تا به حال به نحوه کار کردن یک ساعت دقت کرده اید؟
چرخ دنده های یک ساعت به مانند یک سیستم خودکار با تعامل به یکدیگر باعث حرکت عقربه های ساعت می شوند.
سیستم سازی به کارهایی گفته می شود که برای خودکار انجام شدن وظایف در کسب و کار ما انجام می شود.
در واقع سیستم سازی به مدیران کمک می کند که وابستگی خود را به کسب و کار خود کاهش داده و هوشمندانه تر کار کنند طوری که حتی در غیاب آنها کارها به صورت خودکار انجام شود.
فرض کنید مدیری تمام توجه و تمرکز خود را بر روی کارهای بگذارد که که آنها را می‌تواند به کارمندان خود واگذار کند.
آیا چنین مدیری هوشمندانه عمل میکند؟
آیا می تواند از تمام توانمندی خود در جهت پیشرفت شرکت استفاده کند یا انرژی خود را صرف کارهایی می کند که به راحتی قابل انجام دادن است؟
تفکر سیستمی به یک مدیر کمک می کند که با خود کار کردن کارها در کسب و کار خود هوشمندانه عمل کند و نهادینه کردن تفکر سیستمی کسب و کار ما به طور خودکار پیش می رود و وابستگی سیستم و کسب و کار ما را به کمترین درصد ممکن می رساند و همین کار باعث می شود که سیستم ما پیشرفت خود را وابسته به ما نداند.
به عنوان مثال وقتی مدیر و یا صاحب کسب و کار استارت آپ به به سفری رفته است کارکنان مجموعه بدون اینکه وابسته به مدیر باشند به بهترین وجه ممکن کار خود را انجام داده و مدیر هم با توجه ابزار در دسترس کسب و کار خود را مدیریت می کند با این کار نه تنها باعث می شود که مدیر وقت آزاد تر و ذهن بازتری داشته باشد بتواند استراتژی‌های درستی برای کسب و کار خود برنامه ریزی کند کسب و کار او به صورت خودکار پیشرفت کرده آزادی عمل بیشتری دارد.
برای سیستم سازی کسب و کار باید اول اجزای کسب و کار خود را بشناسیم.
بسیاری از استارتاپ ها و کسب و کارهای نوپا توسط خود مدیر اداره می شود و تمام وقت و انرژی مدیر مجموعه صرف کارهای بسیار کوچک کسب و کار میشود اما بعد از زمانی آنقدر کارها زیاد میشود که خود مدیر به تنهایی نمی تواند تمام کارها را انجام دهد و شاید حتی انرژی لازم برای انجام کارها را نداشته باشد در این زمان که نقطه بسیار مهمی در کسب و کار ماست سیستم سازی و تفکر سیستمی نقش حیاتی را برای ما بازی میکنند.
بسیاری از کسب و کارها در این زمان ناامید می شوند در صورتی که آنها می توانند با سیستم سازی مجموعه خود در طول دراز مدت به پیشرفت قابل توجهی برسند نکته اولی که برای افراد یک مجموعه خیلی مهم است داشتن افراد با مهارت و مسئولیت‌پذیر در یک مجموعه است آسان ترین راه پیدا کردن افراد با مهارت برای کسب و کار ما استخدام هوشمندانه است و در مرحله دوم می توانیم با آموزش دادن به افراد کسب و کار خود باعث پیشرفت کارها شویم.
در یک شرکت که فروش لوازم خاصی را برعهده دارند دو نفر برای بخش فروش کار میکنند در مدت زمان متفاوت آنها فروش یکسانی دارند اگر ما صاحب این پس و کار باشیم به راحتی می توانیم با داشتن شاخص عملکردهای کلیدی بفهمیم در چه زمانی کدام کارشناس فروش چقدر فروش برای ما داشته است و با اعداد و ارقام به راحتی می توان دریافت که چگونه بتوانیم فروش خود را بهبود ببخشیم چطور اطلاعات کسب و کار خود را به صورت دقیق داشته باشیم.
در دنیای تکنولوژی امکانات بسیاری برای ما وجود دارد که می‌توانیم با استفاده از آنها کسب و کار خود را بهبود ببخشیم استفاده از این امکانات با بهینه سازی تجهیزات کسب و کار ما امکان پذیر است.
کارمندی را تصور کنید که برای خود دستورالعمل های مشخصی دارد از بابت انجام دادن کارها پیشرفت نگران می شود وقتی رو سر کار می رود خودش را وابسته به مدیر نمی بیند و وظیفه خود را به خوبی انجام می دهد به خوبی می توان فهمید که این کارمند باعث رشد کسب و کار ما میشود و حتی باعث می شود وظایف مدیر به طور چشمگیری کاهش یابد و دغدغه ای برای مدیر نداشته باشد.
ما می توانیم با مشخص کردن دستورالعمل‌های خود برای کسب و کار باعث شویم کارمندان ما بدون حضور ما وظیفه خود را به خوبی انجام دهند با قرار دادن اصول و دستورالعمل های مشخص در کسب و کار خود می توانیم باعث بهینه سازی کسب و کار خود شویم
کارهای خود را اولویت بندی کنید با استفاده از ماتریس آیزنهاور می توانیم به راحتی کارهای خود را به چهار دسته تقسیم کنیم زمان و اهمیت انجام کار برای ما بسیار مهم است تا جایی که می‌توانید کارهای خود را به دیگران بسپارید.
از انجام دادن کارهای غیر ضروری بپرهیزید و تا جایی که می توانید زمان خود را برای کارهای مهم تر بگذارید وظایفی که می‌توانند کارمندان شما انجام دهند را به آنها بسپارید.
کامل گرا نباشید بسیاری از کسب و کارها به خاطر نداشتن تجهیزات کامل و امکانات عالی سیستم سازی کسب و کار خود ناامید می شوند تا جایی که می‌توانید از تجهیزات با کیفیت در دسترس استفاده کنید.
سیستم ما مانند یک ماشین عمل میکند با توجه به ورودی هایی که به آن می دهیم خروجی های مشخصی به ما میدهد در کسب و کار خروجی سیستم ما سود است باید ورودی های خود را بهینه سازی کنیم تا خروجی مدنظرمان را بگیریم.
باید برای کارمندان خود تفکر سیستمی را آموزش دهیم کارمند ما باید این تفکر را داشته باشد که از بقیه تیزهوش تر نیست بلکه خود را در خدمت سیستم بداند.
تنها درصد کمی از کارهای کسب و کار ما برای ما مهم هستند تا می توانیم باید کارهایی که قابلیت این را دارد که کارمندان ما آنها را انجام دهند از انجام دادن آن ها بپرهیزیم.
برای بهینه‌سازی سیستم خود برنامه داشته باشیم هوشمندانه کارهای خود را انجام دهیم.
با استفاده از تجهیزات ممکن گزارش کار کسب و کار خود را داشته باشیم تا شاخص عملکرد های کلیدی و عملکرد افراد خود را زیر نظر داشته باشیم تا بتوانیم با بررسی این آمار سیستم خود را بهینه کنیم.
