خلاصه کتاب مدیریت زمان نوشته برایان تریسی (قسمت اول)

زمان گرانبهاترین سرمایه شماست. میزان کنترل شما بر زمان نشان از میزان آرامش درونی شما دارد از این رو احساس ناتوانی در کنترل زمان باعث استرس و آشفتگی می شود. اما آیا اصلا می توان زمان را مدیریت کرد؟

با بررسی بیشتر و مطالعه در مورد مدیریت زمان به این نتیجه خواهید رسید که آنچه که می توان مدیریت کرد زمان نیست بلکه اولویت کارهاست.

پس در واقع شما باید بتوانید کارهای خود را اولویت بندی کنید و بر کارهای مهم تر تمرکز کنید و برای سایر کارها راهکار دیگری بیابید. برای دستیابی به مدیریت مناسب کارها و اولویت بندی آنها به گونه ای که بازدهی مناسبی بدهند باید به چهار اصل زیر توجه کنید.

  • اصل اول) خواستن: هدفی انتخاب کنید و برای رسیدن به آن مشتاق باشید
  • اصل دوم) قاطعیت: تصمیم روشن و محکم بگیرید و تا عادت شدن یک رفتار ادامه دهید
  • اصل سوم) اراده: علی رغم تمام وسوسه ها ادامه دهید
  • اصل چهارم) نظم: مهمترین کلید موفقیت نظم داشتن است

ریشه موفقیت در این یک جمله است:

عادت های خوب ایجاد کن و آنها را ارباب خود کن
کتاب مدیریت زمان نوشته برایان تریسی
کتاب مدیریت زمان نوشته برایان تریسی

بیست و یک نکته و راه حل در مدیریت بهینه زمان:

در ادامه به 21 تکنیک مربوط به مدیریت زمان اشاره شده است که در قسمت اول این نوشته 7 مورد آن ها بررسی شده اند.

نکته اول: روانشناسی مدیریت زمان

باورها به واقعیت تبدیل می شوند. تصویر مثبت از خود داشته باشید. ناخودآگاه خود را مثبت ببینید. برای این کار گفتگوی درونی مثبت داشته باشید مثلا: من یک مدیر زمان ممتازم. من منظمم. این جملات تاکیدی بر ناخودآگاه شما تاثیر می گذارد. سپس در راستای آنها تصمیم بگیرید مثلا زودتر به جلسات برسید.

خود را آنگونه که می خواهید مجسم کنید و بگویید رفتارتان چه تغییری می کند سپس آن تغییرات را انجام دهید. وانمود کنید تا این ذهنیات به عادت و واقعیت تبدیل شوند.

افکار شما شخصیت شما و سرنوشت شما را می سازد
افکار شما شخصیت شما و سرنوشت شما را می سازد


نکته دوم: ارزش هایتان را مشخص کنید و خود را تجزیه و تحلیل کنید

برای یافتن اهداف تان در زندگی نیاز است که دقیقا از ارزشهایتان مطلع باشید و آن ها را بیان کنید. برای این کار نیاز است که تمرین تجزیه و تحلیل کنید. از قالب زیر می توانید برای نحوه نگارش ارزش هایتان استفاده کنید.

  • 1. من ... هستم: اولین کلمات در توصیف خود را اینگونه بیان کنید
  • 2. مردم ... هستند: دیگران را توصیف کنید
  • 3. زندگی .. است: فلسفه زندگی شما چیست
  • 4. بزرگترین هدف من در در زندگی ... است: اهدافتان را شفاف بنویسید

نکته سوم: بر چشم انداز خود تمرکز کنید، پایان را در نظر داشته و روش خود را بازبینی کنید

آقای دانیل کانمن در کتاب تفکر سریع و آهسته دو نوع تفکر را را تشریح می کند

  • تفکر سریع: برای کارهای روزانه و شرایط کوتاه مدت که بیشتر مبتنی بر ضمیر ناخودآگاه گرفته می شود
  • تفکر آهسته: قبل از تصمیم گیری نیاز است تفکر دقیق تری درباره جزئیات داشته باشید
مدل تفکر آهسته و سریع
مدل تفکر آهسته و سریع

کانمن بیان می کند که بیشتر مشکلات مدیریت زمان به این دلیل است که زمانی که نیاز است قبل از اقدام فکر کنید، این کار را انجام نداده و به روش تفکر سریع تصمیم گیری می کنید. از این رو هر زمان خواستید تصمیم به انجام کاری بگیرید از خود بپرسید در حال انجام چه کاری هستید و چرا این کار را انجام می دهید؟

نکته دیگر چیزی است که استفان کاوی در کتاب خود اشاره می کند: کار را با تمرکز بر پایان آن شروع کنید، چشم انداز بلندمدت داشته باشید. اگر در زمان آغاز کار ابتدا به نتیجه و انتهای آن فکر کنید تصمیمات بهتری خواهید گرفت.

