برنامه ریزی منابع انسانی (HRP)

آشنایی با برنامه ریزی منابع انسانی

برنامه ریزی منابع انسانی به شرکت ها این امکان را می دهد که از قبل برنامه ریزی کنند تا بتوانند عرضه ثابتی از کارکنان ماهر را حفظ کنند. به همین دلیل از آن به عنوان برنامه ریزی نیروی کار نیز یاد می شود. این فرآیند برای کمک به شرکت‌ها در ارزیابی نیازهایشان و برنامه‌ریزی برای برآوردن این نیازها استفاده می‌شود.

منظور از برنامه ریزی نیروی کار چیست؟

برنامه ریزی نیروی انسانی مانند هر یک از انواع برنامه ریزی ها، وسیله ای برای کسب مقصود است که در این مورد مقصود عبارت از حصول اطمینان از تأمین نیروی انسانی که قادر باشند تمام فعالیت های مورد نیاز برای رسیدن به اهداف سازمان را به عهده گیرند، می‌باشد.

با توجه به تعابیر متعدد پیرامون واژه نیروی انسانی بر اساس نوع نگرش و زاویه دید ( عامل اقتصادی، منابع انسانی کارگران، مجموعه کمی و کیفی از افراد و دارایی انسانی…) تعاریف آن از دیدگاه روابط صنعتی، ایجاد برنامه های کارمندیابی، فرآیند کارگزینی، بهبود بخشیدن به توانایی سازمان در جهت رسیدن به اهدافش و نگرش بر اساس محدودیت زمانی که حیات سازمان را در بلند مدت نیازمند برنامه ریزی استراتژیک می داند، می‌باشد.
این تعریف را بیان می دارد که برنامه ریزی منابع انسانی یک فرآیند غیر ساکن و در حال اجراست که فعالیت های وابسته را که به تناسب شرایط متغیر و پویا هستند به هم پیوند می دهد.

بنابراین می توان گفت برنامه ریزی نیروی انسانی عبارت است از فرآیند منظم و مستمر تحلیل نیازهای منابع انسانی سازمان در شرایط تغییر و متناسب با سیاست های بهبود سازمان که اثربخشی برنامه های بلند مدت سازمان را موجب می گردد.

تعامل بین برنامه ریزی شغلی و برنامه ریزی نیروی انسانی

در مدیریت به سبک امروزه برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی (بلندمدت) را به عنوان فرایندی در جهت برقراری اهداف منابع انسانی و توسعه استراتژی ها برای رسیدن به اهداف و شناسایی سیاست ها برای فراگیری، بهره برداری، توسعه و نگهداری منابع انسانی به کار می‌گیرند. در حالی که برنامه های میان مدت منابع انسانی شامل پیش بینی نیازهای انسانی سازمان در طبقات شغلی جهت نیل به هدف است.
این برنامه ترک خدمت افزایش یا کاهش نرخ هایی را که باید در پرداخت به کارکنان محاسبه شود، برآورد می‌کند. ولی در برنامه ریزی کوتاه مدت منابع انسانی که معمولا با فعالیت مدیران عملیاتی شکل می‌گیرد می‌توان گفت که معمولی ترین نوع برنامه ریزی براساس نوع مهارت آنها و نیاز آموزشی آنها جهت نیل به اهداف شرکت انجام می‌گیرد. در این سطح معمولا مدیران برنامه های تعدیل، مازاد یا کاهش نیرو را با به کارگیری فنون ارتقاء، انتقال، بازنشستگی زودرس، بازخرید و با پیشنهاد کارآفرینی جهت حفظ نیروی انسانی ادامه می‌دهند.

برنامه ریزی منابع انسانی باید به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد تا با چالش های کوتاه مدت کارکنان مواجه شود و در عین حال با شرایط متغیر حاکم در محیط کسب و کار در طولانی مدت سازگار شود. HRPبا ارزیابی و ممیزی ظرفیت فعلی منابع انسانی شروع می شود.

. مدیریت و استفاده موثر از افراد

. وابستگی ارزیابی عملکرد و پاداش به شایستگی ها

. توسعه شایستگی هایی که عملکرد فردی و سازمانی را افزایش می دهد

. افزایش نوآوری، خلاقیت و انعطاف لازم برای افزایش رقابت

. بکارگیری رویکردهای جدید برای طراحی فرآیند کار، برنامه ریزی جانشین پروری، توسعه شغلی

. پیاده سازی فناوریهای جدید در سازمان از طریق بهبود کارکنان، آموزش و ارتباط با کارکنان

یک بخش منابع انسانی که استراتژی های مدیریت منابع انسانی را اتخاذ می کند، معمولاً نقش فعال تری در بهبود نیروی کار سازمان ایفا می کند. آنها ممکن است فرآیندها، رویکردها و راه حل های تجاری را به مدیریت توصیه کنند.

