تذکر شفاهی در محل کار برای تنبیه کارکنانی که یک یا چند سیاست شرکت شما را نقض کرده‌اند یا رفتار غیرقابل قبولی در محل کار از خود نشان داده‌اند استفاده می‌شود. این شرایط نیاز به اقدام و مکاتبه فوری دارد تا به کارمند بفهمانید که رفتار یا عملکرد آنها مطابق با استانداردهای شرکت نیست. این معمولاً اولین گام در فرآیند انضباطی است و به کارمند فرصتی می‌دهد تا عملکرد یا رفتار خود را قبل از انجام اقدامات شدیدتر بهبود بخشد.
🟢در نحوه اخطار شفاهی چند مرحله وجود دارد که هر کدام از این موارد را به ترتیب انجام دهید:
*۱. کارمند را به یک اتاق خصوصی ببرید.*
🔵همیشه در یک دفتر/اتاق خصوصی یا تماس ویدیویی (اگر شرکت شما از راه دور است) مسائل را با کارمندان در میان بگذارید. قبل از اینکه آنها را به اتاق بیاورید، دلیل کلی اینکه چرا باید آنها را ملاقات کنید را اطلاع دهید. سایر کارمندان نباید در این موضوع دخالت کنند. با این حال، می‌توانید ناظر دیگری را به‌عنوان شاهد بگنجانید که می‌تواند مواردی را که در جلسه مطرح شد بازگو کند. همچنین ممکن است به کارمند اجازه دهید در صورت تمایل، یک همکار یا شخصی را برای پشتیبانی بیاورد.
*۲. موضوع را به وضوح بیان کنید.*
🟤مستقیماً سر اصل مطلب بروید و به کارمند بگویید دقیقاً موضوع چیست. توضیح دهید که چرا اقدامات آنها یک نگرانی یا مشکل برای سازمان است. یک مثال خاص از موضوع بیاورید.
*۳. در مورد تغییراتی که باید ایجاد کنند بحث کنید.*
🟡اجازه دهید کارمند بداند که برایتان ارزشمند است و می خواهید رفتارش را تغییر دهد. اطمینان حاصل کنید که در مورد تغییراتی که آنها باید انجام دهند مطمئن هستید. یک برنامه بهبود عملکرد می تواند مراحل و انتظارات خاصی را برای جلوگیری از سردرگمی تعریف کند.
*۴. یک چارچوب زمانی برای اصلاح ارائه دهید.*
⚪برای جلوگیری از اقدامات انضباطی بیشتر، یک چارچوب زمانی برای اصلاح موضوع تعیین کنید. این بسته به موضوعی که باید اصلاح شود و سیاست‌ها یا اهداف سازمان شما می‌تواند یک ماه، سه ماه یا شش ماه باشد.
*۵. عواقب را بیان کنید.*
⚫اگر کارمند نتواند مشکل فعلی را در بازه زمانی که به آنها می‌دهید اصلاح کند، از عواقب آن آگاهش کنید. این به آنها فرصت می‌دهد تا جدیت موضوع را درک کنند و رفتار خود را بر اساس آن اصلاح کنند.
*۶. از تغییر حمایت کنید.*
🟣حمایت لازم را برای کمک به کارمند در ایجاد تغییرات مورد نیاز ارائه دهید. اگر کارمند وظایف شغلی خود را به درستی انجام نمی‌دهد، ممکن است به آموزش/ابزار اضافی یا یک مربی برای آسان‌تر کردن کار نیاز داشته باشد. کارمندی که دائماً دیر می‌کند ممکن است از یک برنامه کاری انعطاف پذیر بهره مند شود.
