وظیفه همان شرح شغل کارمندان است که در آن تعدادی فعالیتهای مشخص، تعیین شده است و کارمندان موظف به انجام آنها هستند؛ اما مسئولیت، تعهد کلی نسبت به انجام درست وظایف و پاسخگویی درمورد نتایج است.
تمرکز وظیفه بر روی آن چیزیست که انجام میشود، اما تمرکز مسئولیت بر روی نحوه انجام کار و پاسخگو بودن در برابر نتایج بدست آمده است. در واقع وظیفه بیشتر به بایدها و نبایدها مربوط میشود، در حالی که مسئولیت، تصمیمگیری و اعتماد را هم دربرمیگیرد. ماهیت وظیفه عینی و عملیاتی است، اما درمورد مسئولیت بیشتر با قضاوت همراه است. وظیفه در شرح شغل نوشته میشود اما مسئولیت به صورت کلیتر بیان میشود.
در شرح شغل وظایف به صورت لیستی از کارها آورده شده است که کارکنان الزاماً باید آنها را انجام دهند. مسئولیت، تعهدات گستردهتر و بلند مدتتری را در خودش دارد که کارکنان باید در قبال آنها پاسخگو باشند. وظایف محدود و مشخص هستند ولی مسئولیتها شامل تصمیمگیری و نظارت بر فرایندها هستند. شاید این مثال را شنیده باشید که سه نفر را استخدام کردند؛ اولی زمین را میکند، دومی لوله را میگذارد و سومی زمین را پر میکند. اگر هر کدام بخواهند وظایف خود را انجام دهند، در صورت نبود شخص دوم، نفر اول و سوم بدون گذاشتن لوله باید کار خود را انجام دهند، اما مسئولیت نفر سوم این است که چک کند لوله جایگذاری شده باشد تا بعد زمین را پر کند.
وظایف غالباً کوتاه مدت و محدود هستند، اما مسئولیتها به اهداف کلی سازمان مربوط میشوند. نکتهی دیگر این است که وظایف براساس کمیت ( موارد انجام شده ) و مسئولیتها براساس کیفیت ( نتایج بدست آمده ) ارزیابی میشوند. وظایف قابلیت واگذاری به دیگران را دارند اما مسئولیتها اغلب نیاز به پاسخگویی خود شخص دارند. عنوان مثال در شغل حسابدار وظایف، ثبت تراکنشهای مالی روزانه است، اما مسئولیت حفظ محرمانگی اطلاعات مالی سازمان است. در شغل مهندسی وظایف، تهیهی نقشههای فنی و طراحی قطعات یا سیستمها است اما مسئولیت اطمینان از ایمنی و کارایی طرحها و پاسخگویی در قبال خطاهای طراحی یا شکست طرحها است.
این دو مفهوم با وجود تفاوتهایی که باهم دارند، مکمل هم هستند. وظیفه، مسئولیت را همراه خود میآورد و این یعنی پاسخگو بودن در انجام صحیح و به موقع انجام شدن کارها. یک معلم وظیفه دارد دروس را تدریس کند، اما مسئول یادگیری واقعی دانشآموزان است که ممکن است نیازمند تطبیق روش تدریس باشد.
در سازمانها درک تفاوت بین وظیفه و مسئولیت برای تعریف نقشها، نوشتن شرح شغل و مدیریت انتظارات مدیران سازمان و کارکنان حیاتی است. اینکه افراد در سازمانها صرفاً براساس شرح شغل خود عمل کنند در واقع دارند وظایف خود را انجام میدهند اما شاید مسئولیت نَه ! سازمانها باید در کنار شرح شغل، شرح مسئولیتها را هم به کارکنان اعلام کنند و بعداً از آنها انتظار داشته باشند، چون انجام دادن یا ندادن مسئولیت به طور غیر مستقیم بر روی ارزیابی عملکرد کارکنان تأثیر میگذارد.