به طور مثال : گوگل یکی از نمونه‌های سازمانی است که رویکرد فعال‌تری برای روابط کارکنان از طریق بخش منابع انسانی خود اتخاذ کرده است. این شرکت هزاران امتیاز برای کارمندان ارائه می دهد و دفتر مرکزی شرکت دارای طیف گسترده ای از امکانات برای کارمندان است، از جمله مراکز سلامتی، پیست هاکی روی غلتک(هاکی درون خطی نوعی از هاکی غلتکی است که بسیار شبیه به هاکی روی یخ است)، و بازی نعل اسبی.

برای گوگل، کارمندان شاد معادل کارمندان مولد هستند.

چالش های برنامه ریزی منابع انسانی

چالش‌های HRP شامل نیروهایی است که همیشه در حال تغییر هستند، مانند مریض شدن کارمندان، ارتقاء رتبه یا رفتن به تعطیلات. HRP تضمین می کند که تناسب خوبی بین کارمندان و مشاغلشان وجود دارد و از کمبود و مازاد در مجموعه کارکنان جلوگیری می کند.

مدیران منابع انسانی برای برآورده ساختن اهداف خود باید برای انجام کارهای زیر برنامه ریزی کنند:

. کارکنان ماهر را بیابید و جذب کنید.

. بهترین نامزدها را انتخاب کنید، آموزش دهید و به آنها ارزش و اعتبار بخشد.

. با غیبت ها و درگیری ها کنار بیایید.

. کارمندان را ارتقا دهید یا با برخی خداحافظی کنید.

سرمایه گذاری در HRP یکی از مهم ترین تصمیماتی است که یک شرکت می تواند بگیرد. به هر حال، یک شرکت فقط به اندازه کارکنانش خوب است و سطح بالای مشارکت کارکنان می تواند برای موفقیت یک شرکت ضروری باشد. اگر یک شرکت بهترین کارمندان و بهترین شیوه ها را در اختیار داشته باشد، می تواند تفاوت بین ضرر و بهره وری را مشخص و به هدایت شرکت به سمت سودآوری کمک می کند.

مراحل برنامه ریزی منابع انسانی

چهار مرحله کلی و گسترده در فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی وجود دارد. برای رسیدن به هدف نهایی، یعنی ایجاد استراتژی که شرکت را قادر می سازد تا کارکنان واجد شرایط نیازهای شرکت را مرتفع سازند و به موفقیت دست یابند و در حفظ آن کوشا باشند، باید هر مرحله به ترتیب انجام شود.

1. تجزیه و تحلیل عرضه نیروی کار

اولین مرحله برنامه ریزی منابع انسانی، شناسایی منابع انسانی فعلی شرکت است. در این مرحله، بخش منابع انسانی، قدرت سازمان را بر اساس تعداد کارکنان، مهارت‌ها، شایستگی‌ها، موقعیت‌ها، مزایا و سطوح عملکرد آنها بررسی می‌کند.

2. پیش بینی تقاضای نیروی کار

مرحله دوم شرکت را ملزم می کند که آینده نیروی کار خود را ترسیم کند. در اینجا، بخش منابع انسانی می‌تواند مسائل خاصی مانند ارتقاء شغلی، بازنشستگی، اخراج و نقل و انتقالات را در نظر بگیرد - هر چیزی که در نیازهای آینده یک شرکت نقش داشته باشد. بخش منابع انسانی همچنین می‌تواند به شرایط خارجی تأثیرگذار بر تقاضای نیروی کار، مانند فناوری جدید که ممکن است نیاز به کارگران را افزایش یا کاهش دهد، نگاه کند.

3. متعادل کردن تقاضای نیروی کار با عرضه

مرحله سوم در فرآیند HRPپیش بینی تقاضای اشتغال است. منابع انسانی یک تجزیه و تحلیل شکاف (تجزیه و تحلیل شکاف به سازمان ها امکان می دهد تا چگونگی دستیابی به اهداف تجاری خود را به بهترین وجه تعیین کنند. این وضعیت موجود را با وضعیت یا اهداف ایده آل مقایسه می کند ، کاستی ها و فرصت های بهبود را برجسته می کند.) ایجاد می کند که نیازهای خاص را برای محدود کردن عرضه نیروی کار شرکت در برابر تقاضای آتی تعیین می کند.
این تجزیه و تحلیل اغلب باعث ایجاد یک سری سؤالات می شود، مانند:

آیا کارکنان باید مهارت های جدیدی بیاموزند؟

آیا شرکت به مدیران بیشتری نیاز دارد؟

آیا همه کارکنان در نقش های فعلی خود به نقاط قوت خود عمل می کنند؟

تدوین و اجرای طرح

پاسخ به سوالات حاصل از تجزیه و تحلیل شکاف به منابع انسانی کمک می کند تا نحوه ادامه کار را که مرحله نهایی فرآیند HRP است، تعیین کند. منابع انسانی اکنون باید گام های عملی برای ادغام برنامه خود با بقیه شرکت را بردارد. این بخش به بودجه، توانایی اجرای طرح و تلاش مشترک با همه بخش ها برای اجرای آن برنامه نیاز دارد.

