چگونه وقتی همه چیز مهم به نظر می رسد اولویت بندی کنیم؟

برای شناسایی مهم ترین کار خود، از بین این 9 تکنیک اولویت بندی انتخاب کنید.

هرگز، زمان کافی برای انجام هر کاری که می خواهید انجام دهید وجود ندارد. این یک مشکل جهانی است. همه ما این واقعیت را می پذیریم و با واقعیت آن زندگی می کنیم تا زمانی که بدترین سناریو خود را نشان دهد_ زمان کافی برای انجام هر کاری که باید انجام دهید وجود ندارد.

زمانی که همه چیز در لیست کارهای شما اهمیت حیاتی دارد (یا زمانی که فردی که به آن پاسخ می دهید چنین احساسی دارد)، وقت آن است که از یک یا چند تکنیک اولویت بندی استفاده کنید تا لیست کارهای خود را قابل مدیریت و اجرا کنید.

تکنیک اولویت بندی چیست؟

شما 300 کار در لیست کارهای خود دارید. کدام یک از همه مهمتر است؟

یک تکنیک اولویت‌بندی به شما کمک می‌کند با ارائه یک روش رسمی برای ارزیابی ضرورت تکمیل هر کار در لیست، به این سوال پاسخ دهید. فرآیند اولویت‌بندی به شما این امکان را می‌دهد که درباره کارهایی که باید انجام دهید، کارهایی که نیازی به انجام آنها ندارید و زمانی که باید روی کارهای خاصی تمرکز کنید، آگاهانه تصمیم بگیرید.

تکنیک های اولویت بندی به دو موضوع کلیدی می پردازند:

• آیا واقعا باید به آن جلسه بروید و یا به آن ایمیل پاسخ دهید؟ اگر به دیگران اجازه دهید لیست کارهای شما را از طریق درخواست جلسه و ایمیل های دریافتی برای شما ایجاد کنند، هرگز کارهای مهم خود را انجام نخواهید داد. وقتی می‌دانید دقیقاً باید روی چه چیزی تمرکز کنید، چرا باید دعوت به جلسه را رد کنید و یا پاسخ ایمیل را با تاخیر دهید، راحت‌تر هستید.
• همه کارها حیاتی هستند! اگر احساس می‌کنید روزتان را در اورژانس می‌گذرانید، زیرا هر کاری که از شما می‌خواهند "فوری" است؛ یک فهرست اولویت‌بندی‌شده می‌تواند به شما کمک کند کنترل زمان خود را مجدداً به دست آورید و از تکالیف وحشتناک غیرمنطقی در لحظه آخر دوری کنید.

زمانی که من در توسعه محصول کار می کردم، لیست های اولویت بندی شده سپر ما در برابر تاخیرها و حواس پرتی ها بودند. وقتی ذینفعان با درخواست‌های جدید و فوری ظاهر شدند، ما به سادگی فهرست اولویت‌بندی‌شده را به آنها نشان دادیم و پرسیدیم: "برای پاسخگویی به این درخواست چه کاری را باید به تاخیر بیندازیم؟" پس از مشاهده اهمیت سایر موارد موجود در لیست، درخواست های فوری اغلب به طور ناگهانی بسیار کمتر فوری می شوند.

چرا باید مدیریت چابک را یاد بگیریم؟

اما این موضوع فقط در توسعه محصول کار نمی کند. می‌توانید از آن برای مدیریت اولویت‌ها با رئیس، همکاران، خانواده و حتی آن قسمت از مغزتان استفاده کنید که همیشه به دنبال ایده‌های جدید برای انجام کارها است - راه‌های جدیدی برای به تعویق انداختن کارها که شما را از انجام کارهای مهم بازمی‌دارد.

با این 9 تکنیک اولویت بندی روی مهمترین کار خود تمرکز کنید.

یافتن تکنیک اولویت‌بندی مناسب شخصی است: روشی که انتخاب می‌کنید باید منطقی و درست باشد. خوشبختانه، تکنیک های اولویت بندی زیادی وجود دارد که باید در تلاش خود برای یافتن روشی مناسب در نظر بگیرید.

