طراحی و خودکارسازی فرایند ها یکی از تاثیرگذارترین راه‌ها و استراتژی‌ها برای افزایش سرعت و دقت فرایندها است و موجب افزایش بهره‌وری سازمان یا کسب و کار شما می‌گردد؛ ابزارهای مختلفی برای خودکارسازی فرآیند ها وجود دارد، اما یکی بهترین ابزارها و نرم‌افزارها برای این کار، نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) می‌باشند.
حال سوالی که برای خیلی از ماها پیش آمده، این است که چه فرایندهایی را می‌توان خودکارسازی کرد؟ در ادامه 15 فرایند مهمی که به کمک نرم افزارهای BPMS می‌توان خودکارسازی نمود را باهم بررسی می‌کنیم؛ برای آشنایی بیشتر با خودکارسازی فرایند کسب و کار، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
قبل از خودکارسازی فرایندها باید امکان خودکارسازی آنها را مورد بررسی قرار دهید؛ به طور کلی، فرایندهایی که قابل پیش‌بینی و تکرارپذیر هستند را می‌توان خودکارسازی نمود، اما توجه داشته باشید که علاوه بر این موارد، پیش‌نیازهای دیگری نیز برای خودکارسازی فرایندها وجود دارد، مانند:
بیشتر بدانیم: ۱۰ دلیل برای اینکه باید همین امروز کسب و کار خود را خودکارسازی کنید.
در ادامه به معرفی و بررسی 15 نمونه خودکارسازی فرایند کسب و کار می‌پردازیم:
با خودکارسازی فرایند استخدام و مصاحبه کاری، می‌توانید رزومه‌ها را به صورت کاملا خودکار اسکن و بررسی کنید، تا در نهایت افرادی که مناسب سازمان و موقعیت شغلی مذکور هستند، باقی بمانند. همچنین می‌توانید اطلاع‌رسانی‌های لازم برای برگزاری مصاحبه به صورت حضوری یا آنلاین را نیز، به صورت خودکار انجام دهید و با افراد مربوطه هماهنگی دقیق‌تری داشته باشید.
یکی از فرایندهای مهمی که می‌توان خودکارسازی نمود، فرایندهای مرتبط با دبیرخانه می‌باشد؛ به عنوان مثال فرایندهایی مانند شماره‌گذاری نامه‌ها، ارسال به کارتابل کاربران، دسته‌بندی مکاتبات، ارسال خودکار مکاتبات و... . شما می‌توانید با یک طراحی و مدلسازی دقیق، فرایندهای ثبت و مدیریت مکاتبات و مرسولات در دبیرخانه را خودکارسازی کنید.
فرایند درخواست مرخصی از مراحل مختلفی مانند ثبت درخواست، ارسال به افراد مربوطه جهت تایید، محاسبه مرخصی باقی مانده، ثبت مرخصی در سامانه حقوق و دستمزد و... تشکیل شده است؛ شما می‌توانید با استفاده از نرم افزارهای مدیریت و خودکارسازی فرایند کسب و کار (BPMS)، مراحل مختلف فرایند درخواست مرخصی را طراحی و مدلسازی نمایید و در نهایت این فرایند را خودکارسازی کنید.
یکی از فرایندهای ساده اما زمان‌بری که می‌توانید خودکارسازی کنید، فرایند ارسال خودکار ایمیل‌های اطلاعاتی به مشتریان است؛ به عنوان مثال وقتی مشتریان سفارشی ثبت می‌کنند، فاکتور سفارش به صورت خودکار برای آنها ارسال شود و یا پس از ثبت‌نام در وبسایت شما، ایمیل یا پیامک خوش‌آمدگویی به صورت خودکار برای آنها ارسال گردد.
واحد منابع انسانی وظایف مختلفی دارد و باید پاسخگوی طیف گسترده‌ای از کارها و درخواست‌ها باشد و گاهی به دلیل حجم بالای درخواست‌ها و فرم‌ها، سرعت و بهره‌وری منابع انسانی کاهش و احتمال بروز خطای انسانی افزایش می‌یابد؛ در همین راستا، به منظور تسهیل فرایندهای پردازش و رسیدگی به درخواست‌ها و فرم‌ها، می‌توانید آنها را طراحی و مدلسازی کنید و به کمک نرم افزارهای BPMS، به خودکارسازی فرایند های مرتبط با واحد منابع انسانی بپردازید.
یکی دیگر از فرایندهایی که در بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارها خودکارسازی می‌شود، ثبت و پردازش خودکار تیکت‌ها و درخواست‌های پشتیبانی مشتریان می‌باشد؛ با خودکارسازی این فرایند، تیکت‌ها و درخواست‌های مشتریان بر اساس نوعی که دارند، به صورت خودکار دسته‌بندی می‌شوند و به واحد یا فرد مسئول، ارسال می‌گردند و همچنین مشتریان نیز می‌توانند درخواست‌های خود را پیگیری کنند.
برای تهیه گزارش، شما باید اطلاعات و داده‌هایی که در دست دارید را تجزیه و تحلیل نمایید و سپس با توجه به نتایج به دست آمده، گزارشی تهیه و ارسال کنید؛ اما با خودکارسازی این فرایند، تنها کافیست اطلاعات و داده‌های مورد نیاز را در دسترس سامانه خودکارسازی خود قرار دهید تا به صورت خودکار، گزارش‌های مختلفی – مانند گزارش عملکرد کارکنان، گزارش عملکرد سیستم، گزارش عملکرد سازمانی، گزارش درخواست کالا و... – را به سادگی و در کمترین زمان ممکن تهیه و ارسال کنید.
