
افراد به دلایل زیادی شغل و شرکت خود را ترک می‌کنند. از جمله این دلایل می‌توان به عدم فرصت رشد یا عدم امکان دورکاری اشاره کرد. همچنین ممکن است این افراد از شرکتی دیگر پیشنهاد مالی بهتری بگیرند و یا در آنجا فرصت‌های رشد بیشتری برای خود ببینند. نکته بسیار مهم اینکه اغلب کارمندان به شکلی ناگهانی تصمیم به ترک یک شرکت نمی‌گیرند.
اگر این افراد تجربه‌ای صمیمی و مثبت از offboarding خود داشته باشند معمولاً پس از گذراندن یک دوره خاص ممکن است به شرکت قبلی خود بازگردند. از دیدگاه یک شرکت، استخدام مجدد کارکنان سابق بسیار مقرون‌به‌صرفه بوده و مزایای خود را دارد. استخدام کارمندان سابق (نسبت به کارمند جدید) باعث می‌شود که وظایف شغلی فرد با سرعت بیشتری انجام شود چون کارمندان سابق با روند کاری به‌خوبی آشنا هستند. امروزه استخدام شدن بسیار سخت شده است؛ به همین دلیل اغلب شرکت‌ها دنبال استخدام مجدد کارمندان قدیمی خود هستند.
نحوه خروج از خدمت خوب یک کارمند قدیمی تأثیر طولانی‌مدتی داشته و برای همیشه با او باقی می‌ماند. در مدت زمان حضور کارمند در سازمان شما، این فرد مطمئناً لحظاتی را تجربه می‌کند که در ذهنش باقی‌مانده و هرگز فراموش نمی‌کند؛ بنابراین اگر فرایند خروج از خدمت چنین کارمندی یک فرایند لذت‌بخش یا به‌یادماندنی باشد، او به طور خودکار تبدیل به سفیر غیر رسمی برند شما خواهد شد. این کارمندان با هرکسی صحبت کنند از شرکت شما تعریف خواهند کرد. آنها تأثیر مثبت عمیقی روی برند سازمان شما داشته و جذابیت شرکت شما را برای کارمندان آتی افزایش می‌دهند.
درست مانند کارمندان آتی شما که در بیشتر موارد مشتریان شما هستند، کارمندان سابق شما هم جزو مشتریان شما هستند. هیچ تبلیغی بهتر از این نیست که کارمند سابق شما کماکان مشتری وفادار و ثابت‌قدم شما باقی بماند. وجود چنین کارمندانی گواه این است که شما با مشتریان خود هم به‌خوبی رفتار می‌کنید.
از لحاظ امنیتی، داشتن یک فرایند مناسب offboarding بسیار مهم است. اگر کارمندی به‌صورت غیرداوطلبانه مجبور به ترک شغل شود، ممکن است دچار حس ناامیدی شود و تلاش کند تا به شرکت شما آسیب برساند. به‌عنوان‌مثال، ممکن است کارمند سابق شما برخی از فایل‌های مهم شرکت را حذف کرده یا پایگاه‌داده شرکت را منتشر کند. بیش از 20 درصد از شرکت‌ها اظهار کرده‌اند که اطلاعات آنها توسط کارمندان سابقشان منتشر شده‌اند. این بدان معناست که حداقل یک‌سوم از کارکنان سابق شرکت‌ها هنوز به اطلاعات آن شرکت دسترسی دارند. این مشکل قابل اجتناب است و اگر کارمندی تحت یک پروسه آفبوردینگ مناسب از شرکت خارج شود چنین اتفاقی نخواهد افتاد. با انجام یک فرایند مناسب، تضمین خواهد شد که کارمندان سابق بعد از ترک شغل دیگر به شبکه‌ها و سیستم‌های شرکت دسترسی نخواهند داشت.
برای مطالعه ادامه مقاله که فهرست آن را میبینید روی لینک مجله اینترنتی سایت اینوتکس ایران کلیک کنید.