• ماتریس اولویت بندی (Priority Matrix)
• مسکو (MoSCoW)
• ABCDE
• اولویت بندی اسکرام (Scrum Prioritization)
• مرتب سازی حباب (Bubble Sort)
• مهم ترین کار (MIT)
• روش آیوی لی (The Ivy Lee Method)
• 1-3-9
• دو لیست (Two Lists)

1. ماتریس اولویت (Priority Matrix)

تکنیک ماتریس اولویت شامل قرار دادن تمام وظایف شما بر روی یک ماتریس چهار جعبه است. محور x یک مقدار را نشان می دهد و محور y مقدار دیگری را نشان می دهد. بنابراین، هر ربع، اولویت را بر اساس مقادیر تعریف شده نشان می دهد.

این تکنیکی است که نشان دادن آن آسان تر از گفتن است:

ماتریس آیزنهاور

یک مثال محبوب ماتریس آیزنهاور است که از اهمیت به عنوان مقدار محور y و فوریت به عنوان مقدار محور x استفاده می کند. شما هر کار را بر اساس فوریت و اهمیت آن ارزیابی می کنید و سپس هر کار را بر اساس ارزیابی خود در ربع صحیح قرار می دهید.

1. کارهای مهم و فوری اولویت های اصلی شما هستند.

2. کارهای مهم اما نه فوری اولویت های پایین تری دارند – کارهایی که باید بعداً برایشان برنامه ریزی کنید.

3. کارهای فوری اما نه مهم کاندیدای خوبی برای تفویض اختیار هستند.

4. کارهای نه ضروری و یا نه مهم چیزهایی هستند که احتمالاً نباید انجام دهید.

با قرار دادن هر کار در لیست خود در یک ربع در ماتریس آیزنهاور، می توانید تعیین کنید که اکنون باید روی چه چیزی کار کنید، بعداً روی چه چیزی باید کار کنید، چه چیزی را باید محول کنید و چه چیزی را باید از لیست خود حذف کنید.

اما می توانید مقادیر محور x و y را در ماتریس آیزنهاور با هر مقداری که برای شما منطقی است جایگزین کنید. در اینجا چند نمونه دیگر وجود دارد:

ماتریس تلاش – اثر

در ماتریس تلاش - اثر، شما وظایف را بر اساس میزان تلاش برای تکمیل آنها و تأثیری که تکمیل آنها خواهد داشت، ارزیابی می کنید. وظایف در دو ربع سمت راست اولویت شما هستند. وظایف "کم تلاش، تاثیر زیاد" احتمالاً بالاترین اولویت شما هستند زیرا نشان دهنده پیروزی های سریع هستند.

ماتریس ارزش – هزینه

در ماتریس ارزش-هزینه، دو ربع بالا اولویت شما هستند. آیتم های "با ارزش بالا، کم هزینه" برنده های سریع شما هستند و موارد "ارزش کم، هزینه بالا" چیزهایی هستند که احتمالاً باید از انجام آنها اجتناب کنید.

اگر مدل ماتریس اولویت، تکنیک اولویت‌بندی مناسبی برای شما به نظر می‌رسد، می‌توانید ماتریس‌های خود را روی کاغذ یا در صفحه گسترده بسازید.

2. مسکو (MoSCoW)

روش مسکو (MoSCoW) یک تکنیک ساده اولویت بندی است که در آن شما هر کار را در لیست کارهای خود به یکی از چهار دسته اختصاص می دهید:

1. M – باید انجام دهید: M کارهایی هستند که شما باید حتما انجام دهید.

2. S – باید انجام دهید: کارهای S کارهایی هستند که باید انجام دهید، اما اولویت کمتری نسبت به کارهای M دارند.

3. ج –می‌توانستید انجام دهید: کارهای C انجام‌های خوبی هستند. شما دوست دارید آنها را انجام دهید، اما اگر این کار را نکنید احتمالاً مشکل بزرگی نیست.