انبارداری و بروز بودن لیست کالاها در انبار، یکی دیگر از فرایندهای مهمی است که در بسیاری از شرکت‌ها و کسب و کارها خودکارسازی می‌شود؛ با خودکارسازی فرایند مدیریت انبار و ردیابی موجودی کالا، در هر زمانی به راحتی لیست کالاهای موجود و تعداد آنها در دسترس شما قرار می‌گیرد و دیگر نیازی به بررسی حضوری یا دستی موجودی کالاها ندارید. این فرایند شامل دریافت سفارشات، ردیابی حرکت کالاها، به‌روزرسانی موجودی انبار و ایجاد گزارشات مربوط به موجودی کالاها می‌شود.
مدیریت زنجیره تامین از مراحل مختلفی مانند تامین منابع اولیه از تامین‌کنندگان، تامین کالا یا محصول مورد نیاز مشتریان، ارسال کالاها یا محصولات به مشتریان و... تشکیل شده است؛ با طراحی، مدلسازی و خودکارسازی فرایند مدیریت زنجیره تامین، به راحتی می‌توانید چرخه زنجیره تامین را مدیریت کنید و همچنین سرعت و دقت هر کدام از مراحل مدیریت زنجیره تامین را افزایش دهید.
یکی دیگر از فرایندهای قابل خودکارسازی، پردازش خودکار صورتحساب‌ها، ایجاد درخواست‌های پرداخت و ارسال یادآوری برای پرداخت آنها می‌باشد؛ به کمک نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) می‌توانید به راحتی فرایندی برای پردازش صورتحساب‌ها، بدهی‌ها و بستانکاری‌های سازمان خود ایجاد نمایید و برای آنها زمان‌بندی معینی جهت ارسال یادآوری به افراد مربوطه تعیین کنید.
به کمک نرم افزارهای مدیریت و خودکارسازی فرایند کسب و کار (BPMS)، می‌توانید برای ثبت درخواست‌ها و مجوز‌های مختلف و دریافت تاییدات لازم، جریان کار و فرایند جداگانه‌ای طراحی و مدلسازی کنید؛ با این کار، دیگر نیازی به مراجعه و پیگیری حضوری نیست و درخواست‌ها به صورت الکترونیکی و خودکار ثبت، ارجاع و رسیدگی می‌شوند.
فرایند ثبت سفارش و پیگیری آن، جزو آن دسته از فرایندهایی است که تقریبا در تمامی شرکت‌ها و کسب و کارهای مختلفی که محصول، کالا یا خدمتی برای فروش و ارائه دارند، خودکارسازی می‌شود؛ این فرایند شامل دریافت و ثبت سفارش، پیگیری وضعیت سفارش، ارسال فاکتور، پیگیری سفارش و... می‌باشد.
تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات فروش و تهیه گزارش‌های فروش، یکی دیگر از فرایندهایی است که قابل خودکارسازی می‌باشد؛ با خودکارسازی فرایند تهیه گزارش‌های فروش، می‌توانید به راحتی و در هر زمانی، گزارش‌های دقیقی از مشتریان، میزان فروش، فاکتورها، وضعیت پرداخت و ارسال سفارشات و... در اختیار داشته باشید.
فرم‌ها و اسناد مختلفی در سازمان‌ها به گردش در می‌آیند و برای افزایش سرعت و دقت فرایند پردازش فرم‌ها و اسناد و مدیریت و سازماندهی آنها، می‌توانید این فرایند را خودکارسازی کنید؛ این فرایند شامل پردازش فرم‌ها و اسناد، ارجاع آنها به افراد مربوطه و ثبت و بایگانی مستندات و فرم‌ها در سامانه‌های نرم‌افزاری می‌باشد؛ به طور کلی با خودکارسازی این فرایند، امکان گردش آسان فرم‌ها و اسناد در سازمان برای شما فراهم می‌گردد. نمونه بارز خودکارسازی این فرایند را می‌توانیم در سامانه‌های میز خدمت الکترونیکی مشاهده کنیم، جایی که ارباب رجوع با استفاده از فرم‌های مختلف، درخواست خود را در سازمان ثبت می‌نماید.
یکی دیگر از فرایندهای قابل خودکارسازی در سازمان، فرایند ارسال اطلاعیه‌ها به کارکنان و اعضای سازمان یا مجموعه می‌باشد؛ با خودکارسازی این فرایند، تنها با چند کلیک می‌توانید اطلاعیه‌ها، اخبار و... را به تمامی یا گروهی خاص از کارکنان سازمان خود ارسال کنید.
نرم افزار BPMS فراگستر با هدف مدیریت متمرکز و یکپارچه فرایندهای کسب و کار طراحی شده است؛ شایان ذکر است که نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار فراگستر، یکی از زیرسیستم‌های یکپارچه اتوماسیون فراگستر می‌باشد. نرم افزار BPMS فراگستر به شما کمک می‌کند تا بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی، فرایندهای مختلف را به کمک نمادهای بصری و با Drag&Drop این نمادها، طراحی و مدلسازی نمایید و با پیاده‌سازی آنها در سامانه‌های نرم‌افزاری، به خودکارسازی فرایند کسب و کار بپردازید.
برخی از قابلیت‌های نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار فراگستر عبارت‌اند از:
