این نوشته، برگردان و برداشت آزاد از نوشته‌ای با عنوان How to Focus on What’s Important, Not Just What’s Urgent از آلیس بویز (Alice Boyes) است که بر روی هاروارد بیزینس ریویو (Harvard Business Review) منتشر شده است.
آیا تا به حال برایتان پیش آمده است که در پایان روز احساس کنید بسیاری از کارهای فوری و با سررسید نزدیک (Deadline) را انجام داده‌اید، اما هنوز کارهای مهم و اساسی‌ای دارید که تکمیل نشده است؟
شما تنها نیستید! در مطالعات انجام شده که به تازگی در مجله (Journal of Consumer Research) منتشر شده است، افراد معمولا کارهایی را برای انجام انتخاب می‌کنند که زمان انجام نزدیک‌تری دارند، این درحالی است که در لیست کارها، کارهایی وجود دارند که به همان آسانی و با زمان انجام دورتر هستند و حتا پاداش بهتری دارند.
این طبیعی است که بخواهیم کارها را به ترتیب مهلت انجام‌شان انجام دهیم و تودولیست ذهنی خود را خاموش کنیم. پارادوکسی که بسیاری از افراد با آن روبرو هستند، این است که کارهای مهم، زمان انجام مشابهی نسبت به کارهای کم اهمیت دارند [به عبارت دیگر در بسیاری از موارد، یا زمانی برای کارهای مهم خود در نظر نمی‌گیریم یا مهلت زمان انجام کارهای مهم را بسیار دورتر در نظر می‌گیریم، بنابراین چون ضرب العجلی برای انجام کارهای مهم تعیین نکرده‌ایم، ذهن ما انجام این کارها را به تعویق می‌اندازد.] اولویت بندی کارهای مهم ممکن است به این صورت باشد:
شما هم مانند بسیاری از افراد، در حالی که برای انجام کارهای کم اهمیت و یا با بازه زمانی مشخص، مانند رزرو اتاق هتل برای شرکت در کنفرانس، تمیز کردن اینباکس ایمیل، یا نوشتن خبرنامه ماهیانه تلاش می‌کنید، این اولویت‌ها را در در پس ذهن خود دارید.
خب، حال چه کاری می‌توان انجام داد؟ من در اینجا لیستی از استراتژی‌ها و نکات ریز کاربردی تهیه کرده‌ام، اما، بدانید و آگاه باشید که هیچ کدام از این موارد شما را به سمت انتخاب‌های بهتر راهنمایی نمی‌کند. روش‌ها و استراتژی‌هایی را انتخاب کنید که فکر می‌کنید با کمترین تلاش، شما را در مسیر درست قرار می‌دهد.
تحقیقات نشان می‌دهد، تعیین اینکه چه کاری را کجا و کی (چه زمانی) انجام دهید، به طرز چشمگیری احتمال انجام دادن آن را بالا می‌برد.
برای انجام کارهای مهم که ممکن است فورس زمانی هم نداشته باشد (و هی پشت گوش انداخته شود) من یک استراتژی دارم به نام "خالی کردن عرشه"، به این صورت که یک روز را خالی می‌کنم تا به یک کار ویژه اختصاص دهم. من اخیرا از این روش استفاده کردم تا بالاخره بتوانم یک روش مدیریت پسورد برای خودم تهیه کنم، سال‌ها بود که این مورد را پشت گوش می‌انداختم.
کارهایی که بلد نیستیم اما مهم هستند، معمولا دارای یک منحنی یادگیری هستند که سبب می‌شود زمان انجام آنها غیرقابل پیش‌بینی باشد. کار کردن بر روی آنها معمولا حس دست و پاچلفتی به آدم می‌دهد تا احساس کارآمد بودن!!! که این مورد یک فاکتور ظریفی است که نشان می‌دهد چرا این کارها را انجام نمی‌دهیم. استراتژی "خالی کردن عرشه" به شما این اجازه را می‌دهد که یک روز کامل را برای انجام این موارد در اختیار داشته باشید. چی بهتر از این؟! (:
کارهای بزرگ، نیازمند حرکت و جریان مداوم است. به مثال مدیریت پسورد برگردیم، هدف اولیه من ایجاد پسوردهای جدید، قوی و منحصر بفرد برای تمامی اکانت‌های آنلاینم بود، اما این واقعن مهم نبود. شروع کردن با 10 یا 20 اکانت بسیار مهم، اقدام بهتری بود.
