۱۱ دلیل برای استفاده از Feedforward

ارائه Feedback از گذشته به عنوان یک مهارت ضروری، برای مدیرها در نظر گرفته می‌شد. همزمان با اینکه کارکنان برای رسیدن به اهداف سازمان تلاش می‎کنن، باید از کیفیت کارشون هم آگاه باشن. اون‌ها باید بدونن که آیا عملکردشون با انتظارات مدیران‌شون مطابقت داره یا نه. باید یاد بگیرن که چه‌کارهایی رو به درستی انجام دادن و چه‌چیزی رو باید تغییر بدن.
به طور سنتی این اطلاعات تو قالب downward feedback از طرف مدیران به کارمندان‌شون منتقل می‌شه. همونطور که کارکنان به بازخوردهای مدیران نیاز دارن، مدیران نیز می‌تونن از بازخوردهای کارمندان بهره‌مند بشن. کارمندان می‌تونن بازخوردهای مفیدی درباره کارآمدی فرایند‌ها و همچنین به مدیران، نظراتی درباره کارایی رهبری خود ارائه بدن. این upward feedback با ظهور ارزیابی‌های 360 درجه چند منظوره، به شدت متداول شده.

اما در هر نوعی از feedback یک مشکل اساسی وجود داره: اینکه، این بازخوردها به گذشته و موضوع‌هایی که قبلا اتفاق افتادن، اشاره می‌کنن، نه به فرصت‌های متنوع و نامحدودی که ممکنه تو آینده رخ بدن. بنابراین این نوع بازخوردها ممکنه محدود باشن و پویایی لازم رو نداشته‌باشن.

تو چندین سال گذشته، من (مارشال گلداسمیت) بیش از سی‌هزار مدیر رو در حالی که تو یک تمرین تجربی جذاب شرکت می‌کردن، مشاهده کرده‌ام. تو این تمرین، هر شرکت‌کننده دو نقش بازی می‌کنه. تو یک نقش، از اون‌ها خواسته می‌شه که بازخورد Feedforward رو ارائه بدن و تا جایی که می‌تونن به بقیه کمک کنن. تو نقش دوم، از اون‌ها خواسته می‌شه که بازخورد Feedforward رو قبول کنن، یعنی به پیشنهادهایی که برای آینده می‌دن، گوش بدن و تا اونجایی که می‌تونن یاد بگیرن. هر تمرین معمولاً 10-15 دقیقه طول می‌کشه و هر شرکت‌کننده متوسط 6-7 جلسه گفتگو داره.

تو این تمرین از شرکت‌کننده‌ها خواسته می‌شه که:
- یک رفتار رو که می‌خوان اون‌ رو تغییر بدن، انتخاب کنن. تغییر تو این رفتار باید تغییر مثبت و قابل توجهی تو زندگی‌شون ایجاد کنه.

- این رفتار رو به شرکت‌کننده‌های دیگه که به صورت تصادفی انتخاب شدن، شرح بدن. این کار تو گفتگوهای دو نفره انجام می‌شه. این می‌تونه به سادگی انجام بشه مانند: "من می‌خوام یک شنونده بهتری باشم".

- از شرکت‌کننده‌ها خواسته می‌شه که از دیگران، بازخورد Feedforward رو درخواست کنن؛ یعنی دو پیشنهاد برای آینده، که ممکنه به اون‌ها تو دستیابی به تغییر مثبت تو رفتار انتخابی‌شون، کمک کنه. اگر شرکت‌کننده‌ها قبلاً با همدیگه همکاری کردن، اون‌ها مجاز به ارائه هیچ بازخوردی درباره گذشته نیستن. فقط مجاز به ارائه ایده‌هایی برای آینده هستن.

- از بقیه شرکت کنندگان تشکر کنن.

- از سایر افراد بپرسن، که می‌خوان چه چیزی رو تغییر بدن؟
- این فرایند رو با افراد دیگه‌ای تکرار کنن.

