کارکنان ستون اصلی یک سازمان هستند. بنابراین، انتخاب و استخدام کارکنان مناسب برای موفقیت یک شرکت حیاتی است. از طرف دیگر، هزینه استخدام افراد اشتباه می تواند از نظر دلارهای واقعی صرف شده و فرصت های از دست رفته نجومی باشد. با این حال، بسیاری از شرکت ها با ایجاد یک فرآیند استخدام قوی و قابل اعتماد که استخدام استعدادهای برتر را که مناسب سازمان هستند، تسهیل می کند، دست و پنجه نرم می کنند.
دلایل مختلفی به فقدان یک فرآیند جذب موثر کمک می کند، که شامل محدودیت منابع، فشار زمانی، مدیران استخدام بی تجربه و فرهنگ سازمانی است که بر اهمیت جذب و حفظ کارکنان خوب تأکید نمی کند. اغلب، مدیران درگیر مسئولیت های روزمره شان هستند، تا جایی که کوته بین می شوند و ارزش صرف زمان و تلاش کافی برای استخدام افراد مناسب را درک نمی کنند. این مشکل در بین کسب و کارهای کوچک و متوسط که سطح منابع یک سازمان بزرگتر را ندارند، بیشتر است.
از سوی دیگر، بدون تحقیق کافی، برخی از شرکت‌ها فرآیندهای پرهزینه و زمان‌بر استخدام را اتخاذ کرده‌اند که به خوبی با نیازهای کسب‌وکار همخوانی ندارند بنابراین، هدف این مقاله معرفی یک فرآیند استخدام کلی نگر و کاربردی است که استعدادیابی را بهینه می کند. این فرآیند که استخدام 360 درجه نامیده می شود (در شکل 1 نشان داده شده است)، یک کسب و کار با هر اندازه ای را با ساختاری دقیق و قابل اعتماد برای ارزیابی صلاحیت ها و سازگاری متقاضیان شغل فراهم می کند. در ادامه شرحی از فرآیند ارائه شده است.
تعیین معیارهای انتخاب صحیح
اگر معیارهای اشتباه اندازه گیری شود، حتی دقیق ترین فرآیند استخدام نیز بی فایده است. به عنوان مثال، استفاده از نمرات آزمون توانایی شناختی به عنوان معیار انتخاب، اگر برای آن موقعیت خاص، توانایی شناختی تأثیر قابل توجهی بر عملکرد شغلی نداشته باشد، بی اثر خواهد بود. بنابراین، شناسایی و ایجاد معیارهای انتخابی که به طور دقیق توانایی فرد را برای موفقیت در شغل اندازه گیری می کند، مهم است. به عنوان اولین گام، دانش، مهارت‌ها و رفتارهای خاص (KSB) که بر عملکرد شغلی تأثیر می‌گذارند باید از طریق تجزیه و تحلیل شغلی جامع شناسایی شوند. تکنیک های انجام تجزیه و تحلیل شغل عبارتند از: ارزیابی وظایف و مسئولیت های شغلی. ارزیابی معیارهای دانش، مهارت و عملکرد؛ پرسشنامه و مصاحبه کارکنان؛ و مشاهدات مستقیم رفتار مرتبط با کار. هنگامی که دانش، مهارت‌ها و رفتارهای خاص شناسایی شدند، ارزیابی های قبل از استخدام و سوالات مصاحبه باید ایجاد شود که به طور خاص و دقیق این ویژگی ها را اندازه گیری کند. برای اعتبارسنجی معیارهای انتخاب، ابزار اندازه گیری توسعه یافته را می توان با استفاده از کارکنان موجود آزمایش کرد. (در صورت انجام این کار، کارفرمایان باید مراقب باشند که از نتایج آزمایش برای انجام اقدامات نامطلوب بر روی کارکنان فعلی استفاده نکنند.)
غربالگری اولیه
با توجه به زمان و منابع محدود، ارزیابی همه متقاضیان از طریق یک فرآیند گسترده استخدام غیرعملی است. به همین دلیل، غربالگری اولیه برای شناسایی لیست کوتاهی از متقاضیانی که می توانند به طور کامل مورد ارزیابی قرار گیرند، ضروری است. برای ارزیابی رزومه و درخواست های متقاضی باید از یک چک لیست مبتنی بر دانش، مهارت‌ها و رفتارهای خاص استفاده شود. این چک لیست فقط باید صلاحیت های اساسی را پوشش دهد که برای نقش شغلی کاملاً ضروری هستند. یک چک لیست غربالگری بسیار دقیق ممکن است منجر به از دست دادن کارمندان بالقوه شود. برای تسریع در فرآیند غربالگری، چک لیست را می توان در برنامه استخدام تعبیه کرد. افرادی که واجد شرایط هستند باید از طریق تلفن (با استفاده از سوالات استاندارد شده بر اساس دانش، مهارت‌ها و رفتارهای خاص) مورد بررسی قرار گیرند تا تعداد نامزدها محدود شود.