4. W - انجام نشود: وظایف W چیزهایی هستند که ارزش انجام دادن ندارند.

برای استفاده از این تکنیک، فهرست کارهای خود را مرور کنید و به هر کار یک دسته مسکو اختصاص دهید. سپس لیست را بر اساس دسته بندی مرتب کنید. وظایف M شما باید در بالا باشد. به دنبال آن‌ها، وظایف S، که با وظایف C دنبال می‌شوند. وظایف W باید حذف شوند.

اگر همیشه روی لیست خود از بالا به پایین کار می کنید، می توانید اطمینان حاصل کنید که همیشه بر روی وظایف با اولویت بالای خود، کار می کنید.

یک برنامه Kanban مانند Trello برای روش مسکو به خوبی کار می کند. یک لیست اصلی از وظایف مرتب نشده ایجاد کنید و سپس هر کار را به دسته مناسب بکشید. همچنین می‌توانید وظایف را در فهرست‌ها به سمت بالا و پایین بکشید و ترتیبی که می‌خواهید روی آنها کار کنید را مشخص کنید.

دوره کانبان
https://www.ahmadzadeh.academy/product/kanban/

اما برای اینکه مسکو درست کار کند، باید مطمئن شوید که همه کارهایی که باید انجام دهید به لیست اصلی شما اضافه می شوند تا بتوانید آنها را دسته بندی کنید. یک راه آسان برای اطمینان از اضافه شدن وظایف به لیست شما این است که از Zap (جریان کاری خودکار توسط Zapier) استفاده کنید تا به طور خودکار وظایف را از مکان هایی مانند صندوق ورودی ایمیل و Slack به لیست اصلی کارهایتان منتقل کنید.

تجزیه و تحلیل SWOT چیست؟

3. ABCDE

یکی از مواردی که روش مسکو برای آن موردی را در نظر نمی‌گیرد، وظایفی است که باید به شخص دیگری واگذار کنید. اگر کسی را نداشته باشید که به او تفویض کار کنید، باعث می‌شود که مسکو، بهترین روش باشد، اما اگر بتوانید وظایف را محول کنید، مشخص نیست که کدام وظایف باید محول شوند. یک جایگزین روش ABCDE برایان تریسی از کتاب " قورباغه را بخور" است.

مشابه مسکو، روش ABCDE با قرار دادن کار در لیست شما در هر دسته شروع می شود:

1. وظایف A کارهایی هستند که شما باید انجام دهید (همانند وظایف M مسکو).

2. وظایف B کارهایی هستند که باید انجام دهید (همانند وظایف S مسکو).

3. وظایف C به خوبی انجام می شوند (همانند وظایف C مسکو).

4. وظایف D وظایفی هستند که باید آنها را به شخص دیگری محول کنید (یا خودکار کنید).

5. وظایف E وظایفی هستند که باید آنها را حذف کنید (همانند وظایف W مسکو).

فرآیند ABCDE مانند مسکو است: کارها را در لیست خود را مرور کنید، یک حرف را بر اساس اولویتش به آن اختصاص دهید، سپس وظایف خود را بر اساس حرف مرتب کنید. وظایف D را محول کنید و وظایف E را حذف کنید تا فقط با کارهای A، B و C باقی بمانید، سپس از بالا به پایین کار کنید تا مطمئن شوید که همیشه روی مهمترین وظایف خود تمرکز می کنید.

برنامه های Kanban نیز برای این تکنیک بسیار خوب کار می کنند. شما یک لیست اصلی خواهید داشت که به دنبال آن لیست های اضافی شامل وظایف A، B، C، D و E است. کارها را از فهرست اصلی به دسته مناسب بکشید و رها کنید، سپس کارهای A خود را شروع کنید.

4. اولویت بندی اسکرام (Scrum Prioritization)

اولویت بندی اسکرام (که به آن اولویت بندی چابک نیز گفته می شود) روشی برای اولویت بندی است که بر ترتیب متکی است. اگر 20 کار در لیست خود دارید، بر اساس اولویت و ترتیب، به هر کدام به ترتیب شماره 1 تا 20 اختصاص می دهید.

