زمان گرانبهاترین سرمایه شماست. میزان کنترل شما بر زمان نشان از میزان آرامش درونی شما دارد از این رو احساس ناتوانی در کنترل زمان باعث استرس و آشفتگی می شود. اما آیا اصلا می توان زمان را مدیریت کرد؟
با بررسی بیشتر و مطالعه در مورد مدیریت زمان به این نتیجه خواهید رسید که آنچه که می توان مدیریت کرد زمان نیست بلکه اولویت کارهاست.
پس در واقع شما باید بتوانید کارهای خود را اولویت بندی کنید و بر کارهای مهم تر تمرکز کنید و برای سایر کارها راهکار دیگری بیابید. برای دستیابی به مدیریت مناسب کارها و اولویت بندی آنها به گونه ای که بازدهی مناسبی بدهند باید به چهار اصل زیر توجه کنید.
ریشه موفقیت در این یک جمله است:
عادت های خوب ایجاد کن و آنها را ارباب خود کن
در ادامه به 21 تکنیک مربوط به مدیریت زمان اشاره شده است که در قسمت اول این نوشته 7 مورد آن ها بررسی شده اند.
باورها به واقعیت تبدیل می شوند. تصویر مثبت از خود داشته باشید. ناخودآگاه خود را مثبت ببینید. برای این کار گفتگوی درونی مثبت داشته باشید مثلا: من یک مدیر زمان ممتازم. من منظمم. این جملات تاکیدی بر ناخودآگاه شما تاثیر می گذارد. سپس در راستای آنها تصمیم بگیرید مثلا زودتر به جلسات برسید.
خود را آنگونه که می خواهید مجسم کنید و بگویید رفتارتان چه تغییری می کند سپس آن تغییرات را انجام دهید. وانمود کنید تا این ذهنیات به عادت و واقعیت تبدیل شوند.
برای یافتن اهداف تان در زندگی نیاز است که دقیقا از ارزشهایتان مطلع باشید و آن ها را بیان کنید. برای این کار نیاز است که تمرین تجزیه و تحلیل کنید. از قالب زیر می توانید برای نحوه نگارش ارزش هایتان استفاده کنید.
آقای دانیل کانمن در کتاب تفکر سریع و آهسته دو نوع تفکر را را تشریح می کند
کانمن بیان می کند که بیشتر مشکلات مدیریت زمان به این دلیل است که زمانی که نیاز است قبل از اقدام فکر کنید، این کار را انجام نداده و به روش تفکر سریع تصمیم گیری می کنید. از این رو هر زمان خواستید تصمیم به انجام کاری بگیرید از خود بپرسید در حال انجام چه کاری هستید و چرا این کار را انجام می دهید؟
نکته دیگر چیزی است که استفان کاوی در کتاب خود اشاره می کند: کار را با تمرکز بر پایان آن شروع کنید، چشم انداز بلندمدت داشته باشید. اگر در زمان آغاز کار ابتدا به نتیجه و انتهای آن فکر کنید تصمیمات بهتری خواهید گرفت.
بنابراین میتوان گفت فرضیات اشتباه، ریشه همه شکست هاست. از این رو هموراه راه بهتری وجود دارد. برای یافتن فرضیات اشتباه، بر اساس سوالات اساسی زیر بازبینی انجام شود
تفکر مهمترین و ارزشمندترین کار برای تصمیم گیری بهتر و اولویت بندی بهتر است. از این رو لازم است در روز سی دقیقه به بازبینی اهداف بپردازید. بهترین زمان این کار آغاز روز است. مطالعه کردن نیز بسیار موثر است.
تفکر از آینده به گذشته داشته باشید، چشم انداز بلند مدت ترسیم کنید و سپس کارهای خود را در جهت آن سازگار کنید. تصمیمات بهتری در زمان حال بگیرید. اگر ندانید کجا می روید هر مسیری می تواند شما را به مقصد برساند.
فهرست و زیرفهرست هایی از کارها برای رسیدن به هر هدف تعیین کنید. هر دقیقه در برنامه ریزی یعنی ده دقیقه صرفه جویی در اجرا. فهرست کارهای خود را مرتب کنید. کارهای خود را به اندازه کافی به کارهای کوچکتر بشکنید زیرا هر هدف بزرگی وقتی شکسته می شود دست یافتنی میشود.
قانون 80-20 را به یاد داشته باشید که موضوعات با بیشترین اهمیت را بیابید و کم اهیمت ها را کنار گذارید. به غیر از اهداف، برنامه هایتان را نیز مکتوب کنید، مشکلات را بنویسید و راه حل بیابید. دانش و مهارت بیشتر کسب کنید. افراد، گروه ها یا سازمان هایی که به همکاری آنها نیاز دارید تعیین کنید و با آنها مشارکت انتفاعی تعریف نمایید برای این کار نیاز است مهمترین فرد برای دستیابی به اهداف تان را تعیین کنید.
نموداری از کارها بر اساس نمودار پرت ترسیم کنید و شگفت زده شوید که چقدر تاثیر بر موفقیت شما دارد. هدف بدون مهلت مقرر هدف واقعی نیست و فقط حرف است. تعیین نمایید کار تا چه زمانی و با چه کیفیتی باید انجام شود. مهمترین دلیل بازگشت از ورشکستی جنرال موتور ترسیم دقیق و شفاف اهداف برای هر فرد بود.
قدرتمندترین ابزار مدیریت زمان تهیه فهرست روزانه فعالیت ها (روی کاغذ ساده) می باشد. مدیران موفق افکارشان را روی کاغذ می نویسند. بهترین زمان ایجاد فهرست کارهای روزانه شب قبل از خواب است تا ضمیر ناخودآگاه در خواب راه حل برای آن بیابد. نوشتن فهرست، ده دقیقه طول می کشید اما ده برابر باعث صرفه جویی می شود
روش ABCDE: کارها را در پنج سطح زیر مرتب کنید و سپس از کارهایسطح ج دوری کنید که 50 درصد اتلاف وقت مربوط به آنهاست. همچنین هر کاری را می توانید واگذار کنید
هر کاری در فهرستتان نیست انجام ندهید و قبل از شروع و افزودن به لیست اولویت بندی کنید. به هر فعالیتی که نشان دهنده ارزش والای زمانتان نیست فقط بگویید نه
ادامه موارد را در قسمت های بعدی این پست مطالعه بفرمایید.
