قدرت رازهای سازمانی: چگونه تشریفات روزمره به نفع شما کار می‌کنند

در این مقاله به سراغ مبحث جالبی می‌رویم که ممکن است با تصورات اولیه شما در تضاد باشد: «تشریفات سازمانی». اصطلاح «تشریفات» (Ritual) اغلب یادآور دورهم‌نشینی‌های اجباری در شرکت‌ها و فعالیت‌های کلیشه‌ای مثل « بازی اعتماد به سقوط» (Trust Falls) می‌شود و حس خوشایندی را القا نمی‌کند.

اما با نگاهی دقیق‌تر درمی‌یابیم که شاید کنار گذاشتن کامل «تشریفات‌ سازمانی» اشتباه باشد. کتاب جدید من با عنوان «تاثیر تشریفات» (The Ritual Effect)، حاصل تحقیقات یک دهه‌ی خودم و دیگران است و سه نکته‌ی کلیدی را ارائه می‌دهد که می‌تواند دیدگاه شما نسبت به ارزش این تشریفات‌ را تغییر دهد.

اولاً، بسیاری از «تشریفات‌ سازمانی» که کارمندان به آن‌ها اشاره می‌کنند، الزامات سازمانی نیستند، بلکه خود کارمندان آن‌ها را شکل می‌دهند.

دوماً، با وجود واکنش اولیه‌ی منفی ما به این مفهوم، «تشریفات سازمانی» به ایجاد ساختار و معنا در طول روز کاری ما کمک می‌کنند. ما روز کاری خود را با آن‌ها آغاز می‌کنیم، پیش از جلسات و ارائه‌های پراسترس از آن‌ها بهره می‌گیریم، در تیم‌های خود به آن‌ها تکیه می‌کنیم و حتی در پایان روز برای رها کردن کار از آن‌ها استفاده می‌کنیم.

سوماً و شاید مهم‌تر از همه، این تشریفات اغلب با مزایای واقعی همراه هستند – از کمک به حفظ تعادل بهتر بین کار و زندگی تا بهره‌وری بیشتر از تیم‌ها.

مزایای تشریفات روزانه

برای اثبات فراگیر بودن و کاربردی بودن «تشریفات»، از خوانندگان Harvard Business Review خواستم در یک نظرسنجی شرکت کنند و درباره‌ی «تشریفات سازمانی» خود برایم بگویند، که به عنوان «فعالیتی که به طور منظم انجام می‌دهید، با گذشت زمان تکرار می‌شود و برایتان معنا دارد» تعریف شده بود.

نزدیک به ۱۴۰ خواننده از ۲۳ کشور با میانگین سنی ۴۸ سال (و دامنه‌ی سنی ۲۴ تا ۷۰ سال) در این نظرسنجی شرکت کردند. پاسخ‌های آن‌ها را به دسته‌های زیر تقسیم‌بندی کردم:

• تشریفات آغاز روز کاری

این تشریفات در میان پاسخ‌دهندگان رایج‌تر بودند، به گونه‌ای که ۷۹ درصد آن‌ها اذعان داشتند که هر صبح یک تمرین منظم دارند. دعا، ورزش، مراقبه و البته قهوه از موضوعات متداول بودند. سه نفر به طور جداگانه موارد زیر را به اشتراک گذاشتند:

· بهترین روزها با یک تمرین ورزشی در صبح زود و مراقبه آغاز می‌شود. یک صبحانه‌ی متعادل و یک فنجان قهوه. در طول رانندگی، یا به یک پادکست انگیزشی گوش می‌دهم یا یک جشن رقص پر سروصدا در ماشین راه می‌اندازم. روزهایی که همه‌ی این اتفاقات می‌افتند، بهترین روزها هستند!

· تشریفات صبحگاهیِ همیشگیِ من برای رفت و آمد با قطار، آرایش کردن در راه است. در حالی که این عادت به دلیل کمبود وقت شکل گرفت، اما به من اعتماد به نفس بیشتری می‌دهد و درست در ابتدای روز مرا به یاد ذات زیبا و زنانه‌ام می‌اندازد.

· با سلام بر خورشید و قدردانی از روز جدید بیدار می‌شوم. از تمام افرادی که از آن‌ها یاد خواهم گرفت تشکر می‌کنم و دعا می‌کنم که بتوانم برای کسانی که در تلاش هستند، توصیه و بازخورد خوبی ارائه دهم.

ممکن است در این تشریفات نکته‌ای نهفته باشد. بسیاری از هنرمندان بااستعداد و پرمحصول به تشریفات صبحگاهی مشابه اما کمی عجیب و غریب خودشان وفادار هستند – مانند نویسنده‌ای به نام مایا آنجلو که هر صبح به یک متل می‌رفت و تنها پس از آنکه تمام آثار هنری از دیوارها برداشته می‌شد، شروع به نوشتن می‌کرد؛ یا نویسنده‌ای به نام ویکتور هوگو که لباس‌هایش را در می‌آورد و از پیشخدمت خود می‌خواست لباس‌هایش را پنهان کند تا سهمیه‌ی نوشتاری روزانه‌اش را تکمیل کند.

تشریفات و عملکرد

استفاده‌ی افراد از «تشریفات» پس از رسیدن به دفتر کار نیز ادامه پیدا می‌کند. حدود ۶۳ درصد از پاسخ‌دهندگان گزارش دادند که قبل از جلسات یا ارائه‌های پراسترس از یک «تشریفات» استفاده می‌کنند. موضوعات رایج در این بخش بر انواع خاصی از آماده‌سازی، تمرین‌های مختلف تنفس عمیق و موسیقی متمرکز بود. سه پاسخ مختلف این موضوع را به خوبی نشان می‌دهند:

· از نفس‌های عمیق و مراقبه استفاده می‌کنم. همچنین مطمئن می‌شوم لباس‌هایی بر تن دارم که باعث می‌شوند احساس غرور، قدرت و زیبایی کنم. همیشه عینک پرادا به چشم می‌زنم.

· معمولاً به آینه نگاه می‌کنم و خودم را برای کار آماده می‌کنم.

· فهرستی برای گوش دادن دارم. لازم نیست کل لیست را گوش کنم؛ حتی چند آهنگ می‌توانند مرا در ذهنیت درست و با اعتماد به نفس قرار دهند.

پژوهشگران در دانشگاه واشنگتن در سنت لوئیس بیان داشته‌اند که این نوع «تشریفات پیش از اجرا» تا حدودی با مجبور کردن ما به تمرکز بر چیز دیگری، استرس را کاهش می‌دهند و در نتیجه زمان و فضای کمتری را برای کنترل خارج از وضعیت برای ما باقی می‌گذارند. می‌توانید ببینید که چگونه این دینامیک مفید در پاسخ‌هایی مانند «نفس عمیق بکشید و به برگ سبکی فکر کنید که به آرامی پرواز می‌کند» تجلی پیدا می‌کند.

تشریفات تیمی

در حالی که کم‌تر رایج است، ۳۸ درصد از خوانندگان گزارش دادند که حداقل یک «تشریفات تیمی» دارند. بسیاری از این «تشریفات» در طول جلسات اتفاق می‌افتادند و موضوعات رایج آن‌ها حول محور به اشتراک گذاشتن اخبار خوب، پخش موسیقی و (باز هم) تمرین‌های تنفس بود. سه نمونه شامل موارد زیر است:

· برای جلسات تیمی داخلی (از طریق زوم برگزار می‌شود)، معمولاً با یک تمرین تنفس بدون صدا به مدت ۹۰ ثانیه شروع می‌کنیم تا به همه اعضای تیم اجازه دهیم در خودشان فرو بروند و حضورشان را به این جلسه‌ی خاص معطوف کنند.

· برای جلسه‌ی کارکنان، هر بار از یک بازی یخ‌شکن استفاده می‌کنیم. علاوه بر این، از هر عضو تیم می‌خواهیم که در ارائه‌ی بازی یخ‌شکن مشارکت کند و برای هر جلسه به نوبت این کار را انجام دهد. ما همه‌ی کارها را انجام داده‌ایم، از «دو حقیقت و یک دروغ» تا «اگر این جلسه یک آهنگ بود، چه آهنگی می‌بود؟». این کار باعث می‌شود جلسه با فضایی خوب آغاز شود.

· قبل از شروع جلسه، پیشرفت‌های مثبت (شخصی و حرفه‌ای) را به اشتراک می‌گذاریم و گاهی اوقات در پایان جلسه از چیزهایی می‌گوییم که در طول آخر هفته منتظر آن‌ها هستیم.

یکی از پاسخ‌دهندگان نظرسنجی اشاره کرد که برخی تیم‌ها در شرکتشان عادت دارند هر روز با هم غذا بخورند، در حالی که کارکنان سایر تیم‌ها به تنهایی در میز خود غذا می‌خورند و او احساس می‌کرد که «تیم‌هایی که با هم غذا می‌خورند، به نظر می‌رسد ارتباط بیشتری دارند. »

تحقیقات من با چندین نویسنده‌ی همکار نشان می‌دهد که در واقع «تشریفات تیمی» مانند این موارد با مجموعه‌ای از نتایج مثبت مرتبط هستند. برای مثال، نشان می‌دهیم که اعضای تیم‌هایی که گزارش می‌دهند حداقل یک «تشریفات» دارند، تمایل دارند کار خود را نسبت به اعضای تیم‌هایی که هیچ «تشریفاتی» را گزارش نمی‌دهند، معنادارتر تلقی کنند.