اگر بر حسب عادت اهداف بلند بالایی برای خود در نظر می‌گیرید، درنهایت آنها را رها خواهید کرد. بهتر است این را امتحان کنید: وقتی یک هدف را بر می‌گزینید، یک نسخه کوچک‌تر از آن را هم در نظر بگیرید. در ذهن خود این دو هدف (هدف اصلی و هدف خرد شده) را کنار هم بگذارید، از خود بپرسید کدامیک بهتر است؟ (واقعی‌تر یا دست یافتنی تر است). اگر کار یا هدف شما همچنان بزرگ و نگران کننده است آن را باز هم خرد کنید تا زمانی که حس کنید که شدنی است. در نهایت شما یک هدف دارید که ممکن است یک چهارم یا یک دهم هدف اولیه‌ای باشد که شما در ابتدا به آن فکر می‌کردید، این هدف بسیار دست یافتنی تر است - آن را شروع کنید و پیوسته ادامه دهید تا به هدف اصلی برسید.
حین انجام بسیاری از کارهای مهم، ممکن است برخی از چیزها خوب پیش نرود، فکر کردن به این موضوع سبب ایجاد نگرانی و اضطراب خواهد شد. نمونه‌ها: نوشتن وصیت‌نامه، تهیه برنامه جدید برای کسب و کارتان، خواندن شرایط قرارداد، ایجاد برنامه مدیریت بحران.
کارهایی هستند که در نگاه اول بسیار ساده هستند اما در آینده ممکن است سبب ضرر و زیان‌های زیادی شوند، تمامی این موارد اضطراب آفرین هستند. نمونه‌هایی از کارهای مهم که پتانسیل ایجاد نگرانی دارند عبارتند از: ایجاد یک رابطه دوستی جدید، انجام یک کار چالش برانگیز برای نخستین بار، درخواست آنچه که می‌خواهید، داشتن یک مکالمه ناشیانه، روبرو شدن با اشتباهات، برخی از کارهایی که در طی یک پروژه چندماهه باید انجام دهید و نیازمند اعتماد به نفس و تحمل فشارهای زیادی است.
به طور کلی، کار کردن روی چیزهای مهم، معمولا نیازمند مهارت‌های خوب برای تحمل احساسات ناراحت کننده است. یک مثال شخصی: خواندن کار نویسندگان بهتر از من، برای بهبود مهارت‌های من بسیار مفید است، اما این کار باعث ایجاد حس حسادت و مقایسه اجتماعی می‌شود. شناختن و برچسب گذاری برخی از احساسات که سبب ایجاد تجربه احساسی و چالش برانگیری می‌شود بسیار ساده است، اما نخستین گام برای کاهش این احساسات بد است.
اگر شما این مهارت را داشته باشید که ذهن و احساسات خود را مدیریت کنید، بهتر می‌توانید اهداف خود را دنبال کنید، اهدافی که بی‌شک خارج از محدوده‌ی امن‌تان قرار دارد.
کارهای غیرمهم به صورت احمقانه‌ای بیش از آنچه که نیاز دارند زمان ما را می‌گیرند. برای نمونه، تصمیم می‌گیرید که یک گزارش کار تهیه کنید، تا چشم بر هم می‌زنید، می‌بینید که یک ساعت گذشته و شما تنها کلیاتی را نوشته‌اید. احتمالا در آینده شما تصمیم بگیرید که به سه بخش مهم از کار انجام شده بپردازید که بسیار مهمتر است، یا یک زمان مشخص برای این کار در نظر بگیرید که بیشتر از آن وقت خود را صرف تهیه گزارش نکنید.