وقتی تمرین تموم شد، از شرکت‌کننده‌ها می‌خوام کلمه‌ای رو ارائه کنن که واکنش او‌ن‌ها به این تجربه رو به بهترین نحو توصیف کنه. از اون‌ها می‌خوام که این جمله رو تکمیل کنن و بگن که، این تمرین …… بود. کلمات ارائه شده تقریبا همیشه بسیار مثبت هستن، مانند : عالی - انرژی‌بخش - مفید.
یکی از رایج‌ترین کلماتی که به اون اشاره می‌شه "سرگرم‌کننده" هست. آخرین کلمه ای که به ذهن میاد، زمانی که از هر فعالیتی یاد می‌کنیم، "سرگرم‌کننده" هست.

۱۱ دلیل برای استفاده از Feedforward:

۱- ما می‌تونیم آینده رو تغییر بدیم ولی نمی تونیم گذشته رو تغییر بدیم. Feedforward کمک می کنه که افراد، آینده‌ای مثبت رو تصور و روی اون تمرکز کنن، نه به روی گذشته‌ای شکست خورده. ورزشکارها اغلب با استفاده از Feedforward آموزش می‌بینن. به راننده‌های اتومبیل‌های مسابقه‌ای آموزش داده می‌شه که «به جاده جلو نگاه کنن، نه به دیوار». به بسکتبالیست‌ها آموزش داده می‌شه که توپ رو تو حلقه تجسم کنن و یک ضربه عالی رو بزنن. با دادن ایده‌هایی به مردم در مورد اینکه چطور می‌تونن حتی موفق‌تر بشن (در مقابل تجسم یک گذشته شکست خورده)، میشه شانس اون‌ها رو برای رسیدن به این موفقیت تو آینده رو افزایش داد.

۲- کمک به همکار و پرسنل‌مون برای یادگیری «درست بودن» می‌تونه مفیدتر از اثبات «اشتباه» بودن‌شون باشه. بازخورد منفی اغلب به تمرینی در مورد «اجازه بده ثابت کنم اشتباه می‌کردی» تبدیل می‌شه. این امر باعث ایجاد حالت تدافعی از طرف گیرنده و ناراحتی از طرف فرستنده می‌شه. حتی feedback‌ای که به طور سازنده ارائه می‌شه، اغلب منفی تلقی می‌شه. چون لزوماً شامل بحث درباره اشتباهات، کمبودها و مشکلاته. از طرف دیگه، Feedforward تقریبا همیشه مثبت تلقی می‌شه، چون روی راه‌حل‌ها تمرکز می‌کنه، نه مشکلات.

۳- مخصوصاً Feedforward برای افراد موفق مناسبه. افراد موفق دوست دارن ایده‌هایی دریافت کنن که به اون‌ها کمک کنه تا به اهدافشون برسن. اون‌ها تمایل دارن در برابر قضاوت منفی مقاومت کنن. همه ما تمایل داریم بازخوردهایی رو بپذیریم، که مطابق با دید خودمون هستن. ما همچنین تمایل به رد یا انکار بازخوردهایی داریم که با دید ما سازگار نیستن. افراد موفق تمایل دارن که تصویری بسیار مثبت از خودشون داشته باشن. من دیدم که بسیاری از مدیرهای موفق به Feedforward پاسخ می‌دن (و حتی از اون لذت می برن). ولی من مطمئن نیستم که همین افراد همچین واکنش مثبتی به Feedback داشته باشن.

۴- همچنین Feedforward می‌تونه از طرف هر کسی که در مورد کار می‌دونه ارائه بشه. نیازی به تجربه شخصی با فرد نداره. یک واکنش مثبت بسیار رایج، به تمرینی که قبلا توضیح داده شد، اینه که شرکت کننده‌ها از اینکه چقدر می‌تونن از افرادی که نمی‌شناسن، یاد بگیرن، شگفت زده می‌شن! برای مثال، اگر می‌خواین شنونده بهتری باشین، تقریباً هر مدیر دیگه‌ای می‌تونه به شما ایده بده که چطور می‌تونین پیشرفت کنین. اون‌ها مجبور نیستن شما رو بشناسن. Feedback مستلزم شناخت فرده ولی Feedforward فقط نیازمند داشتن ایده‌های خوب برای دستیابی به هدفه.

