این نوشته، برگردان و برداشت آزاد من از نوشته‌ای با عنوان 5 Tips to Optimize Your Flexible Working System از ادمولا الکس ادکونبی (Ademola Alex Adekunbi) است که بر روی سایت انترپرنر (entrepreneur.com) منتشر شده است.
شرکت‌های موفق باید سیستم‌هایی را بسازند که بهره‌وری کارکنان را ارتقا دهد، این درحالی است که می‌بایست رضایت کارکنان نیز در اولویت باشد.
در گذشته‌ای نه چندان دور، سیستم کاری منعطف آنچنان رایج نبود. شرایط کاری منعطف، چیزی بود که توسط تعداد کمی از شرکت‌ها پیاده‌سازی شد و خیلی از شرکت‌ها معتقد بودند که این سیستم برای آنها مناسب نخواهد بود. خطرات و اختلالات بهداشت عمومی در سال گذشته (همه‌گیری کرونا) همه چیز را تغییر داد. اکنون شرایط کاری منعطف یک چیز طبیعی است و بسیاری از کارکنان نمی‌توانند شرکتی را تصور کنند که شرایط و ضوابط کاری منعطف نداشته باشد.
با توجه به مطالعه انجام شده توسط مدرسه کار و کسب هاروارد، 81 درصد از متخصصانی که در دیدگاه‌سنجی شرکت کرده‌اند، نمی‌خواهند که به دفتر کار برگردند یا ترجیح می‌دهند که یک زمان‌بندی شناور را برای بعد از همه‌گیری برگزینند.
با این حال، ایجاد یک برنامه کاری ترکیبی به سادگی گفتن «شما می‌توانید 2 روز در هفته را از خانه کار کنید» نیست! برای آنکه بتوانید بهترین نتیجه را برای شرکت خود رقم بزنید و در کنار آن کارکنان خود را خوشحال نگه دارید، پیشنهاد می‌کنیم که گام‌های زیر را دنبال کنید تا استراتژی شرایط کاری منعطف خوبی را ایجاد کنید.
نخستین کاری که باید انجام دهید، این است که کارکنان خود را در فرایند تصمیم‌گیری درگیر کنید. برای شروع از آنها بپرسید سیاست کاری منعطف به چه چیزهایی نیاز دارد و می‌بایست چگونه پیاده‌سازی شود. برای نمونه، شناخته‌شده‌ترین توافق کاری منعطف، به کارکنان اجازه می‌دهد که روزهای مشخصی را از خانه کار کنند (دورکاری)، انواع دیگری از شرایط کاری منعطف، توافقات مرتبط با بازه زمانی منعطف (شناوری ساعت کاری)، هفته کاری فشرده‌تر، کاهش ساعت کاری و ... است.
پیش از انتخاب و پیاده‌سازی هر برنامه‌ای، مطمئن شوید که مشارکت همکاران خود را به دست آورده‌اید. این کار کمک می‌کند که نسبت به طرح انتخابی احساس مالکیت کنند و با انگیزه بیشتری نسبت به زمانی که یک طرح صرفا توسط مدیریت انتخاب می‌شود، در جهت پیاده‌سازی دقیق آن تلاش کنند.
زمانی که از بین گزینه‌های مختلف یکی را انتخاب کردید و تصمیم گرفتید که آن را اجرایی کنید، یادتان باشد که در اجرا، سخت گیر و انعطاف ناپذیر نباشید. برای هر پلن یک دوره آزمایشی در نظر بگیرید، در این دوره جزئیات مختلفی را در نظر گرفته و بررسی کنید، که آیا بر روی بهره‌وری و رضایت کارکنان تاثیر گذاشته است یا خیر! همچنین می‌توانید از طریق آزمون A/B افراد را به دو گروه تقسیم کرده و پلن‌های پیشنهادی را برای یک دوره مشخص آزمایش کنید، نتایج این آزمون کمک بسیاری در انتخاب بهترین پلن خواهد داشت.
اینکه نتایج حاصل از آزمون‌ها را به صورت مداوم دنبال کنید، بسیار مهم است. این موضوع به شما کمک می‌کند تا تصمیمات دقیق و مبتنی بر واقعیت در مورد نحوه تغییر برنامه در آینده بگیرید و همچنین مشارکت کارکنان و سایر ذینفعان را برای پذیرش تغییرات، آسان‌تر خواهد بود.
پس از ایجاد برنامه کاری جدید، نیاز است که کارکنان جهت افزایش کارایی، آموزش ببینند. بسته به نوع کاری شرکت شما، ممکن است مهارت مورد نیاز برای انجام کار از دفتر و انجام کار از خانه، متفاوت نباشد، اما این بدان معنا نیست که کارکنان نیاز به آموزش ندارند. برای نمونه، توانایی کار کردن خارج از محیط کاری، بدون ساختار و با کلی حواس پرتی، نیاز به آموزش و کمک دارد.