بنابراین میتوان گفت فرضیات اشتباه، ریشه همه شکست هاست. از این رو هموراه راه بهتری وجود دارد. برای یافتن فرضیات اشتباه، بر اساس سوالات اساسی زیر بازبینی انجام شود

  • 1- هدف: چه کاری باید انجام داد
  • 2- روش:چگونه باید انجام داد
  • 3- کنترل: چطور پیش رفته است
  • 4- بازنگری: آیا راه بهتری وجود دارد

نکته چهارم: آینده را ترسیم کنید، به گذشته بنگرید

تفکر مهمترین و ارزشمندترین کار برای تصمیم گیری بهتر و اولویت بندی بهتر است. از این رو لازم است در روز سی دقیقه به بازبینی اهداف بپردازید. بهترین زمان این کار آغاز روز است. مطالعه کردن نیز بسیار موثر است.

تفکر از آینده به گذشته داشته باشید، چشم انداز بلند مدت ترسیم کنید و سپس کارهای خود را در جهت آن سازگار کنید. تصمیمات بهتری در زمان حال بگیرید. اگر ندانید کجا می روید هر مسیری می تواند شما را به مقصد برساند.

قانون 80/20 به این معناست که 20 درصد تلاش منجر به 80 درصد نتیجه می شود
قانون 80/20 به این معناست که 20 درصد تلاش منجر به 80 درصد نتیجه می شود


نکته پنجم: برنامه های خود را مکتوب کنید

فهرست و زیرفهرست هایی از کارها برای رسیدن به هر هدف تعیین کنید. هر دقیقه در برنامه ریزی یعنی ده دقیقه صرفه جویی در اجرا. فهرست کارهای خود را مرتب کنید. کارهای خود را به اندازه کافی به کارهای کوچکتر بشکنید زیرا هر هدف بزرگی وقتی شکسته می شود دست یافتنی میشود.

قانون 80-20 را به یاد داشته باشید که موضوعات با بیشترین اهمیت را بیابید و کم اهیمت ها را کنار گذارید. به غیر از اهداف، برنامه هایتان را نیز مکتوب کنید، مشکلات را بنویسید و راه حل بیابید. دانش و مهارت بیشتر کسب کنید. افراد، گروه ها یا سازمان هایی که به همکاری آنها نیاز دارید تعیین کنید و با آنها مشارکت انتفاعی تعریف نمایید برای این کار نیاز است مهمترین فرد برای دستیابی به اهداف تان را تعیین کنید.

نکته ششم: پروژه ها را با نمودار پرت ترسیم کنید و برای افراد اهداف شفاف ترسیم کنید

نموداری از کارها بر اساس نمودار پرت ترسیم کنید و شگفت زده شوید که چقدر تاثیر بر موفقیت شما دارد. هدف بدون مهلت مقرر هدف واقعی نیست و فقط حرف است. تعیین نمایید کار تا چه زمانی و با چه کیفیتی باید انجام شود. مهمترین دلیل بازگشت از ورشکستی جنرال موتور ترسیم دقیق و شفاف اهداف برای هر فرد بود.

کارها را به صورت نمودارهای پرت ترسیم کنید
کارها را به صورت نمودارهای پرت ترسیم کنید

نکته هفتم: فهرستی از کارهای روزانه تهیه کنید آنها را با روش الفبا مرتب، برنامه ریزی و واگذار کنید

قدرتمندترین ابزار مدیریت زمان تهیه فهرست روزانه فعالیت ها (روی کاغذ ساده) می باشد. مدیران موفق افکارشان را روی کاغذ می نویسند. بهترین زمان ایجاد فهرست کارهای روزانه شب قبل از خواب است تا ضمیر ناخودآگاه در خواب راه حل برای آن بیابد. نوشتن فهرست، ده دقیقه طول می کشید اما ده برابر باعث صرفه جویی می شود

روش ABCDE: کارها را در پنج سطح زیر مرتب کنید و سپس از کارهایسطح ج دوری کنید که 50 درصد اتلاف وقت مربوط به آنهاست. همچنین هر کاری را می توانید واگذار کنید

  • سطح A (حتما باید انجام شود)
  • سطح B (بهتر است انجام شود)
  • سطح C (خوب است ولی پیامد مثبت و منفی ندارد)
  • سطح D (می تواند واگذار شود)
  • سطح E (نباید انجام دهید)

هر کاری در فهرستتان نیست انجام ندهید و قبل از شروع و افزودن به لیست اولویت بندی کنید. به هر فعالیتی که نشان دهنده ارزش والای زمانتان نیست فقط بگویید نه

تکنیک ABCDE در مدیریت زمان
تکنیک ABCDE در مدیریت زمان


ادامه موارد را در قسمت های بعدی این پست مطالعه بفرمایید.