۵- مردم Feedforward رو به اندازه Feedback به خود نمی‌گیرن. تو تئوری، Feedback سازنده قراره "روی عملکرد تمرکز کنه، نه شخص". ولی در عمل، تقریباً تمام Feedbackها، شخصی در نظر گرفته می‌شن (مهم نیست چطور ارائه بشن). هویت افراد موفق به شدت با کار اون‌ها مرتبطه. هرچه افراد موفق‌تر باشن، این مورد بیشتر در اون‌ها دیده می‌شه. ارائه یک Feedback حرفه‌ای اختصاصی که شخصی در نظر گرفته نشه، دشواره. Feedforward نمی‌تونه شامل یک نقد شخصی باشه، چون در مورد چیزی بحث می‌کنه که هنوز اتفاق نیفتاده! پیشنهادهای مثبت معمولاً به عنوان توصیه‌های عینی تلقی می‌شن اما انتقادات شخصی اغلب به عنوان حملات شخصی در نظر گرفته می‌شن!

۶- بازخورد Feedback می‌تونه کلیشه‌های شخصی و پیشگویی‌های منفی در افراد رو تقویت کنه. در عوض Feedforward می‌تونه احتمال تغییر رو تقویت کنه. Feedback می‌تونه احساس شکست رو تقویت کنه. ولی Feedforward بر این فرض استواره که گیرنده پیشنهادات، می‌تونه تغییرات مثبتی توی آینده ایجاد کنه.

۷- با اون روبه‌رو بشین! همه ما از دریافت بازخورد منفی متنفریم و دوست نداریم اون رو ارائه بدیم. من (مارشال گلداسمیت) بیش از ۵۰ شرکت رو بررسی کردم و گزارش‌های جمع‌آوری‌شده رو، از نظر ۳۶۰ درجه بررسی کردم. دو مورد «بازخورد توسعه‌ای رو به موقع ارائه می‌دن» و «نقد سازنده رو تشویق می‌کنن و می‌پذیرن»، همیشه در رتبه پایین‌ترین رضایت همکاران از مدیران قرار دارن. به نظر نمی‌رسه که آموزش‌های سنتی تفاوت زیادی ایجاد کنن. اگه مدیران، هر بار که فرم ارزیابی عملکرد بهبود پیدا می‌کنه، تو ارائه بازخورد بهتر می‌شدن، باید الان اکثراً کامل و عالی بودن! مدیران تو دادن یا گرفتن بازخورد منفی خیلی خوب نیستن. بعیده که تو آینده نزدیک این موضوع تغییر بکنه.

۸- بازخورد Feedforward می تونه تقریباً همه‌موارد Feedback رو پوشش بده. تصور کنین که به تازگی یک ارائه وحشتناک در مقابل کمیته اجرایی داشتین. مدیر شما به جای اینکه شما رو وادار کنه که این تجربه تحقیرآمیز رو دوباره تکرار کنین، ممکنه با ارائه پیشنهادهایی برای آینده، به شما کمک کنه که برای موقعیت‌های آینده آماده بشین. این پیشنهادها می‌تونن بسیار خاص باشن و همچنان به شیوه‌ای مثبت ارائه بشن. به این ترتیب مدیر می‌تونه بدون احساس خجالت و بدون ایجاد احساس تحقیر در شما، همون کاری رو بکنه که می‌خواسته با ارائه Feedback انجام بده.

۹- بازخورد Feedforward بسیار سریع‌تر و کارآمدتر از Feedback هست. یک تکنیک عالی برای ایده دادن به افراد موفق اینه که بگین: اینجا چهار ایده برای آینده وجود داره. لطفاً این‌ها رو با روحیه مثبتی که به شما داده می‌شه، بپذیرین. اگر فقط از دو ایده بتونین استفاده کنین، هنوز دو ایده جلوتر هستین. فقط اون‌ مورد که برای شما منطقی نیست رو نادیده بگیرین."با این رویکرد تقریباً هیچ زمانی برای قضاوت در مورد کیفیت ایده‎ها" یا" اثبات اشتباه بودن ایده‎ها" تلف نمی‌شه. تو حالتی که فرد ایده‎های شما رو منطقی و درست نمی‎بینه معمولا بحث کردن مناسب نیست و فقط تلف کردن زمانه! افراد موفق تمایل دارن بیشتر تصمیم‌ها رو خودشون بگیرن و اختیار پذیرفتن یا رد کردن ایده‎ها رو داشته باشن.

