بسیاری از رهبران تشخیص می دهند که آزمون واقعی شخصیت آنها در دوران سخت فرا می رسد، زمانی که تغییر در شرایط کسب و کار، ایجاد یک استراتژی جدید برای خلق و حفظ ارزش بنگاه را ضروری می سازد و از آنجایی که نیروی انسانی معمولا بزرگترین هزینه در ترازنامه سازمان است، تعدیل نیرو به گزینه اصلی تبدیل می شود.
تعدیل نیرو می تواند تجربه ای آسیب زا برای سازمان و کارکنان آن باشد. در صورت مدیریت نامناسب، برخی افراد (و سازمان ها) هرگز به طور کامل بهبود نمی یابند. اولین رودستین، مشاور اجرایی مستقر در منهتن و مدیر سابق رهبری و استعداد در وال استریت، توصیه می کند: «هنگامی که چرخه بعدی استخدام فرا می رسد، استعدادهایی که به دنبالشان هستید، شرکت شما را بر اساس شهرتی که در دور قبلی تعدیل نیرو به دست آورده است، قضاوت خواهند کرد.»
سازمان هایی که با این وضعیت روبرو هستند، چگونه باید کاهش نیرو را به کارمندان خود اطلاع دهند؟ یک "محل عالی برای کار" در چنین شرایطی چه اقداماتی باید انجام دهد؟ بر اساس تجربیات من به عنوان مدیر ارشد منابع انسانی سابق، وکیل و اکنون به عنوان یک مربی اجرایی، شش اشتباه رایج را که رهبران هنگام برقراری ارتباط در مورد تعدیل نیرو مرتکب می شوند، مشاهده کرده ام.
اولین اشتباه: عدم شفافیت درباره وضعیت کسب و کار
بهترین شرکت ها، چه در دوران رونق و چه در دوران رکود، به طور فعالانه کارکنان را در جریان وضعیت کسب و کار قرار می دهند. این شرکت ها کارکنان را به شرکت در جلسات تماس با سرمایه گذاران دعوت می کنند، هر سه ماه یکبار جلسات پرسش و پاسخ سراسری برگزار می کنند یا به طور منظم ایمیل هایی با عنوان "وضعیت کسب و کار" ارسال می کنند که در آن، همه کارکنان را از پیروزی ها یا باخت های مهم در ارتباط با مشتریان، خرید یا فروش یک کسب و کار و روندهای مرتبط با صنعت مطلع می سازند. این استراتژیِ ارتباطیِ رو به جلو، تضمین می کند که کارکنان در زمان رکودهای اجتناب ناپذیر در کسب و کار شوکه نشوند. کارکنان شرایط سخت کسب و کار را درک می کنند. آنها هرگز پنهان کردن یا تحریف حقایق را نخواهند بخشید.
آنجلا استوپر، مدیر ارشد یادگیری و مدیر توسعه افراد و سازمان در دانشگاه برکلی، اشاره می کند که سازمان ها گاهی اوقات اعلام تعدیل نیرو را به تعویق می اندازند، زیرا نگران هستند که افراد "خوب" شرکت را ترک کنند. او می پرسد: «چرا چنین فکر می کنید؟ همه کارکنان شما باید افراد خوبی باشند.»
دومین اشتباه: عدم شفافیت در مورد مسیر پیش رو
به عنوان مدیر ارشد منابع انسانی سابق و مدیر اجرایی سابق، تجربه کافی در تعدیل نیرو و رهبری آن داشته ام تا بدانم بازمهندسی موفق کسب و کار از طریق کاهش نیرو، تنها زمانی کارآمد است که بخشی از یک استراتژی کلی برای ایجاد ارزش بیشتر باشد . قبل از هر اقدامی، مطمئن شوید که این استراتژی برای شما روشن است و برای به اشتراک گذاشتن آن آمادگی دارید. بازسازی کسب و کار شما نیازمند انتقال یک چشم انداز قانع کننده است که کارکنان باقی مانده را برای بخشیدن هرگونه اشتباه در قضاوت تجاری، کنار گذاشتن تردیدها و تعهد مجدد به سازمان شما ترغیب کند.
سومین اشتباه: لحن نامناسب
انسان‌های سالم تمایلی به آزار رساندن دیگران ندارند. قابل درک است که رهبران بخواهند خود را از احساس گناه یا شکست دور نگه دارند. اما ریسک بزرگی در جدا شدن عاطفی، نادیده گرفتن یا کم اهمیت جلوه دادن احساسات پیچیده ای مانند خشم، غم و سردرگمی که کارکنان شما ممکن است احساس کنند، وجود دارد.
این احساسات را پیش بینی و برای مواجه با آنها برنامه ریزی کنید. تصور کنید در چنین شرایطی دوست دارید با شما چگونه رفتار شود، و آن رهبر باشید. فکر کنید در صورتی که کسی در تماس تلفنی گریه کند یا در جلسه عصبانی شود، چگونه واکنش نشان خواهید داد. استوپر می گوید: «وقتی کارکنان شرکت را ترک می کنند، می خواهید احساس کنند که به آنها اهمیت داده شده است.»
شما می خواهید همدل باشید، اما نمی توانید حالت تدافعی بگیرید، احساساتی برخورد کنید یا برای وضعیت بد کسب و کاری که در آن قرار دارید، بهانه بیاورید. همدردی را به نیروی محرکه اصلی رویکرد خود تبدیل کنید. صریح باشید و مسئولیت را بپذیرید. (مدیرعاملانی که با انتشار سلفی های اشک آلود، ناراحتی خود را از تعدیل نیرو ابراز می کنند، همواره بازخورد مثبتی دریافت نکرده اند.)