داشتن یک استراتژی برای تصمیم‌گیری سریع می‌تواند بسیار کمک کننده باشد. گاهی تصمیم‌گیری سریع و خوب، بهتر از تصمیم‌گیری عالی اما با صرف زمان زیاد است.
در زندگی مدرن، خیلی آسان می‌توان در تله کارهای بیهوده گرفتار شد. کارهایی که زمان را می‌گیرند و جایی برای کارهای مهم نمی‌گذارند. شما می‌توانید با مجموعه سناریوهای مختلف، از این سبک کارها دوری کنید. برای رهایی از کارهای بیهوده، شما می‌توانید: آنها را برون‌سپاری کنید، خودکارسازی انجام دهید، به کارهای کوچک‌تر تقسیم کنید، برخی از آنها را حذف کنید، یا قالب‌هایی برای انجام کارهای تکرار پذیر ایجاد کنید. شاید بتوانید در یک موقعیت مناسب، زمانی را صرف کنید و سیستمی را ایجاد کنید که در آینده به شما کمک کند، برای نمونه سیستم سفارش‌گذاری خودکار ایجاد کنید که بر مبنای کاهش موجودی، سفارش‌گذاری انجام دهد، پس از آن دیگر برای سفارش‌گذاری زمانی صرف نخواهید کرد.
یک استراتژی مهم، دوری جستن از "انگل‌های تصمیم‌گیری" است. انگل‌های تصمیم‌گیری افرادی هستند که باعث می‌شوند تصمیم‌گیری شما به تعویق بیافتد. برای نمونه، شما از همکار خود می‌خواهید که در مورد موضوع خاصی تصمیم‌گیری کند، اما وی به جای تصمیم‌گیری و اعلام نتیجه، لیستی از گزینه‌های مختلف را برایتان می‌فرستد و دوباره شما را درگیر می‌کند.
وقتی سرمان را پایین انداخته و مشغول کارهای بیهوده می‌شویم، دیگر تصویر بزرگ را نمی‌بینیم، مسیرمان را گم می‌کنیم و نمی‌دانیم که به کجا می‌خواهیم برویم. به دنبال چیزهایی باشید که نقشه راهتان را به شما یادآوری کند. اهداف خود را بنویسید، تصویر بزرگ را شفاف کنید. از ابزارها کمک بگیرید. گاهی به خود استراحت دهید، از کار فاصله بگیرید و به آنچه که می‌خواهید بی‌اندیشید!
یکی از کارهایی که به من کمک می‌کند تا بر روی کارهای خود متمرکز بمانم، به اشتراک گذاری اهداف مهمم با دوستان و همکارانیست که ممکن است هر 6 ماه یکبار یکدیگر را ببینیم. در این ملاقات‌ها ضمن صحبت کردن با یکدیگر، از میزان پیشرفت کار مطلع می‌شویم. چه کارهای انجام شده است، چه مقدار به اهداف خود نزدیک شده‌ایم و چه کارهایی را می‌خواهیم انجام دهیم. این کار کمک می‌کند که اهداف خود را بهتر و بهتر دنبال کنیم.
از ابزارهای ثبت زمان استفاده کنید، این کار می‌تواند خیلی کمک کننده باشد. من یک اپ ثبت زمان دارم، زمان‌هایی که صرف کارهای مختلف می‌کنم را ثبت می‌کنم، تا آخر هفته بررسی کنم که چه مقدار از زمانم را صرف چه کارهایی کردم.
از هر چیزی که به شما کمک می‌کند تا تصویر بزرگ را به خوبی ببینید و درک کنید استفاده کنید. همچنین گاهی زمان بگذارید و طرح و برنامه‌ای برای دستیابی به اهدافتان تدوین کنید.
در نهایت، اولویت بندی خود را به گونه‌ای ایجاد کنید که کارهای مهم جلوتر از کارهای فوری قرار گیرد، اما در این راه به خود سخت نگیرید. انجام این موارد گاهی برای خود من هم بسیار سخت است! آنهایی را به کار بگیرید که برایتان مناسب تر است.