۱۰- بازخورد Feedforward می‌تونه ابزار مفیدی برای استفاده مدیرها، همکار‌ها و اعضای تیم باشه. درست یا غلط، Feedback با قضاوت همراهه. این موضوع می‎تونه به عواقب ناخواسته بسیار منفی برای مدیران و همکار‌ها منجر بشه. Feedforward به معنای برتری قضاوت نیست. Feedforward بیشتر بر روی یک "همسفر" مفید بودن متمرکزه تا "متخصص" بودن. به‌این ترتیب شنیدن حرفای شخصی که در مقام قدرت یا اقتدار نیست، آسون‌تره. یک تمرین عالی تیم‌سازی اینه که از هر یک از اعضای تیم بپرسین: "چطور می‌تونم تو آینده، بهتر به تیم خودم کمک کنم؟" و به بازخورد اعضای تیم (در دیالوگ های یک به یک) گوش بدین.

۱۱- مردم تمایل دارن با دقت بیشتری به Feedforward گوش بدن تا Feedback. یکی از شرکت‌کننده‌های تمرین Feedforward می‌گه: "من فکر می‌کنم تو این تمرین، بیشتر به گوش دادن توجه کردم تا وقتی که تو محل کارم هستم!" وقتی دلیلش رو پرسیدم، اون پاسخ داد: «معمولاً، وقتی بقیه صحبت می‌کنن، من اون‌قدر مشغول نوشتن پاسخی هستم که مطمئن بشم باهوش به‌نظر می‌رسم که به طور کامل اون‌چیزی که طرف مقابل می‌گه رو گوش نمی‌دم، فقط پاسخ خودم رو می‌نویسم .ولی تو Feedforward تنها جوابی که من مجاز به دادنش هستم، «متشکرم» هست. از اونجایی‌ که لازم نیست نگران نوشتن یک پاسخ هوشمندانه باشم، می‌تونم همه انرژی خودم رو به گوش‌دادن به صحبت‌های طرف مقابل متمرکز کنم!

به طور خلاصه، هدف این مقاله این نیست که ادعا کنه مدیرها هرگز نباید بازخورد بدن یا اینکه ارزیابی عملکرد باید کنار گذاشته بشه! هدف اینه که نشون بدیم که چطور Feedforward اغلب می‌تونه بر Feedback تو تعاملات روزمره ارجحیت داشته باشه. گذشته از اثربخشی و کارایی، Feedforward می‌تونه زندگی رو بسیار لذت بخش‌تر بکنه. وقتی از مدیران پرسیده می‌شه: "آخرین باری که Feedback دریافت کردی چه احساسی داشتی؟" رایج‌ترین پاسخ‌های آن‌ها، بسیار منفیه. وقتی از مدیران پرسیده می‌شه که پس از دریافت Feedforward چه احساسی دارن، اون‌ها پاسخ می‌دن که بازخورد نه تنها مفید بود، بلکه سرگرم‌کننده هم بود!

ارتباط با کیفیت بین افراد در هر سطوح و هر بخش، مثل چسبی هست که سازمان‌ها رو کنار هم نگه می‌داره. با استفاده از Feedforward و با تشویق بقیه به استفاده از اون، مدیرها می‌تونن کیفیت ارتباطات رو تو سازمان خودشون، به طور چشمگیری بهبود بدن و اطمینان حاصل کنن که پیام‌ها رو درست منتقل می‌کنن و کسایی که اون را دریافت می کنن از محتوای اون استقبال می‌کنن. سازمانی که کارکنان اون به جای تمرکز روی اشتباهات گذشته، به روی پیشرفت آینده تمرکز می‌کنن، نتایج سازمانی پویاتری رو تو آینده به ارمغان میاره.

ما درباره Feedforward توی اپیزود پنجم صحبت کردیم و دعوت می‌کنیم برای کسب اطلاعات بیشتر درباره این موضوع، از طریق لینک زیر این اپیزود رو ببینین یا بشنوین:

https://zil.ink/leanops

منبع : https://marshallgoldsmith.com/articles/try-feedforward-instead-feedback/