دوره اسکرام
https://www.ahmadzadeh.academy/product/scrum/

اولویت بندی اسکرام زمانی که باید دنباله را در نظر بگیرید بسیار خوب عمل می کند.

به عنوان مثال، بگویید که بالاترین اولویت شما کاشی کاری مجدد کف حمام است. با این حال، می‌دانید که لوله‌کش‌ها نیز باید لوله‌های جدیدی را در حمام خود اجرا کنند و برای این کار باید کف را برش دهند. راه اندازی لوله های جدید ممکن است اولویت کمتری باشد، اما از آنجایی که بر روی اولویت کاری شما یعنی کاشی کاری مجدد کف تاثیر می گذارد، ابتدا باید تکمیل شود.

در اولویت بندی اسکرام، شما هر کار را در لیست خود با استفاده از سه معیار ارزیابی می کنید:

1. این وظیفه چقدر مهم است؟

2. در مقایسه با سایر وظایف موجود در این لیست چقدر اهمیت دارد؟

3. آیا کار دیگری به این وظیفه وابسته است؟

سپس، با استفاده از پاسخ به آن سؤالات، به هر کدام یک عدد 1-n اختصاص می دهید (که n تعداد کل کارهای موجود در لیست شما است). شما نمی توانید دو وظیفه شماره 1 داشته باشید. شما باید یکی #1 و یکی #2 بسازید. هر کار یک عدد منحصر به فرد می گیرد.

اولویت بندی اسکرام به تنهایی خوب عمل می کند، اما با روش های دیگری مانند مسکو و ABCDE نیز به خوبی جفت می شود. پس از دسته بندی وظایف خود بر اساس اولویت (به عنوان M، C، و W یا A، B، و C)، می توانید ترتیب کارها را به ترتیبی که قصد دارید آنها را تکمیل کنید، با در نظر گرفتن وابستگی های کاری که باید بر آن ترتیب تأثیر بگذارد، شروع کنید.

هر برنامه لیست کارهایی که امکان سفارش کشیدن و رها کردن را فراهم می کند برای اولویت بندی Scrum به خوبی عمل می کند. با این حال، شما همچنین می توانید از یک ابزار خاص اسکرام مانند Yodiz (طرح رایگان موجود) برای اختصاص دادن اعداد واقعی به وظایف به جای کشیدن و رها کردن آنها استفاده کنید.

دواپس چیست؟ بخش اول

چارچوب XP در مدیریت چابک

5. مرتب سازی حباب (Bubble Sort)

من اشاره کردم که یک سوال خوب در هنگام اولویت بندی استفاده از اسکرام این است که "این کار در مقایسه با سایر وظایف موجود در این لیست چقدر مهم است؟" اما واقعیت این است که پرسیدن هر تمرین اولویت‌بندی سؤال خوبی است، به خصوص اگر از مشکل "همه چیز فوری است، همه چیز شماره 1 است" رنج می‌برید.

مرتب سازی حبابی روش خوبی برای پاسخ به این سوال است. این فرآیندی برای مقایسه اهمیت هر کار در لیست شما با اهمیت هر کار دیگر در همان لیست است.

شما با قرار دادن هر کار بر روی یک شبکه افقی شروع می کنید:

در مرحله بعد، شما دو کار اول را انجام می دهید. با این سوال که "کدام کار مهم تر است؟"

هر وظیفه ای که مهم تر است به سمت چپ منتقل می شود. بنابراین در این مثال، اگر وظیفه 2 مهمتر از وظیفه 1 باشد، این دو کار جای خود را عوض می کنند.

بعد، شما دو کار بعدی را با هم مقایسه می کنید. کدام مهمتر است؟ وظیفه مهم تر به سمت چپ منتقل می شود.