ارزیابی های استاندارد
هنگامی که متقاضیان از طریق فرآیند غربالگری اولیه در لیست کوتاه قرار گرفتند، ارزیابی های قبل از استخدام باید برای شناسایی کسانی که دارای دانش، مهارت‌ها و رفتارهای خاص لازم برای شغل هستند، انجام شود. علاوه بر استاندارد بودن (یعنی ارزیابی‌های یکسانی برای همه متقاضیانی که برای یک شغل خاص ارزیابی می‌شوند انجام می‌شود)، نکته کلیدی در اینجا این است که ارزیابی‌ها باید از تجزیه و تحلیل دانش، مهارت‌ها و رفتارهای خاص سرچشمه گرفته و فقط بر اندازه‌گیری آن دانش، مهارت‌ها و رفتارهای خاص متمرکز شوند. به عنوان مثال، ممکن است وسوسه انگیز باشد که یک ارزیابی شخصیتی دقیق را اتخاذ کنید، اما اگر با دانش، مهارت‌ها و رفتارهای خاص شناسایی شده همسو نباشد، نباید از آن ها استفاده کرد. اگر سازمانی نتواند ارزیابی‌های قبل از استخدام خود را توسعه دهد، گزینه‌های ارزیابی رایگان و پولی زیادی وجود دارد که می‌توان به صورت آنلاین به آنها دسترسی پیدا کرد و همچنین می‌توان آنها را برای رفع نیازهای سازمان استفاده کرد.
پانل مصاحبه رفتاری استاندارد و ساختاریافته
نامزدهایی که از طریق ارزیابی های پیش از استخدام در فهرست نهایی قرار می گیرند باید به یک پانل مصاحبه دعوت شوند. تحقیقات نشان می دهد که مصاحبه رفتاری موثرترین تکنیک مصاحبه برای ارزیابی متقاضی است. در این نوع فرمت مصاحبه، از متقاضی خواسته می شود تا رفتار گذشته خود را در موقعیت های معین توصیف کند. پاسخ‌های متقاضی به مصاحبه‌کنندگان اجازه می‌دهد تا آنها را ارزیابی کنند که در صورت بروز موقعیت‌های مشابه در صورت استخدام وی در موقعیت، چگونه رفتار خواهد کرد. این سوالات موقعیتی باید بر اساس رفتارهایی باشد که از طریق تجزیه و تحلیل دانش، مهارت‌ها و رفتارهای خاص برای موفقیت شغلی حیاتی شناخته شده اند. مصاحبه پانل، به جای مصاحبه انفرادی، مهم است، زیرا امکان تجمیع رتبه‌بندی‌های چند مصاحبه‌گر را فراهم می‌کند تا سوگیری‌های فردی به حداقل برسد. همچنین، برای تجمیع دقیق رتبه‌بندی‌های چند مصاحبه‌گر، مهم است که یک مقیاس رتبه‌بندی استاندارد شده مبتنی بر رفتار (یعنی مقیاس رتبه‌بندی که دارای نمونه‌های روایی رفتار خوب، متوسط و ضعیف باشد که به مقیاس پنج یا هفت درجه‌ای از نوع لیکرت تطبیق داده شده است) به مصاحبه‌گرها برای امتیاز دادن به متقاضی ارائه شود.
مصاحبه تیمی استاندارد و ساختار یافته
سازگاری یک کارمند جدید با تیم موجود برای اطمینان از ائتلاف یکپارچه و ارتقاء روحیه تیم حیاتی است. بنابراین، مصاحبه با تیمی از همکاران به همکاران و همچنین متقاضی امکان ارزیابی متناسب را می دهد. مهم است که این مصاحبه ها نیز استاندارد و ساختار یافته باشند و مقیاس های رتبه بندی استانداردی برای ارزیابی متقاضی به تیم ارائه شود.