تشریفات پایان روز کاری

در نهایت، «تشریفات» به طور معمول برای کمک به رها کردن کار بعد از ساعات اداری نیز به کار می‌روند. پنجاه و نه درصد از خوانندگان گزارش دادند که برای پایان روز کاری خود «تشریفاتی» دارند. در اینجا، رایج‌ترین اقدامات شامل خاموش کردن فناوری، ایجاد فضایی برای گذار (مشابه آقای راجرز) و برقراری ارتباط با خانواده بود. چند نمونه عبارتند از:

· بستن تمام تب‌ها/برنامه‌های باز روی رایانه‌ام و خاموش کردن آن. این کار به تکمیل شدن یک روز کمک می‌کند و باعث می‌شود که صبح روز بعد با ورود به سیستم و دیدن همه‌ی کارهای «تمام نشده» روز قبل، برانگیخته نشوم.

· در پایان روز کاری‌ام، می‌بینم که آیا کسی از تیمم هنوز آنلاین است یا خیر – اگر چنین است، با آن‌ها تماس می‌گیرم تا ببینم به کمک نیاز دارند یا آن‌ها را تشویق می‌کنم که کارشان را تمام کنند و از عصر لذت ببرند. سپس لپ‌تاپ را خاموش می‌کنم، چراغ دفترم را خاموش می‌کنم و در را به روی خودم می‌بندم. ایجاد یک فضای اداری مجزا و امکان بستن در در پایان روز، جدایی از کار در پایان روز را برایم آسان‌تر کرده است.

· در پایان روز کاری، سگم را برای ۳۰ دقیقه پیاده‌روی می‌برم و به یک پادکست غیرمرتبط با کار گوش می‌دهم. این کار نشانگر پایان کار با رایانه و گذار به زندگی خانگی من است. به عنوان یک مادر شاغل در یک نقش اجرایی، این ۳۰ دقیقه زمانی است که برای خودم دارم و می‌توانم ذهنم را رها کنم یا به گشت و گذار بپردازم. با کسی (به جز سگم) صحبت نمی‌کنم، و اگر احساساتی برای پردازش داشته باشم، از آن زمان برای حل و فصل آن استفاده می‌کنم تا بتوانم با ذهنی آرام‌تر وارد زمان با خانواده شوم.

در تحقیقات جاری‌ام با همکاران، پرستارانی را که در اتاق‌های اورژانس کار می‌کنند، مورد بررسی قرار دادیم و دریافتیم کسانی که گزارش دادند از «تشریفات» برای رها کردن کار بعد از ساعات اداری استفاده می‌کنند، در تفکیک زندگی کاری از زندگی خانگی موفق‌تر بوده‌اند، زیرا بخشی از این «تشریفات» به عنوان یادآوری برای مراقبت از خود عمل می‌کرد. همان‌طور که یک پرستار به ما گفت: «وقتی بعد از کار دوش می‌گیرم، تصور می‌کنم کل بیمارستان به مایع تبدیل می‌شود و از راه فاضلاب پتشریفات می‌رود».

جالب اینجاست که خوانندگانی که گزارش دادند «تشریفاتی» برای شروع روز کاری خود دارند، بیشتر از کسانی که «تشریفاتی» برای پایان روز کاری ندارند، نبودند. این نشان می‌دهد که اینطور نیست که برخی افراد «تشریفات» زیادی داشته باشند و برخی دیگر هیچ «تشریفاتی» نداشته باشند. در عوض، همان فرد در برخی شرایط از «تشریفات» استفاده می‌کند و در برخی شرایط دیگر استفاده نمی‌کند. به عبارت دیگر، ما تصمیم می‌گیریم که در کجا به «تشریفات» بیشتر نیاز داریم و فقط در همان مواقع از آن‌ها استفاده می‌کنیم.

این پاسخ‌های خوانندگان، علاوه بر تحقیقات من، نشان می‌دهد که «تشریفات» می‌توانند مفید و مؤثر باشند و پیشنهادهایی را برای زمان‌ها و مکان‌هایی که ممکن است خودمان از آن‌ها استفاده کنیم، ارائه می‌دهند. بنابراین، در نظر بگیرید که برای شروع درست روزتان و پایان موفق آن، برای کمک به خودتان در مواقعی که بیشترین استرس را دارید و برای اینکه تیم‌هایتان را از مجموعه‌ای از افراد پراکنده به یک جمع معنادار تبدیل کنید، رویکردهای مشابهی را امتحان کنید – بدون نیاز به هیچ تشویقی.