این روند را تا زمانی که به انتهای لیست برسید ادامه دهید. پس از آن، شروع از ابتدا و پرسیدن دوباره آن سوالات برای هر مجموعه از وظایف کمک می کند. تمرین را تا جایی ادامه دهید که هر وظیفه ای که مهم تر است در سمت چپ کار کم اهمیت تر قرار گیرد. اکنون اولویت های شما از چپ به راست فهرست شده است.

متأسفانه، من نتوانستم هیچ ابزاری را پیدا کنم که به طور خاص برای استفاده با تکنیک مرتب‌سازی حبابی طراحی شده باشد، اما شما به راحتی می‌توانید با استفاده از برنامه Kanban، کارها یا برنامه مدیریت پروژه که امکان اولویت‌بندی با کشیدن و رها کردن را فراهم می‌کند، این مشکل را برطرف کنید. . شما فقط باید روی مجموعه وظایف از بالا به پایین به جای چپ به راست کار کنید.

6. مهمترین وظیفه (MIT)

مهمترین کار (MIT) یک روش اولویت بندی بسیار ساده است. به جای اینکه سعی کنید کل لیست کارهای خود را اولویت بندی کنید، هر روز صبح با انتخاب 1 تا 3 MIT شروع کنید – کارهایی که باید در آن روز انجام دهید.

حداقل یکی از MIT شما در هر روز باید با اهداف شما مرتبط باشد تا اطمینان حاصل شود که روزانه کاری انجام می دهید تا به شما در رسیدن به اهدافتان کمک کند. و در حالی که به احتمال زیاد بیش از MIT خود را در یک روز تکمیل خواهید کرد، انتخاب MIT خود در صبح و تعیین ضرب الاجل تضمین می کند که هر روز زمانی را به کار بر روی کارهای مهم و با اولویت بالا اختصاص می دهید.

نکته خوب در مورد MIT این است که از نظر فنی حتی برای استفاده از این تکنیک نیازی به لیست کارهایی ندارید. با این حال، برنامه افزودنی رایگان کروم Momentum راه خوبی برای حفظ ذهنیت MIT شما ارائه می دهد. از شما می‌خواهد اولین باری که Chrome را باز می‌کنید، فوکوس را برای روز انتخاب کنید، و سپس هر بار که یک برگه مرورگر جدید را باز می‌کنید، آن فوکوس را به شما نشان می‌دهد.

7. روش آیوی لی (The Ivy Lee Method)

داستان پشت روش آیوی لی این است که چارلز شواب زمانی یک مشاور بهره وری به نام آیوی لی را استخدام کرد تا به او کمک کند تا کارایی شرکت فولاد خود را بهبود بخشد. لی برای مشاوره هیچ پیش پرداختی نخواست. در عوض، او به شواب گفت که سه ماه صبر کند و سپس هر مقدار پولی که بر اساس نتایج به نظر می رسد مناسب است به او بپردازد.

سه ماه بعد، شواب به لی چکی به مبلغ 25000 دلار نوشت!

روش آیوی لی ساده است (و شبیه به روش MIT):

• در پایان هر روز کاری، شش کار مهم را در لیست خود انتخاب کنید تا فردا روی آنها کار کنید.
• سپس آن شش کار را از نظر اولویت سفارش دهید.
• وقتی روز بعد به سر کار می رسید، روی کار شماره یک کار کنید تا کامل شود.
• سپس روی کار شماره دو کار کنید تا کامل شود، شماره سه و غیره.

ادامه دهید تا هر شش کار کامل شوند و این روند را هر روز تکرار کنید.

باز هم، هر برنامه فهرست کارها/کانبان/مدیریت پروژه برای روش آیوی لی به خوبی کار می کند. با این حال، اگر متوجه شدید که به دلیل جلسات و حواس‌پرتی‌های دیگر در انجام شش کار خود با مشکل مواجه هستید، ممکن است بخواهید فهرست کارهای خود را در یک برنامه مسدودکننده زمان بسازید که به شما این امکان را می‌دهد که زمان آن کار را در تقویم خود برنامه‌ریزی کنید.