بررسی مرجع 360 درجه
بررسی مرجع برای ارزیابی یک متقاضی حیاتی است، اما بسیاری از مدیران استخدام اهمیت آن را نادیده می گیرند. برای بیشتر افراد، این فقط یک تشریفات یا کادری است که پس از این که آنها تصمیم گرفته‌اند آنها را استخدام کنند, بررسی می‌شود. این یک اشتباه مهم است.بررسی های مرجع بینش های ارزشمندی را در مورد متقاضی ارائه می دهد که از طریق سایر اشکال ارزیابی قابل مشاهده نیست. نه تنها فرصتی را برای سازمان استخدام کننده فراهم می کند تا اطلاعات ارائه شده توسط متقاضی را تأیید کند، بلکه یک گزارش دست اول از اینکه متقاضی چه کسی است ارائه می دهد. برای به حداکثر رساندن اثربخشی چک های مرجع قبل از استخدام، این مقاله مفهوم بررسی های مرجع 360 درجه را معرفی می کند، که یک فرآیند بررسی مرجع قوی است که دیدی جامع از متقاضی ارائه می دهد (همانطور که در شکل 2 نشان داده شده است).
فرآیند بررسی مرجع 360 درجه با خود ارزیابی توسط متقاضی شروع می شود و سپس دیدگاه های مختلف مربوط به جنبه های مختلف شخصیت و روابط یک فرد را به تصویر می کشد. نتیجه یک درک کامل از متقاضی است. حداقل یک مرجع از هر دسته فهرست شده در شکل 2 باید با آنها صحبت شود. اگرچه این فرآیند زمان بر است، اما یک گام ضروری برای اطمینان از استخدام نامزد مناسب برای این موقعیت است. در مقایسه با هزینه استخدام اشتباه، زمان صرف شده برای انجام بررسی های مرجع 360 درجه ارزش آن را دارد. مهمتر از همه، بررسی های مرجع باید استاندارد و بر اساس دانش، مهارت‌ها و رفتارهای خاص شناسایی شده باشد. برای اجازه دادن به مقایسه دقیق، یک مقیاس رتبه بندی استاندارد شده باید برای فرد یا افراد انجام دهنده بررسی های مرجع ارائه شود. تصمیم استخدام نباید بدون یک نتیجه بررسی مرجع درخشان گرفته شود.
پیش نمایش کار واقع گرایانه (دیدگاه واقع گرایانه نسبت به شغل)
مصاحبه شغلی محدودیت هایی در ارزیابی سازگاری متقاضی با یک موقعیت دارد. با توجه به فرمت ساختاریافته و زمان کوتاه تعامل در طول یک مصاحبه شغلی معمولی، مدیریت برداشت ها برای متقاضی و همچنین سازمان استخدام کننده نسبتا آسان تر است. به همین دلیل، دادن فرصتی به متقاضی برای تجربه شغل واقعی برای یک روز (یا نصف روز در صورت محدود بودن زمان و منابع)، بستر عمیق‌تری برای ارزیابی سازگاری شغلی برای هر دو طرف فراهم می‌کند. دیدگاه واقع گرایانه نسبت به شغل به سازمان استخدام‌کننده یک ارزیابی در محل کار از متقاضی ارائه می‌دهد. این منصفانه است که متقاضی برای زمان کار کرده و دسترسی به اطلاعات حساس را محدود کند. برای ارزیابی سازگاری، فرم ارزیابی استاندارد شده باید توسط متقاضی و ارزیابان در پایان پیش نمایش شغل پر شود. با توجه به زمان و منابع مورد نیاز، پیش نمایش شغل باید به چند نامزد برتر محدود شود.
بررسی پیشینه و سایر غربالگری های پیش از استخدام
بررسی پیشینه برای تأیید سوابق تحصیلی، شغلی و کیفری برای کاهش احتمال استخدام بد و مدیریت ریسک مرتبط ضروری است. بسته به دانش، مهارت‌ها و رفتارهای خاص شناسایی شده، استانداردهای صنعت و خط مشی سازمانی، ممکن است غربالگری دیگری مانند غربالگری دارو مورد نیاز باشد. سازمان ها باید مراقب باشند که قوانین فدرال و محلی را هنگام انجام بررسی های پیشینه و سایر غربالگری های پیش از استخدام رعایت کنند.
نتیجه
همانطور که توضیح داده شد، فرآیند استخدام 360 درجه یک شکل کامل و جامع از انتخاب کارکنان است. این یک روش عملی است که سازمان ها را قادر می سازد تا متقاضیان کار را از زوایای مختلف ارزیابی کنند و در عین حال عدم اطمینان و سوگیری هایی را که در فرآیند استخدام معمولی وجود دارد، کاهش دهند. اگر این تکنیک به درستی اجرا شود، جذب نیرو را بهینه می کند و تضمین می کند که واجد شرایط ترین و سازگارترین کارمندان در سازمان استخدام می شوند.
منبع
Vinod Vincent, (2019) "360° recruitment: a holistic recruitment process", Strategic HR
Review, Vol. 18 Issue: 3, pp.128-132, https://doi.org/10.1108/SHR-02-2019-0006
