مدیر پروژه مسوولیت اصلی آغاز، طراحی، برنامه ریزی، کنترل، اجرا، نظارت و اختتام پروژه را بر عهده می گیرد. بر این اساس، کارهای مختلفی وجود دارد که مدیر پروژه به طور معمول درگیرشان می شود.
پیش از این از مدیر پروژه انتظار می رفت که ایده ی کاملا پخته ای را برگزیند و آن را تبدیل به طرحی نماید که قابل اجرا باشد. اما اکنون نقش شما تا حدودی متحول شده و شاید لازم باشد از همان مراحل اولیه ی شکل گیری ایده درگیر آن شوید و ایده را ایجاد کرده و توسعه دهید.
مدیر پروژه هم زمان با آغاز پروژه و در همان مراحل اولیه باید مشخص کند که دقیقا چه کارهایی باید انجام شود. برای این منظور لازم است که حوزه ی کار و نتایج مورد انتظار به روشنی تعریف گردند و در عین حال تمامی ملزومات رسیدن به هدف با جزییات شان بیان شوند.
اگر ایده ی بزرگ شما عملی دانسته شد آنگاه باید تیمی را گرد هم جمع کنید که این ایده را رنگ واقعیت بخشند. ایده آل آن است که از افراد خبره در هر بخش کمک بگیرید اما بهترین افراد همیشه در دسترس نیستند. پس بهترین عملکردی که می توانید با افراد موجود داشته باشید را هدف قرار دهید و مشخص کنید که چه زمانی به کدام کارشناس نیاز دارید تا وقت آن ها تلف نشود و سرعت پروژه تان هم بالاتر رود.
قبلا از “مدیریت سهام داران” صحبت می شد اما الان مشخص شده که نمی توان آن ها را مدیریت کرد و باید آن ها را در پروژه “درگیر” کرد. یعنی باید اطمینان حاصل کرد که آن ها از تغییرات آتی و تغییراتی که بر آن ها اثر می گذارد آگاه باشند. شما باید مشخص کنید که آیا سهام داران از قدرت و نفوذ کافی برای پیش برد پروژه برخوردار هستند یا خیر.
مدیریت پول:
مدیر پروژه باید بودجه ی پروژه را جمع آوری کند، پولی که هزینه می شود را مدیریت نماید و بر هزینه ها نظارت داشته باشد. این وظایف به روش های زیر انجام شدنی است:
به این ترتیب می توانید هزینه ها را ردیابی کنید یعنی شکاف هزینه های واقعی و مقادیر تخمینی را مقایسه نمایید. به علاوه، بر آن مقدار کاری از پروژه که انجام می شود نیز نظارت کنید زیرا که در نظر داشتن هم زمان پول و کارهای انجام شده نشان می دهد که هزینه های صورت گرفته تا چه حد بر اساس اهداف بوده و چقدر از اهداف دور شده.
رهبری تیم یعنی دست و پنجه نرم کردن با چالش های عدم توافق و تعارض و همچنین حضور همیشگی در راس ارتباطات. شما باید به تیمتان انگیزه دهید که بهترین کارشان را انجام دهند به خصوص زمانی که وقت تنگ باشد. اگر بتوانید پروژه تان را به محلی برای رشد و توسعه مهارت های افراد تبدیل کنید آن ها با جان و دل بهترین کارشان را ارائه خواهند داد.
وقتی نیاز باشد که حامی مالی، بزرگترین تصمیم ها را بگیرد، این مدیر پروژه است که مسوول تصمیمات اصلی مربوط به پروژه است حتی اگر مستقیما تصمیم گیر نباشد. زیرا اوست که در پروژه غرق است و از جزییات پشت تصمیم ها آگاه است. سایرین به اندازه ی او مطلع نیستند.
تحقق موثر آن چه که به عنوان مدیر پروژه عهده دار شده اید در گرو آن است که دقیقا بدانید که آن اهداف چه هستند. عوامل کلیدی موفقیت و معیارهایی که برای ارزیابی موفقیت پروژه استفاده می شوند را مستند سازی کنید. مشخص کردن اهداف ساده است اما اطمینان یافتن از این که آیا به اهداف رسیده اید یا نه چندان سرراست نیست.
مهمترین امر در پایان فاز اجرایی پروژه این است که مطمین شوید افرادی که بعد از شما پروژه را پیش می برند و با تیم شما کار می کنند یا از نتایج پروژه ی شما استفاده می نمایند بتوانند بهترین عملکرد را داشته باشند بی آن که به دخالت شما نیازی باشد.
مدیر پروژه می تواند در پایان پروژه جلسه ای درباره ی درس های آموخته از آن برگزار کند. این کار به تیم کمک می کند تا رشد نماید و آموخته هایش را سازمان دهد. همچنین شرکت را از تکرار اشتباهات مشابه در پروژه های بعدی باز می دارد.