تحلیل کسب و کار چیست؟

8. 1-3-9

تکنیک اولویت 1-3-9 کمی شبیه ترکیبی از مسکو و MIT/Ivy Lee است. این روش، شما را تشویق می کند تا روی کارهای مهم تمرکز کنید، اما همچنین روشی را برای اولویت بندی کارهای کمتر مهمی که به ناچار باید روی آنها کار کنید، به شما ارائه می دهد.

هر روز، شما قصد دارید 13 کار را تکمیل کنید:

• یک کار بسیار مهم (یک کار M از مسکو یا یک کار از ABCDE)
• سه کار تا حدودی مهم (S از مسکو یا B از ABCDE)
• نه کار کم اهمیت (C از مسکو یا ABCDE)

شما حتی می توانید این لیست را از ماتریس آیزنهاور بیرون بکشید:

لیست های 3 و 9 کار خود را از نظر اولویت مرتب کنید، سپس ابتدا 1 کار بسیار مهم خود را انجام داده و سپس 3 کار تا حدودی مهم خود را به ترتیب و در نهایت 9 کار کم اهمیت خود را به ترتیب انجام دهید.

در یک دنیای ایده‌آل، همه ما می‌توانیم فقط روی بالاترین اولویت‌ها، مهم‌ترین وظایف خود برای رسیدن به هدف کار کنیم، اما کار به ندرت به این شکل عمل می‌کند. روش 1-3-9 با ارائه راهی به شما این واقعیت را می پردازد تا مطمئن شوید که حداقل بر روی مهمترین وظایف کمتر مهم خود کار می کنید.

برنامه‌های ماتریس اولویتی که قبلاً ذکر شد - ماتریس آیزنهاور یا ماتریس اولویت - برای روش 1-3-9 به خوبی کار می‌کنند، همانطور که یک برنامه Kanban با یک لیست اصلی و پس از آن لیست‌های بعدی برای وظایف 1، 3 و 9 کار می‌کند.

9. دو لیست (Two Lists)

تکنیک دو فهرست وارن بافت یکی دیگر از رویکردهای بسیار ساده برای اولویت بندی است.

ابتدا فهرستی از 25 کاری را که می خواهید انجام دهید، یادداشت می کنید. وقتی لیست کامل شد، دور پنج مورد مهم در آن لیست را خط بکشید.

وقتی کارتان تمام شد، نتایج را در دو لیست جمع آوری کنید:

• اولین مورد - شامل پنج وظیفه ای است که دور آنها خط کشیده اید - به لیست کارهای شما تبدیل می شود.
• دومی مورد - شامل 20 وظیفه ای است که دور آنها خط نکشیده اید، به لیست کارهایی که نباید انجام دهید تبدیل می شود.

تا زمانی که همه چیز را در لیست کارهایتان تکمیل نکرده اید، نباید زمانی را برای کارهایی که در لیست کارهای انجام نشده قرار دارند، صرف کنید.

تکنیک دو لیست واقعاً برای انجام روی کاغذ طراحی شده است، اما شما می توانید همین کار را با هر برنامه کاری که به شما امکان می دهد وظایف را از یک لیست به لیست دیگر منتقل کنید، انجام دهید.

انتخاب تکنیک اولویت‌بندی عالی

هر تکنیک در این لیست شما را به یک هدف می رساند. در واقع مطمئن هستید که همیشه روی مهمترین وظایف خود کار می کنید. بنابراین در نهایت مهم نیست که از کدام تکنیک استفاده می کنید، مهم نیست که از چندین تکنیک استفاده می کنید و مهم نیست که بخش‌هایی از تکنیک‌های مختلف را با هم ترکیب کنید تا روش سفارشی خود را بسازید؛

چیزی را انتخاب کنید که منطقی و طبیعی باشد و دست به کار شوید.

نظر شما در این باره چیست؟

ادرس لینکدین من:

اینجا کلیک کن

آدرس سایت آکادمی احمدزاده:

اینجا کلیک کن

آدرس اینستاگرام:

اینجا کلیک کن