همچنین بسیاری از مدیران هستند که نیاز دارند با افراد تیم خود به صورت روزانه ارتباط بگیرند و مسائل کاری را رصد کنند. این مدیران و اعضای تیم‌شان در زمان دورکاری دچار مشکل خواهند شد. آموزش این افراد با توجه به روش‌های کاری جدید و شرایط ناشی از آن، سبب افزایش بهره‌وری و کارایی خواهد شد.
در یک سال گذشته، تعداد شرکت‌هایی که به صورت دورکاری و تماس تصویری کار می‌کنند، به اندازه قابل توجهی رشد داشته‌اند. در کنار این افزایش، راهکارهای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری زیادی هم به بازار عرضه شده است. شرکت‌های پیشرو تلاش می‌کنند تا کارکنان خود را به بهترین ابزارهای موجود مجهز کنند، بی شک هر قدمی که در این مسیر برداشته شود، یک سرمایه‌گذاری برای آینده محسوب خواهد شد.
شرکت‌ها باید اطمینان حاصل کنند که جدا از تبلیغات، بهترین ابزارها را انتخاب کنند. این انتخاب می‌بایست با افزایش کارایی، اثربخشی و رضایت کارکنان به همراه باشد. این ابزارها شامل تجهیزات اداری ارگونومیک، نرم‌افزارهای امنیت سایبری، نرم‌افزارهای ارتباطی، سیستم‌های رایانه‌ای یا هر چیزی که به کارکنان کمک می‌کند تا بهترین خود را ارائه کنند. بی‌شک تهیه این امکانات نیازمند هزینه است، اما همین هزینه سرمایه‌گذاری‌ای هست که چند برابر آن را باز می‌گرداند.
همانطور که شرکت‌ها برنامه کاری منعطف خود را دنبال می‌کنند، کارکنان نیز همین کار را خواهند کرد. اما اغلب معیارهای سنجش کارکنان و شرکت‌ها متفاوت است، برای نمونه درآمد برای شرکت‌ها بسیار مهم است، اما ممکن است برای کارکنان رضایت شغلی و سلامت جسمی و روانی اولویت بالاتری داشته باشد.
شرکت‌ها باید امکان مشارکت مداوم افراد را فراهم کنند، تا اطمینان حاصل شود که شرکت و کارکنان در مسیر درست پیاده‌سازی برنامه کار انعطاف پذیر قرار دارند. با این روش شما می‌توانید فرهنگ شرکت سالم را ایجاد کرده و سیستم کاری منعطف را در جهت افزایش رضایت کارکنان و بهره‌وری پیش ببرید.
ضمیمه‌ای ویژه‌ی شرکت‌های تولیدی
در شرکت‌های تولیدی که از دو بخش صف و ستاد تشکیل شده‌اند، توجه منصفانه به هر دو بخش بسیار ضروری است. برای نمونه بخش‌های ستادی (اداری) مانند بازاریابی، تحلیل کار و کسب، توسعه نرم‌افزار و ... امکان بیشتری برای دورکاری دارند، اما بخش‌های اصلی کارخانه، مانند تولید، انبار، برنامه‌ریزی و ... نیاز به حضور فیزیکی دارند.
در این شرایط، شرکت‌ها ممکن است انتخاب‌های اشتباهی داشته باشند. یادمان باشد به عنوان مدیر یا رهبر یک کار و کسب، وظیفه داریم که عدالت را برقرار کنیم. انتخاب دورکاری برای یک بخش خاص بدون بهبود شرایط بخش تولیدی ضربه بدی به پیکره سازمان وارد خواهد کرد. از سوی دیگر فراهم نکردن شرایط دورکاری، شناوری و یا سایر موارد سبب می‌شود که کارکنان به دنبال شرایط بهتر گشته و از سازمان خارج شوند.
اما با توجه به نکات مطرح شده در بخش نخست نوشته، می‌توان با مشارکت تمامی کارکنان به یک روش مناسب رسید. در این زمان بهتر است با برگزاری جلسات آموزشی، تمامی افراد واحدهای مختلف را نسبت به نوع کاری سایر واحدها آگاه کرد. در این حالت درک متقابلی از شرایط کاری جاری در شرکت به وجود خواهد آمد.
به عنوان نمونه، در شرکت‌های تولیدی، و پس از اجرای جلسات آموزشی می‌توان پلن دورکاری را برای برخی واحدها در نظر گرفت، از سوی دیگر باید توجه ویژه‌ای به پرسنل تولیدی داشت، در زمان همه‌گیری بهترین روش‌های بهداشت عمومی محیط کار را برای آنها فراهم کرد و یا به عنوان مشوق، مزایای ویژه‌ای را برای آنها در نظر گرفت که حس برابری و عدالت برای هر دو گروه فراهم شود.