مهم

خط‌مشی‌های متداول منابع انسانی که پس از این مرحله چهارم وضع می‌شوند ممکن است شامل سیاست‌های مربوط به مرخصی، تعطیلات، روزهای بیماری، غرامت اضافه کاری و فسخ باشد.

هدف برنامه ریزی منابع انسانی

داشتن تعداد پرسنل بهینه برای کسب بیشترین درآمد برای شرکت ضروری است. از آنجایی که اهداف و استراتژی های یک شرکت در طول زمان تغییر می کند، برنامه ریزی منابع انسانی یک اتفاق عادی است.

افزایش استفاده از کارکنان از راه دور توسط بسیاری از شرکت ها نیز بر برنامه ریزی منابع انسانی تأثیر می گذارد و بخش های منابع انسانی را ملزم به استفاده از روش ها و ابزارهای جدید برای استخدام، آموزش و حفظ کارگران می کند.

چرا برنامه ریزی منابع انسانی مهم است؟

برنامه ریزی منابع انسانی (HRP) به یک کسب و کار اجازه می دهد تا استعدادهای مناسب را برای به کارگیری بهتر حفظ و هدف قرار دهد - داشتن مهارت های فنی و نرم مناسب برای بهینه سازی عملکرد آنها در شرکت. همچنین به مدیران اجازه می دهد تا مهارت های مورد نیاز را در میان نیروی کار بهتر آموزش دهند و توسعه دهند.

برنامه ریزی منابع انسانی "سخت" در مقابل "نرم" چیست؟

می توان بین برنامه ریزی منابع انسانی «سخت» Hard HRP و «نرم» Soft HRP تمایز قائل شد.

اولی بر اساس تجزیه و تحلیل کمی است تا اطمینان حاصل شود که در صورت نیاز تعداد مناسبی از افراد در دسترس هستند.

برنامه ریزی نرم منابع انسانی با اطمینان از در دسترس بودن افراد با نوع نگرش و انگیزه مناسب است که به سازمان متعهد و درگیر کار خود هستند و مطابق با آن رفتار می کنند. این بر اساس ارزیابی نیاز برای این کیفیت ها، و اندازه گیری میزان وجود آنها، با استفاده از نظرسنجی های کارکنان، تجزیه و تحلیل نتایج بررسی های مدیریت عملکرد و نظرات ایجاد شده توسط گروه های متمرکز است.

این ارزیابی‌ها و تحلیل‌ها می‌تواند منجر به برنامه‌هایی برای بهبود محیط کار، فراهم کردن فرصت‌هایی برای توسعه مهارت‌ها و مشاغل و اتخاذ رویکرد «پاداش کلی» شود که بر پاداش‌های «رابطه‌ای» غیرمالی و همچنین پاداش‌های «معامله‌ای» مالی تمرکز دارد.

آنها همچنین می توانند به ایجاد یک استراتژی مدیریت تعهد بالا( گونه ای از مدیریت منابع انسانی است، که بر ایجاد تعهد و توانمندسازی کارکنان تأکید می کند، به شکلی که کارکنان شاغل در یک شرکت، به صورت کاملأ مستقل، رفتار خود را در راستای تعالی و پیشرفت سازمان، تعدیل می کنند و کسی رفتار آن ها را کنترل و از طریق تهدید و فشار، تغییر نمی دهد. در سیستم های بر پایه مدیریت تعهد بالا، روابط داخل سازمان، بر سطح بالایی از اعتماد، استوار است.) منجر شوند که شامل رویکردهایی مانند ایجاد انعطاف پذیری عملکردی، طراحی مشاغل برای ایجاد انگیزه درونی، تأکید بر کار تیمی، افزایش امنیت شغلی، پاداش دادن به افراد بر اساس آن است. عملکرد سازمانی، و اعمال ارزش های خاص سازمان و فرهنگی که سازمان را به هم پیوند می دهد و به آن تمرکز می کند.

مراحل اساسی در HRP چیست؟

با تجزیه و تحلیل نیروی کار در دسترس شروع می شود که آنها می توانند از آن استخراج کنند.
سپس تقاضای فعلی و آتی شرکت را برای انواع مختلف نیروی کار ارزیابی می‌کند و تلاش می‌کند آن تقاضا را با عرضه متقاضیان شغل مطابقت دهد.

سازمان‌ها در عصر ارتباطات الکترونیکی وابسته به کارکنان دانشی هستند که به اهداف سازمان آگاه بوده و پاسخ‌گویی بیشتری به نیازهای موجود دارند .رقابت‌پذیری و بقای سازمان‌ها در این دوران به داشتن افراد مناسب در شغل‌های مناسب و در زمان‌های مناسب بستگی دارد. برنامه‌ریزی منابع انسانی، ابزاری است که مدیران سازمان را مطمئن می‌سازد تا بهترین افراد، در زمان مناسب برای شغل‌های موردنظر انتخاب می‌شوند تا بدین‌وسیله سازمان‌ها در پیشرفت خود دچار اختلال نشوند.