کارکنان شما باید احساس کنند که در کنارشان هستید و به آنها اهمیت می دهید. با آنها به عنوان شرکای باهوشی رفتار کنید که می توانند منطق و عقلانیت پشت تغییر در ساختار، فرآیند، قابلیت ها و نیروی انسانی را درک کنند.
چهارمین اشتباه: عدم فرصت پرسش و پاسخ برای کارکنان باقی مانده
بسیاری از افراد درک می کنند که نیازهای کسب و کار ممکن است منجر به کاهش نیرو شود. با این حال، رادشتین می گوید که چنین اتفاقاتی همچنان «با بدبینی زیادی» دیده می شود. برای پاسخگویی به سوالات بی شمار کارکنان، از نحوه مدیریت کار تا خدمات حمایتی ارائه شده به کارکنان خروجی، آماده و در دسترس باشید. کارکنان در حال ارزیابی این هستند که آیا سازمان شما محل امن و پرباری برای ماندن است یا خیر.
به احتمال زیاد کارکنان می خواهند بفهمند چرا برخی از موقعیت ها برای حذف انتخاب شده اند و نه برخی دیگر. احساس گناه نجات یافتگان وجود دارد - چرا آنها انتخاب شدند و من نه؟ - و همچنین یک واکنش استرس زا: آیا نفر بعدی من هستم؟ برای به اشتراک گذاشتن، حتی در سطح بالا، دلایل تجاری مربوط به موقعیت های شغلی یا واحدهای تجاری انتخاب شده، آماده باشید. اما حتماً با تیم های منابع انسانی و حقوقی خود در مورد آنچه می توانید بگویید مشورت کنید. جنیفر شوارتز، وکیل استخدامی مستقر در کالیفرنیا، خاطرنشان می کند که «نحوه خروج کارکنان می تواند به دعاوی حقوقی تبدیل شود.»
همچنین کارکنان می خواهند بدانند که آیا تعدیل نیروی دیگری در راه است. می توانید اعلام کنید که به استراتژی کسب و کار اطمینان دارید و در صورت صحت، هیچ گونه کاهش نیروی دیگری برنامه ریزی نشده است. با این حال، هرگز نگویید که این "تنها" یا "آخرین" باری است که تعدیل نیرو خواهید داشت. شما نمی توانید از این موضوع مطمئن باشید.
من به عنوان یک مدیر داخلی و اکنون به عنوان یک مربی مدیرعامل، مجبور شده ام به برخی از رهبران یادآوری کنم که اگرچه آنها مدتی است با این خبر سخت زندگی می کنند و ممکن است برای حرکت به جلو آماده باشند، اما تعدیل نیرو برای بقیه سازمان یک زخم تازه است. ایجاد فضایی برای پرسیدن سوال، شفافیت و گشودگی رهبری را نشان می دهد که می تواند اعتماد کارکنان را جلب کند. اجازه دادن برای بحث صادقانه می تواند به نگرانی ها و اضطراب ها رسیدگی کند، وضوح و درک را فراهم کند و زمانی که کارکنان احساس کنند صدای آنها شنیده می شود و سوالات آنها جدی گرفته می شود، تعامل و مالکیت را در آنها تقویت کند. بهبودی به زمان، صبر و تلاش مداوم نیاز دارد. به هر مکالمه ای به عنوان فرصتی برای جذب مجدد کسانی که می مانند، فکر کنید.
پنجمین اشتباه: عدم همراهی مدیران میانی
به احتمال زیاد کارکنان بیشتر سوالات خود را به مدیران مستقیم خود منتقل خواهند کرد. بنابراین، دادن اطلاعات لازم در مورد پرونده کسب و کار و چشم انداز آینده به مدیران میانی، برای اینکه بتوانند به نگرانی های کارکنان رسیدگی کنند، بسیار مهم است.
رادشتین توصیه می کند که مدیران باید به استراتژی اعتقاد داشته باشند، در غیر این صورت اقدامات ناعادلانه به نظر می رسد. یک جدول زمانی را ترسیم کنید که شامل سرمایه گذاری روی این حاملان حیاتی فرهنگ سازمانی باشد. به آنها فضایی برای پردازش احساسات خود بدهید تا بتوانند در زمانی که بیشترین نیاز وجود دارد، با اعتماد به نفس واقعی به عنوان رهبر ظاهر شوند.
ششمین اشتباه: قدردانی نکردن از کارکنان خروجی
کارکنان شما در ساختن سازمان شما سهیم بوده اند. از بخشی از زندگی آنها که برای سازمان سرمایه گذاری کرده اند، قدردانی کنید. ابراز قدردانی واقعی را هم در ارتباطات رسمی و هم به صورت حضوری، در پیام های خود بگنجانید. در بازخورد خود خاص باشید. اینکه یک مدیر از همکارش برای مشارکت های ماندگار در یک پروژه یا به دست آوردن یک مشتری کلیدی قدردانی کند، بسیار بیشتر از تشکرهای کلیشه ای، معنی دارد.
رهبری متفکرانه در عبور از شرایط سخت تعدیل نیرو بسیار مهم است. کارکنان نه تنها شرکای خروجی کسب و کار شما هستند، بلکه مشتریان، خریداران و رقبای بالقوه شما در آینده نیز به شمار می روند. با آنها به همین شکل رفتار کنید. با اجتناب از این شش اشتباه رایج، می توانید اطمینان حاصل کنید که با کارکنان در زمان نیاز، با دلسوزی، عزت و احترام رفتار می کنید.
